Logiciel de trésorerie : comment choisir, quelles fonctionnalités ?

La gestion de trésorerie est un des pilier de la gestion d'une entreprise, quelle que soit sa taille. Réalisée archaïquement, elle peut consommer beaucoup de temps, et générer du stress au dirigeant, qui ne dispose pas d’une visibilité suffisante pour piloter sa société sereinement. Pourtant, le suivi et l’anticipation de la trésorerie d’une entreprise peut être facilitée par l’utilisation d’un logiciel de trésorerie comme Agicap. Conçus spécialement pour automatiser et faire gagner du temps, ils connaissent aujourd’hui un franc succès.
Pourtant, ce n’est pas toujours évident de déterminer quel logiciel de trésorerie est le plus adapté pour telle ou telle entreprise : beaucoup de facteurs entrent en jeu et le choix n’est pas évident! Heureusement, aujourd’hui nous avons décidé de vous concocter un recueil des conseils qui vous aideront à y voir plus clair pour que vous puissiez faire votre choix en toute connaissance de cause.

Quelles fonctionnalités recherchez-vous ?

1. Communication bancaire : un logiciel de gestion de trésorerie doit vous permettre d'extraire différentes données concernant vos flux passés et futurs afin de faciliter la communication avec votre banque. Besoin de négocier un prêt, un découvert, une facilité de paiement ? Des prévisions de trésorerie claires et lisibles sont un excellent moyen d'appuyer votre demande auprès du banquier.
2. Suivi en temps réel et à distance des encaissements et décaissements : disposer d'une vision consolidée des flux de trésorerie réels permet permet de savoir de combien l'entreprise dispose sur son compte en banque, à n'importe quel moment.
3. Alertes retards de paiement et dépassements de découverts : surveiller ses délais de paiement, clients comme fournisseurs, ainsi que les éventuels dépassements de découverts bancaires est essentiel pour garder une situation de trésorerie saine mais aussi mettre en place des actions préventives avant que les difficultés de trésorerie n'apparaissent.
4. Multi-utilisateurs : au sein de votre entreprise, qui a besoin de suivre l'évolution de la trésorerie de près ? Il peut être judicieux d'avoir plusieurs utilisateurs disposant de droits d'accès et de niveaux de lecture différents.
5. Multi-devises : votre entreprise réalise des transactions à l'étranger ? Prendre en compte les différents taux de change et les frais éventuels qui y sont associés est indispensable pour avoir la vision la plus juste de vos liquidités.
6. Rapprochement bancaire automatisé : si vous cherchez à limiter les saisies manuelles, lier son logiciel de trésorerie à son ou ses comptes bancaires permet de mettre à jour les flux de trésorerie réels de manière automatique et donc de gagner un temps considérable.

Découvrez le Top des logiciels de gestion de trésorerie pour connaître dans quels outils vous pouvez retrouver ces fonctionnalités !

Conseil 1 : Faites le point sur votre situation et vos besoins

Lancement d’entreprise

L’aventure commence pour vous ! Tout est à construire et vous avez peu de “certitudes” sur la vitesse à laquelle se développera votre activité. Dans la plupart des cas, vos fluxs de trésorerie vont être assez faibles pour commencer (La multinationale, ce sera pour dans quelques années !). Sans historique, vous devrez baser vos prévisions de trésorerie exclusivement sur des hypothèses, ce qui peut paraître assez complexe à première vue.

Commencez par établir votre plan de trésorerie prévisionnel, en établissant une liste assez exhaustive des postes d’encaissements et décaissements que connaîtra votre activité, puis, ligne par ligne, prenez des hypothèses cohérentes avec votre business plan.

Du reste, voici quelques questions que vous pouvez vous poser pour orienter votre choix de logiciel :

• « Quel sont mes besoins en trésorerie pour lancer mon activité ? »
• « Quels objectifs d’encaissements dois-je me fixer pour rester dans le vert ? »
• « Combien de temps puis-je tenir avec les premiers contrats signés ?
• « Quel serait l’impact si les clients me paient à 30 jours ? A 60 jours ? »

Nos conseils :

• Dans cette situation, vous devriez privilégier un outil assez simple proposant une visualisation épurée de votre trésorerie mensuelle.
• De même si l’outil vous permet d’établir différentes hypothèses d’activité distinctes pour que vous puissiez évaluer les risques et opportunités de chacun d’entre eux, vous aurez plus de temps pour adapter votre stratégie : la fonctionnalité de création de scénarios est clé à ce stade de votre développement !

