Gestion des dépenses en entreprise : l’avantage des cartes virtuelles prépayées

Vous perdez un temps précieux dans la gestion et le suivi des dépenses de votre entreprise ? Les notes de frais s'accumulent sur votre bureau et la tâche de remboursement est devenue laborieuse ? Peut-être est-il temps d'envisager une nouvelle approche pour gagner du temps dans la gestion des dépenses de votre entreprise.

Les cartes professionnelles prépayées peuvent constituer une bonne solution. Ces outils permettent de superviser et maîtriser les dépenses professionnelles, de manière transparente et sécurisée. Et elles déploient une flexibilité appréciable à vos collaborateurs.

Mais qu'est-ce qui en fait un bon outil de gestion des dépenses ? Et quelles alternatives existent pour ceux qui hésitent encore ? Gérer les dépenses de son entreprise est un facteur clé pour les contrôleurs de gestion, DAF, équipes financières et comptables, ainsi que les dirigeants pour qui optimisent les finances de leur entreprise. Découvrez les avantages et inconvénients des cartes virtuelles prépayées pour les entreprises, leurs fonctionnements, comment les implémenter, et leur place dans la stratégie de spend management.

Qu’est-ce qu’une carte virtuelle prépayée professionnelle ?

Lescartes bancaires prépayées professionnelles font partie des trois principales catégories de cartes bancaires dédiées aux entreprises, les deux autres étant les cartes de crédit et les cartes de débit.

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Comment fonctionne une carte virtuelle prépayée (aussi appelée e-carte bleue) ?

Ces cartes, bien que semblables en apparence aux autres, fonctionnent différemment :

• Les cartes bancaires prépayées professionnelles sont des moyens de paiement à débit immédiat avec autorisation systématique. Elles sont liées à des comptes spécifiques rechargeables qui n’autorisent aucun découvert.

• Physiques ou numériques, elles sont conçues pour faciliter la gestion des dépenses professionnelles.

• Elles ne sont généralement pas directement connectées au compte bancaire principal de l'entreprise, mais à un compte rechargeable, souvent qualifié de "compte de monnaie électronique" selon la réglementation.

• L'autorisation systématique signifie que chaque transaction est vérifiée en temps réel pour s'assurer de la disponibilité des fonds. Ainsi, les dépenses qui dépassent le montant préchargé sont évitées. Cela signifie également que ces cartes ne fonctionnent pas dans des situations où une connexion en temps réel est impossible, comme certains péages ou lors de pannes de réseau.

• Bien que ces cartes puissent être utilisées pour des achats en magasin ou en ligne, certaines offrent la possibilité derestreindre les transactions, notamment les achats sur internet. De plus, elles proposent de nombreuses options de personnalisation pour répondre aux besoins spécifiques de l'entreprise.

Quels sont les avantages d’une carte prépayée professionnelle ?

Elle permet d’effectuer des achats sur internet sans utiliser le numéro de sa carte de crédit physique. L'un des avantages majeurs ? Les dépenses professionnelles sont déjà approuvées. Autrement dit, une fois le budget alloué, il n'y a pas besoin d'un contrôle de dépenses systématique. Cependant, cela pose une limite : en validant seulement un budget maximal, le contrôle s'effectue a posteriori, en vérifiant que les dépenses réelles correspondent à ce qui était prévu.

Les différentes sortes de cartes virtuelles prépayées

Deux particularités distinguent les cartes virtuelles :

• Les cartes à usage unique : ce type de carte virtuelle ne sert que pour une transaction unique. Non seulement cela limite les risques de fraudes, mais cela garantit également un contrôle affiné des dépenses. Néanmoins, cela peut multiplier les demandes pour de nouvelles cartes.

• Cartes spécifiques aux fournisseurs : certains prestataires proposent des cartes qui ne fonctionnent qu'avec certains fournisseurs prévus. C’est une aubaine pour les entreprises qui souhaitent gérer leurs dépenses fournisseurs de manière optimale.

Découvrez notre article complet sur l’utilité des cartes corporates, qui compare également les meilleures cartes d’affaires de 2023.

Carte de paiement virtuelle prépayée : comment la choisir ?

