La performance du recouvrement est un élément clé dans la gestion de votre poste client. Il est important de l’analyser pour mesurer l’efficacité de vos opérations et identifier des pistes d’amélioration dans vos processus. Différents indicateurs de performance existent pour évaluer la gestion de votre recouvrement : DSO, Average Days Delinquent, Collection Effectiveness Index… Découvrez ces KPI et la façon de les utiliser pour optimiser vos actions de recouvrement en lien avec votre trésorerie.
Recouvrement de créances : pourquoi évaluer sa performance ?
Pour rappel, la gestion du recouvrement permet d’obtenir le règlement des factures. Elle consiste à suivre les encaissements et effectuer les relances si nécessaire pour recouvrer vos créances clients au plus vite.
L’entreprise peut réaliser ces opérations elle-même, ou en confier la charge à une agence de recouvrement. Dans les deux cas, il est intéressant de s’intéresser à la performance des actions mises en œuvre.
Si le recouvrement est géré en interne, analyser la performance des opérations facilite le pilotage des équipes et peut vous alerter sur la nécessité de revoir vos procédures. En cas d’intervention d’une agence de recouvrement, il est bon également de pouvoir suivre les actions réalisées et de disposer d’indicateurs pour mieux gérer votre trésorerie.
A propos des délais de paiement, on vous explique tout dans cette vidéo :
Performance du recouvrement : les indicateurs clés à connaître
Plusieurs KPI (Key Performance Indicators) sont à la disposition des entreprises pour analyser l’efficacité de leurs processus de recouvrement. Certains comme le DSO sont utilisés à tous les niveaux de l’entreprise (opérationnel et management). D’autres sont plus utiles aux responsables : credit managers, directeurs administratifs et financiers... Voici les principaux indicateurs à connaître pour piloter le recouvrement de manière optimale au sein de l’organisation.
DSO (Days Sales Outstanding)
De tous les indicateurs de performance liés au recouvrement, le DSO est de loin le plus connu. Il est utile à tous les services engagés dans la relation client, pour des questions opérationnelles ou à des fins de pilotage : équipe dirigeante, commerciaux, service client... Exprimé en jours, le DSO correspond au délai moyen nécessaire à l’entreprise pour percevoir le paiement de ses ventes. L’objectif est qu’il soit le plus court possible.
Pour être pertinent, le DSO doit être analysé au regard de votre secteur d’activité, de vos processus comptables et de votre politique de recouvrement. Il doit être suivi dans le temps et prendre en compte les tendances économiques pouvant affecter les règlements.
De manière globale, le DSO est un indicateur de la bonne ou mauvaise santé de votre gestion du poste client. S’il est trop long, vous devrez revoir vos processus de facturation et recouvrement. Découvrez ici notre article complet sur le DSO.
De façon plus pointue, le DSO peut également révéler un problème avec certains clients. Une augmentation du DSO au niveau de certains comptes peut ainsi révéler une insatisfaction client ou une difficulté financière pouvant conduire à une insolvabilité.
Pour suivre les créances clients dans le temps, les services de recouvrement disposent par ailleurs d’un outil de gestion nommé balance âgée.
La balance âgée
Très utile pour sécuriser les flux de trésorerie, la balance âgée récapitule les créances clients et dettes fournisseurs à un instant t. Particulièrement intéressante au niveau opérationnel, elle permet de connaître le montant total des créances clients à encaisser et d’établir les priorités pour les relances.
Présentée sous forme de tableau, la balance âgée client indique les sommes dues, client par client, réparties dans différentes colonnes selon le statut des factures : non échues, en retard de paiement inférieur à 30 jours, de 30 à 60 jours, de 60 à 90 jours, de 90 à 120 jours…
Cet outil de gestion permet aux chargés de recouvrement de suivre le règlement des factures. En cas de retard de paiement, la balance âgée sert également à organiser les relances ou procédures judiciaires à prévoir pour recouvrer les créances clients et éviter les problèmes de trésorerie.
Les données chiffrées de la balance âgée peuvent être utilisées pour mesurer votre DSO et un autre indicateur de performance du recouvrement complémentaire : l’Average Days Delinquent.
Average Days Delinquent (ADD)
C’est le nombre moyen de jours pendant lesquels vos factures sont en retard de paiement. Pour rappel, un retard de paiement intervient au lendemain de l’échéance fixée pour le règlement. Le délai de paiement fixé par défaut à 30 jours peut être allongé à 45, voire 60 jours fin de mois, selon les secteurs ou suite à un accord commercial.
