Facturation électronique : comment fonctionne le e-reporting ?
L’e-reporting entrera en vigueur au même moment que l’e-invoicing, selon un calendrier bien précis. Il sera rendu obligatoire pour les entreprises non concernées par la facturation électronique. Cette obligation de transmission d’informations à l’administration fiscale se fera progressivement. Mais qu’est-ce que l’e-reporting, quelles entreprises sont concernées et quel est son fonctionnement ?
E-reporting : definition
L’e-reporting, c’est l’obligation de transmettre les données des entreprises concernant les transactions et le paiement aux autorités (l’État). Ces données n’ont pas nécessairement besoin d’être transmises aux clients de l’entreprise.
Toutes les entreprises assujetties à la TVA en France sont donc tenues de transmettre aux autorités fiscales l’ensemble de leurs transactions non-concernées par la facturation électronique.
L’objectif principal est de faciliter le remplissage des déclarations de TVA et de lutter contre la fraude fiscale. Cette obligation de dématérialisation vient compléter le dispositif d’e-invoicing, en rassemblant la totalité de l’activité économique des entreprises.
Les entreprises concernées par cette mesure doivent effectuer l’e-reporting TVA sur les opérations suivantes :
- La transmission de données de paiement sur les ventes de prestations de services ;
- les ventes et prestations de services effectuées auprès d’opérateurs étrangers ;
- les ventes et prestations de services effectuées auprès de particuliers.
Le e-reporting s’inscrit dans une dynamique européenne, et même mondiale, car ce modèle de transmission des données est déjà présent chez plusieurs de nos voisins, proches et moins proches.
Connaissez-vous tous les tenants et aboutissants de la gestion de trésorerie ? Besoin d’une remise à niveau en gestion de trésorerie ? Découvrez Cash Academy, une formation 100 % gratuite !
Rappel : une facture électronique (ou e-facture), c'est quoi ?
Une e-facture, ou facture électronique, doit pouvoir être créée, émise et reçue au format numérique et transmise à travers une plateforme de dématérialisation.
Pour en savoir plus sur l’e-invoicing, c’est par ici !
Le cycle de vie de l’e-reporting dans l’invoicing
Déclarer et envoyer ses données
Les données à déclarer sont exactement les mêmes que celles des factures électroniques, à un détail près. Le numéro d’identification pour les e-factures est le SIREN, tandis que pour l’e-reporting, il s'agit du numéro de TVA intracommunautaire. Ce numéro de TVA est valable pour l’ensemble des transactions ou opérations effectuées au sein de l’Union Européenne. Vous disposerez d’un autre code si l’entreprise opère en dehors de l’UE.
Les transactions concernées par l’e-reporting doivent être envoyées de manière électronique pour une première vérification. Cette étape permet d’éviter de transmettre deux fois la même déclaration. S’il s’agit d’une transaction déjà déclarée, alors elle sera rejetée. Sinon, vous recevrez un message de validation de l’enregistrement de la déclaration.
E-reporting : quels sont les délais ?
Les entreprises disposent d’un certain délai pour transmettre leurs informations si elles ne possèdent pas encore de système informatique. La fréquence de transmission va donc varier en fonction du type d’entreprise.
Les entreprises affiliées au régime réel normal devront effectuer un e-reporting hebdomadaire. Ils disposent pour cela d’un délai de 4 jours après la fin de semaine.
Pour toutes les autres entreprises (y compris les micro-entrepreneurs), il est exigé un reporting mensuel dans les 7 jours suivant le dernier jour du mois.
Lorsqu’une entreprise utilise l’e-invoicing, les données peuvent être transmises via la même plateforme que celle empruntée pour les factures, sans les transmettre à ses clients.
Obligation dématérialisation : quelles entreprises doivent faire du e-reporting en France ?
Qui est concerné ?
L’ensemble des entreprises assujetties à la TVA en France sont concernées par le e-reporting si elles n’ont pas l’obligation de facturation électronique (e-invoicing).