La carte de paiement virtuelle est une autre alternative aux méthodes de paiement traditionnelles. Elle se présente sous diverses formes et de différents fournisseurs. Pour bien choisir :

• Comparez les frais et identifiez les frais cachés liés à l'utilisation, tels que des frais de transaction, de conversion de devises ou des frais mensuels.
• Examinez les limites de dépenses qui peuvent être mensuelles ou annuelles.
• Assurez-vous de la compatibilité avec les principaux marchands et plateformes en ligne.

L'e-carte pour un paiement en ligne sécurisé

L'e-carte est conçue pour assurer la sécurité des transactions en ligne. Elle est éphémère et s'adapte à chaque transaction spécifique. Si vous recherchez une solution qui :

• Minimise le risque de fraude ;
• Permet un contrôle précis sur les montants dépensés ;
• Fournit une solution sans contact physique avec une carte réelle.

Alors, l'e-carte pourrait être votre meilleure option.

Points de vigilance :

• L'obtention d'une carte virtuelle gratuite peut impliquer des coûts cachés ;
• Comparez les offres et de lisez les conditions générales d'utilisation ;
• L'utilisation de ces cartes englobe un niveau de sécurité supplémentaire pour les transactions en ligne.

Les cartes virtuelles représentent l'avenir des transactions d'entreprise sécurisées. En les comprenant et en les utilisant judicieusement, elles octroient une valeur inestimable à votre gestion des dépenses.

Comment utiliser une carte prépayée virtuelle ?

Une fois en possession de votre carte paiement en ligne, son utilisation est généralement simple et similaire à celle d'une carte physique. Il suffit de saisir les détails de la carte lors du paiement en ligne, et voilà ! Notez cependant que ces cartes, étant principalement destinées aux paiements en ligne, ne peuvent pas être utilisées dans des terminaux physiques.

Carte de crédit virtuelle : précautions et bonnes pratiques

Une carte numérique offre la commodité des paiements en ligne, mais devez garder à l'esprit certaines précautions :

• Beaucoup de ces cartes sont conçues pour une utilisation unique, ce qui rend tout autre paiement avec le même numéro invalide ;
• Même si la carte est virtuelle, elle est susceptible d'être compromise si les détails sont partagés imprudemment ;

Enfin, bien que sécurisées, il est toujours recommandé de vérifier régulièrement les détails des transactions pour éviter tout désagrément.

L'e-carte : adaptée à différents types de transactions

La flexibilité offerte par l'e-carte est l'une de ses principales caractéristiques. Elle s'adapte à différents besoins. Par exemple, elle est idéale pour lestransactions uniques, évitant ainsi les risques liés à la réutilisation des numéros. Ensuite, certains fournisseurs proposent des cartes avec des dates d'expiration plus longues, ce qui est utile pour les abonnements mensuels ou annuels. Et, en fonction de votre fournisseur, certaines cartes sont adaptées aux achats internationaux, avec des frais de conversion compétitifs.

Points clés à retenir :

• Une carte prépayée virtuelle est principalement destinée aux transactions en ligne et ne convient pas aux terminaux physiques ;
• Il est recommandé d'utiliser votre carte virtuelle avec le même niveau de prudence qu'une carte physique.
• Comprendre les spécificités de votre carte, qu'il s'agisse de la date d'expiration ou de l'utilisation autorisée, optimisera son potentiel et évitera des complications.

Comment mettre en place les cartes virtuelles prépayées dans votre entreprise

La mise en place de cartes virtuelles prépayées au sein de votre entreprise requiert une démarche méthodique et adaptée à votre contexte professionnel. En suivant quelques étapes clés, vous garantissez une intégration réussie de cet outil financier.

Identification des besoins

Déterminez combien de cartes votre entreprise nécessite. Quelle sera la fréquence d'utilisation ? Pour quel type d'achat ou service ?

Choix du fournisseur

Les offres sur le marché sont diverses. Certains prestataires proposent des cartes prépayées virtuelles MasterCard, tandis que d'autres se spécialisent dans des solutions plus nichées.

Négociation des termes

Une fois un ou plusieurs fournisseurs identifiés, engagez des discussions pour négocier les termes, les coûts, les limites et d'autres paramètres pertinents.

Formation

La mise à disposition d'un nouvel outil nécessite dela formation. Assurez-vous que vos équipes comprennent non seulement le fonctionnement de ces cartes, mais aussi les meilleures pratiques, et dans quel contexte les utiliser.

