Gestion de facturation : les conseils pour protéger votre trésorerie

Quelle que soit votre activité, vente de bien ou de service, si vous vous retrouvez sur cette page, c’est que vous devez sûrement porter sur vos épaules la gestion de la facturation au sein de votre entreprise. On entend souvent parler du poids que peuvent représenter les factures impayées. Et si nous allions creuser la source même du problème ? En tant que dirigeant d’entreprise ou responsable financier, il vous serait d’une grande utilité de maîtriser la gestion de facturation afin de prévenir au maximum les complications en termes de trésorerie. Mettons donc au clair tout ce qu’il faut savoir sur la gestion de facturation pour maintenir votre trésorerie dans le vert !

1. Qu’est-ce qu’une facture ?

Pour commencer, définissons bien les termes et analysons leurs principaux enjeux.

1.1. Les fonctions d’une facture

La définition d’une facture est simple : c’est un document commercial, comptable et juridique renseignant sur la nature, la quantité et les conditions d’achat et de vente de marchandises ou prestations de services. Une facture peut être établie par toute structure juridique, que ce soit une entreprise, une société, une association, une micro-entreprise...

Dans tous les cas, la facture remplit 4 fonctions principales pour les entreprises :

• Juridique

Elle constitue une preuve de la réalité de la prestation rendue ou de la marchandise vendue, et constate le droit de créance du vendeur, une quittance par exemple.

• Commerciale

Elle détaille les conditions de négociation de la vente entre le fournisseur et son client, notamment le montant à payer.

• Comptable

Elle sert de justificatif comptable, nécessaire à l’établissement des comptes annuels.

• Fiscale

Elle fait office de support à l’exercice des droits sur la TVA et au contrôle de l’impôt.

Notez également qu'il existe plusieurs types de facture et chacune remplissant une fonction spécifique en fonction des différents cas de figure. En voici la liste :

• la facture d’acompte (lorsqu’une partie du montant dû est versé avant la livraison d’un bien ou de la réalisation de la prestation, cette avance doit être signalée sur la facture finale)
• la facture d’avoir (elle permet d’annuler ou rectifier une facture en reconnaissant une dette de l’entreprise vis-à-vis du client, la facture d'avoir permet également de corriger la comptabilité de l’entreprise)
• la facture de droit (document attestant de la créance du vendeur sur l’acheteur, il indique le montant dû)
• la facture intermédiaire (utilisée lors d’un paiement étalé dans le temps, elle permet d’attester des règlements réalisés durant l’année au fur et à mesure des paiements)
• la facture de régularisation (elle permet de remettre à niveau le montant de la facture suite à un écart entre la consommation estimée et la consommation réelle; la facture de régularisation est une mise à jour du montant suite à une surestimation ou sous-estimation de celui-ci)
• la facture rectificative (elle permet de corriger une erreur dans une facture qui a été émise mais non réglée; la facture rectificative doit avoir la mention « Annule et remplace la facture n°<numéro de la facture remplacée> »)
• la facture de clôture (elle met un terme à la période de facturation d’un client et clôture le contrat)
• la facture proforma (aussi appelée facture provisoire, elle permet de faire un devis qui sert à donner une idée des prix et des conditions générales de vente, attention : ce document n’a pas de valeur légale ou comptable, il est juste un document à but informatif)
• la facture véritable (le document final établi après la réalisation de la prestation ou la livraison du bien)

À lire aussi : Comment mettre en place la dématérialisation des factures ?

1.2. Les obligations juridiques concernant la facturation

Jusqu’ici, rien de compliqué. Gardez en tête que la facturation est souvent obligatoire. Voici les principaux cas de figure lors desquels vous devez veiller à bien mettre en place des factures :

• Pour toute prestation de service ou vente de marchandise entre professionnels
• Pour toute activité de production, de distribution ou de service par des personnes publiques pour leur achat propre et pour leur clientèle professionnelle
• Pour les ventes à distance pour lesquels l’acquéreur est un particulier (notamment vente par correspondance)
• Pour les livraisons aux enchères publiques de biens d’occasion, d’oeuvres d’art, d’objets de collection ou d’antiquité

Ces règles sont peu nombreuses. Pensez donc bien à les respecter sous peine de mettre votre trésorerie dans le rouge : tout manquement à l’obligation de facturation entre professionnels est puni d’une amende. A titre d’information, son montant ne peut pas dépasser 75 000 euros pour une personne physique et 375 000 pour une personne morale.