Petite entreprise

Si vous êtes déjà à la direction de votre entreprise depuis un moment, les mouvements dans votre trésorerie sont normalement plus importants : davantage de factures client, plus de charges… L’enjeu n’est plus exactement le même puisque la phase de création est derrière vous. Cela ne signifie pas pour autant qu’il faut arrêter de suivre sa trésorerie, bien au contraire ! En plus de prévoir à moyen terme, vous devrez être en mesure de suivre le réalisé au fil de l’eau.

Voici d’autres questions pertinentes que vous pouvez vous poser :

• « Où en suis-je par rapport aux objectifs que je m’étais fixés ? »
• « Puis-je investir ? Puis-je embaucher ? »
• « Qui me doit de l’argent ? Et avec quel retard ? Dois-je régler une grosse facture dans les semaines qui viennent ? »
• « Quelle sera ma trésorerie dans deux semaines et dans un mois ? Le résultat est-t-il anormal ? »
• « Que se passera-t-il si ce client me paye en retard ? »

Nos conseils :

• Privilégiez un outil qui pourra vous avertir des éventuels de retards de paiement ainsi qu’afficher clairement leur impact sur votre trésorerie. Cela vous évitera non seulement des mauvaises surprises mais vous rappellera aussi de relancer vos clients qui ne vous ont pas payé à temps.
• Retenez un outil qui vous permet d’automatiser votre suivi de trésorerie : un tel outil peut vous permettre de gagner de nombreuses heures à l’échelle d’un mois.
• Toujours dans une optique de développement et à l’instar d’une entreprise qui démarre, essayez de choisir un outil qui vous permettra d’établir et de comparer plusieurs scénarios. C’est très important, ne serait-ce que pour savoir si vos finances peuvent tenir le coup en cas d’occurrence d’un scénario “catastrophe”.

Entreprise de taille moyenne

Votre entreprise est établie, votre carnet de commandes est bien rempli, les clients foisonnent... Ce n'est pas pour autant qu'il faut relâcher l'attention sur le suivi de votre trésorerie ! Intégrer vos différents outils de gestion pré-existants (CRM, ERP, comptabilité ou facturation par exemple) devient également un enjeu majeur pour vous faire gagner du temps et optimiser leur utilisation, surtout si cette intégration peut se faire de manière automatique !
Qui dit entreprise plus importante dit entreprise plus structurée. Dirigeant, direction financière, service comptable interne ou externe... L'évolution de la trésorerie prévisionnelle va intéresser ces parties prenantes à des niveaux différents.

Quelques questions judicieuses à se poser pour choisir le bon logiciel :

• « Plusieurs outils de gestion ont déjà été mis en place dans mon entreprise, puis-je les intégrer à un logiciel de gestion de trésorerie ? »
• « J'ai une direction financière ainsi qu'un service comptable interne, comment puis-je les impliquer dans l'utilisation de ce logiciel ? »
• « Quel est l'impact du taux de change sur ma trésorerie ? »
• « Ma trésorerie peut-elle soutenir mes projets d'investissement et de développement ? »

Nos conseils :

• Dirigez-vous sur un outil qui permet d'intégrer automatiquement les flux de plusieurs comptes bancaires et dans plusieurs devises différentes, afin d'avoir une vision d'ensemble sur vos liquidités et de gagner du temps.
• Une interface détaillée et personnalisable est un vrai plus afin d'opérer un suivi précis sur vos flux de trésorerie.
• Privilégiez un support client rapide et performant.

