Dématérialisation des factures : avez-vous mis en place votre piste d’audit fiable (PAF) et ses contrôles ?

Au cas où vous seriez passé à côté, la piste d’audit fiable (PAF) est une obligation réglementaire liée à la dématérialisation des factures. Elle s’impose à toutes les entreprises européennes émettant ou recevant des factures électroniques hors EDI, ou sans signature électronique de niveau RGS**.

Mais savez-vous ce qu’est précisément une piste d’audit fiable, et à quoi elle sert ? Êtes-vous réellement soumis à l’obligation d’en avoir une dans votre entreprise ? Et dans ce cas, savez-vous comment la mettre en place pour une mise en conformité de votre organisation, et un respect de la réglementation en cas de contrôle de l’administration fiscale ?

Découvrez dans cet article tout ce qu’il faut savoir sur la piste d’audit fiable, les contrôles qu’elle implique en matière de facturation, et la documentation à produire pour répondre à vos obligations fiscales en présence de factures électroniques.

C’est quoi, une piste d’audit fiable (PAF) ?

Un bref rappel sur la facturation électronique et ses obligations

Pour mémoire, toutes les factures échangées depuis 2013 en France et en Europe peuvent être émises au format électronique. Dans un objectif de simplification administrative, cette dématérialisation des factures sera imposée en France à toutes les organisations publiques et privées, à compter de 2026.

Ce qui oblige les entreprises à s’organiser pour répondre à leurs obligations comptables et fiscales. Toutes les factures de la structure doivent en effet pouvoir être communiquées aux services fiscaux en cas de contrôle. Leur authenticité, leur intégrité et leur lisibilité doivent alors être garanties.

Trois possibilités sont offertes aux entreprises pour satisfaire les exigences de la facturation électronique :

1. la signature électronique des factures, qui permet de démontrer avec certitude qu’un document a été signé par une personne fiable, identifiée par un certificat de niveau RGS 2 étoiles ;

2. l’échange de données informatisées (EDI) permettant d'envoyer les données de facturation selon un format sécurisé, grâce à un logiciel capable de lire et traiter automatiquement la facture ;

3. la mise en place d'une piste d’audit fiable (PAF) assurant la traçabilité et l'authenticité de la facturation.

Hors échange de données informatisé (EDI) et signature électronique authentifiée par un certificat RGS 2 étoiles, les factures émises et/ou reçues sont considérées comme non sécurisées. Dans ce cas, les entreprises et administrations doivent constituer une piste d’audit fiable et mettre en place des contrôles pour garantir la traçabilité des factures. C’est l’objectif de la piste d’audit fiable.

Définition de la piste d’audit fiable (PAF)

Dans un glossaire relatif au contrôle interne comptable, l'administration fiscale définit la piste d'audit comme une "démarche consistant en la mise en place d’un processus continu et intégré, avec la description, d’une façon claire et exhaustive, du cheminement des opérations (flux d’informations, flux financiers), de leur traçabilité (documents comptables et pièces justificatives) et de leur contrôle."

En clair, la piste d’audit fiable est une procédure visant à :

• décrire les flux d'informations et flux financiers circulant au sein de l'entreprise,
• et expliquer comment est assurée la traçabilité des opérations réalisées au sein de la structure, en lien avec la conservation des documents comptables et pièces justificatives transmis en cas de contrôle de l’administration.

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À quoi sert une piste d’audit fiable ?

Sur le principe, une piste d'audit fiable vise à garantir l’authenticité, l’intégrité et la lisibilité des factures émises et reçues, et ce, quel que soit leur format.

Elle doit permettre à l’entreprise :

• de reconstituer, dans un ordre chronologique la totalité du processus de facturation, depuis son origine (par exemple, le bon de commande) jusqu'à la facture c'est-à-dire de reconstituer le processus complet d'une opération et en lien avec les différents documents produits (bons de commande, bons de livraison, extraits de compte...) ;
• de garantir que la facture émise ou reçue reflète l'opération qui a eu lieu, et d'établir la relation entre la facture et les prestations précisément concernées ;
• de justifier toute opération par une pièce d’origine, à partir de laquelle il doit être possible de remonter par un cheminement ininterrompu à la facture, et réciproquement.

Qui est concerné par l’obligation d’avoir une PAF ?

La mise en place d’une piste d’audit fiable s’impose à toutes les entreprises :

• disposant de factures papier ou numérisées, notamment dans leurs archives ;
• et/ou ayant des factures électroniques non sécurisées, émises ou reçues hors EDI (échange de données informatisées) ou sans signature électronique garantie par un certificat RGS 2 étoiles.

