Les factures électroniques ou e-factures prennent doucement, mais sûrement, leur place dans le monde de l’entreprise. Face à l’obligation de dématérialisation des factures imposée à partir de 2024 en France, la facturation électronique va devenir la norme. Mais qu'est-ce que l’e-invoicing et comment préparer son entreprise à l’utiliser ?
E-facture ou facture électronique, c'est quoi ?
Facture électronique : définition
Une facture électronique est une facture ayant été émise, mais aussi transmise et reçue sous format électronique. On parle également d’e-facture. Celle-ci ressemble en tout point à une facture au format papier.
Une facture électronique se doit donc de présenter l’ensemble des mentions légales obligatoires. Le document ne sera valide que s’il respecte à la fois la réglementation française et européenne. Les mentions sont ainsi toujours celles imposées par le code de commerce et le code général des impôts.
Les e-factures ne sont recevables que si certains critères sont respectés. La facture doit :
- Être lisible ;
- ne pas être modifiable ;
- pouvoir être authentifiée (l'émetteur à son origine doit pouvoir être reconnu) ;
- être conservable de manière sécurisée par les deux parties.
L’e-facture peut être utilisée pour tous les types de factures, qu’il s’agisse d’un avoir, d’un acompte, d’un pro-forma, d'affacturage, etc.
E-facture ou facture dématérialisée ?
On parle de facture dématérialisée lorsqu’une facture a été émise au format papier (imprimée) puis a été numérisée avant d’être envoyée. Ce n’est pas une e-facture, il ne faut en conséquence pas les confondre. De même, une facture prise en photo et envoyée au format numérique n’est pas considérée comme une facture électronique, puisqu’elle n’a pas été émise sous format électronique.
Une e-facture est éditée au format de l’échange standardisé de données (EDI ou Electronic Data Interchange). Ce format est régi par des normes et des standards définis par l’administration fiscale.
Qu'est-ce que l’e-invoicing ?
E-invoicing : définition
L’e-invoicing peut être traduit par e-facturation ou facturation électronique en français. La procédure consiste à numériser la création, l’émission et le stockage des factures via une plateforme numérique dédiée.
Pour être valide, une e-facture doit être lisible par des logiciels informatiques et pouvoir être lue et analysée par autorités fiscales de manière automatique. Elle doit aussi contenir des données structurées aux normes EDI.
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Pourquoi utiliser l’e-invoicing ?
La France a adopté la facturation électronique via l’ordonnance nº 2021-1190. Cette loi de finance de 2024 confirme la mise en place de l’e-invoicing (facturation électronique) et du e-reporting (déclaration électronique obligatoire).
Les objectifs principaux liés à l’introduction de la facturation sont :
- D’améliorer la détection des fraudes à la TVA ;
- de simplifier les échanges commerciaux français et internationaux ;
- de s’aligner sur les pays européens et étrangers utilisant l’e-invoicing ;
- de développer une meilleure connaissance de l’activité des entreprises ;
- de faciliter la transmission des déclarations de TVA.
L’e-invoicing devrait donc avoir pour effet d’accélérer le traitement des données commerciales en digitalisant l’ensemble des processus. Les échanges de documents invoicing commerciaux seront regroupés sur une seule plateforme, en simplifiant le partage des données.
Pourquoi utiliser l’e-reporting ?
Le but du e-reporting est de permettre aux entreprises de transmettre des données et des rapports à une organisation ou à un régulateur financier.
Mentions obligatoires pour l’e-facturation
Les mentions habituelles de facturation restent les mêmes dans le cadre de l’e-invoicing et 4 nouvelles mentions viennent s’y ajouter. Pour produire une e-facture qui soit valable, il convient d’y indiquer :
- Le numéro SIREN des 2 entreprises concernées ;
- les numéros de TVA intracommunautaire ;
- les coordonnées de chacun ;
- l’adresse de livraison des biens ;
- le numéro de la facture et la date d’émission ;
- le type d’opération : livraison de biens, prestation de service ou les deux ;
- le taux de TVA applicable ;
- le montant de la taxe en fonction du taux d’imposition ;
- le montant hors taxe en fonction du taux d’imposition.
Obligation dématérialisation : comment faire pour dématérialiser une facture ?
Passer à l’e-invoicing suppose qu’il ne sera plus possible de produire et de recevoir des factures au format PDF, Excel, PNG, etc. Les documents utilisant des OCR ne seront plus valables. L’ensemble des envois devront passer par des plateformes dématérialisées.
