XRechnung im Mittelstand: Aufbau, Pflichtfelder und was sich mit Version 4.0 ändert

Eine XRechnung ist eine elektronische Rechnung im reinen XML-Format, die der deutschen Ausprägung der europäischen Norm EN 16931 folgt. Betrieben wird der Standard seit dem 1. Januar 2019 von der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT). Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Ab dem 1. Januar 2027 folgt die Ausstellungspflicht für Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz.

Zuerst zur Abgrenzung der Begriffe. Eine E-Rechnung liegt nach § 14 Abs. 1 UStG nur vor, wenn sie in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird. Zusätzlich muss sie eine elektronische Verarbeitung ermöglichen. Ein per E-Mail verschicktes PDF erfüllt das nicht. Es gilt als „sonstige Rechnung“, genau wie eine Papierrechnung. Die XRechnung ist dagegen eine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes.

Dieser Leitfaden erklärt Aufbau, Versionen, Pflichten und Erstellung der XRechnung. Er zeigt außerdem, welche Rechnungsfelder Ihr Liquiditätsmanagement direkt betreffen.

Was ist eine XRechnung?

Die XRechnung ist ein Datenstandard. Die KoSIT beschreibt sie als Vorgabe dafür, welche Rechnungsinformationen ein XML-Datensatz enthält und wie diese technisch zusammengesetzt sind. Beschlossen hat den Standard der IT-Planungsrat von Bund und Ländern am 22. Juni 2017. Er diente zunächst der Umsetzung der EU-Richtlinie 2014/55/EU für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber.

Technisch ist die XRechnung eine CIUS (Core Invoice Usage Specification). Eine CIUS konkretisiert die Norm EN 16931 für ein Land. Sie bestimmt etwa, welche optionalen Felder verpflichtend werden und wie einzelne Felder zu befüllen sind. Der Standard besteht aus der CIUS XRechnung und der Extension XRechnung. Die Extension ergänzt Informationselemente, die das Kernmodell der Norm nicht vorsieht.

Für die Umsatzsteuer zählt das Ergebnis. In seinen FAQ zur E-Rechnung nennt das BMF die XRechnung ausdrücklich als Format, das die Voraussetzungen einer E-Rechnung erfüllt.

Wie ist eine XRechnung aufgebaut?

Datenmodell und Syntax: UBL oder CII

Eine XRechnung besteht aus einer einzigen XML-Datei ohne Bildteil. Ihren Inhalt beschreibt ein semantisches Datenmodell. Jede Information trägt dort eine Kennung: Einzelfelder heißen Business Terms (BT), zusammengehörige Felder bilden Business Groups (BG).

Für die technische Darstellung erlaubt die Norm zwei Syntaxen, UBL 2.1 und CII. Beide bilden dieselben Inhalte ab. Unterschiedlich sind nur die XML-Pfade, in denen die Werte stehen. Wie die KoSIT erläutert, regeln die Syntaxbindings in Teil 3 der Normenreihe diese Zuordnung.

Die wichtigsten Felder einer XRechnung

Die folgende Tabelle zeigt ausgewählte Felder, die in der Praxis besonders oft Fragen aufwerfen:

Die Felder BT-23, BT-34 und BT-49 sind seit dem 1. Februar 2024 verpflichtend. Das Beschaffungsamt des Bundes begründet dies auf seinem Portal E-Rechnung-Bund mit der Angleichung an Peppol BIS Billing, das Gegenstück der XRechnung im Peppol-Netzwerk. Seitdem sind beide Formate fast deckungsgleich.

Welche Pflichtangaben nach UStG in welches Feld gehören, zeigt eine Zuordnungstabelle, die KoSIT, FeRD und AWV am 28. Juli 2025 veröffentlicht haben. Alle umsatzsteuerlichen Pflichtangaben müssen im strukturierten Teil stehen. Das BMF stellt klar, dass ein bloßer Verweis auf einen unstrukturierten Anhang nicht ausreicht. Ergänzende Unterlagen wie Stundennachweise dürfen Sie als Anhang beifügen.

Wie sieht eine XRechnung aus?

Geöffnet in einem Texteditor wirkt eine XRechnung wie Programmcode. Die Datei enthält Tags, Werte und Codes, aber kein Layout. Zum Lesen brauchen Sie einen Viewer, der das XML in eine Rechnungsansicht überführt. Die Finanzverwaltung bietet dafür einen eigenen E-Rechnungsviewer im ELSTER-Portal an. Die KoSIT stellt zusätzlich eine quelloffene Visualisierungskomponente bereit, die Softwareanbieter in ihre Programme einbauen können.

Welche Versionen der XRechnung gibt es?