L’ADD est un indicateur important pour les services en charge du recouvrement. Plus votre ADD est élevé, plus vos clients mettent de temps à vous régler. En cas d’augmentation de sa durée, vos équipes de recouvrement doivent redoubler d’efforts et augmenter la fréquence des relances. Surtout vis-à-vis des clients qui ont l’ADD le plus élevé.
Découvrez la formule de calcul et l'utilisation détaillée de l'ADD dans cet article complet.
Collection Effectiveness Index (CEI)
L’indice d’efficacité du recouvrement (Collection Effectiveness Index) est un indicateur clé pour mesurer la performance des opérations mises en œuvre afin de recouvrer les créances clients. Il correspond au ratio entre le montant des créances collectées durant une période donnée, et le montant à recouvrer sur la même période.
Sont concernées par cet indicateur les équipes en charge du poste client : service comptabilité et recouvrement, services financiers… Une baisse du CEI permet d’anticiper un problème de trésorerie à venir, et indique qu’il est nécessaire de remobiliser les équipes, ou de revoir l’organisation du recouvrement.
Accounts Receivables turnover ratio
Le ratio de rotation des créances (Accounts Receivables turnover ratio, en anglais) est un autre indicateur comptable utilisé pour mesurer l'efficacité d'une entreprise dans le recouvrement de ses créances. Il est calculé de la façon suivante :
Ratio de rotation des créances = montant des ventes à crédit/créance nette moyenne.
Plus le règlement des factures clients est rapide, plus le ratio est élevé. Un faible ratio peut indiquer un manque d’efficacité dans le recouvrement, une politique de crédit inadaptée ou un problème de solvabilité chez certains clients.
Bad Debt to Sales Ratio
Il s’agit du pourcentage de créances douteuses ou irrécouvrables enregistrées dans votre entreprise par rapport aux ventes.
Ce ratio est à prendre en compte également dans toute démarche d’évaluation et d’amélioration du recouvrement. Il permet d’établir votre politique de gestion des risques en matière de recouvrement.
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Cash Conversion Circle (CCC)
En français, on parle de cycle de conversion du cash. Il exprime le temps nécessaire à l’entreprise (en jours) pour convertir des investissements (stocks et autres ressources) en flux de trésorerie issus des ventes.
Le cycle de conversion du cash se calcule ainsi :
nombre de jours nécessaires au renouvellement des stocks
nombre de jours pour recouvrer les créances clients (DSO)
délai de paiement moyen des matériaux.
Ce KPI permet d’évaluer la gestion du fonds de roulement. Plus le cycle de conversion du cash est long, plus l’entreprise a de difficultés à réaliser des ventes et payer ses fournisseurs.
Le tableau de bord : outil de monitoring indispensable pour piloter le recouvrement
Pour les équipes chargées du recouvrement, il est primordial de disposer de toutes les informations utiles en temps réel. Pour être efficaces dans le suivi des règlements, les opérationnels doivent avoir une vue globale sur les encours clients et être en capacité d’éditer facilement une balance âgée.
Pour suivre les activités et vérifier l’efficacité des procédures de recouvrement, les managers doivent quant à eux avoir accès à des indicateurs de performance du recouvrement comme le DSO (Days Sales Outstanding), l’Average Days Delinquent (ADD), le Collection Effectiveness Index (CEI) et bien d’autres KPI (ratio de rotation des créances, pourcentage de créances douteuses et irrécouvrables, cycle de conversion du cash…).
Aujourd’hui, les CRM et autres outils digitaux offrent différentes fonctionnalités pour optimiser vos opérations liées à la facturation et au recouvrement. Pour une meilleure gestion de votre poste client, pensez à les consulter régulièrement, et à les suivre dans le temps pour détecter d’éventuels signes de faiblesse, tant du côté de vos clients que dans la gestion de votre trésorerie.
Pour le pilotage du recouvrement, l’analyse du DSO est un incontournable pour les entreprises. Son analyse est généralement complétée par d’autres indicateurs comme l’ADD (Average Days Delinquent) ou le CEI (Collection Effectiveness Index). Des outils comptables comme la balance âgée sont également utiles pour optimiser le travail des équipes opérationnelles. Autant de KPI à connaître et à suivre pour optimiser vos processus et la gestion de votre trésorerie.
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