Cinque consigli per recuperare le fatture insolute

Le fatture insolute sono uno dei problemi più comuni per le imprese del nostro territorio. Basti pensare che, a gennaio 2025, soltanto il 45,1% delle aziende italiane riesce a pagare puntualmente le proprie fatture. È quanto emerge dallo Studio Pagamenti di Cribis, riportato da Repubblica : un report che fotografa chiaramente le difficoltà che le imprese devono affrontare nel mantenere equilibrio nei flussi di cassa.

In un contesto economico sempre più incerto e complesso, la gestione delle fatture non pagate si conferma perciò una delle principali sfide per i reparti finanziari. Il ritardo nei pagamenti genera squilibri costanti nella liquidità, limita la capacità di pianificare investimenti e ostacola la crescita aziendale.

Proprio per rispondere a queste criticità, strumenti come Agicap si rivelano alleati indispensabili. Perché non solo consentono di gestire in modo più efficace le fatture insolute, ma offrono anche soluzioni concrete per migliorare i tempi medi di incasso e garantire una liquidità stabile e sotto controllo.

Cosa significa, per un'azienda una fattura non pagata?

Le fatture insolute, o anche fatture non pagate, non comportano necessariamente un danno finanziario per le aziende che le subiscono. Tuttavia rappresentano un grande ostacolo alla crescita. Infatti, senza un flusso di cassa in entrata, è facile – per un’azienda – ritrovarsi a non poter pagare fornitori e investire nel proprio sviluppo.

Ecco perché ogni fattura insoluta va gestita con attenzione. Una gestione che si intreccia, inevitabilmente, con il monitoraggio del cash flow nonché con un sistema di previsione di cassa in grado di anticipare i periodi più complicati.

I crediti insoluti, del resto, sono una delle cause principali delle crisi di liquidità. E, più esteso è il ritardo nel pagamento, maggiore sarà il rischio di credito (o esigibilità) a cui la tua azienda può andare incontro.

I rischi concreti di una fattura insoluta

I rischi di una fattura insoluta vanno al di là della semplice perdita di denaro, che già di per sé rappresenta uno scenario drammatico. Un ritardo nei pagamenti, infatti, compromette in via diretta il flusso di cassa – quindi anche le entrate necessarie per mantenere operativa l'azienda. Se il cash flow si blocca o rallenta, diventa più difficile coprire le spese quotidiane: es. pagare fornitori, retribuire i dipendenti, rispettare gli impegni fiscali e, più in generale, garantire la continuità aziendale.

Parliamo di rischi che possono innescare facilmente un circolo vizioso. Giusto per fare un esempio, l’impossibilità di pagare i fornitori può rallentare la produzione e generare così una certa insoddisfazione e una perdita di reputazione sul mercato. Allo stesso modo, gli stipendi pagati in ritardo (per mancanza di liquidità) possono demotivare i dipendenti, con ripercussioni sulla produttività e sull’ambiente di lavoro.

Il problema più grande, però, riguarda la capacità di investimento, che – quando la liquidità scarseggia per colpa di fatture insolute – risulta molto limitata. E questo accade anche quando hai pianificato per tempo i tuoi investimenti. La pianificazione finanziaria, infatti, da sola non basta a raggiungere gli obiettivi aziendali, se poi l’azienda si scontra con una serie di crediti insoluti capaci di scuotere l’equilibrio aziendale.

In altre parole un approccio proattivo alla gestione delle fatture insolute, unito a un piano di azione preventivo che scongiuri il rischio di ritardi, è il punto di partenza fondamentale per la crescita di un’azienda.

Vuoi un cash flow sotto controllo? Partecipa al webinar e costruisci una strategia finanziaria vincente.

Fatture non incassate e perdite su crediti

Oltre al danno economico e al rischio per la continuità operativa, le fatture non incassate portano con sé anche conseguenze fiscali. Infatti, secondo il Testo Unico delle Imposte sui Redditi (TUIR), le perdite su crediti – qui da intendersi proprio come fatture insolute – possono essere dedotte dal reddito imponibile soltanto a precise condizioni.

