L’importance de la Factur-X pour optimiser votre facturation

La Factur-X est une innovation majeure dans le monde de la facturation. Elle est le fruit d'une réforme de la facture initiée par le gouvernement français en réponse à la nécessité croissante d'une facturation plus transparente et efficace. La Factur-X permet une facture lisible sous format électronique et format PDF, ce qui facilite ainsi son intégration dans les systèmes comptables et financiers des entreprises. Cette innovation simplifie et améliore la facturation pour toutes les parties impliquées. D’autant plus que dès le1er juillet 2024, l'émission de factures électroniques sera une exigence légale pour toutes les sociétés soumises à la TVA : décryptage.

Qu'est-ce que le format Factur-X 2024 ?

La Factur-X s'inscrit parfaitement dans l’évolution numérique et digitale des entreprises. Elle offre un format adapté aux besoins modernes des sociétés.

C’est un format hybride entre le format PDF, pour la visualisation, et le format UBL pour les données structurées. Il assure :

• Une meilleure interopérabilité entre systèmes ;
• Une facilité d'intégration dans les outils comptables existants ;
• Et une lisibilité pour l'utilisateur final.

Grâce à ce nouveau format, vous bénéficiez :

• D’une simplification des processus comptables ;
• D’une réduction des erreurs humaines ;
• Et un gain de temps dans le traitement des factures.

Le format électronique simplifie son intégration dans les systèmes comptables et financiers des entreprises grâce à des logiciels de facturation adaptés.

Quels sont les profils de données Factur-X ?

Pour adopter facilement la facture électronique Factur-X, divers profils de données ont été créés selon les tailles d'entreprises :

• BASIC WL pour les données courantes d'en-tête et pied ;
• BASIC qui ajoute des données de ligne ;
• EN 16931 aligné à la norme européenne ;
• Et EXTENDED pour des processus commerciaux plus élaborés.

Un profil Factur-X rend vos process plus agiles. Le profil Basic WL, le Basic, l'EN 16931 et l'EXTENDED sont les seuls autorisés dans le cadre desobligations de 2024.

Exemple de Factur-X

La pratique étant toujours plus parlante que la théorie, prenons un exemple concret pour mieux comprendre.

Imaginons une entreprise qui envoie une facture à sonclient destinataire par l'intermédiaire de son logiciel de facturation. La facture contiendra toutes les informations habituelles comme :

• Détails du fournisseur ;
• Produits ou services fournis ;
• Coûts et taxes ;
• Délais de paiement ;
• Etc.

Cependant, avec le format Factur-X, cette facture aura également une couche de données structurées en UBL. Ces dernières permettent aux systèmes du client detraiter la facture automatiquement sans saisie manuelle.

Factur-X obligatoire : avantages et conséquences pour les entreprises

La Factur-X émerge comme une solution moderne et efficace. Quels sont les avantages et les conséquences pour les entreprises de cette nouvelle obligation ?

Facture-X calendrier

Avec 2024 qui approche à grands pas, les entreprises doivent anticiper cette obligation.

À partir de 2024, la Factur-X sera obligatoire pour toutes les transactions entre les entreprises et le gouvernement français. Voici les avantages qui en découlent :

• Réduction des délais de paiement ;
• Diminution des erreurs de facturation ;
• Simplification des audits et contrôles fiscaux.

Pour rappel

Le calendrier Factur-X établit l'adoption séquentielle de la facturation électronique en France. En 2021, elle est devenue obligatoire pour les fournisseurs du secteur public. Dès 2023, au 1er janvier, les grandes entreprises et ETI doivent s'y conformer. En 2024, les PME rejoindront le mouvement. En 2025 et 2026, les TPE et micro-entreprises seront intégrées.

Facture-X norme

La norme n'est pas qu'une simple règle à suivre. Elle est le reflet d'une ambition gouvernementale et d'une volonté d'uniformisation.

La norme Factur-X est basée sur la collaboration entre la FNFE-MPE et des experts du secteur. Imposée par l'Administration fiscale, Elle garantit :

• Une uniformité des données transmises ;
• Une meilleure intégrité des informations ;
• Une simplicité d'adoption pour les entreprises.

