Comprendre les 6 exigences de l'obligation à la dématérialisation des factures

D’ici au 1er janvier 2026, les 2 milliards de factures émises chaque année en France devront passer au format électronique. Il s’agit d’une petite révolution puisque la majorité des factures est encore émise au format papier et envoyée par voie postale. Ainsi, Les Echos estimait en 2020 que 80% des factures étaient encore physiques.

Ce changement devrait générer des économies substantielles pour toutes les entreprises, tandis que celles qui ne s’y conforment pas risquent amendes et impayés. Débuté par le B2G (entreprises qui travaillent avec le secteur public), la mesure s’étend donc à tous les échanges B2B (entreprises qui travaillent avec d’autres entreprises).

Agicap vous explique tout sur le sujet pour vous préparer au mieux.

Pourquoi est-ce important de transitionner vers la facturation électronique (e-facture) ?

Les risques encourus à continuer d’émettre des factures papier à ses clients B2G et B2B

A terme, le premier risque sera celui des amendes. La loi prévoit une sanction de 15 € par facture pour chaque facture qui ne sera pas émise électroniquement. Ces amendes ne pourront cependant pas dépasser 15 000 € par an. Ensuite, ces factures doivent être transmises électroniquement à l’administration fiscale. Ici, l’amende monte à 250 € par facture, mais à nouveau dans la limite de 15 000 € par an.

Mais le principal risque pèse en réalité sur les impayés. En effet, vos clients auront pris l’habitude de recevoir toutes leurs factures fournisseurs au format électronique et à les payer immédiatement depuis leur logiciel. Si vous leur envoyez des factures papier, il est fort probable qu’ils les perdent, les paient en retard ou vous demandent de renvoyer une facture électronique, ce qui allongera d’autant votre délai de paiement.

Cependant, la dématérialisation va surtout avoir un impact positif.

Les gains à la dématérialisation des factures

La dématérialisation va engendrer des économies significatives pour les entreprises. Le coût d’émission et de traitement des factures pourrait ainsi être divisé par 10. DAF Mag estimait ainsi dans un article récent que ce coût passerait de 10 € par facture à 1 €. Le Ministère de l’Economie et des Finances estime de son côté que la mesure génèrera 4,5 milliards d’euros d’économies.

Ces économies proviendront de deux sources :

• Réduction du coût d’émission et d’envoi. Plus besoin de papier, ni d’encre, ni d’enveloppes ou de timbres postaux.
• Réduction du temps de traitement des factures fournisseurs. La saisie manuelle des factures fournisseurs représente encore une part non négligeable de la charge de travail des fonctions comptables de nos PME. A cela s’ajoute les erreurs éventuelles et les contrôles à effectuer pour les prévenir. Ce gain de temps leur permettra de se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée pour l’entreprise.

A cela, il faut bien sûr ajouter un impact écologique non négligeable avec l’économie de ces quantités de papier.

Qui est concerné par la dématérialisation des factures ?

La dématérialisation des factures concerne toutes les entreprises, grandes ou petites, ainsi que les administrations et les particuliers qui émettent ou reçoivent des factures.

Quelle est la législation en matière de dématérialisation des factures ? Les 6 exigences de l'obligation de dématérialisation des factures

Une facture électronique est une facture qui est “créée, envoyée, reçue et conservée sous forme électronique” selon la définition de Bpifrance. Mais il ne s’agit pas d’envoyer un scan d’une facture papier. Il y a en effet plusieurs exigences à respecter pour être conforme.

1/ Le calendrier et le périmètre

Depuis le 1er janvier 2020, les entreprises travaillant avec le secteur public doivent émettre leurs factures en format électronique. Entre le 1er juillet 2024 et le 1er janvier 2026, cette obligation sera étendue à toutes les entreprises assujetties à la TVA lorsqu’elles commerçent entre elles.

Voici le calendrier détaillé :

Cela ne concerne donc pas les échanges entre une entreprise et un particulier.