Quali? In sintesi, il cliente insolvente deve trovarsi in una situazione di insolvenza conclamata. Nello specifico, la deduzione è applicabile soltanto se il cliente è stato già sottoposto a una procedura concorsuale (es. il fallimento o il concordato preventivo), oppure se ha concluso un accordo di ristrutturazione del debito.

In tutti gli altri casi, l’azienda è comunque obbligata a versare le imposte sul reddito anche di quella fattura non pagata.

Un paradosso che rende ancora più evidente quanto sia importante gestire in modo efficace le fatture insolute e monitorare con attenzione la solvibilità dei clienti, proprio per evitare di subire danni economici e fiscali difficili da recuperare.

Cosa fare quando le fatture non vengono pagate

Un pagamento in ritardo, soprattutto nei periodi di crisi economica, può capitare. Tuttavia, prima di rivolgersi a un’agenzia di recupero crediti o a un legale, ci sono alcune azioni che lo stesso reparto finanziario può tentare in autonomia per riscuotere un credito commerciale.

Qui di seguito troverai cinque consigli utili per affrontare la situazione.

#1. Manda un sollecito di pagamento

Prima di saltare a conclusioni affrettate (es. uno stato di insolvenza), può essere utile provare a contattare il cliente. Questo è il primo passo nella gestione delle fatture insolute, e va compiuto anche soltanto per verificare che la scadenza della fattura, o le modalità di pagamento, siano state messe in chiaro.

Se la semplice telefonata non porta ai risultati sperati, l’alternativa più valida è l’invio di una lettera di sollecito, o sollecito di pagamento. La lettera di sollecito va strutturata come una comunicazione chiara che serve a ricordare al cliente l’obbligo di saldare il debito, e può assumere un tono più o meno formale – a seconda del rapporto instaurato e del tempo trascorso dalla scadenza.

Il sollecito può essere inviato tramite email, PEC o posta raccomandata, e dovrebbe contenere:

• •

  i dati della fattura insoluta

• •

  la data di scadenza originale

• •

  importo dovuto e modalità di pagamento

• •

  un termine entro cui si richiede il pagamento

In certi casi (per esempio, se il cliente non risponde né al primo né al secondo sollecito di pagamento) potresti voler indicare le possibili conseguenze in caso di mancato pagamento (es. ulteriori azioni di recupero crediti, interessi moratori, e così via).

#2. Prevedi degli interessi di mora (es. CMOR)

Al di là del caso specifico, che richiede per forza un sollecito di pagamento, è importante che le aziende tutelino i propri interessi già in fase di accordo con il cliente. È qui che entrano in gioco gli interessi di mora, che possono fungere da incentivo per il cliente a saldare il debito e, al tempo stesso, limitare il danno finanziario.

Del resto, per i ritardi nei pagamenti il Codice Civile prevede già l’applicazione del tasso di interesse legale. Esiste poi il CMOR (o Corrispettivo di Mora), introdotto dall’Autorità per l’Energia Elettrica, il Gas e il Sistema Idrico e a cui possono ricorrere tutte le aziende di fornitura energetica.

Nella pratica, gli interessi di mora possono:

• •

  disincentivare ritardi futuri

• •

  compensare almeno in parte il danno subìto

• •

  rafforzare la posizione dell’azienda in caso di contenzioso

Ovviamente, è importante che gli interessi di mora siano già menzionati nel contratto di fornitura – e magari anche menzionati nella lettera di sollecito.

#3. Applica sconti ai clienti puntuali

Un’altra buona strategia per evitare ritardi è quella di offrire uno sconto per i pagamenti anticipati. In questo modo, clienti e committenti saranno incoraggiati a pagare prima della scadenza. Non sono rari i casi in cui a fronte di un impegno a pagare interamente la cifra entro pochi giorni, venga offerto uno sconto dell’1% o 2% sull'importo totale della fattura.

In questo modo l’azienda può, non soltanto ridurre il rischio di insoluti, ma anche accelerare il flusso di cassa. Il cliente percepisce lo sconto come un beneficio concreto, ed è più stimolato a pagare con puntualità la fattura.