Conseil 2 : Définissez votre besoin en matière de gestion de trésorerie

Avoir la volonté de mieux gérer votre trésorerie est déjà une très bonne chose. Mais essayez d’affiner les objectifs que vous poursuivez. Les raisons peuvent être multiples : souhaitez vous trouver un outil qui vous fasse gagner du temps Un outil qui vous permettra un suivi plus fin ? Un outil avec des fonctionnalités de modélisation poussées ? Etc.

Deux volets sont principalement à prendre en compte :

• Le volet interne. En tant que dirigeant, quels avantages voulez-vous tirer d’un logiciel de trésorerie : gain de temps, gestion de la trésorerie au fil de l’eau ou plutôt à moyen terme ? Peut-être les deux en fin de compte ? Dans tous les cas, privilégiez un outil avec lequel vous vous sentez à l’aise, sur lequel vous n’aurez pas de difficultés à naviguer. N’hésitez pas à tester différents outils qui vous semblent pertinents, la plupart d’entre eux propose une version d’essai.
• Le volet externe. Oui oui, parfaitement, un logiciel de trésorerie peut vous aider sur ce plan !
  Une petite entreprise va très vraisemblablement être confrontée à des besoins de financement qu’elle ne peut pas assurer par elle-même : aussi, faire appel à la banque n’est pas rare. Et puisque vous formulez une requête précise au banquier, votre dossier doit lui aussi être complet. Et un élément à prendre en compte est l’exportation des données depuis l’outil afin de créer un reporting complet qui sera une pièce maîtresse lors de votre phase de négociation.

Conseil 3 : Déterminez votre fréquence de pilotage de trésorerie

En fonction de plusieurs paramètres, votre manière de suivre la trésorerie de votre entreprise ne va pas forcément être identique. On distingue donc la gestion au jour le jour du pilotage plus global qui se fait à intervalles moins réguliers.
Le choix du logiciel de trésorerie va donc être partiellement influencé par la manière dont vous procédez :

• Le pilotage de trésorerie journalier ou en tout cas très régulier. Si vous travaillez de cette manière, c’est soit que votre trésorerie est tendue, soit que vous commencez à avoir des flux d’entrée / sortie significatifs et que vous souhaitez garder un oeil dessus le plus souvent possible pour vous éviter des mauvaises surprises.
  
  Problème : Faire cela sur papier ou par le biais d’Excel est assez chronophage et compliqué, ce qui peut rapidement poser problème : manque de temps, risque d’erreurs, etc…

Notre conseil

Ici, privilégiez un outil qui vous permettent d’automatiser votre suivi de trésorerie. Vous devez disposer de fonctionnalités qui vous permettent de visualiser avec précision l’impact sur votre trésorerie prévisionnelle que peut avoir le paiement de toutes vos échéances à court terme. Les logiciels très visuels avec un système d’alerte en cas de dépassement de seuil critique sont également une excellent option si vous avez peur de vous faire surprendre malgré tout.

• L’autre option, le suivi de trésorerie moins intense, convient mieux si vous savez que votre compte en banque se porte bien et qu’il n’y a pas de gros décaissements ou de baisse significatives des rentrés d’argent à court terme.
  
  Problème : une trésorerie florissante à un moment donné ne signifie pas pour autant qu’il faut arrêter de la suivre, bien au contraire ! Il est capital de voir le plus loin possible en mettant sur pied des hypothèses : l’anticipation fait partie des clés d’une gestion de trésorerie réussie. Une entreprise n’est jamais à l’abri d’un grosse sortie d’argent, ce qui peut lui poser de sérieux problèmes si elle n’a pas su l’anticiper en amont.

Notre conseil

Pour des prévisions de trésorerie à plus long terme, optez pour un outil qui pourra vous permettra d’avoir une vision mensuelle de vos fluxs financiers. Privilégiez la simplicité.

Conseil 4 : Disposez vous déjà d’autres outils financiers ?

Cas 1 : vous n’utilisez pas de logiciel en particulier

Votre comptabilité est entièrement gérée par votre expert comptable, et vous utilisez Excel pour établir vos factures ?

