Les méthodes de gestion des stocks et d'approvisionnement

La gestion des stocks est une problématique à laquelle sont confrontées beaucoup d'entreprises. En effet, une bonne gestion de stock est essentielle pour assurer la pérennité d'une entreprise du fait de son impact non-négligeable sur sa trésorerie. Pourtant, la gestion de stock n'est pas forcément évidente à mettre en place, notamment au niveau du choix de la méthode utilisée.

Alors comment améliorer sa gestion des stocks ? Nous allons aborder ici les enjeux ainsi que les différentes méthodes de gestion des stocks qui peuvent être déployées dans une entreprise.

C'est quoi la gestion des stocks ? Définition

La gestion des stocks est l'ensemble des mesures qu'utilise une entreprise pour savoir quelle quantité commander et à quel moment, dans l'optique d'atteindre l'équilibre entre un coût de stockage faible et une capacité de réponse élevée face aux clients.

Stock management : les enjeux de la gestion des stocks

Une entreprise doit tout faire pour éviter que ses stocks la desservent, d'où l'importance de choisir la bonne approche. Alors comment améliorer sa gestion des stocks ? Avant de parler des différentes options s'offrant au dirigeant, il est essentiel d'opérer un petit rappel des enjeux de la gestion de stock : en effet, deux entreprises n'auront pas forcément des problématiques identiques, et ne mettront donc pas en oeuvre les mêmes méthodes de gestion des stocks.

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Eviter le surstockage

La première conséquence notable de cet état est une augmentation des charges (fixes et variables), étant donné qu'une trop grande quantité de produits dormants est néfaste pour la santé financière de l'entreprise. On peut déjà noter des frais de construction ou de location d'espaces de stockage supplémentaires, par exemple. Ensuite, la quantité de personnel requis est également accrue (ouvriers, sécurité ...). Le coût de l'assurance sera lui aussi revu à la hausse.

La seconde répercussion d'un stock trop élevé est l'accroissement du BFR, qui se traduit par un besoin accru en financements, et des marges de manoeuvre financières plus limitées.

Autre point à prendre en considération : l'immobilisation de capitaux. Quand une entreprise achète des produits en vue de les stocker, elle immobilise de l’argent, qui ne rapporte pas tant que les ventes n’ont pas eu lieu. Dans la mesure où ces capitaux auraient pu être investis dans des projets avec une meilleure rentabilité, il s’agit d’une perte d’opportunité pour l’entreprise.

Un stock trop important peut également forcer l'entreprise à vendre son surplus au rabais, voire à perte pour éviter d'accumuler les frais de stockage que nous avons vu plus haut. Si c'est parfois la seule solution, ce n'est pas une bonne pratique. L'entreprise va réaliser moins de marge, voire aucune marge sur ses ventes, ce qui peut contrecarrer ses plans de développement initialement prévus mais aussi impacter négativement sa gestion de trésorerie.

Enfin, une entreprise avec un stock trop élevé s'expose à un risque d'obsolescence supplémentaire (selon la marchandise stockée). Prenons un magasin vendant des denrées alimentaires périssables. Si son stock de fruits de saison est trop élevé, chaque jour passé sans qu'il soient vendus va progressivement diminuer leur durabilité. Dans le pire des cas, les fruits vont finir par pourrir et l'entreprise n'aura alors d'autre choix que de les jeter. C'est encore pire que de vendre à perte, puisque dans ce cas de figure l'entreprise ne réalise aucune rentrée d'argent !

Découvrez dans cette vidéo comment l'entreprise de cosmétiques Merci Handy a optimisé sa gestion des stocks :

 

Se prémunir d'un stock trop faible (sous-stockage)

• Si un stock trop élevé peut avoir des conséquences fâcheuses pour l'entreprise, l'inverse n'est pas non plus idéal. Pour commencer, un stock trop faible augmente la probabilité que l'entreprise se retrouve en rupture de stock. Cela peut mener à l'arrêt total de la production. Et qui dit rupture de stock dit impossibilité de vendre.

