Moins connue que le bilan et le compte de trésorerie, la balance âgée est un document comptable très utile pour une entreprise. Elle permet de surveiller les dépenses et revenus enregistrés dans les comptes tiers (Clients et Fournisseurs). Elle sert également à visualiser et sécuriser les flux de trésorerie. Mais comment éditer une balance âgée ? Et comment l’utiliser pour améliorer votre besoin en fonds de roulement ? Explications.
Qu’est-ce qu’une balance âgée ? Définition
Une balance âgée est un document comptable non obligatoire, mais néanmoins très intéressant pour assurer le pilotage d’une entreprise. Concrètement, cette balance comptable récapitule sous forme de tableau l’ensemble des comptes tiers, c’est-à-dire les comptes clients et fournisseurs. Elle permet ainsi à l’entreprise d’avoir une vision globale des créances clients et dettes fournisseurs à un instant T, et ce pour une période donnée.
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Comment est constituée une balance âgée ?
Pour chaque compte tiers, la balance âgée reprend plusieurs informations :
- le numéro de compte et le nom du tiers concerné ;
- le montant des créances (client) à encaisser, ou de la dette (fournisseur) à décaisser dans les 4 mois à venir ;
- la répartition des sommes concernées selon l’échéance.
Les différents types de balances âgées
On établit généralement une balance âgée pour les clients et une balance âgée fournisseurs, toutes deux ayant leurs fonctions propres et bien distinctes.
La balance âgée client
La balance âgée client présente pour chaque acheteur :
- les créances à régler sous moins de 30 jours ;
- ainsi que les retards de paiement inférieurs à 30 jours, compris entre 30 et 60 jours, entre 60 et 90 jours, et entre 90 et 120 jours.
Exemple de balance âgée client
Cette balance âgée est utilisée par les chargés de recouvrement pour suivre le règlement des factures et organiser les relances, ou procédures judiciaires à prévoir en cas de retards de paiement.
La balance âgée fournisseur
La balance âgée fournisseur présente pour chaque partenaire :
- les dettes à régler par l’entreprise sous moins de 30 jours ;
- ainsi que les dettes échues inférieures à 30 jours, comprises entre 30 et 60 jours, entre 60 et 90 jours, et entre 90 et 120 jours).
Exemple de balance âgée fournisseur
Elle se distingue de l’échéancier qui établit la liste des factures avec leur date précise d’échéance.
Le rapprochement des soldes (créances clients et dettes fournisseurs) permet d’établir le bilan de la trésorerie et de détecter d’éventuels besoins en fonds de roulement.
Quelle différence entre balance âgée, balance générale et balance auxiliaire ?
Balance générale et balance âgée
Comme son nom l’indique, la balance générale présente l’ensemble des comptes du plan comptable (de la classe 1 à la classe 7), c’est-à-dire :
- les comptes de capitaux (classe 1) ;
- les comptes d’immobilisations (classe 2) ;
- les comptes de stocks et en-cours (classe 3) ;
- les comptes tiers (classe 4) ;
- les comptes financiers (classe 5) ;
- les comptes de charge (classe 6) ;
- les comptes de produits (classe 7).
Les informations figurant dans la balance générale sont à minima : le numéro de compte et son libellé, le total des débits et le total des crédits, ainsi que les soldes débiteur et créditeur de chaque compte.
Balance âgée et balance auxiliaire
Comme la balance âgée, la balance auxiliaire se concentre sur les comptes tiers de la classe 4 (clients et fournisseurs). Néanmoins, la balance âgée se distingue de la balance auxiliaire en apportant des informations supplémentaires sur l’exigibilité et l’échéance des factures.
A quoi sert une balance âgée dans votre analyse de trésorerie ?
De manière générale, la balance âgée fait état à un instant T des créances clients et dettes fournisseurs de l’entreprise. Elle permet ainsi aux gestionnaires de la structure de suivre les mouvements de trésorerie entrants et sortants afin de détecter d’éventuels problèmes et anticiper des besoins ponctuels en fonds de roulement (BFR).
Ponctuellement, la balance âgée peut également être utilisée par l’entreprise à des fins d’analyse afin d’améliorer la gestion de son poste client et son cash management. À partir du taux de retard des paiements, il est en effet possible de mettre au jour certaines lacunes en matière de recouvrement de créances impliquant la nécessité de revoir la politique de paiement mise en place dans l’entreprise.
De façon plus spécifique, la balance âgée client permet de réaliser le suivi des règlements clients et d’organiser les relances afin de pouvoir recouvrer les créances clients et identifier de futurs risques d’impayés. La balance âgée fournisseur sert quant à elle à programmer le règlement des dettes fournisseurs de façon opportune afin de maintenir la trésorerie à flot.
La balance âgée est un outil de gestion essentiel pour l’entreprise. Au quotidien, elle permet de gérer la trésorerie et de piloter les recouvrements client, tout comme le règlement des dettes fournisseurs. De manière ponctuelle, elle peut aussi s’avérer très utile pour analyser les flux de trésorerie et optimiser la politique de l’entreprise en matière de paiements.
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