Die Zahlungsbedingungen regeln wie und wann die Bezahlung einer Verbindlichkeit erfolgen soll. Unternehmen haben bei der Formulierung viele Freiheiten, da es nur wenige gesetzliche Vorgaben zu beachten gibt. Einige Dinge sollte man aber berücksichtigen, damit man nicht unnötig lange auf seine Bezahlung warten muss, oder es zu Missverständnissen mit den Gläubigern kommt.
Übersicht über Zahlungsbedingungen
In den Zahlungsbedingungen legt ein Unternehmen fest, welche Konditionen für seine Kund:innen gelten beim Begleichen ihrer Rechnungen. Wenn Kund:innen ein Geschäft tätigen, zum Beispiel Waren bestellen, akzeptieren sie die Zahlungsbedingungen des Verkäufers. Tun sie das nicht, kommt kein Geschäftsvertrag zustande.
Zahlungsbedingungen gelten überall, wo Geld gegen Waren oder Dienstleistungen ausgetauscht wird. Dabei kann die Zahlung auf verschiedene Arten erfolgen, z.B. per Vorauszahlung, Bezahlung bei Erhalt der Ware, oder bezahlen nach Erhalt der Ware auf Rechnung.
Gesetzliche Regelung für Zahlungsbedingungen im BGB
Das Gesetz in Deutschland schreibt nicht vor, wie Zahlungsbedingungen konkret aussehen müssen, um rechtlich Bestand zu haben. In §308 und §309 des BGB (Bürgergesetzbuch) ist lediglich festgeschrieben, was in allgemeinen Geschäftsbedingungen nicht zulässig ist.
Enthalten Zahlungsbedingungen Klauseln, die nicht mit §308 und §309 BGB konform sind, sind sie nichtig und können von Kund:innen angefochten werden. Insbesondere zu kurze Zahlungsziele müssen von Kund:innen nicht akzeptiert werden. Als gesetzlich konform gelten Zahlungsziele zwischen 3 und 30 Tagen nach Rechnungseingang.
In der Regel reichen für die Zahlungsbedingungen folgende Eckpunkte aus, um sie klar zu definieren:
- Zahlungsfrist
- Zahlungsart
- mögliche Rabatte, Skonti oder andere Nachlässe
Bei der Zahlungsfrist ist zu beachten, dass Kund:innen diese einhalten können müssen, das heißt, sie darf nicht zu kurz sein, was auch in §308 BGB festgeschrieben ist. Unternehmen können auch auf die Angabe einer Zahlungsfrist verzichten. Dann gilt die gesetzlich festgelegte Zahlungsfrist von 30 Tagen ab dem Tag des Rechnungseingangs.
Was in der Praxis häufig bei Geschäftskunden vorkommt, ist, dass man ihnen mit Rabatten oder Skonti entgegenkommt. Diese werden dann ebenfalls auf der Rechnung vermerkt. Wird also per Vorkasse bezahlt und gewährt der Verkäufer dabei 2% Skonto, steht dieser Abzug ebenfalls auf der Rechnung.
Eine weitere Variante ist der Skontoabzug, wenn Kund:innen zu einem bestimmten früheren Zeitpunkt nach Rechnungserhalt die Rechnung begleichen. Beträgt die Zahlungsfrist für eine Rechnung zum Beispiel 30 Tage, kann auf der Rechnung darauf verwiesen werden, dass bei Bezahlung innerhalb von 10 Tagen ein geringerer Betrag entrichtet werden muss. Dieser sollte ebenfalls auf der Rechnung kenntlich gemacht werden, sodass es nicht zu Missverständnissen kommt.
Zahlungsverzug
In Zahlungsverzug geraten Geschäftspartner oder Kund:innen, wenn sie die Rechnung nicht vor Ablauf der Zahlungsfrist beglichen haben. Hat eine Rechnung also 14 Tage Zahlungsfrist ab Eingang der Rechnung, ist man nach 15 Tagen in Zahlungsverzug. Der Gläubiger kann dann eine Zahlungserinnerung oder eine Mahnung versenden.
Die Anzahl der Tage in der Zahlungsfrist sind dabei Kalendertage und keine Werktage. Fällt das Fälligkeitsdatum auf einen Tag am Wochenende oder einen Feiertag, verlängert sich die Frist bis zum nächsten Werktag.
