Outil de gestion de la trésorerie : pour quels usages, et comment choisir ?

Une bonne trésorerie est essentiel dans une entreprise. Le suivi des liquidités disponibles permet en effet aux dirigeants de s’assurer que la structure dispose bien des moyens nécessaires pour financer ses activités afin de garantir sa pérennité. Pour ce faire, différents outils de gestion de la trésorerie existent sur le marché. Quelles sont les outils de gestion et solutions les plus performantes ? Et comment choisir son logiciel ? Voici les clés pour simplifier votre gestion financière grâce à un outil de gestion de la trésorerie.

Qu’est-ce qu’un outil de gestion de la trésorerie ?

Un outil de gestion de la trésorerie est un logiciel ou une application servant à gérer les liquidités disponibles dans une entreprise. Les outils de gestion ou logiciels de trésorerie permettent de suivre les flux de trésorerie entrants et sortants afin de prévenir les risques de déficit et d’optimiser les placements.

Les fonctionnalités varient d’une solution de gestion de la trésorerie à l’autre. De manière courante, les outils de gestion la trésorerie permet aux entreprises :

• d’établir des prévisions de trésorerie ;
• de suivre les flux entrants et sortants ;
• d’intégrer les différents comptes bancaires ;
• de visualiser les soldes de trésorerie à l’instant t ;
• de gérer les liquidités le plus finement possible afin de prévenir les risques financiers et détecter les meilleurs moments pour investir ou placer des fonds disponibles.

Quel logiciel choisir pour faire ses comptes professionnels ?

Présentation des différents types de logiciels comptables

De nombreux logiciels peuvent vous aider à tenir votre comptabilité et gérer vos finances. D’un outil à l’autre, les fonctionnalités peuvent différer. Schématiquement, vous avez le choix entre deux grands types de solutions : les logiciels généralistes, et les logiciels spécialisés.

Parmi les solutions généralistes figurent les logiciels de comptabilité générale ou analytique :

• les logiciels de comptabilité générale permettent de saisir les transactions, d’assurer la tenue des livres comptables, de suivre les comptes débiteurs et créditeurs, de faire les rapprochements bancaires…
• les logiciels de comptabilité analytique se basent sur la comptabilité générale pour suivre les performances des différentes activités de l’entreprise et favoriser la prise de décisions grâce à une analyse des coûts, des marges et de la rentabilité.

Il est donc fréquent de trouver des logiciels de comptabilité générale et analytique.

Outre les logiciels généralistes, vous trouverez aussi sur le marché des solutions spécialisées, focalisées sur une fonction en particulier. Citons par exemple :

• les logiciels de gestion de la trésorerie dédiés spécifiquement à la gestion des flux de trésorerie, des prévisions au suivi des soldes et à la gestion des règlements ;
• les logiciels de gestion des immobilisations permettant d’enregistrer les acquisitions, de calculer l’amortissement et de gérer les cessions ;
• les logiciels de gestion de la paie et des ressources humaines incluant le suivi des congés et absences, le calcul des salaires et l’édition de la paie ainsi que les déclarations sociales…

À noter : certains logiciels de comptabilité généralistes intègrent parfois des fonctionnalités spécifiques comme la gestion de la gestion de la trésorerie. Le sujet n’est toutefois pas aussi approfondi qu’avec un logiciel dédié.

Les critères à prendre en compte pour sélectionner votre logiciel de comptabilité

Le premier critère de choix auquel on pense quand il s’agit de choisir parmi les logiciels de trésorerie est généralement le coût. Mais avant de vous lancer dans un comparatif des solutions, vous devez d’abord faire le point sur les besoins précis de votre entreprise.

Selon la taille de votre structure, le secteur d’activité dans lequel vous évoluez ou les solutions dont vous disposez déjà, les besoins peuvent en effet être bien différents. Gestion des factures clients et/ou fournisseurs, suivi des dépenses, génération de rapports financiers…

L’analyse des besoins vous permettra d’identifier les fonctionnalités essentielles dont vous aurez besoin, et les fonctions dont vous pourrez vous passer. La gestion des stocks est par exemple une fonctionnalité décisive dans le retail.

Pensez aussi à l’évolutivité de la solution qui vous permettra de bénéficier de nouvelles fonctionnalités si votre entreprise se développe. Si vous utilisez d’autres logiciels, vous devez également vérifier qu’ils pourront être intégrés dans le même environnement de travail.

L’ergonomie du logiciel et de son interface est également à prendre en compte. Un logiciel intuitif et convivial vous permettra de gagner un temps précieux au moment de la prise en main et d’optimiser vos opérations comptables. De même, le support client et l’assistance qui pourront vous être apportés dans votre utilisation du logiciel doivent être considérés pour éviter les blocages.

En matière de comptabilité, la sécurité des données est également primordiale. Vos données comptables sont en effet des données sensibles qui doivent être conformes aux réglementations relatives à la protection des données et sauvegardées régulièrement afin de pouvoir être restaurées facilement en cas de problème.

Comment assurer la gestion de sa trésorerie ?

