Maîtriser la trésorerie d’une PME : comment faire

Maîtriser la trésorerie d’une PME est un élément capital pour gérer son entreprise de façon pérenne. Et lorsqu’on parle de PME, cette importance est décuplée ! Une PME est par nature plus sensible aux difficultés de trésorerie, et son dirigeant se doit d’accorder un soin tout particulier à la gestion de ses liquidités afin d’éviter les mauvaises surprises. Malheureusement, cette tâche est souvent reléguée au second plan par beaucoup d’entreprises … Erreur ! Bien gérer la trésorerie d’une PME, c’est savoir où on met les pieds aujourd’hui, mais aussi se donner les moyens d’appréhender l’avenir avec sérénité. Vous dirigez une PME et souhaitez maîtriser la trésorerie de manière optimale ? Cet article est fait pour vous !

Pourquoi est-ce vital de maîtriser la trésorerie d’une PME ?

La gestion de trésorerie est un enjeu parfois sous-estimé par les chefs d’entreprise. Près de deux tiers des faillites d’entreprises françaises découlent pourtant d’une gestion mal maîtrisée de leur trésorerie : un manque d’anticipation qui freine la prise de décision à court terme et empêche de se projeter sur le long terme. Utiliser avec brio les outils à disposition pour maîtriser la trésorerie est pourtant un avantage considérable dont il serait dommage de se priver !

Pouvoir consulter régulièrement des prévisions de trésorerie claires et les ajuster ensuite en fonction du réel permet en effet de savoir où on en est aujourd’hui, dans une semaine ou dans six mois. Agir ainsi, c’est faire preuve de lucidité et de prudence : c’est une qualité très appréciée dans une PME ! Avant chaque prise de décision concernant la direction que doit prendre l’entreprise, un simple coup d’œil aux estimations de flux à venir doit permettre de répondre aux questions : “Puis-je investir ? Puis-je embaucher ? Lancer un nouveau produit ?”.

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Les raisons qui peuvent mettre à mal la trésorerie d’une PME

Il existe quantité d’éléments qui peuvent provoquer des difficultés de trésorerie au sein d’une PME. S’il est évidemment impossible de prédire l’avenir, il est cependant essentiel d’être à même de les identifier afin de pouvoir réagir correctement quand elles apparaissent, mais aussi de prendre des mesures préventives afin de les éviter ! Nous avons donc dressé une liste regroupant les principales difficultés de trésorerie les plus couramment rencontrées en entreprise.

Un fonds de roulement insuffisant

Derrière le terme “Fonds de Roulement” se cache un facteur capital du pilotage d’une entreprise : c’est ainsi que l’on désigne l’ensemble des liquidités qui sont à la disposition de l’entreprise pour financer son cycle d’exploitation normal, et donc ses dépenses courantes. Factures fournisseurs, masse salariale, charges d’exploitation … Le fonds de roulement couvre les dépenses de l’entreprise avant qu’elle perçoive les paiements de la part de ses clients. Ces sommes sont donc là pour que l’entreprise puisse continuer à “rouler”, en tenant compte des délais de paiement qui sont accordés à sa clientèle.

Le problème est le suivant : si l’entreprise ne dispose pas de suffisamment de liquidités au sein de sa trésorerie, il arrive que son fonds de roulement soit insuffisant pour payer ses charges. En résulte donc une situation précaire, où l’entreprise ne va pas pouvoir honorer ses dettes auprès de ses fournisseurs et de ses salariés. Les retards de paiement s’accumulent, les partenaires s’impatientent, les factures s’amoncellent … C’est une position bancale qu’il est impossible de maintenir sur le long terme tant que le gérant n’a pas une vision claire des décalages entre les encaissements et les décaissements enregistrés par son entreprise.

Des délais de paiement trop importants

Accorder des délais de paiement à sa clientèle est une pratique courante qui contribue à la fidéliser et à instaurer une relation de confiance mutuelle avec elle. Attribués à tort et à travers, il peuvent cependant mettre l’entreprise dans une position dont il est difficile de se dépêtrer.

