Comment les plateformes de dématérialisation partenaires (PDP) aident à gérer des formats de facture spécifiques

Les plateformes de dématérialisation sont devenues des outils incontournables pour les entreprises souhaitant optimiser leur gestion documentaire. En effet, ces plateformes permettent de numériser et de centraliser l'ensemble des documents d'une entreprise, mais également de les partager et de les traiter plus facilement.

Dans ce contexte, il est important de comprendre l'utilité des plateformes de dématérialisation partenaires et leur impact sur la performance de l'entreprise.

Comment fonctionnent-elles ? Qui est concerné par la dématérialisation des factures ? Quels sont les avantages de ces plateformes pour les entreprises ? Comment choisir la meilleure plateforme de dématérialisation pour son entreprise ? Autant de questions auxquelles nous allons répondre dans cet article.

Qu'est-ce qu'une plate-forme PDP (plateforme de dématérialisation partenaire) ?

Gage de sécurité et de confiance, une plateforme de dématérialisation partenaire (PDP) correspond à une plateforme en ligne permettant aux entreprises d'échanger des factures électroniques avec leurs partenaires commerciaux. De cette manière, les PDP / plateformes privées de dématérialisation font office de prestataires de services de confiance en garantissant la validité juridique des factures électroniques et en assurant leur intégrité, leur authenticité et leur confidentialité.

L’un des principaux avantages des plateformes de dématérialisation partenaire repose sur le fait qu’elles peuvent être utilisées pour toutes les types de factures, qu'il s'agisse de factures commerciales, de factures d'achat ou de factures de services. Ainsi, les plateformes de dématérialisation offrent une solution clé en main pour la dématérialisation des factures, simplement via la création d’un compte sur une plateforme, l’importation des factures et l'envoi sécurisé aux destinataires. Enfin, les PDP sont particulièrement appréciées pour suivre l'état d'avancement des factures, recevoir des notifications en cas de problème et stocker les factures en ligne conformément à la durée légale de conservation.

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Rappel sur l’obligation de dématérialisation des factures en 2024 (dématérialisation fiscale)

A partir du 1er janvier 2023, il existe une nouvelle obligation pour toutes les entreprises en France d'émettre et de recevoir des factures au format électronique. Cette obligation s'applique à toutes les factures pour des prestations de services ou des ventes de biens réalisées entre professionnels, ainsi qu'aux factures émises à destination de l'administration publique.

Quelles sont les solutions disponibles? Opérateur de dématérialisation, PDP, PPF.

Il existe plusieurs solutions pour la gestion des factures et le e-reporting :

- Pour la transmission des factures aux autorités publiques, les entreprises françaises peuvent transmettre leurs données de manière autonome sur le portail public de facturation (PPF).

- Pour la facturation électronique aux clients privés et aux partenaires commerciaux, les entreprises peuvent utiliser l'une des plates-formes de dématérialisation partenaires (PDP).

En outre, les organisations ont la possibilité de simplifier le processus en faisant appel à un tiers de confiance. Ces opérateurs de dématérialisation proposent un service de gestion de vos factures. Dans ce cas, l'entreprise transmet les données de la facture aux opérateurs de dématérialisation qui, à leur tour, envoient les factures converties aux plateformes de dématérialisation partenaires ou directement au portail public de facturation dans un des formats agréés par l'administration (Factur-X, UBL, CII).

Ainsi, la transmission des données de facturation peut être effectuée soit par l'organisation elle-même, soit par des acteurs spécialisés qui se chargeront du processus.

Quelle est l’utilité des PDP pour les factures électroniques ?