La gestion de trésorerie dans une entreprise passe par différents outils de gestion :

1. la réalisation d’un prévisionnel de trésorerie permet d’identifier les entrées (ventes et revenus divers) et sorties d’argent prévisibles (dépenses courantes, salaires, remboursements divers…) sur une période donnée, généralement une année ;
2. le suivi des flux de trésorerie : les mouvements entrants et sortants sont passés en revue régulièrement et comparés au prévisionnel de trésorerie afin d’avoir une vision en continu de la santé financière de l’entreprise. Vous pouvez vous piloter grâce à un tableau de flux de trésorerie. Cette visibilité sur les liquidités disponibles permet de prévenir d’éventuels risques liés à un déficit de trésorerie et de saisir des opportunités de placement en cas d’excédents ;
3. la gestion des liquidités : face à d’éventuels écarts par rapport au prévisionnel, il est nécessaire pour les dirigeants de prendre des décisions stratégiques et d’agir au plus vite, par différents moyens : révision des politiques de crédit et recouvrement avec les clients, négociation de nouvelles conditions de paiement vis-à-vis des fournisseurs, recours à un prêt ou placements financiers….

Une analyse basée sur un reporting régulier permet de prendre des décisions éclairées sur la base d’indicateurs clés de performance, qui doivent être mesurés et évalués chaque année.

Les bonnes pratiques à adopter en matière de gestion de la trésorerie

Mettez votre tableau de trésorerie à jour régulièrement : le suivi de vos flux entrants et sortants doit être réalisé régulièrement pour éviter tout décalage entre vos objectifs et la réalité.

Soyez prudent dans vos prévisions : vos objectifs de vente et vos hypothèses de croissance doivent être fixés avec mesure et réalisme pour ne pas fausser votre prévisionnel de trésorerie.

Prenez en compte la saisonnalité : dans certains secteurs, les périodes creuses peuvent être relativement marquées. Vous devez en tenir compte dans vos prévisions et votre suivi.

Ne négligez pas les délais de paiement accordés à vos clients qui peuvent porter préjudice en cas de trésorerie déficitaire.

Comment faire un tableau de suivi de la trésorerie ?

Pour suivre votre trésorerie, vous pouvez utiliser un simple tableau Excel. Le plus simple est de partir de votre solde de trésorerie en début de mois (ou début d’année), et d’enregistrer une nouvelle ligne à chaque fois que vous avez un encaissement ou un décaissement.

Prévoyez plusieurs colonnes pour désigner chaque opération, les entrées étant à ajouter au total et les sorties à soustraire :

• la date de règlement ;
• l’intitulé de la facture (client ou fournisseur) ;
• le montant TTC du règlement ;
• la trésorerie disponible après l’encaissement ou le décaissement.

Voici un exemple :

• Gestion de la trésorerie de juillet 2023
• Trésorerie en début de mois : 3000
• Date de règlement
• Intitulé de la facture
• Montant TTC
• Trésorerie disponible après opération

Ligne après ligne, vous pouvez ainsi visualiser le solde de trésorerie restant. Attention cependant aux erreurs de frappe dans la saisie des montants enregistrés.

Pour gagner du temps, vous pouvez vous équiper d’un logiciel de comptabilité ou de gestion de la trésorerie. Synchronisés avec vos comptes bancaires, ils vous permettront d’automatiser l’enregistrement des entrées et sorties sans avoir à recopier les données. C’est du temps gagné et des erreurs évitées !

Exemple de tableau de trésorerie :

Téléchargez le template de ce tableau pour gérer votre trésorerie :

Quels sont les outils de gestion de la trésorerie à votre disposition (Fygr, Agicap, Rocketchart…) et leurs fonctionnalités ?

De nombreux outils de gestion, logiciels de trésorerie ou de comptabilité sont aujourd’hui disponibles sur le marché. Ils permettent de suivre votre trésorerie de façon plus ou moins pointue selon vos besoins.

Axonaut et Pennylane sont des outils de gestion tout-en-un permettant d’assurer la facturation, la comptabilité générale et la gestion de la trésorerie de façon globale.

Agicap, Fygr ou encore Sellsy… Sont des outils de gestion spécifiquement dédiés à la gestion de trésorerie, facilitant l’analyse et la gestion de trésorerie de manière plus poussée.

Agicap permet aux entreprises de mieux contrôler et gérer leurs flux financiers. Grâce à ses fonctionnalités intuitives et automatisées, la solution Agicap Cashflow permet aux entrepreneurs d'avoir une vision claire et en temps réel de leur situation financière, de prévoir les échéances à venir, d'optimiser leurs décisions d'investissement et de préparation des budgets. En donnant aux entreprises une compréhension approfondie de leur trésorerie, Agicap les aide à éviter les problèmes de trésorerie, à garantir un bon équilibre entre les revenus et les dépenses, et à prendre les décisions financières les plus éclairées.

Pour faire le point sur les caractéristiques, les avantages et les tarifs de chaque outil de gestion, consultez notre comparatif des logiciels de trésorerie les plus utilisés dans les entreprises en 2023.

Conclusion

Aujourd’hui plus que jamais en période d’inflation et de remontée des taux d’emprunts, le suivi de la trésorerie est incontournable pour assurer la pérennité d’une entreprise. Pour garder un œil sur les liquidités disponibles dans votre structure, vous pouvez tout à fait suivre vos entrées et sorties d’argent à l’aide d’un tableau Excel. Mais de nombreux logiciels comptables ou spécialisés dans la gestion de trésorerie permettent d’assurer ce suivi de manière automatisée et plus performante, avec des coûts abordables.

Pour vous équiper, vous devez faire le point sur vos besoins qui dépendent de la taille de votre entreprise, et comparer les fonctionnalités et services proposés par chaque solution (accompagnement, formation…). N’hésitez pas à demander une démonstration d'Agicap pour évaluer vos besoins et vous rendre compte des bénéfices de l'utilisation d'un logiciel de gestion de trésorerie.