Selon la loi de finances de 2021, l’obligation de dématérialisation des factures va progressivement s’étendre sur les entreprises du secteur privé d’ici juillet 2024.La dématérialisation était déjà obligatoire pour les entreprises fournisseurs du secteur public depuis le 1er janvier 2021 (avec opérateur de dématérialisation chorus)
Cette obligation est en conformité avec la mise en place de la dématérialisation fiscale. Elle consacre un nouvel acteur dans le processus de facturation : l’opérateur de dématérialisation (OD) ou plateforme de dématérialisation des factures. En quoi consiste-t-il ? Nous vous expliquons tout dans cet article.
Qu’est-ce qu’un opérateur de dématérialisation ?
Un opérateur de dématérialisation fait partie des acteurs mis en relation dans le processus en Y du processus de facturation dématérialisée.Il s’agit d’une plateforme privée non certifiée qui permet d’émettre, envoyer et recevoir des factures électroniques. Il s’agit donc d’un outil qui sert d’intermédiaire entre une entreprise et le Portail public de facturation (PPF) ou la Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP).
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Comment devenir une PDP (plateforme de dématérialisation partenaire) ?
Pour devenir une plateforme de dématérialisation partenaire (PDP), il faut tout d’abord que l’entreprise réponde aux critères requis, tels que disposer d'une infrastructure informatique solide et d'une expérience dans la gestion de documents numériques.Ensuite, il faut une certification auprès de l'Agence Nationale de la Sécurité des Systèmes d'Information (ANSSI), qui est chargée de valider les compétences des PDP. Enfin, il faut se conformer aux exigences de la réglementation en vigueur en matière de protection des données personnelles.
E-partenaires : qu'est-ce qu'un opérateur de dématérialisation (OD)
C’est l’OD qui transmet ou récupère les factures via le portail public de facturation ou la plateforme de dématérialisation partenaire pour ensuite en extraire les données.
Pour bien comprendre son rôle, il faut avoir en tête le schéma en Y du processus de facturation électronique. Pour l’émission/réception de factures électroniques, l’OD se place en amont des PPF émettrices et en aval des PPF destinataires.
Selon le processus mis en place par le gouvernement, pour émettre ou recevoir une factureélectronique, une entreprise doit choisir entre le portail public de facturation (PPF) et la plateforme de dématérialisation partenaire (PDP).
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Le recours à un opérateur de dématérialisation, lui, est facultatif.
Dans la première option, des actions manuelles seront nécessaires. Il est donc judicieux d’utiliser une OD afin d’automatiser votre processus de facturation.
Plus concrètement, voici le processus de facturation utilisant un opérateur de dématérialisation :
- L’OD d’une entreprise émet ou réceptionne les factures vers ou de la part des clients/fournisseurs. Il convertit les factures émises dans l’un des formats dématérialisés homologués (UBL, Factur-X ou CII) avant de le transmettre vers la plateforme de dématérialisation partenaire
- La PDP extrait les données de la facture et les dépose sur le portail public de facturation (PPF)
- Le PPF transmet la facture à la PDP et l’OD de l’entreprise partenaire (client/fournisseur).
Il ne faut pas confondre opérateur de dématérialisation et plateforme de dématérialisation partenaires. Une plateforme de dématérialisation partenaire est un opérateur de dématériatlisation qui a obtenu l’immatriculation par l’administration fiscale (dématérialisation fiscale). Sans cette immatriculation, l’OD est donc confiné à un simple rôle d’intermédiaire au service de l’entreprise avec une PDP ou le PPF.
Quel est son rôle dans la facturation ?
Le rôle d’un opérateur de dématérialisation est de faciliter la connexion au PPF (Portail public de facturation).Ce rôle peut être effectué par une plateforme de dématérialisation partenaire. Cependant, comme le recours à celle-ci n’est pas obligatoire, une entreprise peut
utiliser un OD pour convertir ses factures et les déposer directement sur le PPF.
Une entreprise reste toutefois libre d’utiliser une PDP lorsque la situation l’exige en fonction du format des factures à traiter.Ainsi, une entreprise peut donc combiner le portail public de facturation, la plateforme de dématérialisation partenaire et un opérateur de dématérialisation.
L’OD a également un rôle à jouer en matière d’e-reporting (transmission de données de transaction à l’administration fiscale). En effet, c’est via l’OD que la transmission de données va s’opérer.
D’autre part, l’OD se charge également de l'attraction et de l'archivage des données de transactions de l’entreprise.
Quel est l’intérêt de dématérialiser la facturation ?
Outre le fait que la dématérialisation des factures est en phase d’être une obligation légale, c’est un processus qui offre de nombreux avantages :
- Renforce la compétitivité des entreprises. Dématérialiser les facteurs et automatiser le processus de facturation permettent aux entreprises de gagner du temps. Les collaborateurs peuvent alors se consacrer à des tâches plus productives.
- Permet de faire des économies. La dématérialisation permet notamment à une entreprise d’économiser du papier, de l’encre, des enveloppes et des timbres. De plus, son envoi se fait électroniquement, ce qui permet également de rendre un service à l’écologie.
- Faciliter la déclaration de la TVA. Avec la dématérialisation des factures, les entreprises ont moins de charges administratives à effectuer. Elles peuvent donc déclarer leur TVA plus facilement.
Du côté de l’administration fiscale, la dématérialisation des factures permet de disposer des informations en temps réel sur les sociétés en France et de lutter contre les fraudes à la TVA.
Quels avantages à utiliser une plateforme de dématérialisation des factures ?
Utiliser une plateforme de dématérialisation des factures offre au moins 3 avantages :
Une meilleure gestion
En utilisant une plateforme de dématérialisation, une entreprise a moins de risques de faire des erreurs dans l’établissement de ses factures.D’autre part, grâce à une automatisation des processus, le logiciel permet d’éviter les retards de paiement grâce à une visibilité complète sur tous les encours clients.
Une meilleure sécurisation des données
Un opérateur de dématérialisation utilise des systèmes sécurisés pour le traitement, la transmission et l’archivage des factures et de vos données.
Des économies
Un avantage financier grâce à la réduction des coûts notamment dans le traitement des factures papiers mais aussi dans l’archivage des factures.
D’autre part, un opérateur de dématérialisation dispose généralement d’un panel important de fonctionnalités complémentaires à la facturation.
En effet, un bon opérateur de dématérialisation permet :
- D’automatiser l'ensemble du processus de facturation
- Collecter les factures
- Effectuer de la pré-comptabilité
- Propose des fonctionnalités de paiement et d’encaissement des factures
- Effectuer la saisie automatisée par OCR
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D’autres fonctionnalités peuvent également être proposées :
- Signature électronique
- Intégration avec d’autres outils
- Gestion de documents
- Etc.
En conclusion, l’opérateur de dématérialisation est un partenaire de choix des entreprises pour se conformer à la nouvelle réglementation sur la facturation électronique. C’est un e-partenaire. Encore faut-il bien choisir son OD en choisissant par exemple un outil de dématérialisation complet compatible à vos systèmes et outils existants.
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