2. Les questions souvent posées au sujet de la facturation

2.1. Que doit contenir une facture ?

Si les règles de facturation sont simples, le processus de rédaction demande rigueur et précision afin de remplir les principales obligations et ne pas vous enduire vous, ni votre client, en erreur. Pour éviter au maximum tout problème de facturation, commencez par vérifier si vous avez bien évoqué tous les éléments essentiels qui doivent obligatoirement figurer sur une facture. En voici la liste complète :

• La date d’émission de la facture
• La numérotation de la facture (numéro unique fondé sur une séquence chronologique continue). Elle doit figurer sur chaque page de la facture dans le cas où elle en contient plusieurs.
• La date de la vente ou de la prestation de service (jour où la livraison du produit ou la prestation de service est effective). Attention, celle-ci peut être différente de la date d’émission de votre facture ! Dans tous les cas, que les dates soient les mêmes ou pas, pensez à bien différencier ces deux éléments.
• L’identité de l’acheteur (principalement, le nom ou dénomination sociale suivi de l’adresse du siège social de l’entreprise ou le domicile du particulier et l’adresse de facturation si différente de la précédente)
• L’identité du vendeur ou prestataire (nom et prénom d’un entrepreneur individuel, dénomination sociale de la société suivie du numéro Siren ou Siret, sauf pour les personnes physiques, adresse du siège social et nom de l’établissement, si l’entreprise est une société il faut également mentionner la forme juridique et le montant du capital)
• Le numéro du bon de commande (lorsqu’il a été préalablement établi par l’acheteur)
• Le numéro individuel d’identification à la TVA du vendeur et du client professionnel, seulement si ce dernier est redevable de la TVA
• La désignation du produit ou de la prestation (vous pouvez indiquer la nature, la marque, la référence des produits, les matériaux fournis, la main d’œuvre…)
• Le décompte détaillé de chaque prestation et produit fourni (détail en quantité et prix)
• Le prix catalogue , c’est-à-dire le prix unitaire hors TVA des produits vendus ou taux horaire hors TVA des services fournis.
• La majoration éventuelle de prix (les frais de transport ou de l’emballage par exemple)
• Le taux de TVA légalement applicable et le montant total de la TVA correspondant (souvent présenté en deux colonnes différentes pour une meilleure lecture de l’information)
• La réduction de prix (rabais, ristourne ou remise acquise à la date de la vente ou de la prestation de service et directement liée à cette opération)
• La somme totale à payer hors taxe (HT) et toutes taxes comprises (TTC)
• La date à laquelle le règlement doit intervenir (en précisant les conditions d’escompte applicables, le taux de pénalités exigibles et le montant de l’indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement due au créancier en cas de retard de paiement)

2.2. Quels supports choisir pour la facturation ?

Les factures peuvent être établies en format papier ou en format électronique. Ce dernier devenant de plus en plus répandu de par son aspect pratique.

Vous vous demandez sûrement : peut-on émettre une facture uniquement sous format électronique ? La réponse est simple. Une facture peut être considérée comme la facture d’origine à condition que l’acheteur l’accepte préalablement. Pour qu'une facture soit considérée comme électronique, elle doit être émise et reçue sous format électronique (courrier électronique ou transmission d'un lien sécurisé sur un portail internet). Cela implique que les systèmes de l'émetteur (fournisseur) et du récepteur (client) soient compatibles et que la preuve de sa réception puisse être apportée.

2.3. Quand émettre la facture ?

De manière générale, la facture doit être délivrée dès la livraison (moment où le transfert du droit de propriété est effectif, et non la livraison matérielle du bien) ou dès la prestation du service. Néanmoins, la facturation peut également être établie de façon périodique pour un même client recevant plusieurs biens ou prestations de services. Dans ce cas, la facture doit être établie avant la fin du mois en question de sorte que le délai de facturation ne dépasse pas un mois.

2.4. Comment annuler ou rectifier la facture ?

En cas d’annulation ou de rectification de la facture initiale, le vendeur ou le prestataire de services doit adresser à son client soit une nouvelle facture établie en remplacement de la précédente, qui doit faire référence à la facture annulée et mentionner l’annulation de la facture initiale, soit une note d’avoir, notamment en cas de remise accordée a posteriori, faisant référence à la facture initiale

3. Les principales étapes de gestion des factures en entreprise

3.1. Établir et s’assurer d’un accord avant l’émission de la facture

Pour gérer vos factures en évitant au maximum les mauvaises surprises, commencez par bien négocier les conditions générales de vente avec le client. Par négocier nous entendons de mettre au clair les conditions et s’assurer que chaque partie aies la même compréhension des différents éléments présents sur la facture. Pensez notamment à notifier par écrit les délais de paiement et les modes de règlement (chèque, en espèces, virement bancaire, prélèvement, lettre de change ou billet à ordre), c’est une étape indispensable pour une gestion de facturation réussie !

A ce stade, remarquons que si, pour une quelconque raison, vous avez convenu d’un délai de règlement qui ne vous conviennent finalement pas, vous pouvez faire appel à l’escompte commercial ou bancaire qui peut vous permettre de revoir votre argent plus rapidement. Pour en savoir plus à ce sujet, consultez notre article détaillé sur l’escompte.

