Qu'est-ce que la facturation électronique et comment l'utiliser ?

Emma Perrin

15 févr. 2023 - mis à jour le 12 juin 2023

Temps de lecture: 11 min.

Depuis le 1er janvier 2020, les entreprises assujetties à la TVA sont tenues à la facturation électronique dans leurs transactions avec les entités publiques. D'ici 2026, cette obligation de facturation électronique se généralise aux transactions privées. D'où l'importance de se renseigner dès maintenant d'autant plus que des sanctions existent pour les contrevenants.

Nous vous expliquons tout sur la facturation électronique dans cet article.

C'est quoi la facturation électronique ?

Rendue obligatoire pour la première fois en 2020 pour les transactions avec l’administration publique, la facturation électronique est en phase de se généraliser.

Définition de facturation électronique

Aussi appelée e-voicing, la facturation électronique consiste pour une entreprise d’émettre ses factures clients en version numérique. En d’autres termes, la facturation électronique consiste à émettre des factures électroniques.

L’ordonnance N°2021-1190 du 15 septembre 2021 a mis en place la généralisation de la facturation électronique pour toutes les entreprises assujetties à la TVA.

Qu'est-ce qu'une e-facture et le e-invoicing ?

L’e-facture est l'anglicisme pour désigner la facture électronique. Il s’agit donc d’une facture éditée, transmise et reçue au format numérique. Elle remplace ainsi la facture classique en papier. Au même titre que cette dernière, la facture électronique doit également contenir des mentions obligatoires prévues par la loi (notamment le code du commerce et le code général des impôts).

De même, une facture électronique revêt une structure standardisée permettant ainsi son traitement automatique et électronique. Une telle structure est en effet destinée à faciliter l’extraction des données, notamment avec un logiciel OCR.

On distingue l’e-facture de la facture dématérialisée. Celle-ci est une facture en papier qui a ensuite été numérisée pour être envoyée et réceptionnée par messagerie électronique. Ainsi, une facture imprimée numérisée sous format PDF est une facture dématérialisée et non une facture électronique.

L’e-facture est envoyée au client via le portail public de facturation (Chorus Pro) ou par une autre plateforme de dématérialisation.

L’e-voicing, lui, est le procédé consistant à digitaliser les factures émises, transmises et reçues au sein d’une entreprise. Traduit en français, e-voicing signifie donc facturation électronique.

Qu'est-ce qu'un e-reporting ?

Le e-reporting est l’action consistant à transmettre des données avec l’administration fiscale. L’obligation d’e-facturation ne concerne que les entreprises assujetties à la TVA et établies en France.

Aussi,lorsqu’une entreprise effectue des transactions avec des particuliers ou des entreprises non installées sur le territoire français, elle doit effectuer un rapport de ces activités auprès de l’administration fiscale. Il s'agit de l’e-reporting.

De même, les entreprises non installées en France qui effectuent des transactions en France avec des personnes non assujetties sont également tenues d’effectuer le e-reporting.

La nature des données devant être transmises lors du e-reporting est précisée par le décret N°2022-1299.

Le cadre réglementaire et technique de la facturation électronique

Le texte de base en matière de e-facturation et de e-reporting, c’est le décret N°2022-1299 du 7 octobre 2022 relatif à la généralisation de la facturation électronique. Celui-ci précise en effet les modalités pratiques relatives à l’utilisation des factures électroniques.

Qui est concerné par la facturation électronique ?

L'obligation d'éditer des factures électroniques remonte à 2020 pour les entreprises faisant émettant des factures à une organisation gouvernementale.

L’article 26 de la loi de finances rectificative de 2022 a toutefois élargi cette obligation au secteur privé. Ainsi, désormais l’obligation de facturation électronique concerne également les échanges entre les entreprises assujetties à la TVA et établies en France.

La facturation électronique concerne toutes les opérations commerciales domestiques des entreprises assujettis à la TVA établies en France entre elles. Il s’agit donc de toute personne physique ou morale exerçant une activité économique à titre habituel et à titre indépendant.

