Vous archiver régulièrement vos documents ou les remplissez sous format PDF ?
Ces tâches, souvent manuelles, sont très chronophages. C’est désormais possible d’automatiser ces tâches avec des logiciels OCR. Ces logiciels de reconnaissance optique des caractères permettent en effet de convertir des documents scannés, des documents en PDF ou des images en fichiers modifiables. Utiles pour la gestion électronique des documents ou pour la facturation, ces outils sont utiles autant pour les entreprises que pour un usage particulier.
Retrouvez dans cet article comment fonctionnent les logiciels OCR et les meilleurs du marché.
Qu’est-ce qu’un logiciel OCR ?
OCR signifie Optical Character Recognition ou Reconnaissance optique des caractères en français (ROC).
Un logiciel OCR est un outil servant à la reconnaissance optique de caractères. En termes simples, il permet de numériser un document imprimé ou scanné pour en faire un fichier bureautique exploitable ou éditable.
En principe, on crée un PDF afin de garantir que le fichier conserve exactement :
- Sa mise en page
- Sa police de caractères
- Ses images
- Tous ses autres éléments.
Aussi, peu importe le système d’exploitation utilisé, le fichier ne pourra pas être modifié. De même, lorsque vous scannez un document, vous obtenez soit un fichier au format PDF ou JPEG. Ni l’un ni l’autre n’est ni exploitable ni modifiable.
Si vous avez besoin de modifier de tels documents, vous devrez les saisir à nouveau et à la main. Mais c’était avant l’apparition des logiciels OCR.
Ce type de logiciel utilise des technologies basées sur la reconnaissance optique de caractères afin de convertir un PDF en fichier exploitable. Le moteur OCR :
- Identifie ainsi les caractères
- Les traduit en mots
- Les retranscrit dans un fichier modifiable
Certaines plateformes sont capables de reconnaître jusqu'à plus de 150 langues.
Un logiciel OCR trouve ainsi toute son utilité dans la Gestion électronique des documents : processus consistant à acquérir, classer, stocker et diffuser des documents.
Les logiciels OCR s’adressent notamment aux entreprises et aux PME pour faciliter la gestion de leurs archives. Les particuliers peuvent aussi en avoir besoin pour le stockage de leurs papiers administratifs.
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Qu’est-ce qu’un moteur OCR ?
Le moteur OCR est le système au cœur d’un logiciel OCR.
Définition moteur OCR
Le moteur OCR ou système OCR est donc le système qui permet de lire le contenu d’un document scanné ou en format PDF pour le convertir en un fichier éditable. C’est un système qui est capable de réaliser une reconnaissance automatisée de textes imprimés pour retranscrire fidèlement le contenu en fichier électronique éditable.
Les systèmes OCR sont capables de reconnaître différents formats de police ainsi que différents caractères d’ordinateurs ou de machines à écrire. Certains outils peuvent même reconnaître une écriture manuscrite.
Les différents moteurs OCR
Quelles sont les fonctionnalités d’un logiciel OCR ?
Voici les fonctionnalités principales d'un logiciel OCR.
Modifier du texte et des images
La principale fonctionnalité d’un logiciel OCR est de permettre de modifier un fichier numérisé. Cette modification ne concerne pas uniquement le texte, vous pouvez aussi
- Surligner
- Changer des images intégrées au document
- Ajouter des pages et du contenu
- Ajouter des commentaires
- Etc.
Reconnaissance Optique de Caractères
La reconnaissance optique de caractères permet au moteur OCR d’extraire automatiquement le texte contenu dans un fichier image ou un document numérisé pour le retranscrire dans un fichier modifiable.
Certaines plateformes permettent même d’extraire seulement une partie d’un document numérisé pour le modifier.
D’autres sont aussi capables de retranscrire des documents manuscrits et en plusieurs langues.
Convertir des PDF en autres formats
Un logiciel OCR permet de transformer un fichier PDF ou une image en n’importe quel type de fichier éditable :
- Word
- Texte
- PowerPoint
- Excel
- Même HTML ou ePUB
Le fichier converti peut ensuite être modifié en ajoutant des éléments comme :
- Des images
- Des commentaires
- Des signatures
- Etc.
Fusionner des fichiers différents
Grâce à un logiciel OCR, il vous est possible de regrouper plusieurs fichiers dans un seul PDF. Il permet également de diviser des fichiers PDF.
Modèles prêts à l’emploi
Formulaires, diagrammes, organigrammes ou infographies prêts à l'emploi sont pré-disponibles sur certains logiciels OCR pour une meilleure efficacité et une meilleure productivité.
Créer des formulaires remplissables
Un logiciel OCR doit être capable de créer un formulaire remplissable, ou même de modifier un formulaire numérisé.
Reconnaissance automatique de champs de formulaires
Un logiciel OCR puissant et efficace doit être capable de reconnaître un formulaire automatiquement pour, par exemple, en extraire les données.
Extraction personnalisée de données de formulaire
Certaines plateformes OCR permettent d’extraire sous format CSV, les données contenues dans un formulaire PDF.
