Le guide complet du contract management

Temps de lecture: 8 min

Le contract management comprend toute une série d’activités liées au cycle de vie d’un contrat. Avec de bonnes pratiques, cette gestion permet de développer des avantages compétitifs pour l’entreprise. Parfois sous-estimé, c’est pourtant en enjeu stratégique, aidant à minimiser les risques juridiques et financiers et à s’assurer du bon déroulement de la mission. Alors quels sont les enjeux du contract management et comment fonctionne le processus ? Quel est le rôle du contract manager ? Coup de projecteur sur l’ensemble du procédé.

Qu’est-ce que le contract management ?

Le contract management, aussi appelé gestion de contrat en français, à un objectif simple : permettre à l’entreprise de maximiser ses résultats, tout en minimisant les risques. Il consiste à gérer un contrat de A à Z : de sa conception à son exécution, en passant par la négociation.C’est l’atout indéniable des équipes juridiques et financières.

Le contract management va toucher plusieurs services d’une société en coopération : ressources humaines, achats, commerce, direction juridique. Les buts principaux : réduire les coûts, veiller à la conformité, diminuer les risques financiers. Souvent présenté comme une fonction récente, le contract management se développe à vitesse grand V depuis 2020.

Poussé à la fois par la crise du Covid et le besoin d’une meilleure prise en compte de la gestion du risque des entreprises et des projets (risk management), le contract management va s’appuyer sur 4 piliers principaux :

  • la gestion du contrat (administrative) ;
  • le pilotage de la relation avec les parties concernées ;
  • la gestion des réclamations ;
  • l’observation de la performance.

Quelles sont les attributions d’un contract manager en entreprise ?

Le contract manager est considéré comme l’expert du contrat au sein de l’entreprise. C’est un rôle stratégique et une personne experte en gestion de contrat complexe. C’est elle qui va devoir piloter la partie projet pendant sa période de réalisation.

Le contract manager va intervenir en coordination avec l’ensemble des équipes concernées et devra mettre en œuvre ses compétences pour la bonne réalisation du projet. De la prise en charge du client à la clôture du contrat, le contract manager sera le principal responsable,et mettra à disposition toutes les ressources de l’entreprise pour mener à bien le projet.

Il travaille en étroite collaboration avec le chef de projet, qu’il va guider. Le contract manager gérera tout ce qui touche à la résolution de litiges et devra donc parfaitement maîtriser les aspects juridiques et techniques des contrats.

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Les différentes étapes du contrat management

Phase d’évaluation et de négociation des clauses

La première phase débute lorsqu’un besoin est formalisé,ou un appel d'offres lancé. Elle englobe :

  • la préparation ;
  • l’écoute des attentes du client / de l’acheteur ;
  • la remise d’une proposition de contrat.

S'ensuit une phase importante de négociation entre les partenaires. Cette partie du projet ne se terminera que lorsqu’un accord sera conclu entre les parties. Les conditions de négociation sont vastes. En général, la discussion porte sur l’aspect financier, les conditions générales et particulières, les conventions, les aspects techniques ou encore l’accord de confidentialité.

Validation et signature du contrat

Le moment de validation du contrat est l’aboutissement des négociations. Lorsque les intérêts des différentes parties se rejoignent et que le contrat est jugé comme acceptable par chacun, la signature aura lieu. Cette matérialisation de l’accord de chaque décideur validera les conditions et les aspects négociés par la signature des documents du contrat pour archivage. Le contract manager veillera à rendre accessible à tous l’ensemble des éléments. Il permettra d’éclaircir si besoin les différentes clauses du contrat pour que chacun s’engage en toute transparence.

Lorsque le contrat est validé et signé, c’est le début de la phase de lancement. Elle durera jusqu’au début du projet. Il faut alors veiller à ce que les obligations et les conditions soient bien comprises par les équipes qui vont s’occuper de l'exécution.