Suivi et contrôle

Si le contrôle en temps réel des dépenses est l'un des atouts de ces cartes, il reste primordial de disposer d'un système de suivi efficace. Cela permet d'avoir une vue d'ensemble des dépenses, d'identifier les éventuels abus et d'ajuster la stratégie si nécessaire.

L'adoption de cartes virtuelles prépayées dans votre entreprise n'est pas simplement une décision financière, mais aussi stratégique. C'est une initiative qui, bien orchestrée, contribue à une meilleure gestion des coûts et une optimisation des ressources financières.

L’intérêt des cartes prépayées virtuelles dans une stratégie de spend management

Lespend management, ou la gestion des dépenses est incontournable pour toute entreprise qui souhaite maîtriser ses coûts et maximiser ses profits. Les cartes virtuelles prépayées sont devenues un outil indispensable dans cette démarche.

Elles fonctionnent sur un système de provisions prédéfinies. Cela signifie que le montant alloué à chaque carte est fixé à l'avance, éliminant ainsi les surprises désagréables des dépenses imprévues. Par conséquent, elles permettent une prévision budgétaire plus précise et une meilleure allocation des fonds.

De plus, elles octroient unetransparence totale sur les dépenses effectuées. Avec des rapports détaillés et desalertes en temps réel, les entreprises peuvent surveiller où et comment l'argent est dépensé. Ce qui est essentiel pour évaluer la conformité aux politiques internes et identifier les domaines d'économies potentielles.

Un autre avantage non négligeable est laréduction des risques de fraude. Comme elles peuvent être limitées à des utilisations uniques ou à des fournisseurs spécifiques, le risque associé à des transactions non autorisées est minimisé.

En intégrant les cartes prépayées virtuelles dans lastratégie de spend management, les entreprises peuvent non seulement gérer efficacement leurs dépenses, mais aussi instaurer une culture d'économie et deresponsabilité parmi leurs équipes. C'est une méthode proactive pour s'assurer que chaque centime dépensé contribue véritablement à la valeur et à la croissance de l'entreprise.

Quelle est la meilleure carte prépayée pour les entreprises ?

La question de la meilleure carte prépayée pour les entreprises est aussi complexe qu'il y a de diversité dans les besoins des organisations elles-mêmes. Les options de cartes prépayées se sont multipliées, chaque produit essayant de répondre à une panoplie de besoins spécifiques.

• La flexibilité est un avantage majeur pour les sociétés qui ont des dépenses variables ou qui veulent offrir une certaine autonomie à leurs employés dans la gestion des dépenses. Pour ces entreprises, une carte qui peut être chargée à la volée ou qui permet différentes limites de dépenses est idéale.
• La sécurité est une préoccupation majeure pour toutes les entreprises, mais particulièrement pour celles qui opèrent dans des secteurs où les risques de fraude sont plus élevés. Pour elles, des cartes avec des fonctionnalités de sécurité avancées, telles que des codes à usage unique ou des alertes en temps réel, peuvent être plus adaptées.
• La couverture géographique est un autre facteur déterminant, surtout pour les sociétés qui opèrent à l'international. Une carte qui propose des taux de conversion avantageux, ou qui est largement acceptée dans de nombreux pays, est intéressante pour elles.

De plus, vous devez prendre en compte les frais associés. Certaines cartes semblent avantageuses en surface, mais des frais cachés pour le renouvellement, les transactions étrangères ou même la consultation du solde peuvent rapidement s'accumuler. C’est souvent le cas des cartes fournies par les banques classiques.

Astuces

Le bouche-à-oreille et les avis d'autres entreprises sont d'une grande aide. Ils fournissent un aperçu des expériences réelles avec ces cartes, hors des promesses marketing. Démarrez avec une phase de test pour évaluer la compatibilité de la carte avec les besoins de votre entreprise avant de la déployer à une échelle plus large.

Le choix de la meilleure carte prépayée pour une entreprise s’effectue en fonction de son contexte propre, de ses objectifs et de ses contraintes.

Les cartes virtuelles prépayées offrent un outil supplémentaire pour les entreprises soucieuses de leur efficacité financière. En les intégrant dans une stratégie de spend management, elles conduisent à une gestion optimale des dépenses. Mais comme pour tout outil financier, il convient de former ses équipes et de les utiliser à bon escient.

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