2/ Les nouvelles mentions obligatoires dans les factures numériques

Tout d’abord, une facture électronique doit avoir des mentions obligatoires qui viennent s’ajouter à celles déjà en vigueur pour les factures papier. Il faudra à présent indiquer en plus :

• Le numéro SIREN du vendeur,
• Le numéro SIREN de l’acheteur,
• L'option de paiement de la TVA sur les débits,
• La nature de l'opération.

3/ 3 formats d’émission admis pour les factures dématérialisées

L’enjeu avec la facturation électronique est de garantir son authenticité. C’est cela qui va donner une valeur légale à votre facture. En tant qu’entreprise, vous avez 3 possibilités :

• La signature électronique. Elle permet de démontrer avec certitude qu’un document a été signé et donc approuvé par une personne fiable et identifiée.
• L’échange de données informatisées (EDI). Les données de facturation sont envoyées selon un format qui permet à un logiciel de lire et traiter automatiquement la facture.
• La piste d’audit fiable (PAF). Dans ce cas, on transmet la facture sous format électronique hors EDI et sans signature électronique, mais on met en place des procédures qui assurent la traçabilité de la facturation, donc son authenticité.

4/ La transmission par un intermédiaire

Les entreprises qui facturent une entité du service public ne le font plus directement mais passent par un intermédiaire qui transmet ensuite cette facture. Il s’agit soit de ChorusPro (plateforme publique) soit d’une plateforme privée agréée. Cette obligation s’étendra progressivement aux entreprises en B2B selon le calendrier établi précédemment.

Les factures de vos fournisseurs vous parviendront donc par le biais de la plateforme que vous aurez choisie. Concrètement, voici ce à quoi ressemblera la nouvelle chaîne de facturation :

Nous reprenons le schéma de l’Agence pour l’Informatique Financière de l’État. Prenons le temps de la déplier ensemble.

1. Le fournisseur émet une facture. Comme nous l’avons déjà dit, ce n’est plus une feuille de papier mais une pièce numérique.
2. Si le format dans lequel la facture est émise est rare, le fournisseur peut avoir recours à un opérateur de dématérialisation (OD) qui le transformera en un format compréhensible par la plateforme de dématérialisation partenaire (PDP). Les factures que vous recevez ont toutes les mêmes mentions obligatoires, mais pas forcément au même endroit, parfois elles comportent des informations supplémentaires, parfois elles sont en couleur, parfois elles font plusieurs pages. Mais à la fin toutes sont payées et comptabilisées. Imaginez que l’opérateur de dématérialisation est comme une personne qui prend la pile de factures et les tape dans un tableur Excel en ne notant que les informations essentielles au traitement des factures.
3. La facture est transmise à une plateforme de dématérialisation partenaire. Cette plateforme est un opérateur de dématérialiation qui répond à des normes plus strices (dont l’obligation d’utiliser un cloud souverain) et peut donc transmettre des factures à une entreprise. Elles seront immatriculées pour 3 ans et auditées par l’État. La transmission peut se faire directement ou par le biais d’un opérateur de dématérialisation. La plateforme va faire deux choses : transmettre la facture à votre client (directement ou à sa plateforme) et extraire certaines données et les transmettre à un portail public de facturation.
4. Le portail public de facturation (PPF) reçoit ces informations et les transmets à l’administration fiscale. Notez bien que ce portail peut directement transmettre les factures dans certains cas, comme lorsque vous travaillez avec une entité publique et que vous passez par Chorus Pro.
5. L’administration fiscale collecte ces données pour préremplir les déclarations de TVA. Elle s’en sert également à des fins de contrôle pour lutter contre la fraude à la TVA qui coûte chaque année entre 10 et 15 milliards d’euros à l’État.

Notez bien que le recours à un OD et à une PDP sont optionnels. En fonction de vos flux de facturation, vous pouvez passer directement par le PPF, lequel communiquera soit directement avec votre client soit par l’intermédiaire de sa plateforme.

