Gérer au mieux les encours clients et fournisseurs permet de contrôler efficacement cette partie de la trésorerie appelée, Besoin en Fonds de Roulement (BFR). Dans un contexte économique toujours plus complexe, cette gestion prend tout son sens. Ainsi, le délai moyen de paiement devient un indicateur clé de la santé d’une entreprise.
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Rappel : qu’est-ce qu’un encours client ?
L’encours désigne les créances d’une entreprise. En d’autres termes, il s’agit du montant des services ou des prestations réalisées par une organisation qui n’a pas encore été payé par les clients et/ou fournisseurs.
Ce terme met en évidence la responsabilité des débiteurs. Gérer rigoureusement les encours exige de mettre en œuvre une politique active de recouvrement afin de limiter les problèmes de trésorerie.
Calcul des encours clients
Facturer rapidement, prendre des garanties, réduire les délais de règlement, plusieurs pratiques permettent de réduire les retards de paiement. En revanche, pour les identifier, deux méthodes existent.
Le DSO, « Days Sales Outstanding »
Légalement, les délais de paiement ne peuvent excéder 60 jours à compter de la date d’émission d’une facture (certains secteurs bénéficient de délais spécifiques). Un DSO est un indicateur qui identifie :
- Les jours de retard de paiement,
- Le délai nécessaire au recouvrement de l’encours.
L’interprétation du DSO est simple :
- S’il est proche de 0, il indique de vos clients règlent rapidement leurs factures,
- S’il est élevé, ces derniers ne respectent pas les délais de paiement imposés.
Il existe donc deux formules pour calculer cet indicateur.
La méthode comptable
Cette méthode est la plus simple. Elle nécessite en revanche de définir une période précise. Le DSO peut alors se calculer :
- Trimestriellement,
- Biannuellement,
- Annuellement.
La formule à appliquer est la suivante :
La méthode comptable ne prend pas en compte les fortes fluctuations du chiffre d’affaires et n’est pas appropriée aux activités saisonnières. Dans ces deux cas de figure, il est préférable d’opter pour la méthode suivante : le « count back ».
La méthode « count back »
Le principe ici est de soustraire le CA des périodes précédentes, au montant total de l’encours d’une période, et cela jusqu’à épuisement du CA. Voici un exemple :
Une organisation calcule son DSO au 01/01/2022. La période prise en compte est le dernier trimestre 2021. Le calcul débute donc à partir du CA au 31/10/2021.
| Mois | Montant CA TTC | Montant encours TTC | DSO |
| Octobre | 50 000 € | 150 000 € | 31 jours |
| Novembre | 80 000 € | 100 000 € | 30 jours |
| Décembre | 90 000 € | 20 000 € | 6.89 jours |
Donc :
- Le montant de l’encours s’élève à 150 000 € au 31/10/2021. Le DSO est égal au nombre de jours correspondant au mois d’octobre.
- Le montant du CA au 31/10/2021 est soustrait à celui des encours pour cette même période : 150 000 - 50 000 = 100 000 € d’encours clients au 30/11/2021. Le DSO correspond également au nombre de jours que compte le mois de novembre.
- La même opération est effectuée en décembre. Le montant de l’encours est désormais de 20 000 € sur un CA de 90 000 €. Le calcul est donc : 20 000 / 90 000 * 31 = 6.89.
- En additionnant le nombre de jours, 31 + 30 + 6.89 = 67.89 jours, on obtient le DSO observé au 1er janvier 2022.
Cette méthode nécessite une mise à jour en temps réel des données nécessaires au calcul.
Comment réduire les encours clients fournisseurs ?
L’affacturage, la gestion de la trésorerie, plusieurs pratiques permettent de réduire les retards de paiements de vos clients.
Gestion de trésorerie
Gérer rigoureusement sa trésorerie est LA clé pour maintenir votre besoin en fonds de roulement à flots. La vérification, le suivi des encours et des ratios de rotation sont alors des actions majeures à intégrer dans votre gestion comptable. Avant tout, réduire les retards de paiement nécessite d’établir les facturations au plus tôt. Rappelons qu’ en effet les délais de règlement courent à partir de la date d’émission des factures.
Gestion des délais de paiement
Les délais légaux de paiement entre professionnels peuvent être ajustés. En effet, si ce délai maximal de 60 jours impacte la sécurité financière de votre entreprise, il est alors envisageable de le réduire.De plus, en ajoutant des pénalités de retard à vos conditions générales de vente, vous parviendrez plus facilement à convaincre vos clients de respecter ce délai.
Gestion de la facturation
L’intelligence artificielle permet de gérer vos facturations de façon optimale et surtout sans erreur. Des logiciels dits de « Contract Management » aident les organisations à créer, à éditer leurs factures, mais également à suivre les dates clés de paiement. Selon les fonctionnalités, il est ainsi possible d’automatiser votre processus de gestion des encours clients et surtout d’avoir accès rapidement aux informations nécessaires.
Astuces pour réduire les encours clients
Maintenir une bonne relation avec vos clients et vos fournisseurs est une nécessité. Afin d’éviter une intervention judiciaire, plusieurs recours amiables sont à entreprendre.
- Le courrier anticipé. La lettre de rappel est un moyen efficace qui permet d’éviter les impayés. Envoyée en courrier simple, une semaine avant l’échéance de paiement, elle apparaît comme une simple lettre d’information.
- L’envoi de la facture. Comme vu précédemment, plus tard la facture est envoyée, plus tard le paiement risquera d’intervenir. Ainsi, envoyer vos factures rapidement est une des solutions pour réduire vos encours.
- Le courrier amical de relance. Dès le premier jour de retard, il convient d’adresser un courrier de relance qui informe le débiteur d’une nouvelle échéance.
- La relance téléphonique. Si la première relance a été infructueuse, une relance téléphonique s’impose. Le débiteur doit alors s’engager à régler la créance en indiquant une nouvelle échéance.
- Le courrier directif. Si malgré ces démarches, le règlement n'intervient pas, un autre rappel, plus ferme cette fois, s’impose.
- La mise en demeure avec accusé de réception. Faute de résultat, la dernière étape est alors d’envoyer au débiteur une mise en demeure par acte d’huissier de justice. Cette action augmentera vos chances d’être payé.
L’importance de réduire les encours clients
En limitant les encours clients, vous vous assurez de gérer au mieux vos besoins de trésorerie à court-terme. De la non-solvabilité à l’endettement, l’impact des retards de paiement sur votre entreprise peut être plus ou moins important. Une balance déséquilibrée peut avoir des conséquences sur la rentabilité de votre organisation et sur la confiance de vos partenaires notamment en matière de capacité de remboursement.
La gestion des encours clients et fournisseurs représente donc un enjeu majeur dans toute entreprise. Des outils comptables existent et vous permettent d’associer gain de temps et efficacité grâce à des solutions faciles à mettre en œuvre. Agicap, logiciel de trésorerie, vous permet en quelques clics de constater vos retards de paiement. Essayez-le gratuitement.
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