Attention, bien qu’il soit puissant et polyvalent, c’est un outil qui peut vous prendre beaucoup de temps pour suivre votre trésorerie, et pour la restituer de manière graphique

Notre conseil

Le but n’est pas de perdre du temps ou de l’efficacité. Si vous n’avez jamais vraiment utilisé de logiciel de trésorerie, portez votre attention sur des outils simples d’accès et assez intuitifs. Beaucoup d’offres se vantent de proposer un panel de fonctionnalités pléthorique : ne vous laissez pas prendre au jeu ! Souvent destinés à des utilisateurs plus avertis, ces logiciels ne sont généralement pas les plus faciles à exploiter, d’autant plus que vous n’utiliserez probablement pas l’ensemble des fonctionnalités.

Cas 2 : vous utilisez un logiciel de facturation et / ou un CRM

De plus en plus de sociétés utilisent ce genre d’outils qui constituent l’étape 1 de l’automatisation : permettant de suivre les factures et de mieux gérer les clients, ils offrent aux dirigeants beaucoup d’avantages.

Notre conseil

Ici la clé est de pouvoir utiliser un outil de gestion de trésorerie permettant l’importation des données depuis votre logiciel de facturation ou CRM. N’oubliez pas qu’il faut à tout prix éviter la double saisie des donnés du côté des encaissements : ces doublons vous font perdre du temps, et peuvent être source d’erreurs…

Cas 3 : vous avez votre propre logiciel comptable

Si vous avez votre propre outil comptable, que vous mettez à jour à fréquence régulière, privilégiez un outil qui pourra être alimenté automatiquement à partir de vos données comptables.

Notre conseil

De la même manière que dans le cas deux, vous devez à tout prix bannir la double saisie. Des outils comme Agicap s’alimentent automatiquement à partir de vos données comptables, vous permettant de suivre votre trésorerie prévisionnelle avec un minimum de saisie.

Conseil 5 : Quel niveau de service et quel budget pour un logiciel de trésorerie ?

Notre dernière astuce vous concerne directement en tant que dirigeant : il existe une multitude d’offres sur le marché, mais leur prix varie parfois très fortement. C’est donc à vous de voir ce que vous attendez de l’outil et du prix que vous êtes prêt à payer. Globalement, on distingue 3 grandes catégories d’outils.

Logiciel seul

Vous êtes un minimum à l’aise avec l’informatique, et avez un peu de temps à consacrer au suivi "en direct" de votre trésorerie ? Dans ce cas, abonnez vous à un outil de gestion de trésorerie, qui vous permettra de piloter votre société plus sereinement, tout en gagnant du temps. Comptez entre 20€ et 60€/ mois pour ce type d’offres selon les fonctionnalités retenues.

Logiciel, avec formation et assistance

Beaucoup d’entreprises proposent ce type d’offre à leur clientèle : l’outil avec une formation et une assistance généralement en ligne. C’est un bon choix pour beaucoup de gérants : même sans avoir de grosses connaissances au préalable, la formation permet d’apprendre à se familiariser avec les concepts de gestion de trésorerie, et avec l’outil et le support auquel vous pouvez poser des questions en cas de problème pourra vous apporter l’aide nécessaire. Sachez que ces formations professionnelles peuvent être intégralement pris en charge par votre organisme de formation.

Service premium complet

C’est le concept clé en main qui est de plus en plus apprécié par les dirigeants.
Plus qu’un logiciel, vous aurez également une ou plusieurs personnes attitrées pour vous supporter dans la gestion de votre trésorerie. Mise en place de votre plan de trésorerie, saisie de vos opérations, simulations, conseils personnalisés, aide dans la prise de décisions…
Ce type de service se paie, puisque la fourchette de prix se situe entre 200 et 800€ par mois. Néanmoins, c’est un véritable confort qui vous permet de porter votre concentration sur le développement de votre business !

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Conclusion

Choisir le logiciel de trésorerie qui vous correspond le mieux ne se décide pas en claquant des doigts, vous l’aurez compris. Plusieurs paramètres sont à prendre en compte avant d’arrêter votre regard sur l’outil qui répondra le mieux à vos attentes. Toutefois, c’est une démarche très saine ! Une fois équipé correctement, vous ne tarderez pas à vous rendre compte de l’avantage que procure un prévisionnel de trésorerie performant !