• Dans la continuité du premier point, si l'entreprise n'est plus en mesure de fournir ses clients, il y a fort à parier pour que ces derniers, mécontents, finissent par aller acheter chez la concurrence et délaissent peu à peu l'entreprise. Ce cercle vicieux de clients perdus entraîne une baisse du chiffre d'affaires qui peut être fatale.

• De plus, un stock trop faible (dans un magasin par exemple) peut amener à avoir des rayons peu remplis, ce qui les rend par conséquent moins attrayants aux yeux des clients et dévalue les produits présents. Des rayons remplis donnent en effet beaucoup plus envie d'acheter que des rayons clairsemés de toutes parts.

• Pour finir, un stock peu fourni peut provoquer une désorganisation de toute la chaîne de production de l'entreprise et aggraver l'effet des potentiels goulots d'étranglement.

Quels sont les différents types de stocks ?

Il existe trois types de stocks : les matières premières, le produits semi-finis et les produits finis. 

Les matières premières sont des matériaux bruts utilisés dans le processus de production. Par exemple : le bois, le métal ou le pétrole. Les produits semi-finis sont des produits en cours de production : ils ont besoin de finitions pour être considérés comme des produits finis. Les produits finis quant à eux sont prêts à être vendus.

Comment se fait la gestion des stocks ? Les différentes méthodes de gestion des stocks

Il n'existe pas une méthode universelle pour gérer son stock et sa rotation des stocks. Mais toutes les manières de procéder tournent autour des deux mêmes variables : la date de commande et la quantité.

1) Réapprovisionnement calendaire

Cette méthode de gestion des stocks est plutôt rigide puisque l'entreprise qui l'utilise va commander des quantités fixes de marchandises à date fixe. Généralement, elle est mise en place dans le cadre d'un contrat que l'entreprise acheteuse signe avec son fournisseur : il prévoit les jours de livraison précis pour les mois ou l'année à venir, ce qui facilite l'organisation pour les deux parties. 
Cette méthode est adaptée pour des entreprises déjà bien implantées et pour des marchandises qui sont vendues, transformées ou consommées à intervalles réguliers. Pour des produits dont la fréquence d'écoulement est plus "aléatoire", cette méthode n'est pas recommandée.

Avantages

• C'est l'une des méthodes de gestion des stocks les plus simples à utiliser : elle ne demande pas beaucoup d'investissement en temps pour fonctionner et entraîne des frais administratifs relativement bas.

• Possibilité de réaliser des économies non négligeables sur les commandes si ces dernières sont de grande taille (achats groupés par exemple).

• Les fournisseurs peuvent savoir très en avance les dates auxquelles ils doivent livrer l'entreprise, ce qui leur facilite le travail d'organisation, de préparation et d'expédition.

Inconvénients

• Convient uniquement à des entreprises déjà développées disposant d'une capacité d'achat élevée.

• Les dates de commandes sont renseignées dans le contrat et si pour une quelconque raison l'entreprise doit absolument changer une date, des difficultés administratives sont à prévoir avec le fournisseur dans certains cas.

• Du fait de son principe de fonctionnement, c'est une méthode peu flexible conçue majoritairement pour des produits ayant une fréquence de rotation élevée.

2) Méthode de recomplètement

Elle est optimale pour des produits onéreux et / ou périssables qui sont vendus ou consommés de manière régulière. Chaque fois que le responsable en charge des achats doit passer une commande, il regarde la quantité restante dans le stock et commande autant que nécessaire pour revenir au niveau de stock maximum défini au préalable.

Avantages

• Tant que la rotation du stock suit les prévisions de l'entreprise, la quantité de produits entreposés reste optimale.

• Quand le responsable analyse son stock avant de passer la commande à la date fixée, il peut définir la quantité dont il a besoin et adapter en conséquence, ce qui peut faire réaliser de belles économies.

• Le montant des immobilisations financières est facilement maîtrisable par le responsable des achats.

Inconvénient

Si la consommation du mois qui suit n'est pas adaptée à la quantité du stock, l'entreprise peut vite se retrouver en surplus ou rupture de stock.