#4. Sii cordiale nelle comunicazioni iniziali

L’approccio migliore, almeno nelle fasi iniziali, è quello di adottare un atteggiamento costruttivo. Molti imprenditori cedono allo stress e spingono su un tono aggressivo. L’obiettivo, invece, rimane sempre quello di preservare i rapporti commerciali e con il cliente. E questo vale anche quando si procede per vie legali: lo stato di insolvenza può avere cause fuori dal suo controllo.

Detto in altre parole, i motivi dietro a una fattura non pagata possono essere molti, e spesso entrano in gioco fattori esterni e imprevedibili. Il cliente, per esempio, potrebbe avere a sua volta difficoltà a farsi pagare dai suoi fornitori.

Il consiglio è quindi quello di mettersi nei panni del cliente e mantenere una comunicazione chiara che sia, per quanto possibile, calma e gentile. Solo in questo modo si avranno maggiori chance che le proprie fatture siano sempre in cima alla lista delle priorità del debitore.

#5. Agisci in fretta, subito dopo la scadenza

La best practice definitiva, comunque, è soltanto una: prima si agisce, maggiori sono le chance di ottenere il saldo della fattura. È meglio occuparsi delle fatture scadute entro i primi giorni dalla data di scadenza, perché più a lungo una fattura rimarrà in sospeso, più sarà difficile da riscuotere.

Anzi, la gestione delle fatture dovrebbe prevedere – già da principio – una buona strategia di recupero delle fatture non pagate. Qualche esempio? Impostare un sistema di alert per segnalare i conti in sospeso, automatizzare l’invio di solleciti, monitorare con attenzione il cash flow…

Per il tuo reparto finanziario la gestione delle fatture è un tema fondamentale. E perciò non va sottovalutato.

Ogni fattura non pagata, per i team finance è una sfida

Ogni volta che una fattura resta non pagata, per i team finance – e per molti imprenditori – si apre una vera e propria corsa a ostacoli. La gestione degli insoluti, del resto, non riguarda soltanto la contabilità aziendale. Le fatture non pagate sottraggono risorse, aumentano lo stress e rischiano di compromettere la salute finanziaria di un’azienda.

In linea di massima, sono almeno tre le sfide principali con cui i team finance devono fare i conti – e che possono trasformare il lavoro quotidiano in un incubo:

• •

  il tempo sprecato nel sollecito manuale

• •

  la mancanza di una visione globale di cassa

• •

  la difficoltà nel prevedere la liquidità futura

Pensiamo, per esempio, al numero di telefonate da affrontare per recuperare una fattura; alle email ripetitive, ai promemoria da inviare e alle lettere da preparare. Ogni fattura insoluta richiede uno sforzo aggiuntivo, a carico – ovviamente – delle risorse aziendali, e che sottrae tempo prezioso alle attività strategiche. E mentre il personale è impegnato a inseguire i pagamenti, le decisioni strategie sul cash flow restano in stallo, con tutto ciò che ne consegue.

Anche il problema della visibilità di cassa non va sottovalutato. Senza strumenti adeguati, le informazioni sulle fatture insolute si disperdono tra fogli Excel, gestionali obsoleti e scambi di email. Il rischio? Il team può perdere di vista scadenze, inviare comunicazioni sbagliate, o anche dimenticare dettagli importanti.

In più , senza una visione completa e aggiornata dei crediti da esigere, diventa impossibile fare previsioni affidabili sui flussi di cassa. Il che costringe i team finance a navigare a vista, con tutte le conseguenze del caso: investimenti bloccati, pagamenti in ritardo, e il rischio concreto di ritrovarsi senza liquidità proprio quando serve di più.

Problemi rallentano il lavoro e mettono a rischio la stabilità dell’azienda. Per questo è importante passare da una gestione reattiva a una strategia proattiva per le fatture insolute. Una strategia che non solo risolva i problemi quando emergono, ma che sia in grado di anticiparli, prima ancora che diventino un ostacolo per la crescita dell’azienda.