Dans les faits, la mise en place d'une piste d'audit fiable s’impose donc à toutes les entreprises. En effet, même si l'obligation d'émettre des factures au format électronique doit être généralisée à compter de 2026, leur sécurisation par EDI ou un certificat RGS** n’est pas exigée. De plus, les factures d’achat conservées dans les archives des entreprises sont encore parfois au format papier, quand elles n’ont pas été scannées avec un logiciel OCR et intégrées dans un logiciel de facturation fournisseur.

Pour garantir l’authenticité, l’intégrité et la lisibilité de toutes leurs factures (clients et fournisseurs), les entreprises devront donc obligatoirement disposer d'une piste d'audit fiable à transmettre aux autorités fiscales en cas de contrôle des factures, et ce tant qu’elles n’auront pas uniquement des factures sous EDI ou avec signature électronique.

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Quels sont les contrôles permettant d’établir une piste d’audit fiable ?

Pour constituer une piste d’audit fiable et en garantir la pérennité, il convient d’établir différents contrôles liés au processus de facturation. Réalisées de manière récurrente dans l’entreprise, ces vérifications portent sur les factures à proprement parler, mais aussi sur leur émission et leur transmission.

Les contrôles établissant la piste d’audit fiable (dits CEPAF) permettent alors de vérifier que les trois grands principes de la piste d’audit fiable sont bien respectés : à savoir l’authenticité, l’intégrité et la lisibilité des factures.

L’authenticité de l’origine

Il s’agit ici de s’assurer que les partenaires commerciaux en lien avec l’entreprise (clients et fournisseurs) peuvent être identifiés précisément :

• via les mentions obligatoires figurant la facture (numéro de SIRET, Kbis, numéro de TVA intracommunautaire) ;
• mais aussi un annuaire des contacts professionnels à jour (e-mail, téléphone, adresse physique…).

L’intégrité des factures

À ce niveau, les contrôles permettent de vérifier que :

la facture correspond à des opérations réelles, pouvant être attestée par des bons de commande et/ou preuves de livraison de biens ou services ;

• l'ensemble des transactions réalisées est bien mentionné sur la facture ;
• la facture ne fait pas l'objet d'un double traitement ou enregistrement ;
• les données transcrites sur la facture sont exactes et n'ont pas subi de modifications ;
• les opérations sont traitées dans le respect de la législation en vigueur…

La lisibilité des factures

Avec la dématérialisation des factures, les entreprises peuvent être confrontées à différents risques opérationnels ou financiers : en cas de défaillance de leur système informatique de facturation, ou de dégradation des fichiers numériques, par exemple. Elles doivent en avoir conscience, mais aussi savoir comment maîtriser ces risques.

Ainsi, des contrôles doivent être réalisés régulièrement pour vérifier que les fichiers informatisés sont bien protégés contre toute perte ou dégradation. L’entreprise doit, par exemple, disposer d’une solution de sauvegarde permettant de restaurer les données en cas de panne du système informatique.

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Comment mettre en place une piste d’audit fiable dans votre entreprise ?

La création d’une piste d’audit fiable consiste à rédiger une procédure relative à la facturation au sein de l’entreprise. Ce document doit pouvoir être transmis aux services fiscaux en cas de contrôle.

La documentation peut prendre différentes formes, selon la taille de l’entreprise et le volume de factures échangées avec ses clients et fournisseurs. Mais sur le fond, la piste d’audit fiable doit obligatoirement décrire chacun des processus commerciaux en œuvre dans l’entreprise (achats ou ventes), et présenter les contrôles mis en place au sein de la structure.

Voici une méthodologie en 5 étapes pour mettre en place de votre piste d’audit fiable (PAF).

Établir une cartographie des flux de facturation

La piste d’audit faible s’attache d’abord à présenter le processus de traitement des factures. Pour ce faire, il faut identifier tous les flux relatifs à l’émission, la réception et le traitement des factures.

Chaque étape du processus de facturation doit être listée, avec identification des parties prenantes engagées, et recensement des contrôles effectués durant le cycle de vie complet d’une facture. La traçabilité des factures est ici en jeu, essentielle pour garantir l’intégrité des factures et leur conformité à l’original.

Cette cartographie des flux de facturation permet de déterminer qui fait quoi, quand il intervient, et quels documents sont produits dans la cadre du processus (bons de commande, bons de livraison, facture…).