Prenons un exemple concret : l’entreprise X a négocié des délais de paiement confortables avec ses fournisseurs, fixés à 30 jours ; elle dispose donc d’un mois complet avant de régler les factures qui lui sont adressées. Cependant, elle accorde également à ses clients une période de 45 jours pour payer les achats qu’elle leur a facturé. Les fournisseurs vont donc exiger le paiement attendu avant que l’entreprise X ait elle-même perçu ceux de ses clients, qui interviendront seulement 15 jours plus tard : sans anticiper ce décalage, elle risque de ne pas disposer de suffisamment de liquidité dans sa trésorerie pour honorer ses dettes.

Des décalages de paiement trop importants peuvent donc se révéler néfastes pour la trésorerie de l’entreprise, notamment s’il s’agit d’une PME. En tant que structure à taille humaine, disposant donc de moyens plus restreints, une PME est potentiellement plus vulnérable à ce genre d’aléas : un décalage d’une semaine fait parfois la différence entre un solde de trésorerie positif et un solde négatif !

Notez également bien qu’aux délais de paiements accordés à vos clients s’ajoutent parfois des délais supplémentaires liés aux retards de paiements. Selon l’observatoire des délais de paiements, près d’un tiers des PME françaises ont connu des retards de paiements en 2017.

Une crise de croissance

On entend par “crise de croissance” une situation fréquemment rencontrée parmi les petites et moyennes entreprises, qui se déroule généralement de la manière suivante. Une petite entreprise dispose d’une activité encore peu étendue mais sait gérer ses finances et ses commandes de façon rigoureuse. Ces efforts sont un jour récompensés, et elle voit son carnet de commandes qui explose soudainement  au moment de la sortie d’un nouveau produit, par exemple. Pour palier à cette augmentation de la demande, l’entreprise va donc embaucher du personnel et gonfler ses stocks de matières premières afin de faire face à la demande. Un problème majeur va cependant vite se poser : les dépenses engendrées par cette croissance vont être plus importantes que les recettes à court terme, car le personnel doit être formé, les produits transformés et distribués. Mécaniquement, cela va diminuer (voire mettre “dans le rouge”) les réserves de trésorerie de l’entreprise….

Ce genre de situation est problématique, d’autant plus que la plupart des dirigeants de PME ont du mal à la voir venir. En effet, qui pourrait croire qu’une augmentation des ventes d’une entreprise puisse la plonger dans les difficultés ? C’est un paradoxe que peu d’entrepreneurs sont préparés à affronter, et dont les conséquences peuvent se révéler suffisamment grave pour devoir mettre la clé sous la porte …

Une rentabilité insuffisante

Même cela semble évident, une rentabilité trop faible est un facteur courant de difficultés de trésorerie en entreprise, qui peut être causée par une multitude d’éléments. Des charges trop élevées qui minent la santé financière de l’entreprise, un prix insuffisant, une stratégie marketing inadaptée pour atteindre un nombre de clients suffisants ou encore une offre trop peu diversifiée pour satisfaire sa clientèle … Au final, peu importe la raison, la rentabilité, c’est à dire la capacité d’une entreprise à dégager des bénéfices de son activité, n’est pas suffisante pour couvrir ses besoins et met à mal sa structure financière.

Cette problématique se répercute souvent sur la trésorerie de l’entreprise, puisque des marges insuffisantes ne permettent pas de “générer du cash” pour l’entreprise. Ainsi, la moindre difficulté que rencontrera la PME risque de lui être fatale : retard de paiement, rotation trop lente des stocks, etc.

Un stock trop important

Lorsqu’il s’agit de gérer les stocks d’une entreprise, il faut garder à l’esprit que ce qui s’y trouve coûte de l’argent. En effet, qu’il s’agisse de matières premières ou de produits finis, tout ce qui y est entreposé pour les besoins de l’entreprise représente des liquidités immobilisées. En l’espèce, disposer d’un stock trop important revient à mettre en sommeil une quantité d’argent qui ne rapporte rien et qui ne peut pas être utilisée ailleurs tant qu’il n’a pas été écoulé.

Cette notion est d’autant plus cruciale quand les produits stockés sont périssables ou sont enclins à passer de mode au bout d’une certaine période. En effet, la valeur du stock va se déprécier avec le temps et impacter plus fortement la situation de trésorerie de l’entreprise, qui sera peut-être amenée à le vendre au rabais, voire à perte pour tenter de récupérer son argent et d’équilibrer ses finances.

