Pourquoi est-il important de prévoir quand il s’agit de trésorerie ?

Votre business a-t-il suffisamment de trésorerie pour survivre ?

Avoir suffisamment de trésorerie est vital pour un business, tout particulièrement pour une petite entreprise ou une start-up. Il est tentant de se concentrer sur les bénéfices réalisés mais il est dangereux pour le dirigeant de négliger la maîtrise de sa trésorerie.

En effet, qui dit maîtriser sa trésorerie dit mettre en place des prévisions réalistes permettant d’anticiper les difficultés en amont de leur survenance. Il s’agit aussi et surtout de prendre les meilleures décisions possibles concernant le futur de votre entreprise afin de pérenniser vos succès et votre développement.

Dit autrement, les entreprises ont besoin de garder une trésorerie dans le vert pour rester solvables. Plus de cash et c’est la faillite assurée. Si votre société ne parvient pas à obtenir de nouveaux financements de trésorerie, elle devient de facto insolvable et votre activité cesse. Vous comprenez l’importance de construire et tenir à jour des prévisions de trésorerie. L’anticipation est donc la clé et vous n’avez pas d’excuse pour ne pas initier vos prévisions dès à présent, d’autant qu’il peut être très facile de démarrer son prévisionnel avec un bon outil de trésorerie.

En résumé, parvenir à anticiper ses flux de trésorerie futurs vous permet :

• D’identifier les éventuelles sources de défaillance

• De prévoir quand ces défaillances sont les plus à même de se présenter et ainsi de pouvoir les éviter

• De vous assurer que vous avez assez de trésorerie pour payer vos employés et fournisseurs au cours du temps

Une trésorerie positive est essentielle si vous voulez générer du profit. Il vous faut suffisamment de cash pour payer vos employés et fournisseurs et ainsi produire les biens et services. C’est la vente de ces derniers qui doivent vous générer du profit.

Analysons en détail les étapes à respecter dans la construction de ces prévisions afin de bien démarrer.

Construire ses prévisions de trésorerie n’est pas compliqué

Comment créer ses prévisions de trésorerie ? Il y a plusieurs étapes à respecter pour créer de bonnes prévisions de trésorerie. En voici la liste.

1) Préparez une liste d’hypothèses

Les prévisions de trésorerie se construisent sur la base d’hypothèses qui sont pertinentes au regard de votre activité et de votre niveau de développement.

Pour mieux appréhender le futur, vous pouvez vous reposer sur vos précédentes performances, sur les publications de votre domaine d’activité ou encore sur vos échanges récurrents avec vos clients et fournisseurs. Dans tous les cas, vos prévisions doivent ainsi inclure :

• l’évolution de vos prix et ceux des fournisseurs

• l’estimation de la croissance des ventes

• l’impact de la saisonnalité

• les provisions pour l’augmentation potentielle des coûts généraux

• les provisions pour l’augmentation des salaires coûts de prestation

2) Listez vos sources de revenus

Les ventes sont le plus souvent très difficiles à prévoir. La meilleure chose à faire pour commencer est de regarder les ventes des années précédentes pour identifier une tendance. Vous pourrez ainsi identifier les facteurs internes ou externes à l’entreprise pouvant affecter les ventes en cours et à venir et procéder aux ajustements nécessaires.

3) Identifiez les autres sources d'encaissements

Pour vous assurer que vos prévisions prennent en compte l’ensemble des encaissements, élaborez la liste de toutes les autres sources d’entrées de trésorerie potentielles telles les apports financiers, les subventions, le cash provenant des cessions d’actifs, etc.

4) Listez vos dépenses prévisionnelles

L’ensemble des dépenses doit inclure les dépenses directes et indirectes de l’entreprise. Ainsi, les sorties de trésorerie liées aufinancement et à l’investissement doivent être inclues (paiements fournisseurs, salaires, achats de nouveaux actifs, remboursement des prêts, etc.)

5) Regroupez toutes vos données

Pour faire simple, un calendrier prévisionnel de trésorerie est un calcul constant des flux de trésorerie entrants et sortants. Dans les faits, à votre solde de trésorerie actuel ajoutez les entrées de trésorerie, déduisez les sorties et obtenez votre solde de trésorerie à la clôture. Simple n’est-ce pas ?

Cela étant dit, gardez bien en tête ceci : les prévisions de trésorerie enregistrent les mouvements entrants et sortant de votre activité mais ne sont pas représentatives de la performance réelle de votre entreprise. La performance au sens de résultat net prend en compte d’autres facteurs telles que les dépréciations ou les dotations aux amortissements qui ne peuvent être prises en compte en vision « trésorerie ».