Gültig ist XRechnung 3.0, in Kraft seit dem 1. Februar 2024. Die geltende Spezifikation trägt die Nummer 3.0.2. Laut der Versionsübersicht der KoSIT, zuletzt aktualisiert am 24. September 2026, gab es im Sommer 2026 kein normatives Release. Version 3.0 bleibt deshalb mindestens bis zum 31. Juli 2027 in Kraft.

Der Nachfolger ist angekündigt. Am 15. September 2026 hat die KoSIT eine Vorversion der Spezifikation XRechnung 4.0 veröffentlicht. Sie setzt die überarbeitete Norm EN 16931-1:2026 um und ergänzt mehr als 50 neue Business Terms. Für den produktiven Einsatz ist die Vorversion nicht vorgesehen. Das Bundle mit den technischen Komponenten kündigt die KoSIT für das Frühjahr 2027 an.

Zwei Neuerungen der Version 4.0 betreffen Finanzteams direkt.Die bisherige Skonto-Regelung weicht einer eigenen Feldgruppe für Skonto (BG-35, in der Vorversion noch englisch als „Early Payment Discount“ bezeichnet). Außerdem kann eine Rechnung künftig mehrere Bestellungen und Lieferungen referenzieren. Klären Sie mit Ihrem ERP-Anbieter, ab wann er Version 4.0 unterstützt. Die KoSIT plant künftig ein Hauptrelease pro Jahr statt bisher zwei.

Ist die XRechnung Pflicht?

Das Gesetz verlangt eine E-Rechnung und lässt das Format offen. Das Bundesfinanzministerium nennt in seinen FAQ zur E-Rechnung XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 als die in Deutschland üblichen Formate, ohne die ZUGFeRD-Profile MINIMUM und BASIC-WL. Auch EDI-Formate wie EDIFACT sind zulässig. Voraussetzung ist eine Vereinbarung zwischen beiden Parteien und die vollständige Extraktion aller Pflichtangaben. Die verbreitete Aussage, ab 2025 seien alle B2B-Rechnungen als XRechnung zu stellen, deckt die Rechtslage daher nicht.

Den Fahrplan haben die BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024 und 15. Oktober 2025 festgelegt. Stand der Prüfung ist der 1. Oktober 2026:

Für den Stichtag 2027 zählt der Gesamtumsatz des Jahres 2026. Von der Formatpflicht ausgenommen sind im B2B-Bereich unter anderem:

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• Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto nach § 33 UStDV

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• Fahrausweise, die als Rechnung gelten, nach § 34 UStDV

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• Rechnungen an Endverbraucher (B2C)

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• Rechnungen an Leistungsempfänger ohne Sitz, Geschäftsleitung oder Betriebsstätte in Deutschland, etwa bei grenzüberschreitenden B2B-Umsätzen

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• viele steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG, etwa Finanzdienstleistungen oder Grundstücksvermietungen

XRechnung im B2G-Bereich: ein eigenes Regelwerk

Für Rechnungen an Behörden gilt ein älteres, getrenntes Regelwerk. Lieferanten des Bundes müssen seit dem 27. November 2020 elektronisch abrechnen, gestützt auf die E-Rechnungsverordnung (ERechV). Nach § 4 ERechV ist dort grundsätzlich der Standard XRechnung zu verwenden. Auf eine Abweichung weist das BMF selbst hin: Die ERechV greift ab 1.000 €, das UStG bei Rechnungen über 250 €. Die Länder haben jeweils eigene Regeln. Eine Leitweg-ID brauchen Sie nur gegenüber Behörden.

XRechnung für KMU und Mittelstand: 2027 ist der Stichtag

Liegt Ihr Umsatz 2026 über 800.000 €, gilt für Sie die Ausstellungspflicht ab dem 1. Januar 2027. Für mittelständische Unternehmen ist das der maßgebliche Stichtag. Die verlängerte Übergangsfrist bis Ende 2027 nützt Ihnen als Aussteller dann nicht. Sie betrifft aber einen Teil Ihrer Lieferanten. Kleinere Zulieferer dürfen Ihnen 2027 weiter Papierrechnungen schicken. Eine PDF-Rechnung ist laut BMF nur zulässig, wenn Sie als Empfänger diesem Format zustimmen.

Für Ihre Kreditorenbuchhaltung bedeutet 2027 ein Jahr mit gemischten Eingangsformaten. Planen Sie die parallele Verarbeitung von XRechnung, ZUGFeRD, Papier und EDI ein. EDI-Verfahren, die keine E-Rechnung darstellen, bleiben für alle Aussteller bis Ende 2027 zulässig. Mit der Aktualisierung seiner FAQ im März 2026 hat das BMF zudem klargestellt: Anzahlungs-, Voraus- und Abschlagsrechnungen, die vor dem Stichtag erteilt werden, müssen nicht als E-Rechnung übermittelt werden. Das gilt auch dann, wenn Leistung und Zahlung erst danach erfolgen.