Inventorier les obligations réglementaires propres à chaque flux

Après avoir identifié et décrit les flux de facturation, il convient de recenser les obligations réglementaires qui y sont associées : par exemple, les mentions légales obligatoires, la durée de conservation des factures, les modalités d’accès aux factures…

Des spécificités peuvent apparaître selon le secteur d’activité, le type de factures considérées (échanges de données informatisées, les factures papier, les fichiers PDF signés électroniquement ou non…), voire les pays concernés, particulièrement dans un contexte international.

Identifier les points de contrôles mis en œuvre

Le traitement des factures est propre à chaque entreprise. Il dépend de nombreux facteurs tels que ses activités, son organisation, ses pratiques, ses outils…

Pour valider le processus de traitement des factures au regard des obligations réglementaires, il est primordial de compléter la cartographie des flux :

• en recensant les différents points de contrôle existants ;
• en indiquant à quel niveau ils sont mis en œuvre.

Évaluer la robustesse des contrôles au vu des exigences de l’administration

À ce stade, chaque point de contrôle doit être examiné. Il s’agit ainsi d’optimiser les vérifications qui doivent garantir la conformité des factures à la législation, et aux normes fiscales en constante évolution.

Élaborer et mettre à jour de la documentation

La dernière étape consiste à rédiger la documentation. Le document décrivant le traitement des factures dans l’entreprise doit prouver à l’administration :

• que la piste d’audit fiable répond aux exigences de la réglementation ;
• et qu’elle permet via ses contrôles d’assurer l’authenticité, l’intégrité et la lisibilité des factures.

Les exigences de l'administration concernant la description des contrôles dépendent de plusieurs critères, parmi lesquels :

• la taille des entreprises (selon le chiffre d'affaires réalisé, ou encore le nombre de salariés...) ;
• la volumétrie des factures traitées ;
• ou encore les moyens disponibles dans la structure (sur le plan humain, comme financier).

Ainsi, une documentation synthétique pourra très bien être jugée suffisante dans les petites et moyennes entreprises (PME), tandis qu'un document plus détaillé sera attendu dans les très grandes entreprises.

Quelles sont les sanctions si vous n’avez pas de piste d’audit fiable (PAF) en cas de contrôle fiscal ?

Depuis 2013, toutes les entreprises doivent disposer d’une piste d’audit fiable (PAF) pour sécuriser leur processus de traitement des factures. Lors d’un contrôle fiscal, les agents du fisc peuvent vérifier qu’une piste d'audit fiable a bien été mise en place dans l’entreprise, et vous demander de communiquer la documentation.

Si vous n’êtes pas en capacité de fournir cette documentation, un procès-verbal de carence pourra être établi par les agents contrôleurs. Ce PV est alors inscrit au dossier fiscal de votre entreprise, au même titre qu’un défaut de comptabilité.

En cas d’absence de PAF, les conséquences financières pour votre entreprise peuvent s’avérer très préjudiciables. Les sanctions s’appliquent aux factures clients comme fournisseurs.

Pour les factures émises, les sanctions peuvent être de 3 ordres :

1. les taxes initialement déduites (notamment la TVA) peuvent être exigées si le caractère original des factures est remis en cause ;
2. une pénalité de 50 % du montant des factures peut être appliquée si la réalité des opérations n’est pas attestée (potentiellement réduite à 5 % si le service comptable peut transmettre un justificatif dans les 30 jours suivant la mise en demeure) ;
3. une amende de 15 € par omission ou inexactitude peut être exigée (plafonnée à 25 % du montant de la facture), si la même erreur a été reproduite sur différentes factures, en cas de dysfonctionnement du logiciel de facturation, par exemple.

Pour les factures reçues, la déduction de TVA peut être rejetée, occasionnant un remboursement des sommes déduites initialement, et le refus de toute déduction de TVA pendant 3 ans.

En lien direct avec la dématérialisation des factures, la piste d’audit fiable est donc une obligation réglementaire pour toutes les entreprises. Exigée par les services fiscaux en cas de contrôle, elle sert à garantir l’authenticité d’origine, l’intégrité et la lisibilité de vos factures (client et fournisseur). Pour la mettre en place dans votre entreprise, vous devez procéder par étapes, avec une série de contrôles à réaliser à chaque stade du processus de facturation. La rédaction de la procédure vous permettra d’aboutir à une piste d’audit fiable documentée, à transmettre à l’administration fiscale en cas de contrôle.

Au-delà de la contrainte réglementaire, vous devez voir sa mise en place comme un moyen de sécuriser les paiements et les activités de votre entreprise, et une opportunité pour optimiser vos procédures de facturation.

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