Gestion des dépenses en entreprise : l’avantage des cartes virtuelles prépayées

Vous perdez un temps précieux dans la gestion et le suivi des dépenses de votre entreprise ? Les notes de frais s'accumulent sur votre bureau et la tâche de remboursement est devenue laborieuse ? Peut-être est-il temps d'envisager une nouvelle approche pour gagner du temps dans la gestion des dépenses de votre entreprise.

Les cartes professionnelles prépayées peuvent constituer une bonne solution. Ces outils permettent de superviser et maîtriser les dépenses professionnelles, de manière transparente et sécurisée. Et elles déploient une flexibilité appréciable à vos collaborateurs.

Mais qu'est-ce qui en fait un bon outil de gestion des dépenses ? Et quelles alternatives existent pour ceux qui hésitent encore ? Gérer les dépenses de son entreprise est un facteur clé pour les contrôleurs de gestion, DAF, équipes financières et comptables, ainsi que les dirigeants pour qui optimisent les finances de leur entreprise. Découvrez les avantages et inconvénients des cartes virtuelles prépayées pour les entreprises, leurs fonctionnements, comment les implémenter, et leur place dans la stratégie de spend management.

Qu’est-ce qu’une carte virtuelle prépayée professionnelle ?

Les cartes bancaires prépayées professionnelles font partie des trois principales catégories de cartes bancaires dédiées aux entreprises, les deux autres étant les cartes de crédit et les cartes de débit.

Découvrez notre comparatif des meilleures cartes corporates.

Comment fonctionne une carte virtuelle prépayée (aussi appelée e-carte bleue) ?

Ces cartes, bien que semblables en apparence aux autres, fonctionnent différemment :

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• Les cartes bancaires prépayées professionnelles sont des moyens de paiement à débit immédiat avec autorisation systématique. Elles sont liées à des comptes spécifiques rechargeables qui n’autorisent aucun découvert.

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• Physiques ou numériques, elles sont conçues pour faciliter la gestion des dépenses professionnelles.

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• Elles ne sont généralement pas directement connectées au compte bancaire principal de l'entreprise, mais à un compte rechargeable, souvent qualifié de "compte de monnaie électronique" selon la réglementation.

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• L'autorisation systématique signifie que chaque transaction est vérifiée en temps réel pour s'assurer de la disponibilité des fonds. Ainsi, les dépenses qui dépassent le montant préchargé sont évitées. Cela signifie également que ces cartes ne fonctionnent pas dans des situations où une connexion en temps réel est impossible, comme certains péages ou lors de pannes de réseau.

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• Bien que ces cartes puissent être utilisées pour des achats en magasin ou en ligne, certaines offrent la possibilité de restreindre les transactions, notamment les achats sur internet. De plus, elles proposent de nombreuses options de personnalisation pour répondre aux besoins spécifiques de l'entreprise.

Quels sont les avantages d’une carte prépayée professionnelle ?

Elle permet d’effectuer des achats sur internet sans utiliser le numéro de sa carte de crédit physique. L'un des avantages majeurs ? Les dépenses professionnelles sont déjà approuvées. Autrement dit, une fois le budget alloué, il n'y a pas besoin d'un contrôle de dépenses systématique. Cependant, cela pose une limite : en validant seulement un budget maximal, le contrôle s'effectue a posteriori, en vérifiant que les dépenses réelles correspondent à ce qui était prévu.

Les différentes sortes de cartes virtuelles prépayées

Deux particularités distinguent les cartes virtuelles :

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• Les cartes à usage unique : ce type de carte virtuelle ne sert que pour une transaction unique. Non seulement cela limite les risques de fraudes, mais cela garantit également un contrôle affiné des dépenses. Néanmoins, cela peut multiplier les demandes pour de nouvelles cartes.

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• Cartes spécifiques aux fournisseurs : certains prestataires proposent des cartes qui ne fonctionnent qu'avec certains fournisseurs prévus. C’est une aubaine pour les entreprises qui souhaitent gérer leurs dépenses fournisseurs de manière optimale.

Découvrez notre article complet sur l’utilité des cartes corporates, qui compare également les meilleures cartes d’affaires de 2023.

Carte de paiement virtuelle prépayée : comment la choisir ?

La carte de paiement virtuelle est une autre alternative aux méthodes de paiement traditionnelles. Elle se présente sous diverses formes et de différents fournisseurs. Pour bien choisir :

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• Comparez les frais et identifiez les frais cachés liés à l'utilisation, tels que des frais de transaction, de conversion de devises ou des frais mensuels.

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• Examinez les limites de dépenses qui peuvent être mensuelles ou annuelles.

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• Assurez-vous de la compatibilité avec les principaux marchands et plateformes en ligne.

L'e-carte pour un paiement en ligne sécurisé

L'e-carte est conçue pour assurer la sécurité des transactions en ligne. Elle est éphémère et s'adapte à chaque transaction spécifique. Si vous recherchez une solution qui :

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• Minimise le risque de fraude ;

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• Permet un contrôle précis sur les montants dépensés ;

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• Fournit une solution sans contact physique avec une carte réelle.

Alors, l'e-carte pourrait être votre meilleure option.

Points de vigilance :

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• L'obtention d'une carte virtuelle gratuite peut impliquer des coûts cachés ;

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• Comparez les offres et de lisez les conditions générales d'utilisation ;

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• L'utilisation de ces cartes englobe un niveau de sécurité supplémentaire pour les transactions en ligne.

Les cartes virtuelles représentent l'avenir des transactions d'entreprise sécurisées. En les comprenant et en les utilisant judicieusement, elles octroient une valeur inestimable à votre gestion des dépenses.

Voici un exemple de template Excel pour suivre vos dépenses professionnelles :