5/ Le reporting à l’administration fiscale (e-reporting)

Dans le même temps, les entreprises devront transmettre par voie électronique à l’administration fiscale des informations relatives avec leurs opérations avec des particuliers. On parle ici d’ “e-reporting”. Il s’agit entre autres du montant de la TVA et du montant de la facture. En effet, celles-ci ne sont pas soumises à l’obligation de dématérialisation de la facturation (ni d’émission de facture dans certains cas).

Ces informations seront transmises par le même chemin que les factures B2B : soit par une plateforme de dématérialisation partenaire soit directement via un portail public de facturation. Notez bien que la différence avec l’e-invoicing est que cette transmission n’est pas automatique. Dans le cas des factures B2B, les acteurs de la chaîne de facturation extraient et transmettent automatiquement les informations à transmettre à l’administration fiscale. Ce n’est pas le cas dans le cas des opérations avec des particuliers, car, comme nous l’expliquions, il n’y a souvent pas de facture émise, donc pas donnée collectable immédiatement.

6/ L’archivage électronique

La dernière exigence à respecter est l’archivage électronique des factures. Très simplement, vous ne pourrez pas imprimer les factures, les stocker puis les montrer à l’administration fiscale en cas de contrôle. Il faudra leur présenter les originaux, électroniques.

À lire aussi : Quels sont les meilleurs logiciels de facturation ?

Questions fréquentes

Pourrais-je encore envoyer des factures par email à mes clients ? Non, vous n’aurez plus le droit.

Les factures qui me seront transmises seront-elles automatiquement mises en paiement ? Aurais-je la possibilité de les refuser ? Oui, directement depuis votre compte sur votre plateforme de dématérialisation partenaire ou le portail public de facturation.

Que faire si un client me demande un lisible de la facture ? Votre client aura l’obligation de sélectionner une plateforme de dématérialisation partenaire. C’est elle qui lui transmettra ce lisible. En cas de demande d’un client, vous devez donc le renvoyer vers sa plateforme.

A quel rythme devrais-je transmettre mes factures ? Au rythme habituel, donc au fil de l’eau. Il n’y a aucune obligation en la matière.

Devrais-je encore déposer une déclaration de TVA ? Oui, en respectant le calendrier fixé.

Mon fournisseur peut-il m’imposer un format de facturation électronique ? Non il n’en a pas le droit.

Vais-je devoir prendre une solution en plus ? Mon ERP ou mon CRM sera-t-il conforme ? Cela dépend. Si vous pouvez directement envoyer et recevoir 100% de vos informations de facturation depuis un portail public de facturation, alors vous n’en avez pas besoin. Dans le cas contraire, il faudra y avoir recours. A date, le plus simple est de vous rapprocher de votre ERP et de votre CRM et de leur poser la question.

Quelles sont les plateformes actuellement sur le marché ? On ne connaît pas encore la liste des plateformes de dématérialisation partenaires mais tout porte à croire qu’elles ne seront pas très nombreuses au début. La liste sera publiée par l’administration fiscale.

À lire aussi : tout savoir sur la piste d'audit fiable (PAF), obligation liée à la dématérialisation des factures.

Comment faire pour dématérialiser une facture ?

Vérifier vos données sur vos clients

La première chose à faire est de vous assurer que vous avez les données nécessaires à la facturation de vos clients. Il s’agit ici des données relatives aux nouvelles mentions obligatoires.

Comprendre votre processus de facturation actuel

Comme le souligne DAF Mag, si toutes vos factures sont déjà en format EDI ou transmissible selon ce format, vous pouvez décider de vous connecter directement à un portail public de facturation. Dans le cas inverse, le recours à une plateforme peut être essentiel.

Choisissez votre prestataire

N’attendez pas la date limite pour vous mettre en conformité. Il faut en effet prendre le temps de sélectionner un prestataire, se former sur l’outil et former ses collaborateurs. Les plateformes risquent en outre d’être débordées au moment où les exigences seront applicables et où les entreprises concernées risqueront des sanctions.

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