Sollecito pagamento fattura, metodi efficaci per ottenere un risultato immediato

Il sollecito di pagamento è una prassi imprescindibile per molte aziende europee. Secondo l’European Payment Report 2025 di Intrum, i ritardi nei pagamenti stanno mettendo a rischio 10 milioni di imprese, in gran parte piccole e medie. Ogni fattura incassata in ritardo erode la liquidità aziendale, limita la capacità di investimento e compromette la possibilità di rispettare impegni fondamentali, come il pagamento di dipendenti e fornitori. Come sottolinea Intrum, «i ritardi nei pagamenti sono un fattore chiave di questo rischio, perché prosciugano la liquidità e limitano la capacità delle PMI di investire e crescere».

In un contesto già reso fragile da instabilità geopolitica e difficoltà nella supply chain, mantenere il controllo sui flussi di cassa diventa una priorità strategica. E sollecitare il pagamento di una fattura, oggi più che mai, è un passaggio fondamentale per tutelare la solidità finanziaria dell’azienda.

Sollecitare un pagamento a volte è un passaggio obbligato

Il sollecito di pagamento di una fattura non pagata è prassi obbligata, per le aziende di qualsiasi livello. Per quanto spiacevole possa sembrare, infatti, quello del cliente che non salda per tempo una fattura rappresenta uno scenario piuttosto diffuso – specie nell’imprenditoria italiana.

Purtroppo le conseguenze non sono sempre facili da contenere. Pensiamo, per esempio, a settori delicati come la supply chain, la cui sfida principale risiede spesso proprio nelle tempistiche di pagamento.

È chiaro: rischi di questo tipo vanno considerati in anticipo, e quindi prevenuti con tutti gli strumenti a disposizione delle aziende (fra tutti, un’analisi della reputazione creditizia del cliente). Tuttavia non sempre è sufficiente. Anzi, il sollecito di pagamento – che pure rischia di creare attriti tra azienda che vende e cliente che acquista – resta forse l’arma più efficace per non farsi travolgere da un ritardo ingestibile dell’incasso.

Non sottovalutare l'impatto di un credito insoluto

Un credito insoluto, infatti, può avere un impatto non da poco sulle casse aziendali. Del resto, l’equilibrio finanziario di un’azienda si basa anche – o forse soprattutto – sulla gestione di pagamenti e incassi, cioè su quelle attività volte a bilanciare i flussi in entrata e i flussi in uscita, con l’obiettivo di tenere la liquidità in cassa a un livello sano, gestibile.

Facciamo un esempio pratico.

Abbiamo un’azienda manifatturiera che vende a un cliente consolidato una fornitura di beni per un valore di 200mila euro. Il pagamento è previsto a 60 giorni, ma – alla scadenza – il cliente non salda l’importo della fattura.

Ci troviamo di fronte a un credito insoluto che, nel giro di poco tempo, per l’azienda manifatturiera in questione si traduce in un problema da gestire. L’azienda infatti deve, a sua volta, coprire una fattura da 80mila euro, deve rimborsare pare di un finanziamento nonché pagare i suoi dipendenti. Ma si ritrova, nelle casse, un ammanco di 200mila euro che non aveva pianificato.

Ovviamente, si tratta soltanto di un esempio. Sappiamo, infatti, che le grandi aziende sono in grado di prevedere scenari critici come questo (del resto, esistono tecnologie adeguate per farlo). Eppure è un esempio che torna utile per capire l’impatto di un pagamento in ritardo sul cash flow.

L’azienda manifatturiera, con un ammanco di 200mila euro, sarà costretta a coprire la carenza di liquidità con un finanziamento più onerose o anche a posticipare altri pagamenti strategici, con il rischio di un danno reputazionale non da poco.

Insomma, un singolo credito insoluto può generare un effetto domino, negativo s’intende, e compromettere la solidità finanziaria e operativa di un’intera azienda.

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Strategie per inviare un sollecito di pagamento: dalla richiesta gentile alla lettera di diffida

Di fronte a un mancato pagamento, sono diverse le strade che puoi percorrere per velocizzare l’incasso della fattura non saldata. Puoi iniziare, per esempio, con una chiamata o un’email – per sondare le ragioni che non hanno portato alla finalizzazione del bonifico.

