Qu’est-ce que l’order to cash (cycle client) et comment l’optimiser ?

Order to cash signifie littéralement, en français, "de la commande à l’encaissement". Il s’agit d’un terme utilisé pour désigner l’ensemble des tâches réalisées à partir de la commande client jusqu’à la réception des paiements. Optimiser ce processus est devenu un enjeu stratégique pour les entreprises compte tenu du contexte de digitalisation croissante. Apporter une solution logicielle à cette problématique s’impose ainsi comme une évidence.

Découvrez notre sélection des meilleurs outils parmi lesquels vous pouvez choisir pour digitaliser votre processus O2C.

Définition de l’order to cash

L’order to cash ou O2C ou encore OTC, désigne le processus allant du traitement des commandes clients jusqu’à la réception du paiement. En d’autres termes, il s’agit de l’ensemble des interactions entre l’entreprise et le client ou les activités relatives au cycle client. En ce sens, ce processus suscite l’implication de différents pôles au sein d’une entreprise.

Le processus O2C intervient à l’issue d’activités liées au marketing ou au cycle fournisseur (purchase topay ou procure topay).

Un O2C efficace et optimal poursuit deux types d’objectif : l’optimisation de la trésorerie et le renforcement des relations avec le client. C'est pour cette raison que ce processus suscite autant l'attention au sein d'une entreprise. Il touche directement aux relations client.

Ces deux objectifs sont d’ailleurs interdépendant. En effet, un processus O2C optimisé permet d’accélérer le cycle améliorant ainsi l’expérience client tout en raccourcissant es délais d’encaissement. Il s’ensuit alors une optimisation de la trésorerie. En d'autres termes, travailler la chaîne O2C, c'est améliorer le service rendu au client pour faire rentrer l'argent plus vite.

En ce sens, ce cycle doit s’inscrire comme une partie intégrante de la stratégie globale d’une entreprise.

La tendance est à la digitalisation des processus au sein de l'entreprise. L'ordre to cash n'est pas en reste face à cette tendance. De plus en plus d'entreprises expérimentent aussi la personnalisation si bien que plusieurs processus order to cash peuvent subsister.
À lire aussi : qu’appelle-t-on Cash Conversion Cycle et comment l'utiliser ?

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Les enjeux de l’order to cash

Le processus order to cash revêt un réel enjeu stratégique pour une entreprise, notamment en ce qui concerne trois points :

Enjeu de qualité

Une entreprise doit toujours faire de son mieux pour optimiser son processus order to cash. Il en va de la satisfaction des clients. En effet, optimiser la qualité du processus order to cash permet d’assurer une expérience de qualité aux clients et d’assurer leur fidélisation. Pour cela, il faut contrôler et faire le suivi des taux de conformité et de réclamation tout au long du cycle. Toute erreur peut en effet causer des conséquences néfastes sur les relations avec les clients.

L’optimisation des coûts

S’il est effectué manuellement, les tâches liées à l’order to cash peuvent être chronophages. Il fait intervenir des moyens humains et matériels, ce qui augmente les coûts de l’entreprise. De plus, des erreurs peuvent apparaître notamment en ce qui concerne la saisie manuelle des informations. Optimiser le processus vous permet ainsi de vous consacrer à des tâches plus productives et à plus forte valeur ajoutée.

L’optimisation des délais

Toutes les entreprises cherchent à réduire au minimum le temps de cycle du processus order to cash. Cela permet notamment de réduire le délai de livraison des produits ou de fourniture des services. D’autre part, cette mesure procure un gain de trésorerie à l’entreprise.

Augmentation des ventes

Un client satisfait revient et achète plus souvent.

Comment fonctionne le processus order to cash ?

Concrètement, l’order to cash englobe les activités suivantes :

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• La prise de commandes

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• La gestion des devis (réception de la demande client et émission de devis)

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• La préparation des commandes

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• L’expédition/livraison des commandes ou la fourniture de service

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• La Facturation et l’encaissement. En cas d’impayés, cette dernière étape peut comporter des sous-étapes supplémentaires. C’est ainsi que processus order to cash et recouvrement sont souvent associés.

Ainsi, le processus order to cash concerne exclusivement les activités liées à la gestion de la commande jusqu’à la réception des paiements. Ainsi, celles liées à la prospection commerciale en sont traditionnellement exclues.

Et pourtant, l’order to cash fait intervenir des fonctions tierces. Il recouvre en effet l’ensemble du cycle client. Aussi, les activités relatives à l’acquisition de clients ne peuvent en être complètement exclues. Le processus O2C ne peut donc être appréhendé de manire isolée. Il s’inscrit dans les différents processus métiers au sein de l’entreprise.