Come Agicap ti aiuta nella gestione delle fatture insolute

Una gestione della liquidità, nonché degli insoluti, ha bisogno di strumenti all'altezza per procedere senza intoppi. Agicap, tool innovativo e semplice, offre un supporto insostituibile ai responsabili finanziari di piccole, medie e grandi imprese. Perché? Perché con Agicap la gestione della cassa aziendale si trasforma in un processo fluido e automatizzato:

• •

  i dati finanziari necessari per tenere sotto controllo il cash flow sono frutto dell’integrazione con altri strumenti

  (fatturazione elettronica, web banking);

• •

  l’aggiornamento dei movimenti di cassa è in tempo reale;

• •

  la pianificazione della liquidità viene supportata da algoritmi previsionali appositi.

Funzionalità che si intrecciano con la gestione automatizzata delle fatture non pagate. Con Agicap Cash Collect puoi monitorare in modo semplice e immediato tutte le fatture in scadenza, e tenere traccia di quelle già scadute. Puoi inviare solleciti di pagamento automatizzati e risparmiare tempo, riducendo anche il rischio di errore umano.

Il software integra la gestione degli insoluti con la gestione complessiva della cassa, e offre così una panoramica completa e dettagliata sulla situazione finanziaria dell’azienda.

#1. Con Agicap ha una maggiore visibilità di cassa

Con Agicap hai a disposizione una dashboard integrata che si connette ai conti bancari e agli strumenti contabili aziendali. Questo significa poter identificare – in tempo reale – quali fatture sono in scadenza, quali già mostrano criticità e quali clienti richiedono maggiore attenzione. La visibilità totale e aggiornata elimina il rischio di dimenticanze o errori, e consente ai reparti finanziari di agire con tempestività.

#2. Puoi fare previsioni affidabili di qualsiasi scenario

Grazie ai suoi algoritmi previsionali, Agicap ti permette di simulare scenari futuri che tengono conto anche delle fatture insolute. In questo modo puoi pianificare con precisione la liquidità a breve e medio termine, anticipando i momenti di tensione finanziaria. Le tue decisioni strategiche saranno supportate da dati concreti raccolti nel tempo.

#3. Automatizzi i solleciti e riduci gli errori

Con Agicap, i solleciti di pagamento non sono più un compito manuale e ripetitivo. Il sistema invia automaticamente promemoria ai clienti, e ti consente così di sollevare le tue risorse umane da task ripetitive e poco remunerative. In altre parole, il tuo reparto finanziario potrà liberarsi delle attività a basso valore aggiunto, e concentrarsi invece su attività strategiche più rilevanti per il business.

#4. Puoi integrare Agicap con gli altri sistemi aziendali

L’implementazione di Agicap è semplice e senza interruzioni, grazie alla connessione nativa con ERP e software contabili già in uso. Non sono necessarie lunghe fasi di formazione: il sistema si integra senza complicazioni e consente ai team di lavorare sin da subito in modo efficace, efficiente e produttivo.

Casi pratici dell'impatto di Agicap nella gestione dei crediti

Vediamo allora insieme due casi pratici che spiegano come Agicap ha influito in positivo sulla gestione dei crediti. Due casi pratici, che arrivano da due diversi settori aziendali, ma accomunati da esigenze simili – come succede per tutte le grandi aziende europee alle prese con le sfide del mercato attuale.

Caso #1 – La storia di hhpberlin

Da quando hhpberlin ha integrato Agicap tra i suoi software gestionali, l’impatto sull’efficienza dei reparti finanziari è stato evidente. Il team finance ha infatti registrato:

• •

  una riduzione del 50% del DSO

• •

  miglioramento significativo del capitale circolante

In particolare la società tedesca, specializzata in servizi di ingegneria per la protezione anti-incendio, ha ottenuto risultati tangibili proprio grazie all’integrazione di Agicap Cash Collect.

Come racconta il CEO di hhpberlin, Stefan Truthän: «Agicap Cash Collect ci permette di lavorare sulla pianificazione della liquidità in maniera diversa, e di ottimizzare il capitale circolante come mai era stato possibile prima d’ora. Non solo abbiamo dimezzato il DSO (o tempo medio di incasso), ma siamo anche riusciti a motivare i nostri clienti a pagare le fatture più rapidamente».