Enfin, retenez qu’une bonne maitrise de sa trésorerie c’est avant tout une bonne gestion d’entreprise. En tant que dirigeant ou manager, vous devez garder un œil fixé sur l’évolution des ventes, des créances clients, des stocks et des dettes fournisseurs.

Les erreurs à éviter…

Oublier certaines sources de revenus et de dépenses.

Plus les prévisions sont précises, plus elles seront utiles. Cela va de soi. Cela étant dit, il est très important de faire attention aux détails. Etre précis ne signifie pas seulement obtenir des prévisions dont les montants sont au plus proches de la réalité, c’est aussi prendre en considération toutes les sources de revenus et de dépenses potentielles.

A ce titre, lorsque l’on parle de trésorerie, trois flux de natures différentes sont à prendre en compte : les flux dits opérationnels », les flux « d’investissement » et les flux de « financement ».

Cela implique que le dirigeant considère non seulement les revenus provenant de ses ventes mais aussi ceux liés aux investissements et créances qui ne sont pas directement corrélés à l’évolution de l’activité.

Concernant les dépenses, les plus importantes sont celles liées aux charges courantes de l’entreprise (salaire, loyer, énergie, dépenses administratives, etc.). Attention, de nombreux dirigeants oublient de comptabiliser les dépenses relatives aux remboursements de prêt, au paiement de charges sociales, à des taxes annuelles (CFE, Taxe sur les véhicules, etc.).

Négliger certaines sources d’informations

Les montants à prendre en compte pour chacun des types de flux mentionnés plus haut sont à chercher à plusieurs endroits. L’analyse du dernier historique financier donne généralement une idée assez juste de ce que l’avenir vous réserve. Il est probable que les revenus et les dépenses que vous avez enregistrées ces dernières années n’aient pas beaucoup changé.

Le changement provient essentiellement du plan d’action que le dirigeant décide d’adopter, mais aussi, bien entendu, des événements imprévus qui jalonnent la vie d’une entreprise.

Clément Mauguet, fondateur d’Agicap, prévient : « faire de bonnes prévisions de trésorerie implique de bien comprendre son business ; cela va au-delà des factures et du carnet de commande». Les prévisions qui ne relèvent que de la prise en compte du carnet de commande peuvent aboutir à de mauvaises surprises. Baser ses prévisions sur les factures et les commandes est un début, mais ce n’est pas suffisant. Une prévision de trésorerie efficace doit être basée sur ces trois éléments : les factures, les commandes ET les projections sur les ventes.

Ainsi, les prévisions de trésorerie consolident toutes l’information comptable et financière dans un même endroit. Ils fournissent à l’entreprise les informations nécessaires pour prendre les bonnes décisions pour l’avenir de l’entreprise. Ce constat est particulièrement vrai lorsqu’il s’agit de petites entreprises de services ou lorsque celles-ci facturent sur la base de « projets ».

Etre obnubilé par la croissance économique

La croissance économique est ce qui stresse le plus les entreprises, notamment au lendemain de périodes de récession. C’est généralement le moment où les patrons sentent qu’ils peuvent enfin mettre en action leurs stratégies : grossir, conquérir de nouveaux marchés, recruter de nouveaux employés, dépenser en R&D. Bref, à peu près tout ce à quoi on s’interdit de rêver en période de récession.

C’est en effet pendant les périodes de croissance que les dirigeants prévoient la reprise des ventes et voient les choses en grand, en commençant par l’acquisition de bureaux flambant neufs, plus grands ! C’est précisément dans ces moments-là que la trésorerie peut échapper à tout contrôle et finir par manquer subitement, plongeant le dirigeant dans une spirale infernale.

La croissance arrive souvent après une période de récession, cycle économique oblige. Or, tout comme l’homme à tendance à vouloir compenser après une perte ou un échec, un patron aura tendance à surévaluer le potentiel de reprise et de développement de son entreprise. Il est donc risqué de construire ses prévisions de trésorerie lors d’une période de reprise économique. Le risque est en effet de surestimer les revenus et de multiplier par deux les dépenses en tablant sur un nombre croissant de nouveaux projets / clients.

Une période de reprise incite certes à prendre des risques et à saisir les opportunités qui se créent, mais les dirigeants, notamment de petites entreprises, doivent être particulièrement attentifs et tempérer leur enthousiasme notamment lorsqu’ils mettent à jour leur prévisionnel de trésorerie.