Les plateformes de dématérialisation partenaire (PDP) possèdent de nombreux aspects utiles pour les entreprises afin de respecter la réglementation en matière de facturation électronique :

• Simplification des transactions b2b : les PDP offrent une solution clé en main pour la dématérialisation des factures, simplifiant ainsi les échanges entre entreprises et réduisant les délais de traitement.
• Réduction des coûts administratifs : elles permettent de réduire considérablement les coûts de traitement des factures à travers la suppression des coûts liés à l'impression, à l'affranchissement et au traitement manuel des factures.
• Sécurisation des échanges commerciaux : elles garantissent la sécurité des échanges de factures électroniques en garantissant leur intégrité, leur authenticité et leur confidentialité.
• Amélioration de la gestion des flux de factures (suivi de la réception et de le stockage des factures) : les plateformes PDP permettent de suivre l'état d'avancement des factures, de recevoir des notifications en cas de problème et de stocker les factures en ligne pour une durée légale de conservation.
• Respect de la réglementation, lutte contre la fraude : elles offrent l’assurance d’une conformité totale avec la réglementation en vigueur en matière de facturation électronique, ce qui évite les sanctions et les pénalités financières.

Les entreprises ont donc intérêt à se conformer à cette obligation le plus tôt possible afin d'éviter tout risque de pénalités et de répondre aux exigences de l’administration fiscale, tout en profitant des avantages offerts par la dématérialisation des factures.

Comment devenir une plateforme de dématérialisation partenaire (e-partenaire) ?

Pour devenir une plateforme de dématérialisation partenaire (PDP), il est obligatoire de respecter certains critères afin d’obtenir cette certification.

1. Premièrement, vous devez proposer des solutions de dématérialisation adaptées aux besoins de vos clients. Ce système inclut la capacité à numériser et à archiver des documents, ainsi que la possibilité de signer et de stocker des fichiers électroniques en toute sécurité.
2. De plus, vous devez être en mesure de respecter les exigences réglementaires et de sécurité liées à la dématérialisation des documents.
3. Au niveau légal, il vous faudra réclamer une certification conforme à la norme NF Z42-013. Il s’agit du référentiel de certification pour les prestataires de services de dématérialisation. Elle garantit que vous disposez de la sécurité et de la qualité requises pour fournir des services de dématérialisation fiables et conformes.
4. Enfin, vous devez répondre aux exigences de la norme ISO 27001, qui régit le standard international pour la gestion de la sécurité de l'information.

Si et seulement si vous cochez tous les éléments précédemment cités, vous pouvez alors postuler pour devenir une plateforme de dématérialisation partenaire (PDP).

Quelles sont les plateformes de dématérialisation partenaire de l'administration des factures ?

Le rôle de l'intermédiaire ne doit pas être sous-estimé ; il est dans l'intérêt de l'organisation de choisir la solution qui lui convient le mieux. En France, il existe plusieurs plateformes de dématérialisation (PDP) reconnues par les autorités et les organisations publiques pour la gestion des échanges électroniques et la signature électronique de documents. En voici une liste, non exhaustive :

1. Chorus Pro : c’est la plateforme de facturation électronique proposée par l'État français. Elle permet notamment aux entreprises de soumettre leurs factures électroniques à l'ensemble des administrations publiques.
2. DocuSign : plateforme de signature électronique de référence, elle permet de signer des documents en ligne de manière légale et sécurisée.
3. Adobe Sign : issue des produits de la firme Adobe, cette plateforme permet de signer électroniquement des documents, aussi bien que de les créer, de les transférer et de les suivre tout au long de leur processus de signature.
4. Yousign : il s’agit d’une solution de signature électronique simple à prendre en main. Elle a recours à la technologie de la signature électronique qualifiée conforme au règlement eIDAS.
5. Sefas : cette plateforme permet de gérer l'ensemble du processus de création, de personnalisation et d'envoi de documents, en offrant des fonctionnalités de dématérialisation et de gestion de campagnes marketing.
6. Open Bee : essentiellement utilisée pour centraliser les documents de l'entreprise dans un espace sécurisé, il est possible de les partager avec les collaborateurs en interne et les partenaires externes.

Ces plateformes sont largement utilisées en France et reconnues pour leur fiabilité et leur sécurité.

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