Chaque entreprise est libre de choisir celle qui lui convient le mieux pour numériser ses factures. Ces plateformes peuvent être de deux types :
- Le portail public de facturation, ou PPF, est la plateforme d’e-invoicing par défaut, créée et utilisée par les organismes publics.
- Les plateformes de dématérialisation partenaires, ou PDP, sont accréditées par l’État et habilitées à réaliser toutes les actions d’e-invoicing en France pour une durée de 3 ans.
- Les opérateurs de dématérialisation, ou OD, sont des prestataires de service servant d’intermédiaire entre les plateformes de dématérialisation et les entreprises. Ils aident à mettre en place la facturation électronique, mais n’ont pas le droit de les transmettre (il peut s’agir d’ERP ou de logiciels de comptabilité par exemple).
Les deux premiers organismes seront chargés de transmettre la facture électronique au client et de communiquer les informations comptables à l’administration fiscale.
Les entreprises clientes devront être équipées d’une plateforme de réception : soit le PPF, soit une PDP. Il faudra donc qu’elle intègre cette nouveauté à son système comptable et qu’elle automatise ce processus. Elle peut également disposer d’un PAF (piste d’audit fiable) pour identifier les documents.
Il conviendra de mettre en place et d’utiliser la plateforme d’e-invoicing la plus adaptée à l’organisation de votre entreprise, en prenant en compte des critères tels que :
- La compatibilité avec votre logiciel de comptabilité ;
- la taille de votre entreprise ;
- votre secteur d’activité ;
- vos besoins juridiques ;
- vos exigences en analyse de données ;
- etc.
Certaines plateformes disposent d’outils pratiques permettant de récupérer les factures directement depuis les boîtes mail ou les logiciels de vos clients, dans le but de réduire les erreurs et les oublis. Ces fonctionnalités augmentent vos performances et vous font gagner un temps précieux.
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Dématérialisation obligatoire : comment fonctionne la facturation électronique ?
Différents types de factures électroniques peuvent être rencontrés. Les plateformes d’e-invoicing devront donc produire des factures électroniques sous des formats bien précis. Ils sont de trois types :
- Le format CII ;
- le format UBL ;
- le format mixte (un mélange des deux premiers).
C’est l’opérateur qui se chargera du format de la facture.
Les partenaires des entreprises doivent mettre à disposition un certain nombre d’informations obligatoires leur permettant de suivre le statut de chaque facture :
- Dépôt si la facture est acceptée par la plateforme ;
- rejet s’il y a non-conformité ;
- refus si la facture n’est pas acceptée par le destinataire ;
- encaissée.
L'ensemble des données concernant le paiement de la facture doit obligatoirement apparaître.
Loi finance 2024 : qui est concerné par la facturation électronique ?
Les entreprises concernées par la mise en place de la facturation électronique le seront en suivant un calendrier précis, selon le type de structure. Ce calendrier s’étend du mois de juillet 2024 à janvier 2026. Passé cette date, l’ensemble des entreprises françaises auront évolué vers la dématérialisation obligatoire de leurs factures.
Calendrier de mise en place de l’e-invoicing en France
C’est le décret 2022-1299 qui fixe les modalités d’application concernant l’e-invoicing. Un calendrier progressif est mis en place :
- Dès le 1er juillet 2024 : obligation d’émission et de transmission de factures électroniques pour les grandes entreprises ;
- à partir du 1er janvier 2025 : même chose pour les entreprises de taille intermédiaire (ETI) ;
- 1er janvier 2026 : début de l’e-invoicing pour les PME, TPE et entrepreneurs individuels (EI).
À partir de juillet 2024, toutes les entreprises assujetties à la TVA, quelle que soit leur taille, sont tenues de recevoir des factures électroniques, dès lors que leurs partenaires commerciaux y sont soumis.
Dès 2026, c’est l’ensemble des entreprises françaises qui seront concernées par cette réforme.
Pour le moment, seules les entreprises travaillant avec des organismes publics ont l’obligation d’utiliser l’e-invoicing depuis 2020 (B2G, Business-to-Government). Ces entreprises utilisent la plateforme Chorus Pro pour émettre des factures à destination des administrations et des organismes publics.
Déjà largement pratiquée par de nombreux pays au sein de l’Union Européenne, l’e-invoicing est en train de se généraliser en France. Il est important de s’informer et de se préparer au mieux au passage à la facture électronique pour toutes les entreprises. Choisir un partenaire efficace et adapté à la structure de sa société s’avère être une bonne idée pour les années à venir !
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