3.2. Anticiper le risque client

Une fois que vous avez établis les conditions de l’émission de votre facture, vient le moment de prendre un peu de temps pour gérer le risque client. Concrètement, il s’agit pour vous de définir les limites de crédit que votre entreprise peut octroyer aux clients sans se mettre en danger, et en particulier sans mettre en danger sa santé financière. Pour cela vous serez peut-être amenés à faire appel à des agences afin de gérer au mieux cette dimension du risque. Relancer un client qui n’a pas payé peut en effet rapidement devenir une tâche chronophage et source de stress.

Pour simplifier votre travail au préalable, nous conseillons de faire travailler votre équipe commerciale en concertation avec la direction financière. Cela vous permettra notamment d’avoir un meilleur suivi, d’obtenir des explications plus fiables des retards de paiement, de préserver la relation avec les clients et d’être au courant des modifications éventuelles, telles que le changement d’ERP ou nouvelle organisation de l’équipe comptable de votre client par exemple.

A cette étape de la gestion de facturation il est également important d’avoir une vision globale de la trésorerie disponible. Si vous avez une information claire et fiable du niveau de cash que vous possédez au moment de prendre votre décision, la gestion de votre risque client gagnera significativement en précision ! Pour ce faire, il existe des logiciels de gestion de trésorerie permettant d’automatiser le suivi de votre trésorerie et d’obtenir les informations dont vous avez besoin en temps réel. Pour en savoir plus, consultez notre comparatif des logiciels de gestion de trésorerie afin de bien choisir le logiciel qui vous correspond le mieux.

3.3. Émettre la facture en étant vigilant sur la rédaction

Vient enfin le moment où votre facture est émise. Cette étape n’est pas difficile à comprendre, mais elle demande tout autant de rigueur et d’attention. Nous conseillons particulièrement de soigner vos factures : c’est un élément qui joue un rôle primordial, notamment en cas de litige, car ce sera le document de référence lors de toute discussion à ce sujet.

Au début de cet article nous avons parlé des différents supports des factures. C’est justement l’étape où vous pouvez vous poser la question ! Si, par exemple, vous avez besoin d’accélérer vos flux financiers et les entrées de trésorerie, vous pouvez opter pour une facturation dématérialisée. Notez également que la dématérialisation fiscale des factures est devenue une véritable tendance pour les ETI, PME et TPE en France.

3.4. Suivre de près les factures émises

Ça y est, vous avez émis vos factures ! Vous avez fait une grosse partie du travail, mais n’oubliez pas qu’il vous reste encore un chantier de factures à gérer... Une fois que vos factures sont établies, pensez bien à suivre votre processus de recouvrement de créances. Dans les faits, il s’agit principalement de surveiller l’état de vos factures émises et impayées, échues ou non.

A ce stade, nous conseillons de segmenter vos créances en les classant par catégories. Choisissez bien les critères qui se révèlent pertinents pour votre activité, cela vous allégera la charge de travail lors de ce suivi. Dès que vous allez devoir faire face à un nombre croissant de factures, vous en comprendrez très bien l’utilité.

Par exemple, si vous êtes commerçants, il sera sûrement judicieux de catégoriser vos factures en fonction des différents canaux de vente (e-commerce, en boutique, sur des plateformes…), si vous travaillez dans l’hôtellerie vous pouvez catégoriser en fonction des types de clients (professionnels, particuliers...), tandis que dans la restauration vous pouvez le faire par type de paiement (tickets restaurant, paiement en espèces, paiement par carte bancaire...) ou canal de vente (consommations en salle, click and collect, livraison...).

3.5. Mener la procédure de recouvrement de vos factures

Remarquons enfin que le suivi de vos factures émises, appelé aussi le processus de recouvrement, suit trois étapes (le processus se terminant à l’une des trois, tout dépend du moment où le client finit par régler la facture). Voici dans les grandes lignes les étapes en question :

1. La relance client par téléphone avant la fin de l’échéance permet d’identifier d’éventuels litiges ou difficultés financières du client. A ce stade, des solutions peuvent être apportées : résolution du litige, accord transactionnel, échéancier de paiement.

2. Ensuite, le recouvrement amiable permet d’obtenir l’engagement de paiement du client défaillant, sans pour autant sacrifier la relation commerciale.

3. Si votre client n’a toujours pas remboursé l’argent qu’il vous doit, vous rentrez dans la troisième étape : recouvrement judiciaire (il peut prendre trois formes distinctes : injonction de payer, assignation au fond, référé-provision).

Pour en savoir plus, vous pouvez consulter notre article sur la procédure de recouvrement des créances.

Vous voilà armés pour gérer vos factures avec plus d’expertise et sérénité ! Pour aller plus loin, vous pouvez rejoindre Cash is King, une communauté d’Agicap, où des dirigeants, responsables financiers et experts partagent quotidiennement leurs bonnes pratiques afin de maîtriser leur trésorerie.