Sonderfall bei Zahlungsbedingungen "ab sofort"
Hat man in der Rechnung vermerkt, dass die Rechnung sofort nach Rechnungseingang zu bezahlen ist, tritt ein Zahlungsverzug erst nach 30 Tagen ein, wenn die Rechnung nicht während dieses Zeitraums beglichen wird. Grund dafür ist die gesetzliche Vorgabe, dass Schuldner einen angemessenen Zeitraum zum Bezahlen der Rechnung eingeräumt bekommen müssen.
Beispiele für Zahlungsbedingungen
Zahlungsbedingungen lassen sich in verschiedene Kategorien einteilen, die je nach Zahlungszeitpunkt oder Art der Zahlung unterschiedlich formuliert werden können. Im Folgenden einige Beispiele.
Bezogen auf Zahlungszeitpunkt
Zahlungsbedingungen formulieren bei Vorkasse
Bei der Zahlung per Vorkasse kann die Formulierung lauten: "Vorauszahlung bei Bestellung. Bei Zahlungseingang auf unserem Konto werden wir die bestellten Waren sofort an Sie versenden."
Wird per Kreditkarte bezahlt: "Ihre Kreditkarte belasten wir sofort nach Bestellung und liefern die bestellten Waren dann sofort an Sie aus."
Lieferantenkredit
Bei einem Lieferantenkredit wird ein Zahlungsziel vereinbart, zu dem spätestens die Rechnung beglichen werden muss. Eine mögliche Formulierung: "Zahlbar innerhalb von 14 Tagen."
Soll die Ware sofort bei Lieferung bezahlt werden, kann dies so formuliert werden: "Die Zahlung ist sofort nach Rechnungsstellung fällig."
Zahlungsbedingungen bei Raten-, Abschlags-, Teil- oder Anzahlung
Werden Rechnungen ausgestellt, die Ratenzahlungen enthalten, bei denen noch Zinsen bezahlt werden, kann die Formulierung so aussehen: "Zahlbar in 4 Monatsraten zu jeweils 200,00€."
Bei Anzahlungen lässt sich schreiben: "10% des Kaufpreises (xxx€) werden als Anzahlung bei Auftragserteilung fällig."
Und bei Abschlagszahlungen kann man folgende Formulierung verwenden: "Die einzelnen Teilleistungen werden als Abschlagszahlung verrechnet."
Formulierung bei Preisnachlässen
Eine Rabattformulierung kann so aussehen: "Wir gewähren einen zusätzlichen Mengenrabatt von 10% bei einer Bestellmenge von 100 Stück."
Gewährt man seinen Kund:innen Skonti beim früheren Begleichen von Rechnungen, lässt sich schreiben: "Zahlbar binnen 10 Tagen mit 2% Skonto, ansonsten 30 Tage netto." Das "netto" bedeutet in diesem Zusammenhang so viel wie "ohne Abzüge", also dass nach 30 Tagen der Bruttobetrag ohne Abzüge fällig wird.
Zahlungsbedingungen und ihre Auswirkungen auf ein Unternehmen
In den Zahlungsbedingungen legt ein Unternehmen fest, wie die Rechnungsbegleichung erfolgen soll. Wie schnell ein Unternehmen dabei bezahlt wird, hängt von der Zahlungsfrist ab. Um die Liquidität zu schonen, sind kurze Zahlungsfristen oder das Bezahlen per Vorkasse am günstigsten.
Wer seine Rechnungen mit der Zahlungsbedingung "sofort" versieht, muss möglicherweise bis zu 30 Tage auf sein Geld warten, da Kund:innen erst ab Tag 31 in Verzug kommen. Setzt man dagegen konkret eine Zahlungsfrist von 14 Tagen, tritt der Zahlungsverzug schon nach Tag 15 ein.
Bei Geschäftskunden ist es oft üblich, dass man ihnen längere Zahlungsziele einräumt als Privatkunden. Hier werden manchmal sogar Zahlungsfristen zwischen 60 und 120 Tagen gewählt – je nach Kunde und Auftrag. Diese besonderen Zahlungsbedingungen werden nicht in den allgemeinen Geschäftsbedingungen festgelegt, sondern individuell mit dem jeweiligen Kunden.
