Alles, was Sie zur Zahlungserinnerung wissen sollten

Jeder Unternehmer macht früher oder später die Erfahrung, dass gestellte Rechnungen nicht pünktlich beglichen werden. Wenn also kein Zahlungseingang festzustellen ist – wie kann man reagieren? Eine freundliche Zahlungserinnerung soll den Rechnungsempfänger animieren, den offenen Rechnungsbetrag zu bezahlen. Doch wie ist eine Zahlungserinnerung rechtlich einzuordnen? Und wie kann sie formuliert werden?

Bedeutung von Zahlungserinnerung

Zu einem professionellen Forderungsmanagement gehört es, offene Rechnungen und eingehende Zahlungstransaktionen ständig zu überwachen. Das muss nicht zwingend händisch gemacht werden: Dank moderner Technologien gelingt dies sogar schon automatisiert.

Für Unternehmen ist es existenziell, dass die offenen Forderungen auch tatsächlich eingetrieben werden. Wenn Zahlungen zu lange überfällig sind, muss das Unternehmen in erhebliche Vorleistung gehen. Materialien, Waren, Personalkosten – und viele weitere Posten sind bereits angefallen und belasten die Liquidität.

Doch vor allem junge Unternehmen scheuen sich häufig, ihre Auftraggeber direkt anzumahnen, wenn die Rechnung nicht pünktlich bezahlt wurde. Kann das die Geschäftsbeziehung belasten?

Natürlich kann sich kein Unternehmen leisten, offene Forderungen zu ignorieren. Auch wenn das Thema unangenehm sein mag: Es ist wichtig, dass Unternehmen hier aktiv werden. Dabei muss nicht gleiche ein formelles Mahnschreiben versandt werden. Eine Zahlungserinnerung klingt doch gleich viel diplomatischer.

Mit einer Zahlungserinnerung soll der Geschäftspartner auf eine noch offene Rechnung aufmerksam gemacht werden. Die Kundenbeziehung soll nicht durch ein zu harsches Schreiben leiden. Doch welche Wirkung hat eine Zahlungserinnerung?

So wirkt eine Zahlungserinnerung

Eine Zahlungserinnerung klingt in der Formulierung häufig viel freundlicher als eine Mahnung. Doch viele Unternehmen sind sich nicht sicher, ob sie eine Zahlungserinnerung oder eine Mahnung versenden sollten. Eine Zahlungserinnerung kann als unverbindliches Schreiben interpretiert werden, welches im Vorfeld einer Mahnung erfolgt.

Wichtig: Rechtlich gesehen kann eine Zahlungserinnerung durchaus auch eine Mahnung sein. Das hängt schlussendlich davon ab, welche Inhalte das Schreiben hat. Ob jedoch der Titel „Zahlungserinnerung“ oder „Zahlungsaufforderung“ bzw. „Mahnung“ über dem Schreiben steht, ist dabei nicht entscheidend.

Tipp: Welche Voraussetzungen an eine Mahnung gestellt werden, lesen Sie hier.

Viele Unternehmen setzen ein dreistufiges Mahnverfahren ein:

1. Zunächst wird eine freundliche, kurze Zahlungserinnerung oder eine Mahnung geschrieben.
2. Geht nach ca. 2 Wochen das Geld noch immer nicht ein, wird ein weiteres Schreiben versandt.
3. Bezahlt der Rechnungsempfänger auch dann noch nicht, wird eine Mahnung verschickt, die ein gerichtliches Mahnverfahren androht.

Der Ton der Schreiben verschärft sich von Stufe zu Stufe. Interessant aus rechtlicher Sicht: Zwar hat sich in der Praxis das dreistufige Mahnverfahren als Standard etabliert. Doch rechtlich erforderlich wäre lediglich ein einziges Mahnschreiben.