Bisogna tener conto, però, che dietro il mancato pagamento di una fattura, spesso ci sono motivi che vanno ben oltre la volontà di non pagare. Qualche esempio? Si va da un banale errore nella compilazione dei dati presenti in fattura (es. l’iban), a un più complicato problema finanziario, da cui è necessario tutelarsi.

Abbiamo inserito qui sotto alcune strategie efficaci per scrivere il tuo sollecito di pagamento, soluzioni che ti saranno utili nei diversi scenari possibili. Vediamoli insieme.

L'invio di un promemoria amichevole

Il primo approccio è bene che sia gentile. In questa fase non sappiamo ancora i motivi di questo ritardo, per cui il sollecito di pagamento deve rappresentare più che altro un promemoria.

È chiaro, il tono deve rimanere professionale. Tuttavia il focus, qui, è mantenere una buona relazione con il tuo cliente – specialmente se si tratta di un cliente consolidato.

Scrivi dunque una mail di sollecito che si limita a segnalare il mancato pagamento. Puoi anche ricordare al tuo cliente la data di scadenza (nell’ipotesi che sia sfuggita), specificare ancora una volta le modalità di pagamento e l’importo e chiudere con un saluto cordiale.

Il secondo (o terzo) sollecito di pagamento via raccomandata

Se questa prima fase non sortisce alcun effetto, si potrà procedere con l’invio di una lettera di sollecito pagamento . Attenzione, perché anche questa è una comunicazione gentile. Ma trattandosi del secondo invio, si può procedere con un tono sempre professionale ma fermo.

In questo caso, piuttosto che una semplice email, meglio optare per un invio tramite PEC o raccomandata A/R: in questo modo il sollecito avrà un valore legale. Ciò che conta è che in questa seconda comunicazione non manchi:

• 

  l’importo da pagare con data di scadenza

• 

  un riferimento preciso al numero della fattura non saldata

• 

  un riferimento all'eventuale contratto o accordo tra le parti

• 

  la modalità di pagamento per coprire la fattura

Nel caso in cui questa prima lettera di sollecito pagamento non sortisca alcun effetto, si potrà procedere con una seconda e, eventualmente, con una terza lettera di sollecito.

In questi ultimi due casi, però, dovrà emergere la volontà di procedere per vie legali in caso di mancato saldo del debito. Forse questo potrebbe creare qualche attrito, ma la volontà di preservare una buona relazione con il cliente non può essere un intralcio per il flusso di cassa regolare dell'azienda.

Qui un testo di esempio da utilizzare come modello fac simil

Gentile Cliente,

Vi segnaliamo che, in base a una verifica relativa alla vostra posizione contabile, risulta un saldo scaduto a nostro credito pari a _____

La Vostra situazione debitoria riguarda la/le fattura/e n. _____inviata/e il ______e scaduta/e il_____

Vi preghiamo pertanto di regolarizzare al più presto la Vostra posizione.

Vi rammentiamo che il pagamento può essere effettuato tramite bonifico bancario utilizzando il seguente IBAN………………………………….. o a mezzo assegno bancario o circolare.

Nel caso in cui il pagamento fosse già stato effettuato, la preghiamo di considerare nulla la richiesta di questa lettera.

Certo di un Vostro riscontro e pagamento rapido, vi porgiamo Cordiali Saluti.

Timbro e Firma del responsabile amministrativo o dell'Amministratore Unico

La lettera di diffida prima del recupero crediti forzato

Se il cliente continua a ignorare i solleciti, bisogna però passare a un livello superiore di sollecito: la raccomandata formale preparata dal tuo team legale o da un avvocato di fiducia.

In questa fase, insomma, non siamo più fermi sul semplice promemoria. Perché la raccomandata è un atto formale, un documento ufficiale che mette in mora il debitore secondo quanto prevede la legge.

Ma cosa include una raccomandata di questo tipo? In sintesi, si tratta di una lettera di diffida tramite il quale il tuo avvocato notifica ufficialmente l’obbligo del cliente a pagare il debito, e lo avverte che – in caso di ulteriore inadempimento – si procederà con azioni legali più incisive, come il decreto ingiuntivo.