En d’autres termes, ces assujettis à la TVA sont tenus d’émettre des factures électroniques pour toutes leurs opérations de vente et d’achat de biens et services réalisées sur le territoire national.

En revanche, sont exclues de l'obligation de facturation électronique :

Les transactions réalisées hors du territoire français
Les transactions avec les particuliers (BtoC)
Les opérations sectorielles comme les opérations immobilières, les prestations dans le domaine de l'enseignement, de la formation et la santé, les opérations bancaires et financières et les opérations d'assurance et de réassurance.

Pour ces cas se pose l'obligation de l'e-reporting. Il s'agit de la transmission des informations relatives à ces opérations à l’administration fiscale (la direction générale des finances publiques). Les informations qui doivent ainsi être transmises sont celles relatives à la facturation et au paiement.

Pourquoi passer à la facturation électronique ?

Obligations

L’obligation de facturation électronique concerne toutes les transactions d'achat et vente réalisées par une entreprise assujettie et sur le territoire national.

Avantages

Depuis le 1er janvier 2020, les entreprises domiciliées en France ont l’obligation d’envoyer leur facture sous format électronique sur le portail public de facturation « Chorus Pro ». La généralisation de la facturation électronique n’est intervenue, elle, intervenue qu’en 2021.

Cette généralisation a pour objectif :

Réduire les coûts des entreprises car la facturation électronique est moins coûteuse que la facturation papier. De plus, elle permet un allègement de la charge administrative et permet de stimuler la productivité.
Simplifier les obligations déclaratives

Il existe de nombreux avantages à dématérialiser la facturation :

Réaliser des économies
Simplifier la gestion de la chaîne de facturation. La facturation électronique facilite l’automatisation du traitement des factures clients. Le suivi est donc plus facile autant pour l’entreprise émettrice que pour le client.
Réduire les délais de paiement. La plupart des retards de paiement est due par des retards du client. Avec l’automatisation de la gestion de la facturation, il devient moins probable d’oublier les échéances de paiement.
Optimiser de l'écriture comptable et élimination des erreurs de saisie
Sécuriser le processus de facturation
Réduire le délai d’acheminement
Réduire le risque de perte de document

Inconvénients

Les inconvénients sont surtout relevés par les petites structures comme les micro-entreprises et les freelances. Ces derniers pensent en effet que la facturation électronique n’est avantageuse et pleinement applicable que pour les grands comptes. Les difficultés de mise en place de ce système sont particulièrement pointées du doigt car nécessitant de hautes compétences en informatique.

Or, il existe de nos jours des solutions simples et faciles à utiliser comme Agicap, à la portée de tout le monde.

Quelle est la législation française et européenne au sujet de la facturation électronique ?

La facturation électronique est en train de se généraliser dans toute l’Europe.

Législation sur la facturation électronique

Voici les textes de référence en matière de facturation électronique :

C’est la directive 2014/55/UE relative à la facturation électronique dans le secteur public qui a lancé les bases de cette tendance. Ainsi, elle est déjà effective dans des pays comme :

L’Allemagne
Le Luxembourg
La Belgique
La Suisse
Le Portugal
L’Espagne.

Si dans l'ensemble de ces pays, elle est obligatoire pour les transactions avec le secteur public, elle n’est qu’une option pour les échanges privés. Ainsi, la France est une pionnière en matière d’obligation de facturation électronique pour les échanges entre entreprises privées.

Calendrier de la facturation électronique

La mise en place de la facturation électronique interviendra de manière progressive et s'échelonne entre 2024 et 2026. A cet effet, l’article 3 de l'ordonnance N°2021-1190 prévoit un calendrier de mise en place de la facturation électronique :

À partir du 1er juillet 2024 pour la réception pour les entreprises assujetties
À partir du 1er juillet 2024, pour la transmission pour les grandes entreprises
À partir du 1er janvier 2025, pour les transmissions en ce qui concerne les entreprises de taille intermédiaire
À partir du 1er janvier 2026 pour les transmissions des petites et moyennes entreprises

Nous avons vu que le e-reporting est obligatoire pour les opérations non domestiques et avec des non-assujettis. La mise en place de celui-ci doit respecter ce même calendrier.