Die Zahlungserinnerung ist gesetzlich nicht vorgeschrieben. Das Unternehmen dürfte auch sofort mahnen. Allerdings kann es, je nach Geschäftsbeziehung, empfehlenswert sein, zunächst eine Zahlungserinnerung zu versenden. Schließlich kann auch jedem einmal ein Versehen passieren. Gerade bei langjährigen Geschäftsbeziehungen mit üblicherweise zuverlässigen Kunden kann dies der höflichere Weg sein. Eine Mahnung wird jedoch erforderlich, wenn der Schuldner in Zahlungsverzug gesetzt werden soll.

In § 286 BGB wird geregelt: „Leistet der Schuldner auf eine Mahnung des Gläubigers nicht, die nach dem Eintritt der Fälligkeit erfolgt, so kommt er durch die Mahnung in Verzug.“ Mit anderen Worten: Mit der Mahnung ist der Schuldner in Zahlungsverzug. Die Mahnung ist auch Voraussetzung, damit zum Beispiel Mahngebühren festgesetzt werden können.

Wann liegt überhaupt ein Zahlungsverzug vor?

§ 286 Absatz 1 BGB bestimmt: „Leistet der Schuldner auf eine Mahnung des Gläubigers nicht, die nach dem Eintritt der Fälligkeit erfolgt, so kommt er durch die Mahnung in Verzug.“

Ein Zahlungsverzug kann also gegeben sein, wenn der Schuldner keine Zahlung leistet, obwohl sie bereits fällig ist. Allerdings muss der Gläubiger den Schuldner anmahnen. Zur Fälligkeit sind die Rechnungsangaben sind hier entscheidend. Wenn jedoch auf der Rechnung keine Angabe zur Fälligkeit des Rechnungsbetrags gemacht wird, dann gilt grundsätzlich eine sog. 30 Tage-Regel. Mehr zum Zahlungsverzug finden Sie hier.

Allerdings sei hier am Rande erwähnt, dass es auch Fälle gibt, in denen der Schuldner auch ohne Mahnung in Zahlungsverzug gerät. Diese Fälle finden sich in § 286 Absatz 2 BGB.

Der Zahlungsverzug ist wiederum Voraussetzung dafür, dass Verzugszinsen und Schadensersatz in Anspruch genommen werden können. Bei dem dreistufigen Mahnverfahren hieße das also – bereits nach der ersten Mahnung.

Zahlungserinnerung: Text und Vorlage

Grundsätzlich sind Unternehmen bei der Formulierung der Zahlungserinnerung frei. Das kann eine lockere, kurze Erinnerungsmail sein. Manch ein Unternehmen formuliert die Erinnerung sogar lustig und humorvoll. Allerdings sollte dies stark vom Rechnungsempfänger abhängen.

Ein langjähriger Geschäftspartner, mit dem generell ein etwas „lockerer Ton“ herrscht, kann dies als nettes Augenzwinkern verstehen. Doch bei einem Neukunden? Eine lustige Zahlungserinnerung kann schnell auch als unseriös wahrgenommen werden. Hier sollten Unternehmen dann doch eine eher sachlichere Formulierung finden.

Eine mögliche Formulierung wäre:

*(Name und Adresse Rechnungsaussteller)

(Name und Adresse Rechnungsempfänger) Datum des Schreibens

Zahlungserinnerung zur Rechnung vom … Nr. …

Sehr geehrte/r …, auf unsere Rechnung vom … Nr … haben wir noch keinen Zahlungseingang feststellen können. Möglichweise ist Ihnen die Rechnung entgangen ist. Beigefügt erhalten Sie eine Kopie der Rechnung. Wir bitten Sie, den Rechnungsbetrag in den nächsten Tagen zu begleichen. Falls Sie zwischenzeitlich die Zahlung bereits geleistet haben, betrachten Sie dieses Schreiben bitte als gegenstandslos. Mit freundlichen Grüßen*

Falls die Zahlungserinnerung dann noch keinen Erfolg zeigt, muss ggf. ein weiteres Schreiben versandt werden. Ob dieses Schreiben als Zahlungserinnerung oder Mahnung betitelt wird, ist unerheblich. Doch rechtlich gesehen, sollte es sich nun um ein Mahnschreiben handeln, wenn der Schuldner in Verzug gesetzt werden soll.