C’est ainsi que pour optimiser l’O2C, il faut requérir et étudier toutes les informations enregistrées tout au long du cycle client.

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Pourquoi numériser l’O2C dans l’entreprise ?

Dans un contexte d’amplification de la pression concurrentielle, les entreprises ont tout intérêt à gagner en efficience et en efficacité. La satisfaction des clients devrait également être érigée au rang de priorité des priorités.

Digitaliser le processus O2C s’impose alors comme la solution ultime pour répondre aux enjeux liés à ce processus. En effet, automatiser les opérations est gage de performance. En ce qui concerne le processus O2C, faire appel à un logiciel d’automatisation est un moyen de rationaliser la chaîne order to cash. Cela permet parfois d’en faire un réel levier de croissance pour l’entreprise.

Ce faisant, vous pouvez vous concentrer sur les tâches qui apportent une réelle valeur ajoutée pour l’entreprise. A la clé :

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• Gain de temps

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• Gain de productivité

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• Trésorerie plus saine (grâce à un processus d’encaissement écourté)

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• Etc.

Pourquoi utiliser un logiciel pour améliorer votre processus order to cash ?

De nos jours, les solutions logicielles sont pléthores. Les entreprises utilisent des logiciels pour :

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• Leurs tâches marketing

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• La relation clients

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• La comptabilité

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• La trésorerie

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• Etc.

Il existe également des logiciels qui permettent de digitaliser spécifiquement le processus order to cash. D’autres logiciels sont si flexibles et complets qu’ils permettent d’optimiser ce processus en parallèle avec les autres processus au sein de l’entreprise.

Les fonctionnalités générales attendues d’un logiciel

Tous les logiciels présents sur le marché ne se valent pas. Cependant, d’une manière générale, un logiciel efficace devrait comporter les fonctionnalités suivantes :

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• Automatisation du traitement des commandes

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• Communication et collaboration (gestion des tâches, diffusion des données, accès au reporting, messagerie instantanée, etc.)

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• Centralisation des données client (extraction, archivage et mise à jour automatiques des données client)

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• Dématérialisation des documents (numérisation des fichiers papieer, multiformats, OCR, etc.)

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• Les fonctionnalités d’analyse de performance grâce à des KPI (tableaux de bord, reporting, graphiques)

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• Intégration avec d’autres logiciels (CRM, ERP, etc.)

Les bénéfices liés à l’utilisation d’un logiciel

Utiliser un logiciel est avantageux à plus d’un point de vue :

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• Pour automatiser les processus et ainsi gagner en productivité. La chaîne order to cash fait intervenir de nombreux acteurs au sein de l’entreprise. Une erreur de la part d’un seul acteur produit des conséquences sur l’ensemble de la chaîne. L’utilisation d’un logiciel permet de limiter ce risque.

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• Pour optimiser les coûts grâce à une rationalisation du processus

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• Fluidifier la communication et la collaboration entre les différents acteurs dans l’entreprise

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• Suivre et mesurer les performances. Les logiciels de digitalisation comportent une fonctionnalité de reporting et d’analyse de données. Cela permet d’analyser les KPI liés à l’OCR, d’identifier les points de défaillance et ensuite de corriger afin d’améliorer les performances.

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• Optimiser la gestion des données clients. Grâce au logiciel de digitalisation, les données sont centralisées et actualisées en permanence.

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• Améliorer l’expérience client. Automatiser le processus order to cash permet d’assurer la satisfaction du client sur tous les points de contact de la commande à la livraison.

Les solutions et outils de l’order to cash

Voici notre sélection des meilleurs outils pour digitaliser votre processus order to cash. Pour choisir, prenez en compte vos objectifs ainsi que la taille de votre entreprise.

Agicap : l’outil numéro un de la gestion de trésorerie

Agicap est un outil tout en un de gestion de trésorerie pour les PME et les ETI dans toute l’Europe.

Concernant l’order to cash (cycle client), le logiciel permet de suivre les commandes des clients depuis leur création jusqu'à leur facturation et leur paiement, en passant par toutes les étapes intermédiaires telles que la préparation de la commande, l'expédition et la réception.

Agicap permet également de gérer les factures et les paiements, de suivre les échéances de paiement et d'envoyer des rappels de paiement aux clients en cas de retard de paiement. De plus, le logiciel offre des outils pour analyser les flux de trésorerie, prévoir les paiements futurs et anticiper les besoins de financement en fonction des prévisions de revenus.