Ainsi, à terme, c’est-à-dire, après 2026, les assujettis devront émettre, transmettre et recevoir des e-factures pour toutes les opérations avec d’autres entreprises assujetties.

Pour ce qui est des modalités pratiques, vous devez vous référer à au décret N° 2022-1299 du 7 octobre 2022.

Les certifications et normes légales pour la facturation électronique

Les factures électroniques émises par les entreprises doivent respecter les standards acceptés par la certification fiscale. Il s’agit d’un format structuré et standardisé pour l’EDI ou échange de données informatisées.

En règle générale, en matière de facturation électronique, il faut s’assurer de justifier l’authenticité de l’émetteur, la lisibilité de la facture et l’intégrité de la facture. Pour cela, il faut respecter les trois protocoles définis par l’administration fiscale :

L’EDI fiscal
La piste d’audit fiable
La signature électronique

Comment passer à la facturation électronique ?

Schématiquement, le processus de facturation électronique est un processus en Y. D’un côté, il y a le vendeur et de l’autre l’acheteur. Le portail public de facturation y joue un rôle pivot charnière entre le vendeur et l’acheteur d’un côté et entre ces acteurs et l’administration d’un autre côté. Voici un schéma pour y voir plus clair.

FR - schéma dématérialisation factures

Les différentes étapes du cycle de facturation électronique

Il existe plusieurs étapes à suivre dans le cadre d'une facturation électronique.

Étapes de la facturation électronique

Voici les différentes étapes du processus de facturation électronique :

La transformation des documents physiques en papier en documents électroniques
La création d'une e-facture
La transmission de l'e-facture
La réception
La saisie informatisée des données dans l'outil comptable de l'acheteur
La validation de la saisie par l'outil comptable
Le choix du mode de paiement
Gestion des différends éventuellement
Approbation du paiement

Le Portail Public de Facturation (PPF)

Le PPF est la transposition, dans le domaine du B2B, du portail Chorus Pro dans le domaine du B2G. Il s'agit donc de la plateforme par défaut en matière de transmission et de réception de factures électroniques.

Ce portail permet donc, entre autres, d'envoyer les factures électroniques, faire le suivi, recevoir, consulter et télécharger des factures.

D’autre part, le PPF est également utilisé en matière d’e-reporting. Il sert ainsi également de plateforme de transmissions de données à l’administration fiscale.

Les Plateformes de Dématérialisation Partenaires (PDP)

Les Plateformes de Dématérialisation Partenaires sont des partenaires de l’Etat.

Les entreprises concernées sont libres de choisir entre le PPF et une autre plateforme de dématérialisation partenaire. Cette dernière est une plateforme qui a obtenu l’immatriculation de l’administration fiscale. Concrètement, cette immatriculation est valable pendant trois ans renouvelables.

Seule une plateforme ayant obtenu une telle immatriculation est habilitée à assurer les fonctions liées à l’e-voicing et l’e-reporting.

Agicap, la plateforme pour dématérialiser 100% de vos factures électroniques

Agicap est une solution SaaS destinée à la gestion automatisée de trésorerie.

L’outil permet d’éditer et de recevoir des factures électroniques, d’effectuer des relances client et d’effectuer le paiement des factures fournisseurs.

Plateforme tout-en-un, Agicap permet également d’effectuer des suivi des flux de trésorerie. Grâce à des graphiques clairs et faciles à interpréter, vous avez une vision en temps réelle sur votre trésorerie.

En somme, la facturation électronique est un pas vers la modernisation du traitement des factures clients. Non seulement elle réduit les coûts liés à la facturation mais elle permet également de réduire les délais de paiement et ainsi d'optimiser les procédures de recouvrement (notamment en cas de factures impayées).