Wie lange Unternehmen warten, bis ein weiteres Schreiben versandt wird, bleibt ihnen überlassen. Allerdings: Je länger hier gezögert wird, desto mehr verzögert sich der Zahlungseingang und die Liquidität leidet. Häufig warten Unternehmen 10-14 Tage bis sie erneut tätig werden. Dann könnte ein Schreiben wie folgt formuliert werden:

(Name und Adresse Rechnungsaussteller) (Name und Adresse Rechnungsempfänger) Datum Sehr geehrte/r …, leider haben Sie auf die Zahlungserinnerung vom … nicht reagiert. Wir bitten Sie daher, den überfälligen Betrag in Höhe von … bis zum … auf unser Konto (Bankverbindung) zu überweisen. Falls Sie zwischenzeitlich die Zahlung bereits geleistet haben, betrachten Sie dieses Schreiben bitte als gegenstandslos. Mit freundlichen Grüßen

Wenn jedoch auch hier kein Erfolg zu verzeichnen ist, dann sind die „freundlichen Mittel“ erschöpft. Das Unternehmen muss sich dann Gedanken machen, weitere rechtliche Schritte mithilfe des außergerichtlichen und des gerichtlichen Mahnverfahrens, einzuleiten.

Zahlungserinnerung: Form

Da eine Zahlungserinnerung meist als rechtlich unverbindliche Vorstufe eines Mahnschreibens gesehen wird, gelten hier auch keine konkreten Formvorschriften. So kann das Unternehmen seine Kundschaft beispielsweise per E-Mail anschreiben. Manch ein Buchhalter greift auch direkt zum Telefon und fragt beim Kunden nach, warum die Rechnung noch nicht bezahlt wurde. Ist die Rechnung vielleicht nicht zugestellt worden? Gibt es Beanstandungen? Missverständnisse lassen sich so schnell klären.

Telefonische Nachfragen sind also auch legitim. Es kann sogar die Chance bieten, den Kunden besser kennenzulernen und beispielsweise bei vorübergehenden Zahlungsschwierigkeiten Lösungen, wie Ratenzahlungen zu vereinbaren. Sagt der Kunde die Zahlung direkt zu, scheint der Fall erledigt. Allerdings sollten Unternehmen darauf achten, ein Gespräch kurz zu dokumentieren und nach einer angemessenen Frist erneut auf den Kunden zugehen, falls die Zahlung dann dennoch nicht eingeht.

Fazit: Forderungsmanagement und Kundenpflege

Ausbleibende Zahlungseingänge sind für jedes Unternehmen besorgniserregend. Wenn Rechnungen von Kunden zu lange nicht bezahlt werden, muss das Unternehmen ggf. Kredite aufnehmen, um die liquiden Mittel weiterhin zu sichern. Und Zahlungsausfälle können die Liquidität massiv angreifen und zu einer Insolvenz führen. Umso wichtiger ist es, dass das Forderungsmanagement Maßnahmen trifft, offene Forderungen zeitnah einzutreiben. Zahlungserinnerungen sind ein beliebtes und bewährtes Mittel. Sie punkten oft mit einer freundlichen kurzen Nachricht, die den Kunden zur Zahlung der Rechnung anregt.

Doch leider führen Zahlungserinnerungen nicht immer zum Ziel. Unternehmen müssen deshalb mit dem Fall rechnen, dass ein Kunde vollkommen zahlungsunwillig oder vielleicht selbst zahlungsunfähig ist. Im ersteren Fall kann ein Mahnverfahren zum Ziel führen. Doch wenn ein Kunde zahlungsunfähig und insolvent ist, führt dies nicht selten zum kompletten Forderungsausfall.