Traitement par lots (Convertir/Extraction de données/ Numérotation Bates/ Ajouter des filigranes)
Outil excellent pour un gain de temps et de productivité en entreprise, un logiciel OCR permet aussi de convertir des fichiers par lots et / ou d’y ajouter des filigranes automatiquement.
Les différentes utilités d’un logiciel OCR dans la GED (Gestion Électronique de Documentation)
Voici les principaux avantages d’un logiciel OCR :
- Automatisation des tâches récurrentes
- Gain de temps dans le traitement de gros volumes de fichiers
- Archivage numérique des documents de l’entreprise
- Comparaison aisée des documents pour contrôler d’éventuelles contradictions dans les données
- Une meilleure accessibilité des documents et travail collaboratif plus facile
- Modification aisée des fichiers
- Facilité de recherche par rapport à l’archivage papier
Quels sont les meilleurs logiciels OCR du marché ?
Voici notre sélection des meilleurs logiciels OCR gratuits et payants.Principales caractéristiques, avantages
PDF Elements
PDF Elements figure parmi les meilleurs logiciels OCR disponibles sur le marché. Il s’agit d’un logiciel de bureau dont l’utilisation ne nécessite donc aucune connexion internet.
Fonctionnalités
- Modifier, surligner des éléments, ajouter des pages, changer des images, ajouter des commentaires aux fichiers convertis
- Convertir un fichier image ou PDF en différents choix de formats de sortie : Word, Texte, Excel ou HTML
- Convertir par lots
- Modifier des formulaires numérisés et exporter les données en format CSV
- Remplir automatiquement les formulaires PDF
- Sécuriser les fichiers convertis par mots de passe ou droit d’accès
Certains utilisateurs ont remonté une certaine lenteur dans la prise en charge de gros fichier.
Quant aux tarifs, l’outil est disponible à partir de 59 euros par mois.
ABBYY PDF Transformer +3
ABBYY Finereader est un logiciel basé sur l’IA. Il sert à numériser, récupérer, protéger et partager des documents.
Il se distingue surtout pour l’accent mis sur le travail collaboratif en permettant de :
Fonctionnalités
- Créer des zones de textes et annoter un document PDF
- Commenter des annotations ou répondre à des commentaires
- Recueillir plus d’une signature numérique sur le document
- Supprimer des liens, métadonnées et textes ajoutés par l’OCR vous évitant ainsi de partager par erreur des données confidentielles dans vos fichiers PDF
Avantages
- Une expertise de 28 ans d’expérience
- La prise en charge de 198 langues
- La sécurisation des fichiers par mots de passe ou par droits d’accès
- Version mobile incluse
Inconvénients
- Lenteur dans le traitement de gros fichiers
Wondershare PDF Converter Pro
Wondershare est une plateforme OCR qui permet de convertir des fichiers PDF en fichiers modifiables par le moyen du traitement de textes.
C’est un logiciel disponible dans plus de 23 langues dont l’italien, l’anglais, le français, l’espagnol, etc. Il se distingue surtout pour son rapport qualité / prix optimal et pour sa reconnaissance optique de grande qualité.
Fonctionnalités
- Ajouter / modifier / supprimer des éléments du texte dont les images
- Ajouter des commentaires
- Choisir entre plusieurs formats de sortie : PowerPoint, Excel, Word, Texte, ePUB ou HTML tout en conservant pleinement la qualité du document
- Convertir des fichiers par lot
- Protéger des fichiers par un de passe ou des autorisations
- Conserver la mise en forme du fichier original dans le fichier de bureau converti
- Modifier le texte de PDF scanné ou d’image
Avantages
- Simplicité d’utilisation
- Modèles prêts à l’emploi
- Grand choix de format d’entrée et de sortie
- Outils d’édition, de protection et de conversion PDF avancés
Inconvénients
- Logiciel lourd qui nécessite un temps de chargement long
- Mise à niveau coûteuse
PaperPort Professional
PaperPort Professional est un outil qui vous permet de numériser, convertir des fichiers PDF, de partager et d’organiser des documents.
Fonctionnalités
- Numériser rapidement et facilement des documents
- Convertir des documents en fichiers numériques exploitables
- Stocker, partager et rechercher des documents
- Capturez des informations à partir de n’importe quel appareil pour obtenir des fichiers numériques modifiables
Le principal inconvénient de cet outil est son tarif de 209 euros. Il permet toutefois un essai gratuit.
Light PDF
Light PDF est un logiciel OCR gratuit en ligne. Il prend en charge des fichiers PNG, JPG et PDF en texte. Il ne nécessite ni inscription ni téléchargement. Il suffit de glisser votre fichier, de choisir la langue et de cliquer sur « Convertir ».
En quelques clics, vous obtenez votre fichier converti.
Avantages
- Aucune inscription ni téléchargement requis
- Sécurité optimale avec suppression automatique des fichiers gérés
Omnipage 18
Omnipage 18 est un logiciel OCR payant développé par Nuance. Son principal atout est qu’il prend en charge 123 langues.