Calendrier de mise en place du e-reporting
Le déploiement de l’e-reporting en France suit un calendrier bien précis. D’après le décret 2022-1299 du 7 octobre 2022 sur la transmission des données de transaction, il est convenu que l’e-reporting entre en vigueur comme suit :
- 1er juillet 2024 : obligation de e-reporting pour les grandes entreprises ;
- 1er janvier 2025 : obligation de e-reporting pour les moyennes entreprises ;
- 1er janvier 2026 : obligation de e-reporting pour les TPE et PME.
Comment faire pour dématérialiser une facture ?
Il ne faut pas confondre dématérialisation des factures et e-facturation. La dématérialisation peut concerner des documents établis au format PDF et même papier. Ces factures doivent ensuite être numérisées. Pour dématérialiser une facture, vous disposez de plusieurs possibilités.
Le format EDI
Ce format, appelé Échanges de données informatisées, est celui qui est utilisé par les plateformes d’échanges de données officielles. Il permet une lecture par l’ordinateur d’un document de manière automatique. C’est un format sécurisé garantissant l'origine de la facture, réduisant ainsi le temps de traitement et les coûts liés à la facturation.
Le format EDI remplace les documents papiers en entreprise : factures, bons de commandes, devis, affacturage, etc. Pour envoyer une facture au format EDI, il faut veiller à ce qu’aucune mention obligatoire ne manque. Il est possible de créer un document EDI en utilisant un logiciel de traduction EDI, ou bien de laisser un prestataire extérieur se charger de la traduction et de l’envoi à votre partenaire commercial.
D’autres formats dits fichier structurés existent et peuvent être utilisés dans la dématérialisation des factures. Il s’agit, par exemple, des formats CSV ou XML.
Le PDF
Le format PDF peut être obtenu après avoir scanné un document papier ou être édité en tant que tel. Les PDF simples ou signés ne peuvent pas être considérés comme des e-factures ou factures électroniques. Ils sont simplement dématérialisés et peuvent ainsi être envoyés par courrier électronique.
Ce format nécessite de mettre en place une piste d’audit fiable pour garantir la traçabilité des factures et d’utiliser un logiciel OCR pour leur conversion numérique. Leur utilisation va petit à petit être limitée au profit du e-invoicing à partir de 2024.
Quelles sont les entreprises soumises à l'obligation d'émettre des factures dématérialisées ?
Pour le savoir, rendez-vous dans cet article complet.
Qu'est-ce qu'une facturation électronique ?
La facturation électronique, ou e-invoicing, est une procédure permettant de créer, numériser et stocker une facture. Une facture électronique contient l’ensemble des mentions obligatoires selon la réglementation française et européenne. Elle doit pouvoir être émise, transmise et reçue au format électronique.
Un calendrier de mise en place de l’e-invoicing a été établi et la totalité des entreprises ont l’obligation de basculer vers l’e-facture de 2024 à 2026, selon leur taille.
Comment fonctionne le e-reporting ?
Pour transmettre ses informations sur les transactions réalisées, une entreprise disposera de deux possibilités :
- Déposer ses données directement sur la plateforme publique déjà existante (Chorus) ;
- Transmettre les informations à un intermédiaire, c’est-à-dire une plateforme privée, qui adressera les données à la plateforme publique.
La plateforme publique a pour but de collecter les données qui seront directement transmises à l’administration. Elles serviront à préremplir les déclarations de TVA ou de lutte anti-fraude.
Des sanctions sont prévues en cas de non-respect de l’obligation d’e-reporting. Les amendes peuvent aller de 250 € à 15 000 € par année civile. Les plateformes de dématérialisation ne transmettant pas correctement les informations risquent, elles aussi, de lourdes pénalités.
Vous voila maintenant informés des nombreuses subtilités concernant l’e-reporting en France. À vous de choisir les partenaires les plus adaptés à votre transition vers l’e-reporting.
Testez gratuitement notre solution de paiement fournisseur :