En résumé, Agicap est un outil complet de gestion de trésorerie qui peut aider les entreprises à optimiser leur cycle de vie client et à améliorer leur gestion de la trésorerie.

Esker : une solution tout-en-un

Développé en mode SaaS, Esker est un outil polyvalent qui permet d’automatiser l’ensemble des activités procure to pay et order to pay.

Grâce aux technologies d’intelligence artificielle, cet outil permet de gagner en efficacité à toutes les étapes du cycle O2C :

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• Automatisation du processus de réception et traitement des commandes : réception multicanale et multi-formats, détection des commandes urgentes, extraction automatique des données, intégration des données dans l’ERP, etc.

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• Automatisation de la diffusion et de l’archivage des factures

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• Optimisation du recouvrement grâce à un CRM dédié

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• Simplification de la gestion des encaissements grâce aux différentes fonctionnalités de paiement en ligne (prélèvement SEPA, carte bancaire, prélèvement automatique, etc.)

Ses principaux points forts concernent son accessibilité 24/7, sa simplicité d’utilisation. De plus, l’outil s’intègre avec de nombreux ERP.

Neotouch : une plateforme de dématérialisation de factures

Disponible en mode SaaS, Neotouch est avant tout un logiciel de dématérialisation de factures. Il dispose cependant de fonctionnalités qui vont bien au-delà de la stricte dématérialisation de factures :

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• Gestion de relance

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• Transmission de documents au client

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• Prévention de litiges.

Grâce à des technologies d’intelligence artificielle, Neotouch automatise toutes les tâches liées au pilotage du cycle client et les processus associés. Il dispose également d’une fonctionnalité d’automatisation des procédures de recouvrement permettant ainsi de réduire les délais de paiement.

Son plus grand atout repose sur son alignement avec les réglementations liées à l’obligation de dématérialisation des factures :

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• Archivage

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• Piste d’audit fiable

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• EDI

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• Etc.

De plus, si vous travaillez avec des administrations publiques, l’outil permet également de gérer l’envoi et le suivi de factures via Chorus Pro.

Microsoft Dynamics 365 : un progiciel de gestion d’entreprise

Microsoft Dynamics 365 est surtout connu pour sa fonctionnalité de CRM. Cependant, il s’agit d’un outil complet pour digitaliser l’ensemble des activités d’une entreprise. C’est ainsi qu’il permet également d’automatiser le processus order to cash.

Ses fonctionnalités tournent surtout autour des activités relatives à la supply chain. Grâce à une optimisation de la gestion de la supply chain (automatisation des flux d’information, visibilité en temps réel des éventuels problèmes de stock), l’outil permet d’accélérer les livraisons des produits chez les clients.

Microsoft Dynamics 365 dispose également de fonctionnalités liées à la facturation, aux commandes, à l’après-vente et aux retours produits.

Odoo : un ERP 100 % personnalisable

Odoo est un outil ERP open source. Il se distingue pour sa grande flexibilité. En effet, il est composé d’une centaine d’applications qui lui permettent d’être personnalisé en fonction des besoins spécifiques de chaque entreprise. L’outil comporte d’ailleurs 45 modules (ressources humaines, ventes, finances, etc.). C’est ainsi qu’Odoo peut être utilisé pour piloter les activités relatives à l’order to cash.

Son extrême modularité en fait un outil adapté à tout type d’entreprise quel que son secteur d’activité ou sa taille. Vous pouvez opter uniquement pour les modules dont vous avez besoin.

Pour ce qui est de la gestion du cycle client, Odoo possède des fonctionnalités de création de devis et de bons de commande, de facturation, de gestion des inventaires, etc.

Outre sa modularité, Odoo est également apprécié pour sa facilité de prise en main et sa rapidité de déploiement.

Power BI : un puissant outil d’analyse de données

Développé par Microsoft, Power BI se positionne comme un outil de gestion et d’analyse de données permettant d’optimiser le processus O2C. BI signifie Business Intelligence. Cet outil utilise l’intelligence artificielle et l’informatique décisionnelle pour éclairer les prises de décision dans une entreprise.

En tant que tel, cet outil met l’accent sur l’analyse des KPI pour orienter et appuyer les prises de décision stratégiques tout au long du cycle client.Son objectif ? Permettre aux utilisateurs de transformer des données en visuels facilement exploitables et interprétables. Le but est alors de faciliter la prise de décision grâce à une visibilité complète et en temps réel sur les données de l’entreprise.Pour aller plus loin dans l’interprétation des données, il est également possible de visualiser un élément/KPI en particulier.