Monitoring et suivi de l’exécution

La réalisation du contrat est la plus longue partie du projet de contract management. Les missions de gestion et de monitoring sont nombreuses pendant cette phase. Parmi celles-ci, on notera les plus importantes :

  • gestion administrative en rapport au projet ;
  • vérification des engagements (contrats et avenants, appels d’offres…) ;
  • gestion du risque : surcoûts, retards de planning, risques externes imprévisibles, demandes additionnelles ;
  • prévention des soucis de contentieux ou de réclamations.

Clotûre et renouvellement du contrat

Lors de cette phase, le contract manager aura la possibilité de clôturer le contrat s’il n’est pas reconduit. Il devra assurer le suivi d’un certain nombre de tâches comme :

  • la gestion des paiements et factures
  • la gestion des contentieux éventuels ;
  • la clôture des relations avec les partenaires (fournisseurs, sous-traitants, etc.) ;
  • l’archivage des documents contractuels.

Dans certaines entreprises, on pratique le processus de retour d’expérience. Il servira à synthétiser les évènements apparus lors de l’exécution du contrat et à en dresser un bilan. Cela permet de valoriser les pratiques qui ont été jugées les plus performantes et d’écarter les éventuelles erreurs pour les futurs contrats.

Il est également possible de renouveler un contrat. Dans ce cas, le cycle de vie du contrat reprend dès le départ, tout en allégeant les phases de préparation et de négociation. L’ajustement se fera alors plus rapidement.

FR - les étapes du contract management

L’impact de la digitalisation sur le contract management

Les nouveaux besoins en termes de contrat management

De plus en plus d’entreprises s’appuient sur les nouvelles technologies pour automatiser leur processus de contract management. En capitalisant sur les données recueillies, la société va gagner en efficacité organisationnelle, car elle réduira ses coûts. Cela lui permettra de standardiser les processus en s’appuyant sur la technologie. Finalement, on y gagne grâce à la réduction du délai de contractualisation et une part moindre d’erreurs.

Les nouvelles possibilités en termes de contract management

Prenons l’exemple du secteur bancaire : les audits de contrats anti-fraudes sont fastidieux et pourraient être plus efficaces et moins chronophages s’ils étaient automatisés. C’est ce qui se passe avec la digitalisation des contrats, en se faisant entièrement en ligne, les banques concernées gagnent un temps précieux.

On peut aussi imaginer que la création de templates pour les contrats les plus simples optimise le temps et les coûts administratifs qu’une telle gestion suppose.

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Les logiciels de contract management

Qu’est-ce qu’un logiciel de gestion des contrats ?

Le développement de contract management software est en plein boom. En effet, ces logiciels vont gérer tout ou partie des contrats de votre entreprise et venir alléger la charge de travail du contract manager. Adaptables et personnalisables, ces logiciels permettent de traiter plus facilement l’ensemble des contrats en ligne.

Les fonctionnalités d’un logiciel de gestion des contrats

Le logiciel de gestion de contrat permet une prise en charge de tous types de contrats. En prévoyant le rappel des délais, des échéances et des préavis, il facilite le suivi et le reporting. Facturation, analyse et gestion des partenaires sont alors simplifiées. Ces logiciels possèdent des droits d’accès qui sécurisent vos données et les rendent non modifiables.

Avantages d’une solution de contract management en ligne

Plus de paperasse et de montagne de dossiers, l’enregistrement sous format numérique de vos contrats est pris en charge, de leur création à l’archivage. Utilisables sur tous les appareils, les contract management software sont assez simples d’utilisation.

En vous accompagnant sur toutes les étapes, vous permettez à toute l’équipe gravitant autour du dossier d’avoir le même niveau d’information et développez ainsi la coopération.

Enjeu stratégique, le contract management est de plus en plus mis en avant. Bien géré, il permet à l’entreprise de développer son chiffre d’affaires et est gage de protection contre les risques. À l’inverse, s’il est délaissé, la porte sera ouverte aux litiges, contentieux et autres pertes financières. Autant de conséquences néfastes que l’on souhaite éviter. Le développement de logiciels de gestion de contrats en ligne peut être une bonne option pour vous faciliter la tâche !

Pour maîtriser vos besoins de trésorerie et éviter tout frein majeur dans le développement de votre entreprise, il existe une solution performante : vous équiper d’un logiciel de gestion de trésorerie.

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