Se fier exclusivement à ce qui est « certain »

Faire ses prévisions de trésorerie consiste, vous l’aurez compris, à estimer le futur. A ce jeu, certaines estimations sont plus certaines, fiables que d’autres. Il y a les flux futurs « certains » et les flux futurs « incertains » (soumis à divers aléas). Les flux de trésorerie « certains » sont attendus ; ils proviennent des contrats ou des factures. Ces flux là peuvent être enregistrés dans les prévisions dans la plupart des cas.

Les flux de trésorerie « incertains » relèvent davantage d’estimations dont la probabilité d’occurrence est moins forte. Si l’objectif est de prévoir les flux de trésorerie futurs avec le plus de précision possible, il n’en reste pas moins qu’un certain nombre de vos estimations ne se réaliseront pas.

Prenons un exemple. Vos dépenses s’avèrent a posteriori moins importantes que prévues, vous maintenez une trésorerie dans le vert et tout va pour le mieux. A contrario, le vrai danger apparaît lorsque les dirigeants surestiment les ventes et sous-estiment les dépenses requises pour atteindre ce niveau de revenus. Vous comprenez aisément pourquoi vos prévisions doivent être alimentées par le maximum de données possibles. Laissez le moins de place possible au hasard et soyez rigoureux.

Anticiper sa trésorerie comporte des risques mais reste une étape obligatoire pour tous les dirigeants. En effet, le plus grand risque est de ne pas planifier du tout. Prendre ces risques permet d’identifier à l’avance vos problèmes. La bonne gestion de ses flux de trésorerie est l’élément qui vous fera de votre entreprise une réussite ou un échec.

Scénario, scénario et encore scénario

C’est parce qu’il y a de l’incertitude dans l’estimation du futur qu’il faut faire appel à des scenarii. Les scenarii sont utiles et constituent un élément central de la prévision de trésorerie. Explications.

Un scénario permet de modéliser ce qui pourrait se passer avec une probabilité plus ou moins forte d’occurrence et vous alerte sur les impacts en trésorerie de la réalisation de ce dernier. Concrètement, un scénario sera pertinent pour modéliser l’impact de nouvelles ventes ou de nouvelles charges sur votre activité. Il permet de répondre aux questions que le dirigeant peut se poser telles que : « Puis-je me permettre d’embaucher un nouveau salarié ? Que se passera-t-il si mes ventes diminuent ? Dois-je investir ? »

Construire plusieurs scénarios puis les combiner est un excellent exercice pour « palper » la sensibilité de votre activité à différents phénomènes d’augmentation de revenues ou de dépenses. De cette manière, un dirigeant est armé pour déterminer la valeur et le risque qu’il prend à investir ou décider d’une stratégie nouvelle pour son activité. Les scenarii ont donc pour utilité d’améliorer la prise de décision régulière. Ils doivent être construits pour :

• Appréhender les pires (et meilleures) situations possibles

• Comprendre les impacts de la saisonnalité sur votre activité

• Mettre en place le meilleur plan d’action afin de contenir un risque à court terme

• Prendre des décisions plus stratégiques pour l’avenir de l’entreprise (prise de recul sur les chiffres du quotidien)

• Arbitrer sur la faisabilité d’une embauche, d’un investissement (achat machine, etc.) ou d’une augmentation de charges (nouveaux bureaux, etc.)

• Simuler le lancement d’une nouvelle gamme de produit

• Simuler et analyser le lancement d’une gamme de produit dans un secteur d’activité nouveau, comme un produit digital par exemple

Prévoir différents scénarii peut finalement aider votre entreprise à anticiper les problèmes qui la menacent. La clé du succès est d’inclure toute l’équipe dans la création de ces scénarii. Laissez-les partager leurs hypothèses, leurs prédictions. Incluez-les dans le processus de décision. De cette façon, vous, dirigeant, serez capable de créer une atmosphère propice à la pro-activité.

Soyez vigilants quant aux signes annonciateurs de difficultés de trésorerie.

La chose la plus importante à faire en termes de prévisions de trésorerie c’est de comprendre comment sa trésorerie se constitue et d’identifier les sources de défaillance que vous pourriez rencontrer au fil du temps. Les problèmes de trésorerie ne disparaissent jamais d’eux-mêmes ! Selon l’ampleur de ces défaillances et leur impact sur votre activité, vous serez obligé de mettre en place des mesures plus ou moins fortes : cela va de « se serrer la ceinture » à demander un prêt. Quelle que soit l’action nécessaire, avoir vos prévisions à jour rendra le processus bien, bien moins fastidieux.