L’outil dispose ainsi de rapports et de tableaux de bord personnalisables qui permettent d’avoir une visibilité en temps réel sur les éventuels problèmes dans le processus O2C.

Parmi ses principaux points forts, on compte la possibilité de l’intégrer à de nombreux outils ainsi que sa facilité de prise en main.De plus, il facilite la collaboration entre les équipes : chaque poste de métier a accès automatiquement aux données qui le concerne via un tableau de bord personnalisé.

Power BI s’intègre avec les applications d’entreprise dont il complète et renforce l’efficacité grâce à sa puissante capacité d’analyse.L’outil peut servir à optimiser le cycle client mais ce n’est pas sa fonctionnalité première.

SY by Cegedim : un progiciel 100 % français

Développé par Cegedim, SY est un outil qui permet de digitaliser les processus métiers dans les entreprises de toute taille. Son pari ? Atteindre le zéro papier grâce à une numérisation automatisée et fluidifiée des différents processus au sein d’une entreprise.

SY vous permet ainsi de digitaliser vos factures, effectuer la signature électronique de vos documents et de l’archivage à valeur probante, instaurer un workflow de validation, etc. Il s’agit donc d’un outil tout-en-un qui prend en charge l’order to cash, le purchase to pay, contract to pay, etc. L’outil accepte tous les types de formats, ce qui en fait un outil très pratique.

SY est adapté à des entreprises de toute taille, des ETI et PME aux grands comptes.

Sa force ? Il s’agit d’un progiciel français (comme Agicap), mais disponible en sept langues. De plus, s’agissant d’une solution SaaS basée sur le cloud, les données sont sauvegardées sur des serveurs français.

SAP Business One : l’outil des équipes multi sites et en déplacement

Outil spécifiquement dédié aux TPE, SAP Business One est un ERP qui prend en charge différentes fonctionnalités liées au cycle client. Il dispose en effet de fonctionnalités de gestion des relations clients, de gestion des acomptes, de facturation, de livraison, etc.

Doté d’une interface intuitive, l’outil permet une prise en main facile. Il dispose aussi d’une version mobile permettant une prise en main facile et rapide.

SAP Business One est disponible soit sur site soit dans le cloud. Accessible depuis une tablette ou un smartphone (Android ou iPhone), sa version mobile permet aux équipes d’accéder à l’outil de n’importe où. Flexible et personnalisable, l’outil s’adapte aux objectifs de l’entreprise. Il s’agit d’un outil qui s’adresse tout particulièrement aux petites et moyennes entreprises de moins de 1 000 employés.

Le point fort de SAP Business One concerne son domaine d’application large. Il permet de digitaliser l’ensemble des processus au sein de votre entreprise :

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• Comptabilité et finances

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• Ressources humaines

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• Gestion des stocks

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• Gestion de projets

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• Relation client

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• Relations commerciales

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• Achats

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• Etc.

Il s’agit d’un logiciel fiable utilisé par des administrations publiques ainsi que des TPE, PME dans les secteurs aéronautique, agroalimentaire ou agriculture.

Zeendoc : un GED spécialement conçu pour les PME

Zeendoc s’inscrit parmi les outils de gestion électronique des données (GED). En ce sens, il se spécialise dans la collecte et l’extraction des données, leur diffusion, archivage, numérisation de documents papier, etc.

Disponible en SaaS, Il s’agit d’un outil spécifiquement adapté aux PME.

Cet outil digitalise l’ensemble des fichiers client : classement automatique et archivage des documents grâce à un système de reconnaissance, signature électronique des contrats et des factures, suivi des paiements, gestion complète des factures, etc. Zeendoc permet donc un suivi en temps réel du cycle client et d’accélérer la facturation. Il dispose également de fonctionnalités de relance et de recouvrement, permettant ainsi d’accélérer les règlements.

La plus grande force de Zeendoc réside dans l’attention particulière qu’il attribue à la sécurité et à la fiabilité des données qu’il stocke.

En conclusion, faire appel à un outil digital vous permet d’optimiser le processus order to cash dans votre entreprise. D’une manière générale, la digitalisation est la clé si vous souhaitez stimuler la performance de votre entreprise. Comme le processus order to cash est interdépendant avec d’autres processus métiers, son optimisation s'inscrit dans une logique d'amélioration de l'ensemble des processus au sein de l'entreprise.