Comment maîtriser la trésorerie d’une PME

Passons maintenant aux choses positives et abordons les différents leviers sur lesquels tirer pour piloter correctement la trésorerie d’une PME. En soit, nous n’allons pas parler de mesures drastiques ou de restructuration totale de l’entreprise, mais simplement de la mise en place de gestes simples, qui vont grandement faciliter le travail du dirigeant s’ils sont suivis de manière régulière.

Anticiper ses besoins de trésorerie

Vous l’avez compris, la compétence-clé pour maîtriser la trésorerie d’une PME est l’anticipation. Or, il impossible d’anticiper les difficultés à venir sans une visibilité globale de la façon dont l’entreprise consomme son cash et alloue ses ressources. Pour cela, il existe plusieurs outils à la disposition du dirigeant qui permettent de voir les difficultés arriver et prendre des mesures préventives.

Le budget de trésorerie prévisionnel

Le budget de trésorerie prévisionnel est un outil très pratique qui aide à analyser et anticiper l’activité de l’entreprise, mois par mois. Concrètement, il s’agit d’un tableau dans lequel on recense les estimations de mouvements de liquidités de l’entreprise pour les 12 mois à venir, c’est-à-dire d’un côté les encaissements (les rentrées d’argent), et de l’autre les décaissements (les sorties). L’exercice n’est pas difficile et demande simplement un peu de rigueur : en effet, il est nécessaire de mettre à plat et de catégoriser précisément tous les types de flux que l’entreprise rencontre dans le cadre de son activité, puis de les ventiler mois par mois. Les prévisions sont établies à la fois à partir des transactions déjà effectuées jusqu’ici, mais aussi à partir des connaissances que le dirigeant a de son entreprise, de sa clientèle et de son secteur en général, tout cela dans le but de faire apparaître les soldes de trésorerie mensuels à venir.

L’intérêt principal de ce tableau est de pouvoir anticiper les besoins de trésorerie à venir, avant qu’ils ne mettent l’entreprise dans le rouge. En y renseignant de manière précise les délais de paiement fournisseurs et clients, les prélèvements des impôts ainsi que le versement des salaires, il va être plus facile de voir les difficultés arriver.

Prenons un exemple : une entreprise dont l’activité est saisonnière sait qu’elle va voir ses encaissements diminuer au cours de la basse saison. C’est là que le prévisionnel de trésorerie prend tout son sens ! Au lieu de se limiter à dire que l’entreprise va connaître “moins de ventes”, le gérant va pouvoir renseigner cette baisse d’activité dans son budget prévisionnel en diminuant le nombre et le montant des encaissements à venir, et va donc pouvoir prendre des mesures préventives pour que cette baisse ne soit pas préjudiciable à son entreprise.

Le logiciel de gestion de trésorerie

Au-delà d’un tableau Excel peu esthétique et difficile d’accès pour les non-initiés, il existe également des solutions de gestion de trésorerie spécialement dédiées aux PME telles qu’Agicap. Très pratique, cet outil permet de renseigner ses mouvements de liquidités passés et à venir et de les traduire sous la forme de courbes et de graphiques clairs et lisibles. L’application permet également d’établir différents scénarios business et de jauger l’impact que certaines décisions peuvent avoir sur la trésorerie de l’entreprise : embauche de personnel, diminution des ventes, sortie d’un nouveau produit …

C’est un outil de choix, notamment quand il s’agit de négocier un financement auprès du banquier ! En effet, il va être plus aisé de le convaincre d’accorder un prêt si la demande est soutenue par des prévisions de mouvements de cash facilement lisibles et qui témoignent d’une gestion maîtrisée de la trésorerie.

Suivre sa trésorerie au quotidien

Si le fait d’établir des prévisions de flux de cash de son entreprise est un excellent moyen d’obtenir une meilleure visibilité du chemin à parcourir, il est également capital de suivre l’évolution de sa trésorerie au fil de l’eau, et d’ajuster les estimations en fonction du réel, c’est-à-dire des encaissements et décaissements réalisés jour après jour.

Le tableau de flux de trésorerie

Au-delà du budget prévisionnel qui recense uniquement les prévisions de flux, le tableau de trésorerie propose de mettre en lumière les transactions passées comme futures. Il prend également la forme d’un tableau en deux partie, qui recense d’un côté les mouvements de liquidités déjà enregistrés, et de l’autre une estimation des mouvements à venir sur une période donnée, généralement de 12 mois. C’est un outil de choix pour obtenir plus de visibilité et maîtriser la trésorerie de l’entreprise : en effet, il est plus facile d’esquisser des prévisions de flux en se basant sur ceux déjà effectués jusqu’ici. Un outil de gestion de trésorerie est idéal pour mettre cet outil en place ! En effet, ce type de logiciel permet de créer des tableaux dynamiques qui se mettent à jour au fur et à mesure que l’on ajuste les données qui s’y trouvent.