L'automatisation de traitement des factures optimise votre gestion de trésorerie. Les factures dématérialisées comportent les mentions obligatoires et minimisent les erreurs. C'est le moyen le plus fiable pour garder une trésorerie saine.

Logiciel Factur-X : comment faire ?

La Factur-X, bien que techniquement avancée, a été conçue pour être accessible à tous.

Pour émettre une facture au format Factur-X, l'entreprise doit utiliser unlogiciel de facturation compatible. Une fois la facture créée, elle est exportée au format Factur-X. Des plateformes de dématérialisation, comme celles citées sur Agicap, facilitent ce processus.

Factur-X vs UBL

Deux acteurs majeurs se démarquent aujourd'hui : Factur-X et UBL. Mais en quoi se distinguent-ils exactement ?

Qu'est-ce que le format UBL ?

L'UBL, acronyme de Universal Business Language, est bien plus qu'une simple norme de facturation. C'est en réalité un langage universel conçu pour les échanges électroniques entre entreprises du monde entier. Voici ce qui caractérise ce format :

• Universalité : UBL est reconnu internationalement, les transactions commerciales transfrontalières sont ainsi plus simples. Chaque entreprise, quelle que soit sa localisation, peut utiliser UBL pour échanger des informations de manière standardisée.
• Flexibilité : c’est une norme ouverte adaptée pour répondre aux besoins spécifiques de chaque secteur d'activité.
• Interconnexion : l'UBL offre une interaction fluide entre les différents systèmes informatiques, cela freine les erreurs et les retards qui surviennent lors de la conversion de formats incompatibles.

La Factur-X intègre en réalité le format UBL. En d'autres termes, la Factur-X est une facture électronique qui combine à la fois le format PDF pour la lisibilité humaine et l'UBL pour la lisibilité machine.

Les avantages de cette combinaison

Cela permet d'avoir une facture qui est à la fois visuellement compréhensible pour l'utilisateur et structurée de manière à être facilement traitée par les logiciels de comptabilité et les systèmes ERP.

Ainsi, alors que l'UBL sert de fondement à la structure des données, la Factur-X ajoute une dimension de convivialité et d'efficacité. Choisir entre l'UBL et la Factur-X n'est donc pas vraiment la question ; il s'agit plutôt de comprendre comment ces deux normes travaillent ensemble pour optimiser la facturation électronique.

Pourquoi la Facture-x ?

Au-delà de sa simplicité et de son efficacité, la Factur-X représente la future norme de facturation. Adopter la Factur-X, c'est :

• Optimiser ses processus comme réduire les délais de paiement ;
• Anticiper les exigences réglementaires ;
• Améliorer sa relation client-fournisseur.

À savoir

La Loi de finances 2021 impose la dématérialisation des factures pour les entreprises privées d'ici juillet 2024. Elle étend l'exigence déjà en place pour les fournisseurs du secteur public depuis 2021. Cette évolution introduit l'opérateur de dématérialisation dans la facturation. C'est une plateforme non certifiée pour émettre et échanger des factures électroniques. Elle fait le lien entre une entreprise et le Portail public de facturation (PPF) ou la Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP).

La Factur-X est bien plus qu'un simple format de facture. Elle est le reflet d'une ambition, celle d'un monde comptable plus transparent et plus efficace. La transition vers la Factur-X ne représente pas seulement une conformité réglementaire, mais aussi une opportunité pour les entreprises de moderniser leurs processus et d'optimiser leur gestion. Ce format hybride qui combine lisibilité humaine et machine, est en passe de devenir la norme pour les échanges électroniques.

Pour pleinement tirer parti des avantages de la Factur-X, entourez-vous des bons outils et partenaires. Agicap propose des solutions adaptées aux besoins actuels des entreprises : dématérialisation, gestion de trésorerie et autres services. Découvrez dès maintenant comment Agicap peut transformer votre approche de la facturation avec la Factur-X.