Prüfen Sie auch Ihren Freigabeprozess. Eine XRechnung enthält kein Rechnungsbild. Wer Rechnungen vor der Zahlung freigibt, muss die strukturierten Daten deshalb im ERP oder in einem Viewer sehen können.

XRechnung erstellen: So gehen Sie vor

Die Erstellung einer XRechnung folgt vier Arbeitsschritten, unabhängig vom eingesetzten System:

1. Rechnungsdaten vollständig erfassen

2. Den passenden Erstellungsweg wählen

3. Vor dem Versand validieren

4. Übermitteln und archivieren

Rechnungsdaten vollständig erfassen

Prüfen Sie zuerst Ihre Stammdaten. Neben Name, Anschrift und Steuernummer oder USt-IdNr. verlangt XRechnung 3.0 elektronische Adressen für Verkäufer und Käufer (BT-34, BT-49). Dafür eignen sich zum Beispiel E-Mail-Adressen, wie sie auch die Bundesverwaltung in ihren Beispielen verwendet. Gleichen Sie Ihre Rechnungsvorlage mit der Zuordnungstabelle der KoSIT ab. So stellen Sie sicher, dass jede Pflichtangabe nach § 14 Abs. 4 UStG im strukturierten Teil landet.

Den passenden Erstellungsweg wählen

Im Mittelstand kommen drei Wege in Frage. Welcher passt, hängt von Ihrer Systemlandschaft ab:

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• Das Fakturierungsmodul Ihres ERP-Systems passt bei hohem Rechnungsvolumen, weil die Daten dort bereits vorliegen.

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• Eine eigenständige E-Rechnungslösung passt, wenn Ihr ERP keine E-Rechnungsfunktion bietet oder Ihre Gesellschaften unterschiedliche Systeme nutzen.

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• Ein externer Dienstleister passt, wenn Sie Erstellung und Versand vollständig auslagern möchten.

Achten Sie in jedem Fall darauf, dass die Software die aktuelle Version 3.0 unterstützt und ein Update auf 4.0 zusagt.

Vor dem Versand validieren

Eine Validierung prüft, ob die Datei den Formatvorgaben und den Geschäftsregeln der Norm entspricht. Für den Vorsteuerabzug ist sie nach Auffassung des BMF keine Voraussetzung. Das Ministerium empfiehlt sie trotzdem bereits bei Erstellung und Versand. Die KoSIT stellt dafür einen quelloffenen Validator mit XRechnung-Konfiguration bereit. Drei von vier Konformitätskriterien lassen sich maschinell prüfen. Ob jedes Feld inhaltlich korrekt befüllt ist, bleibt eine fachliche Prüfung.

Übermitteln und archivieren

Einen Übermittlungsweg schreibt das Gesetz nicht vor. E-Mail, Schnittstelle, Download-Portal oder ein gemeinsamer Speicherort im Konzern sind nach den BMF-FAQ zulässig. Peppol ist eine Option, in Deutschland aber keine Pflicht. Bei wachsendem Volumen lohnt sich eine API-Anbindung. Sie überträgt jede Rechnung sofort, während SFTP-Verbindungen mit Dateiablagen und festen Abholzyklen arbeiten.

Archivieren müssen Sie jede ein- und ausgehende Rechnung acht Jahre lang, so verlangt es § 14b Abs. 1 UStG. Diese Frist gilt seit 2025: Das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz hat sie von zehn auf acht Jahre verkürzt. Bei einer XRechnung ist die XML-Datei selbst unverändert in ihrem Originalformat aufzubewahren. Eine Visualisierung oder ein Ausdruck ersetzt sie nicht. Ergänzend gelten die GoBD.

XRechnung oder ZUGFeRD?

Beide Formate erfüllen die Anforderungen an eine E-Rechnung. Die XRechnung ist reines XML. ZUGFeRD bettet einen XML-Datensatz in eine PDF/A-3-Datei ein und bleibt ohne Viewer lesbar. Weichen Bild und Daten voneinander ab, gilt seit 2025 der XML-Teil. Einen ausführlichen Vergleich mit Profilen, Versionen und Auswahlkriterien finden Sie in unserem Artikel XRechnung vs. ZUGFeRD: Der Unterschied erklärt.

Was die XRechnung für Ihr Liquiditätsmanagement bedeutet

Fälligkeit und Zahlungsabgleich: die relevanten Felder

Für Ihr Treasury zählen drei Felder einer XRechnung besonders. BT-9 nennt das Fälligkeitsdatum, BT-20 die Zahlungsbedingungen einschließlich Skonto. BT-115 zeigt den tatsächlich offenen Betrag. Bei Papier- oder PDF-Rechnungen werden diese Werte abgetippt oder per Texterkennung ausgelesen. In einer XRechnung liegen sie maschinenlesbar vor und fließen ohne Zwischenschritt in Fälligkeitslisten.

