Tout savoir sur le mandat de facturation

Tout entrepreneur est bien souvent tenté de sous-traiter ses factures. Cette tâche, rébarbative et chronophage, peut facilement être externalisée. Le mandat de facturation permet (en partie) de résoudre le temps accordé à cette mission. Il s’agit d’un contrat par lequel le prestataire de services (le mandant) donne pouvoir au client ou à un tiers d’émettre des factures en son nom et pour son compte. Comment fonctionne un mandat de facturation ? Qui se charge de le rédiger ? Quelles sont les conditions à respecter lors de la rédaction du contrat ? Existe-il des spécificités ? Dans cet article, Agicap revient sur le mandat de facturation.

Qu’est-ce qu’un mandat de facturation ?

Document juridique important, le mandat de facturation consiste en un contrat bipartite permettant d’officialiser l’émission d’une facture pour son propre compte. Il est généralement établi entre un mandant et un client ou à un tiers. La facture est alors émise par le mandataire au nom et pour le compte du mandant. Attention à ne pas confondre avec l’affacturage qui représente une technique de financement à court terme permettant à des entreprises de toucher le montant de leurs créances de manière anticipée.

A noter : si le mandat de facturation est confié au client, celui-ci devra porter la mention « auto-facturation » sur les factures qu’il établit.

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Comment fonctionne un mandat de facturation ?

Le mandat de facturation est un levier strictement réglementé en France et doit respecter quelques éléments essentiels :

• Il doit impérativement être écrit entre le client et le fournisseur. Le client devient alors le mandataire et le fournisseur le mandant ;
• Le mandataire a l’obligation d’éditer les factures en double exemplaires. Ainsi, l’original de la facture est conservé par le client (mandataire) et le double est remis au fournisseur (mandant) ;
• Le mandat de facturation doit normalement précéder la conclusion d’un contrat (vente de marchandises notamment) ;
• Les factures émises doivent faire apparaître toutes l’ensemble des mentions présentes sur n’importe quelle autre facture, en respectant la même forme ;
• Dans un souci de précision, le mandataire a la possibilité d’ajouter une autre mention : “facture établie par X au nom et pour le compte de Y” ;
• Le mandat de facturation peut être délivré pour une série d’opérations données ou pour tout ou partie des opérations réalisées par le mandant sur une période donnée déterminée par le contrat ;
• Sauf en cas de factures rectificatives, le mandat de facturation ne peut se baser que sur les factures originales (hormis si ce mandat est confié à un tiers).

Il est important de ne pas confondre mandat de facturation et mandat d'encaissement. Ce dernier est lié au système d’affacturage, par lequel le factor encaisse sur un compte spécifique les règlements des clients qui ont été financés au préalable.

Quelles informations renseignées lors de la création d’un mandat ?

Lorsque l’on évoque le mandat de facturation, on divise généralement les conditions de fond et les conditions de forme. Les conditions de fond comprennent le mandat en lui-même, le nombre d’exemplaires (double) et l’antériorité du mandat (préalable à la conclusion du contrat des prestations ou de la livraison). Les conditions de forme regroupent notamment l’écriture du contrat ainsi que les différentes mentions obligatoires (voir ci-dessus).

Les parties sont libres de décider :

• de la périodicité concernée par le mandat ;
• des modalités d’acceptation des factures ;
• des factures concernées par le mandat ;

Par ailleurs, il est vivement conseillé de respecter quelques étapes au moment de la réalisation d’un mandat de facturation :

• si vous avez différents taux de TVA, saisissez autant de lignes de facturation que nécessaire ;
• vérifiez le récapitulatif et les montants de la TVA ;
• renseignez un maximum d’informations pour votre destinataire dans la partie dédiée aux commentaires.

Mandat de facturation : pourquoi peut-il être important ?

Le mandat de facturation s’avère particulièrement utile dans certains cas et permet notamment d’être protégé en cas de litige. Ainsi :

• le mandant reste responsable de ses obligations (facturation et conséquences). Il ne peut alors pas accuser le mandataire si l’une des obligations relatives à la facturation n’a pas été respectée ;
• le mandant est soumis à la TVA et c’est à lui d’effectuer le paiement.
• le mandant s’engage à exiger le double des factures que le mandataire ne lui aurait pas délivrées et à avertir son mandataire de tout changement dans ses éléments d’identification ;
• le mandat doit préciser le délai durant lequel le mandant peut contester les factures émises par le mandataire au nom du mandataire et pour son compte. Alors, le mandat devra établir une facture rectificative. Le délai accordé au mandant pour contester le contenu des factures émises en son nom et pour son compte est librement déterminé entre le mandant et le mandataire ;
• les factures émises par le mandataire sont séparées de celles émises par le mandant lui-même. En outre, ce dernier doit isoler les factures émises par chacun de ses mandataires dans le cas où il a recours à plusieurs, aucun mélange ne devant avoir lieu.

Le second intérêt principal du mandat de facturation est le gain de temps. En effet, en délégant la création de factures à un tiers ou à un.e de vos client.e.s, vous pouvez consacrer davantage de temps à votre activité principale au lieu de devoir passer du temps sur la partie administrative de cette dernière.

Concernant le mandat de facturation basé sur une relation commerciale, il est particulièrement attractif pour les entreprises qui réalisent de nombreuses prestations de service ou ventes de biens pour un.e même client.e de manière régulière. Si les prestations de services ou ventes de biens ne sont pas fréquentes, il faut garder à l’esprit qu’avoir recours à un mandat de facturation demande des efforts de coordination, notamment en ce qui concerne l’approbation des factures émises par le mandataire.

Modèle de mandat de facturation

Veuillez trouver ci-dessous un modèle type de mandat de facturation à personnaliser :