4) Méthode du point de commande

 

Cette seconde méthode de gestion des stocks fonctionne à l'inverse de la précédente. Egalement connue sous le nom de méthode "juste-à-temps", elle rend la date de commande variable mais la quantité achetée fixe. Pour ce faire, le gestionnaire des stocks s'appuie sur le stock critique. Dès que ce seuil est atteint, une commande est passée pour réapprovisionner l'entreprise avec une quantité prédéfinie et toujours identique. Attention, une fois le seuil critique atteint, il est indispensable de déterminer si l'entreprise aura de quoi produire et donc satisfaire ses clients jusqu'à l'arrivée de la cargaison. Si la réponse est négative, le responsable doit s'empresser de remonter le seuil critique pour que l'entreprise puisse continuer à répondre à la demande le temps d'être livrée.

Avantages

• C'est une méthode de gestion des stocks très intéressante si la marchandise a tendance à être vendue ou transformée de manière irrégulière. Cela évite de recommander alors que le stock est encore plein ou de se retrouver en rupture pendant une période de forte affluence.

• Puisque les quantités commandées sont identiques, le gestionnaire à la possibilité de commander de manière plus économe : un moins grand nombre de commandes diminue les frais d'expédition et la quantité à stocker invariable permet de prévoir un espace de stockage de taille optimale.

Inconvénients

• L'entreprise peut-être amenée à commander à tout moment, ce qui est parfois problématique si le fournisseur n'est pas en mesure de répondre favorablement à la demande pour une raison quelconque.

• Cette méthode demande un suivi administratif constant et minutieux, parfois chronophage. C'est pourtant nécessaire afin de s'assurer que les commandes seront passées au bon moment.

• Avec cette méthode, l'entreprise va continuellement conserver un stock de sécurité (qui lui permet de continuer à fonctionner entre le moment où la livraison est passée et celui où elle réceptionne la commande). Ce sont donc des frais supplémentaires auxquels l'entreprise doit faire face de manière permanente.

5) Le réapprovisionnement à la commande

C'est la technique la plus souple mais en même temps la plus difficile à maîtriser. Ici, le responsable des stocks va commander des quantités variables à des dates variables elles aussi. Cette méthode de gestion des stocks est adaptée pour certains cas particuliers, comme pour des projets sur une durée définie ou la commande se fait d'une seule traite en amont du démarrage par exemple (Le secteur du BTP utilise cette méthode pour un projet de construction dans certains cas). C'est également une option intéressante dans le cas d'une entreprise ayant besoin de commander de la marchandise onéreuse et/ou rare si elle ne peut pas vraiment déterminer à quel moment son stock sera écoulé ni des quantités dont elle aura besoin.

Avantages

• Pour de la marchandise qui n'est pas commandée de manière récurrente, c'est une bonne méthode : elle évite des immobilisations de capitaux inutiles.

• Comme évoqué plus haut, si l'entreprise n'a pas ou peu de visibilité sur sa fréquence de commande ou de la quantité dont elle va avoir besoin à court terme, cela peut être la meilleure option à sélectionner.

Inconvénients

• Compliquée à utiliser, c'est une méthode qui demande une bonne connaisssance de la gestion des stocks de l'entreprise. Elle requiert par ailleurs beaucoup d'attention et d'investissement pour être réellement efficace (analyse des stocks, nécessité de recommander ou non ...).

• Les fournisseurs peuvent être frileux envers cette méthode, puisqu'elle ne leur permet pas d'avoir une visibilité suffisante. Par ailleurs, l'entreprise peut se retrouver en difficulté si son fournisseur n'est pas en mesure de lui procurer ce dont elle a besoin en cas de commande non prévue.

6) Le "drop shipping"

Cette méthode, assez répandue outre-Atlantique, le drop shipping se développe en Europe depuis quelques années. Mais que signifie cet anglicisme ?
Concrètement, quand une entreprise utilise le drop shipping, elle ne possède aucun stock ! Impossible ? Et si, c'est tout à fait réalisable. Petit tour d'horizon. 
Lorsque la société enregistre une commande client, elle s'occupe d'encaisser le client et de récupérer sa marge. Ensuite, elle envoie le récapitulatif de commande à un fournisseur qui possède le stock nécessaire. C'est lui, qui par la suite, se charge de préparer et d'expédier le colis. 