Für den Abgleich mit den Zahlungseingängen auf dem Kontoauszug zählen zwei weitere Felder. BT-83 enthält den Verwendungszweck, BT-84 die IBAN des Zahlungsempfängers. Übernimmt Ihr Kunde den Verwendungszweck unverändert in seine Überweisung, lässt sich jede Zahlung eindeutig der offenen Rechnung zuordnen.

Skonto: was ein verpasster Abzug kostet

Ein Rechenbeispiel zeigt die Größenordnung. Eine Eingangsrechnung über 11.900 € brutto gewährt 2 % Skonto bei Zahlung innerhalb von 10 Tagen. Wer die Frist verpasst, zahlt 238 € mehr. Bei 50 solcher Rechnungen im Monat summiert sich das auf 11.900 € verlorenes Skonto. Gestaffelte Konditionen bildet bereits XRechnung 3.0 ab. BT-20 enthält dann pro Skontostufe eine eigene Zeile in fester Syntax, etwa #SKONTO#TAGE=7#PROZENT=3.00# und #SKONTO#TAGE=14#PROZENT=2.00#. Mit XRechnung 4.0 erhält Skonto eine eigene Feldgruppe (BG-35). Die Grundlagen zur Kalkulation erklärt unser Artikel zum Kundenskonto.

Von der Rechnung zur Liquiditätssicht

Auf der Debitorenseite gilt dieselbe Logik. Strukturierte Fälligkeitsdaten Ihrer Ausgangsrechnungen bilden die Grundlage für eine belastbare Berechnung der Days Sales Outstanding (DSO). Wie Sie Zahlungsziele und Skontoregeln sauber formulieren, zeigt unser Leitfaden zu Zahlungsbedingungen.

Agicap setzt nach der Buchung an. Die Plattform übernimmt die Rechnungsdaten aus Ihren ERP- und Buchhaltungssystemen und nutzt sie für Ihr Liquiditätsmanagement. Dazu gehören die Überwachung von Zahlungsfristen, DSO-Kennzahlen und Cashflow-Prognosen. Erstellung, Validierung und Übermittlung der XRechnung bleiben Aufgabe Ihres ERP-Systems oder Ihrer E-Rechnungslösung.

Prüfen Sie als nächsten Schritt, ob Ihr Rechnungssystem BT-9, BT-20 und BT-115 bei jeder Ausgangsrechnung befüllt. Von diesen Feldern hängt ab, wie früh Ihre Finanzabteilung Zahlungseingänge einplanen kann. Wie Sie aus Rechnungsdaten eine verlässliche Sicht auf Ihre Liquidität aufbauen, zeigt unser Leitfaden zum Liquiditätsmanagement.

In einer persönlichen Demo zeigt Ihnen unser Team, wie Agicap die Rechnungsdaten aus Ihrem ERP für Zahlungsfristen, DSO-Kennzahlen und Cashflow-Prognosen nutzt.

Häufige Fragen zur XRechnung

Wer muss eine XRechnung erstellen?

Im B2B-Bereich ist niemand gesetzlich auf das Format XRechnung festgelegt. Inländische Unternehmen müssen ab 2027 (Vorjahresumsatz über 800.000 €) beziehungsweise ab 2028 E-Rechnungen ausstellen und können dafür die XRechnung wählen. Verbindlich vorgeschrieben ist sie grundsätzlich bei Rechnungen an den Bund nach § 4 ERechV. Mehr zum gesetzlichen Rahmen lesen Sie in unserem Beitrag zur E-Rechnungspflicht.

 

Wie funktioniert eine XRechnung?

Die Software des Ausstellers schreibt alle Rechnungsangaben in festgelegte XML-Felder. Danach wird die Datei validiert und an den Empfänger übermittelt. Dessen System liest die Felder automatisch aus und kann sie ohne erneute Erfassung verbuchen. Für die Sichtprüfung nutzt der Empfänger einen Viewer.

Was ist der Unterschied zwischen E-Rechnung und XRechnung?

E-Rechnung ist der rechtliche Oberbegriff aus § 14 UStG. Die XRechnung ist ein konkretes technisches Format, das diesen Begriff erfüllt. Neben ihr erfüllen auch ZUGFeRD in den geeigneten Profilen und vereinbarte EDI-Formate die Definition.

Braucht man für eine XRechnung eine Leitweg-ID?

Nur bei Rechnungen an Behörden. Im B2B-Verkehr genügt nach den BMF-FAQ ein Platzhalter wie „-“ im Feld BT-10. Ihr Kunde kann dort stattdessen eine eigene Referenz verlangen, etwa eine Lieferantennummer.