Caso #2 – L’esperienza di Gruppo Plenetude

Il Gruppo Plenetude, società francese specializzata nella gestione di progetti, grazie a Agicap Cash Collect ha potuto registrare:

• •

  un dimezzamento dei tempi di sollecito

• •

  l’azzeramento di ogni eventuale errore umano

Prima di introdurre Agicap, il Gruppo Plenetude ha preso consapevolezza di una gestione complessa e poco efficiente dei crediti, che comprometteva le possibilità di crescita dell’azienda.

Simon Rauturier, Direttore Finanziario di Plenetude, spiega: «Il nostro processo di recupero crediti si stava rivelando insufficiente. Il risultato è che ci stavamo perdendo le vecchie fatture non pagate perché le seguivamo di meno. Inviavamo persino i solleciti al reparto sbagliato. Con Agicap abbiamo la possibilità di incassare meglio, e di seguire con attenzione la nostra crescita e il nostro sviluppo».

In sintesi, come recuperare le fatture insolute?

Il recupero delle fatture insolute richiede un mix di strategia, tempestività e strumenti adeguati. In azienda, insegui i pagamenti? In una certa misura, fa parte del gioco. Ma è fondamentale gestire il processo in modo proattivo, minimizzando i rischi e ottimizzando le risorse.

Ecco i punti chiave da tenere a mente:

• •

  Invia solleciti di pagamento tempestivi e chiari

• •

  Applica interessi di mora o sconti per i pagamenti anticipati

• •

  Mantieni un atteggiamento professionale e cordiale

• •

  Agisci in fretta non appena riscontri il ritardo

• •

  Automatizza e centralizza la gestione degli insoluti

In particolare, ricorrere a strumenti come Agicap ti aiuta a monitorare i tuoi flussi di incasso, prevederne i rischi e, soprattutto, automatizzare in pochi clic tutto il processo di gestione delle fatture insolute. Così potrai risparmiare tempo, ridurre errori e migliorare la visibilità della cassa aziendale.

Inizia con una prova gratuita! Scopri anche tu i vantaggi di una gestione automatizzata con Agicap

Domande più frequenti (FAQ)

Come sollecitare un pagamento?

Il modo migliore è inviare più di un sollecito di pagamenti, ognuno strutturato secondo diversi gradi di formalità. Per esempio, per il primo sollecito puoi optare per una comunicazione chiara sì, ma amichevole. Al terzo sollecito è già preferibile un tono più ferma e formale. Ricorda sempre di aggiungere tutti i dettagli della fattura (cioè numero, data, importo, modalità di pagamento e scadenza), e di dosare la comunicazione in base al caso specifico. Con Agicap puoi farlo senza stress, anche grazie a template personalizzati che si adattano a ogni situazione.

Come chiedere gentilmente il pagamento di una fattura?

È importante mantenere sempre un tono professionale e cortese. Chiarisci sin da subito che il tuo obiettivo è trovare una soluzione e assicurarti che il cliente abbia ricevuto la fattura. Considera che il tuo cliente stesso potrebbe essere in difficoltà per via di fatture non pagate. Lo scopo è recuperare la fattura, non perdere il cliente.

Le fatture da pagare vanno in prescrizione?

Sì, le fatture non pagate vanno in prescrizione. Le tempistiche variano in base alla natura del credito. In genere, per le fatture commerciali la prescrizione è di dieci anni, così come indicato nel Codice Civile italiano. Per questo è importante agire tempestivamente, e controllare periodicamente se ci sono fatture clienti non pagate. Agicap ti aiuta in questo processo, informandoti tramite notifiche sulle fatture in scadenza.

Come si calcolano gli interessi sulle fatture insolute?

Gli interessi moratori sulle fatture commerciali si calcolano applicando il tasso previsto dal contratto o, in mancanza, il tasso di interesse legale previsto dalla legge, cioè il saggio minimo di interesse stabilito periodicamente dal MEF. Per applicarlo si parte dalla data di scadenza della fattura, fino alla data effettiva del pagamento.

Riferimenti

La Repubblica, Studio Pagamenti, Cribis: le aziende che pagano con puntualità sono il 45,1 % del totale , 29 Gennaio 2025