Car c’est bien là l’intérêt du tableau de flux : modifier ses prévisions de façon régulière permet de mesurer l’impact qu’une hausse des ventes ou une baisse du nombre de clients peut avoir sur la trésorerie. En effet, chaque nouvelle entrée de flux dans le tableau va automatiquement modifier les soldes de trésorerie à la fin du mois ; très pratique pour anticiper un éventuel découvert ou au contraire un excédent de trésorerie !

Avoir un fonds de roulement suffisant

Comme évoqué plus tôt, un fonds de roulement insuffisant est l’une des premières causes de difficultés de trésorerie au sein d’une PME. Des écarts trop importants entre les encaissements et les décaissements de l’entreprise sont fortement préjudiciables à sa santé financière. Heureusement, il existe une multitude de façons de garnir son fonds de roulement et d’éviter des situations fâcheuses telles que le découvert bancaire, les impayés ou le mécontentement des fournisseurs.

Maîtriser ses stocks

Ni trop, ni trop peu ! Maîtriser l’approvisionnement de ses stocks est clé pour gérer correctement sa trésorerie et ne pas mettre son fonds de roulement en danger. En se basant sur les documents prévisionnels de trésorerie évoqués plus haut, il est possible d’estimer une quantité “optimale” de marchandises à entreposer dans le stock. Elle doit être suffisamment importante pour répondre à la demande de la clientèle et éviter une situation de rupture, sans pour autant alourdir les finances de l’entreprise en immobilisant un trop gros volume de liquidités !

Mieux gérer les délais de paiement

L’heure est à la négociation : pour améliorer son fonds de roulement et maîtriser la trésorerie de sa PME, il est recommandé de se pencher sur les délais de paiement qu’une PME laisse à ses clients mais aussi ceux qui lui sont accordés par ses propres fournisseurs :

• Pour les délais clients, exigeons du comptant ! Un délai de paiement favorable est un geste commercial qu’il est recommandé de réserver pour les clients les plus fidèles. Pour les autres, un paiement comptant, c’est-à-dire immédiat au moment de la facturation, est préférable.
• Les délais fournisseurs : à l’inverse des délais clients, négocier pour rallonger ceux accordés par les fournisseurs est essentiel. Pour ce faire, il peut être judicieux de s’appuyer sur le passé commun partagé entre l’entreprise et son fournisseur et de faire jouer la concurrence s’il se montre réticent.

Recourir à un financement de trésorerie en cas de besoin

Il existe différentes formes de financement de trésorerie qui, s’ils sont utilisés au bon moment, peuvent remettre les finances d’une entreprise sur le droit chemin. Considérés comme des crédits à court terme, ces produits financiers permettent de renforcer la trésorerie d’une entreprise et de l’aider à mieux faire face à son exploitation régulière.

• Prêt de trésorerie : crédit à court terme par excellence, le prêt de trésorerie consiste à emprunter une somme d’argent à la banque afin de consolider ses liquidités et de continuer à fonctionner malgré des difficultés de trésorerie passagères. Étant donné qu’il est à rembourser sur une période relativement courte, les intérêts associés au prêt de trésorerie sont en général plus élevés que des prêts standards.
• Affacturage : l’affacturage est un service financier proposé par un grand nombre de banques mais aussi d’organismes indépendants, appelés factors, et qui permet de céder ses factures en cours contre leur paiement immédiat, moyennant un certain nombre de frais et de commissions. Cette solution aide à gommer les effets néfastes des délais de paiement sur la trésorerie de l’entreprise même si elle lui fait supporter des charges financières supplémentaires.
• Autorisation de découvert : comme son nom l’indique, cette solution offre la possibilité à une entreprise de maintenir son activité en cas de solde bancaire négatif contre le paiement d’intérêts (agios) et de frais dossier. Ce financement de trésorerie est cependant une solution à négocier avec la banque avant que les difficultés apparaissent afin d’obtenir les termes les plus avantageux.