L’outil permet d’éditer, transposer, classer, rechercher et partager des documents convertis. Mais avant tout, Omnipage 18 est un logiciel qui permet de convertir un PDF scanné en un format de fichier éditable.
Fonctionnalités
- Convertir des photos de textes en formats de fichier modifiable ;
- Convertir des fichiers stockés dans le cloud sur Google Drive ou SkyDrive par exemple ;
- Conserver la mise en page du document source.
Avantages
- Reconnaissance de toutes sortes de mise en forme du texte : tableaux, images ou graphiques.
- Plusieurs formats de sortie sont pris en charge : PowerPoint, Word, Text, etc.
Readiris Pro 12
Readiris est un logiciel OCR qui prend en charge des fichiers PDF, RTF, JPEG, PNG, DOC ou PPT. Il permet d’extraire, annoter, éditer, protéger et signer vos fichiers.
Fonctionnalités
- Dicter les corrections et commentaires dans vos documents grâce à un système de reconnaissance vocale
- Convertir des documents par lots
- Diviser et fusionner vos fichiers PDF
- Lire et encoder les codes-barres
- Modifier du texte contenu dans les images
Avantages
- Convertir les documents en fichiers audio (.mp3 ou .wav).
- 130 langues reconnues
SimpleOCR
Idéal pour un usage personnel, SimpleOCR est un logiciel OCR doté d’un dictionnaire de plus de 120 000 mots.
Fonctionnalités
- Ajouter des mots dans les fichiers convertis
- Augmenter la précision des textes flous pour en faciliter la retranscription grâce à la fonction « despeckle »
- Conserver les éléments de mise en forme comme le gras, l’italique et le soulignement dans les fichiers convertis. Le format original est ainsi maintenu dans le fichier converti.
- Extraire une partie du texte ou d’une image pour le modifier
- Corriger les éventuelles erreurs dans le fichier converti en se servant du vérificateur d’orthographe
- Enregistrer les fichiers convertis aux formats TXT ou DOC
Avantages
Les éditeurs ont mis en place OCR SDK : un outil libre de droits intégré afin de permettre aux développeurs d’intégrer SimpleOCR dans des applications personnalisées.
Inconvénients
- Ne reconnaît pas et ne traduit pas les colonnes et les tableaux
- Pas d’interface en français
Autres logiciels OCR
Voici quelques autres logiciels OCR déjà présents sur le marché :
- Omnipage ultimate, une version améliorée d’Omnipage 18 qui permet de traiter des volumes conséquents de documents. C’est un logiciel qui s’adresse tout particulièrement aux entreprises de grande envergure ayant un gros besoin d’archivage. Il coûte d’ailleurs 3 fois plus cher que son homologue.
- Renee PDF Aide est aussi un logiciel OCR gratuit en ligne. Il prend en charge de nombreux formats de sortie, convertit par lot, reconnaît plusieurs langues, etc.
- Adobe Acrobat est un outil OCR de référence. Logiciel haut de gamme, c’est un outil performant et moderne qui propose des fonctionnalités complètes et des fonctions collaboratives poussées.
Logiciel OCR pour la facturation
À côté de la GED, les logiciels OCR trouvent aussi leur application dans la gestion des factures. Les petites et grandes entreprises peuvent en effet s’en servir pour dématérialiser leurs factures papiers.
Il suffit de scanner les factures clients et les enregistrer sous format numérique pour automatiser la saisie des écritures comptables.
Le logiciel identifie automatiquement les informations utiles à votre comptabilité qu’elles soient manuscrites ou informatisées. La gestion et le traitement des factures sont ainsi automatisés et nécessitent un minimum d’intervention humaine.
Agicap, votre logiciel OCR de facturation
D’ici 2023, toutes les entreprises auront intérêt à s'équiper d’un outil permettant d’éditer leurs factures sous format numérique en ligne. Anticipez ce changement au sein de votre société en vous équipant dès maintenant d’un logiciel OCR de facturation efficace et performant.
Agicap est un logiciel OCR spécialisé dans la gestion de factures.
Envie de savoir comment Agicap peut répondre à vos besoins en gestion de créances ? Demandez une démo gratuitement.
Voici ses principaux avantages :
- Une prise en main plus facile adaptée à des utilisateurs non initiés à la finance et à la comptabilité
- Une plus grande fiabilité avec moins de marge d'erreurs car vos devis et factures sont importées directement dans l'outil. Les saisies manuelles sont porteuses d'erreurs.
- Une vue d'ensemble sur l'évolution de votre trésorerie visualisable par ordinateur ou tablette
- Une mise à jour automatique de votre plan prévisionnel de trésorerie.
En conclusion, les logiciels OCR apportent un réel avantage pour les entreprises. Elles économisent en temps et en ressources humaines tout en gagnant en productivité dans la GED mais aussi dans la facturation. Pour une gestion plus sereine de votre comptabilité, n'hésitez pas à utiliser le logiciel OCR de facturation Agicap. Facile d'utilisation et automatisé, c'est une excellente alternative à Excel et à ses nombreuses faiblesses.