Il decreto ingiuntivo, infatti, è uno strumento giuridico rapido che consente al creditore di ottenere dal giudice un’ingiunzione di pagamento nei confronti del debitore – senza necessità di avviare un processo completo. Una volta notificato, il decreto ingiuntivo ha validità come atto esecutivo, il che significa che – se il debitore non si oppone entro i termini previsti – si può procedere direttamente al recupero crediti forzato, attraverso pignoramenti di beni mobili o immobili.

Come inviare il sollecito? Mail, PEC, metodi alternativi

Quando si tratta di inviare un sollecito di pagamento, le aziende possono scegliere tra diverse modalità – a seconda del contesto e della gravità del ritardo.

Il canale più immediato e utilizzato resta l’email di sollecito. È pratica, veloce e consente di inviare promemoria chiari e diretti. Per essere efficace, l’oggetto della mail deve essere chiaro e inequivocabile (es: “Saldo fattura n. X scaduta il [DATA DI SCADENZA]”), mentre il contenuto deve mantenere un tono professionale, preciso e cordiale (es. chiudendo l’email con il classico “In attesa di un vostro riscontro…”). Ovviamente, nell’email vanno resi noti tutti i dettagli: numero della fattura, importo dovuto, modalità di pagamento e scadenza.

Se poi il promemoria amichevole non funziona, è meglio passare all’invio tramite PEC (Posta Elettronica Certificata) o alla raccomandata A/R, che conferiscono alla comunicazione valore legale e certifica la data e l’ora di invio e ricezione. Anche in questo caso, è importante inserire nella PEC (o raccomandata) tutte le informazioni relative alla fattura. Si tratta di un passaggio fondamentale, che può fare la differenza se in seguito ricorri a vie legali.

Un software per automatizzare i solleciti di pagamento

Oggi le aziende hanno comunque un grande vantaggio. Infatti, esistono strumenti specifici che permettono di semplificare e automatizzare l’intero processo di sollecito. Parliamo di software come Agicap, grazie al quale puoi gestire in modo centralizzato tutte le fatture dei clienti – inclusi i promemoria di pagamento, in caso di ritardo.

Adottare strumenti innovativi, anche per i solleciti di pagamento, rappresenta un grosso vantaggio per l’efficienza operativa, e contribuisce a snellire le operazioni di gestione in mano ai reparti finanziari.

Come Agicap può semplificare il processo di sollecito

Lo avrai intuito: la gestione dei solleciti di pagamento può trasformarsi in un’attività complessa e dispendiosa – specie per le aziende con volumi significativi di fatturazione e clienti. Ed è qui che entra in gioco Agicap, una soluzione pensata per semplificare e automatizzare l’intero processo.

Ma che tipo di supporto ti offre Agicap?

In Agicap, tutte le fatture clienti sono centralizzate su un’unica piattaforma: puoi visualizzare in pochi clic in base alla loro data di scadenza, al cliente o allo stato del pagamento.

In questo modo, potrai:

• 

  capire qual è il momento migliore per sollecitare il pagamento

• 

  creare dei template email di follow-up per ogni situazione e/o cliente;

• 

  sollecitare il pagamento di più fatture in una sola volta, con un unico clic.

Grazie al software, l’invio di solleciti di pagamento non richiederà più interventi manuali. Questo perché il software è in grado di inviare in automatico i promemoria, personalizzando i messaggi in base alla situazione. Puoi optare, per esempio, per un promemoria gentile o un sollecito più formale a seconda dei casi. Questo ti permette mantenere un rapporto professionale con i clienti, senza dimenticare trascurare alcuna scadenza.

Agicap offre, tra l’altro, un sistema di monitoraggio delle scadenze estremamente preciso e aggiornato in tempo reale. Potrai visualizzare – in una dashboard intuitiva – quali fatture stanno per scadere o sono già scadute. Ma non solo: Agicap ti invia notifiche tempestive, così da poter agire subito con i solleciti e minimizzare i ritardi negli incassi. Un livello di controllo fondamentale se vuoi pianificare con maggiore sicurezza le tue prossime operazioni finanziarie.

Altro punto di forza di Agicap è la sua capacità di integrarsi con i software contabili già in uso dall’azienda. Questo significa che tutte le informazioni relative a fatture, pagamenti e solleciti vengono sincronizzate automaticamente, il che ti garantisce una gestione centralizzata e fluida. L’integrazione – oltre a ridurre il rischio di errori – semplifica il flusso di lavoro e consente di avere sempre sotto controllo la situazione contabile e finanziaria.