Avantages

• Se libérer de toute la partie gestion des stocks représente un sérieux gain de temps !

• Le fonds de roulement de l'entreprise sera positif l'immense majorité du temps. Intéressant pour les dirigeants qui démarrent leur activité et ne sont pas forcément avec ces notions.

• Toute la partie logistique est gérée par le fournisseur. Les coûts (emballages, expédition) sont par conséquent supprimés (sauf si l'entreprise est chargée de participer), et c'est un autre gain de temps pour le l'entreprise.

Inconvénients

• C'est une méthode de gestion des stocks plus adaptée pour du e-commerce. Elle est relativement peu conseillée pour du commerce physique.

• Risque de devoir faire face à du mécontentement client accru. En effet, c'est le fournisseur qui s'occupe de l'emballage ainsi que de l'expédition. Pour autant, c'est l'entreprise que le client appellera si jamais son colis lui parvient en mauvais état : elle devra en assumer les conséquences. Il est donc très important de bien choisir son fournisseur au préalable !

• Les délais de livraison peuvent être particulièrement longs, notamment dans le cas où le fournisseur est situé à l'extérieur de l'UE.

Gestionnaire de stocks : quels sont les outils de la gestion des stocks ?

Vous l'aurez compris, la gestion des stocks est une tâche complexe qui requiert l'utilisation d'outils appropriés. Il existe des logiciels de gestion des stocks ainsi que d'autres outils comme les codes-barres, les scanners et appareils de collectes de données portables. 

Gestion de stock sur Excel (tableau de gestion de stock)

Certaines sociétés utilisent encore Excel pour gérer leur stocks : cela demande un suivi très fin et une actualisation manuelle rigoureuse et régulière.

Logiciel ou application de gestion de stock

Pour les entreprises qui font face à un gros volume de stocks, il est incontournable de gérer les stocks d'une entreprise grâce à un logiciel dédié. Ils aident en effet les entreprises à gérer efficacement leurs stocks, à prévoir la demande future, à mieux gérer les commandes et les livraisons et à réduire les coûts de stockage. 

Comment améliorer et optimiser la gestion des stocks ?

Optimiser ses stocks nécessite une attention constante. Voici les processus généralement mis en place par les entreprises pour optimiser leur gestion des stocks : 

1. Utiliser un logiciel de gestion de stocks. Il est ainsi possible de suivre le niveau des stocks, leurs mouvements, de faire des analyser et de faire des prévisions pour anticiper la demande
2. Mettre en place un processus de réapprovisionnement automatique pour éviter les pénuries et les surstocks
3. Définir des niveaux de stocks minimum et maximum. Cela évite les ruptures de stock et les coûts de stockage inutiles. 
4. Établir des politiques de rotation des stocks (pour éviter de stocker des matières obsolètes voir périmés)
5. Nouer une relation de confiance avec ses fournisseurs et garantir les délais de livraison
6. Analyser les données de gestion des stocks pour identifier les leviers d'optimisation.

Conclusion

Il n'y a pas de recette miracle pour la gestion des stocks, mais des méthodes plus adaptées que d'autres en fonction du type d'entreprise, de son mode de fonctionnement et de l'environnement dans lequel elle évolue sans oublier son secteur d'activité. Il est tout de même possible et recommandé de combiner plusieurs de ces techniques en fonction des produits que l'on souhaite stocker et vendre.

Il est donc nécessaire de bien saisir les enjeux de la gestion des stocks avant de porter son choix sur la ou les méthodes de gestion des stocks les plus optimales.

La gestion des stocks est un enjeu qui pèse sur le BFR des entreprises, et donc sur leur trésorerie. Comment mieux maîtriser son BFR ? Agicap est le logiciel de gestion de trésorerie qui vous permet de piloter votre entreprise par le cash. Faites le test gratuitement !