Le fait est que lorsque vous rencontrez fréquemment des problèmes de trésorerie, la probabilité qu’un jour vos finances vous lâchent est élevée. Il est donc crucial d’attaquer dès à présent le problème à la source et de faire descendre le stress d’un cran !

Vos prévisions de trésorerie auront un impact concret sur vos prises de décisions régulières et sur le succès de votre entreprise. Un support Excel peut paraître suffisant mais ce type de support met rarement en évidence les informations clés qui, si elles ne sont pas lisibles, peuvent coûter très cher ! Munissez-vous donc des bons outils.

Quel est le pire scénario imaginable ?

Le pire scénario possible (et réaliste) si vous ne parvenez pas à maîtriser la gestion de votre trésorerie est que votre entreprise ferme ses portes. L’incapacité à prévoir ses besoins, couplée à l’incapacité à financer son activité est le premier facteur de faillite en France. C’est une évidence quand on y réfléchit mais c’est hélas un scénario qui se matérialise pour plus d’une centaine de TPE chaque jour.

Si vous êtes un entrepreneur, la faillite de votre entreprise peu impacter directement vos finances personnelles : c’est notamment le cas si vous vous portez garant à titre personnel des emprunts de votre entreprise. Dans les faits, la plupart des banques ne prennent pas de risques et exigeront de la part des dirigeants de start up et TPE des garanties personnelles. Concrètement cela signifie que vous êtes personnellement engagé sur les dettes de votre entreprise ! Cela peut paraître effrayant mais si vous êtes intelligent, rigoureux et appliquez les bonnes méthodes, vous ne devriez pas en arriver jusque-là.

En résumé, si la prévision de trésorerie est un exercice qui peut paraître fastidieux ou complexe, il n’en reste pas moins un exercice essentiel à réaliser pour tout dirigeant d’entreprise qui souhaite comprendre son activité, anticiper les risques associés et prendre les meilleures décisions pour assurer son développement.

Synthèse

Comment construire des prévisions de trésorerie pertinentes ?

• Constituer différentes hypothèses, qu’elles soient réalistes, optimistes ou pessimistes.

• Faire l’inventaire de vos différents encaissements. Lorsque vous réaliserez vos prévisions sur vos ventes, ne les surestimez pas, cela risquerait de vous porter préjudice par la suite.

• Listez vos différentes dépenses. Pour les dépenses variables, tentez de mesurer le plus précisément possible leurs montants en vous appuyant sur ce qui s’est produit les années précédentes. De plus, vous pouvez ajouter à vos dépenses un montant variable qui peut représenter votre marge d’erreur.

• Une fois que vous avez tout regroupé, remplissez votre plan de trésorerie prévisionnel afin de bénéficier d’une vision plus globale de l’état de vos finances.

Quelles sont les erreurs de trésorerie à éviter ?

• Ne pas penser à des sources de revenus ou de dépenses importantes. Cela risque de suffisamment fausser vos calculs pour déformer toutes vos prévisions.

• Négliger certaines sources d’informations : bilan financier, délais de paiement…

• Se focaliser sur la croissance économique uniquement. Réaliser des prévisions de trésorerie lors d’un regain d’activité de l’entreprise n’est par conséquent pas forcément une bonne idée, puisqu’elles seront meilleures qu’en temp normal

• Se baser uniquement sur les informations certaines et attendues (contrats déjà signés, charges fixes…) ne suffit pas pour réaliser des prévisions pertinentes. Aussi, même si vous ne faites que des estimations, anticiper les charges variables et entrées d’argent exceptionnelles est très important pour accroître la précision (et donc l’efficacité) de votre tableau de trésorerie prévisionnel.

• En faisant l’impasse sur la réalisation de différents scénarii d’activité, vous allez non seulement vous priver d’un moyen de comparaison très intéressant, mais allez de plus accroître les chances que vos prévisions, basées sur un unique scénario inexact (trop optimiste par exemple), se révèlent être complètement obsolètes.

Gestion de trésorerie et faillite

Si la trésorerie n’est pas pilotée correctement, il peut arriver, dans le pire des cas, que l’entreprise soit amenée à mettre la clé sous la porte, faute de pouvoir continuer à payer ses dettes. Attention, en tant que gérant, vous pouvez être impacté personnellement, notamment si vous vous êtes porté garant à titre personnel des différents financements de votre entreprise (emprunt, affacturage…).