In sintesi, Agicap può essere un tuo alleato prezioso se vuoi gestire i crediti commerciali in modo più efficiente, automatizzato e sicuro, senza compromettere il rapporto con i clienti.

Breve recap: come gestire le fatture non pagate?

Se vuoi gestire al meglio le fatture non pagate, ma anche garantire un flusso di cassa sano, puoi iniziare da alcune best practice. Te le abbiamo riassunte qui sotto.

1. Definisci di politiche di pagamento chiare

La prima regola è stabilire fin da subito termini di pagamento chiari, ovviamente in accordo con i tuoi clienti. Specificare in modo trasparente le scadenze, le modalità di pagamento e le eventuali penali per ritardi aiuta infatti a prevenire incomprensioni, e a creare un rapporto professionale e sereno. Se le tue modalità di pagamento lasciano spazio a interpretazioni, puoi facilmente incappare in insoluti da gestire.

2. Forma il tuo reparto finanziario

La formazione dedicata è un altro aspetto importante. Il reparto finanziario deve essere pronto a gestire le fatture non pagate, e questo significa offrire al team un approfondimento sulle procedure interne – es. come mantenere un tono professionale nelle comunicazioni e così via. Un approccio simile ti garantisce una gestione coerente degli insoluti, che fa certamente la differenza sull’efficacia dei solleciti.

3. Uso di strumenti digitali

Infine, non sottovalutare il potenziale di un software per il sollecito dei pagamenti. Un software come Agicap per esempio, che ti consente di automatizzare i processi, monitorare le scadenze e inviare solleciti mirati. La tecnologia è un alleato indispensabile, anche nella gestione dei crediti. E Agicap ti offre il supporto di cui hai bisogno nella gestione dei crediti.

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Domande più frequenti (FAQ)

Come chiedere a un cliente di pagare una fattura?

Chiedere il pagamento di una fattura è un passaggio delicato, che va affrontato con professionalità e chiarezza. Invia una comunicazione (email, PEC o raccomandata) per invitare il tuo cliente a regolarizzare il pagamento, e ricordati di specificare l’importo dovuto, il numero della fattura, la data di scadenza e le modalità di pagamento. Il tono deve essere cortese ma fermo: lascia spazio alla possibilità che si tratti di un disguido. In casi più complessi, è consigliabile affidarsi a un legale per inviare una comunicazione formale.

Come scrivere un sollecito di pagamento per una fattura?

Un sollecito di pagamento deve essere sempre chiaro, preciso e professionale. Puoi scriverlo su documento Word da allegare a una email o PEC; oppure scegliere di scriverlo su carta stampata da girare per raccomandata A/R. In ogni caso, è importante mantenere un tono professionale (es. evitando espressioni aggressive). Ricorda: se utilizzi un software come Agicap puoi personalizzare i tuoi messaggi, a seconda del tipo di sollecito che vuoi inviare.

Come sollecitare un pagamento in modo gentile?

Un sollecito di pagamento dal tono gentile è il modo migliore per preservare le tue buone relazioni con i clienti. Se ancora non conosci i motivi del ritardo nel pagamento, è bene infatti usare un tono cordiale: sottolinea la tua disponibilità a chiarire eventuali problemi, e comunica di nuovo le modalità di pagamento. Se il cliente è solitamente puntuale, è giusto concedergli il beneficio del dubbio e mostrare comprensione. Solo in un secondo momento, se necessario, puoi passare a comunicazioni più formali come la PEC o la raccomandata.

Quanto tempo deve passare tra un sollecito di pagamento?

Non esiste una regola fissa, ma in generale il primo sollecito di pagamento dovrebbe essere inviato pochi giorni dopo la scadenza della fattura (circa 7-10 giorni). Se al primo sollecito non segue alcun pagamento, potresti decidere di inviarne un secondo dopo altri 10-15 giorni – magari con un tono più fermo. Se il cliente continua a non rispondere, puoi considerare un terzo sollecito formale, anche tramite PEC o raccomandata, o addirittura una comunicazione legale. Un software come Agicap può aiutarti a gestire queste tempistiche in modo automatico e senza errori.

Riferimenti

Intrum, European Payment Report 2025, Aprile 2025