Unbezahlte Rechnungen sind ein Ärgernis für jedes Unternehmen, doch leider lassen sie sich nicht immer vermeiden. Wie man in solchen Fällen vorgeht, wollen wir Ihnen hier zeigen und Ihnen die wichtigsten Fragen rund um unbezahlte Rechnungen beantworten.
Unbezahlte Rechnungen einfordern: Wie geht man vor?
Zahlungserinnerung als „letzte Chance“
Ist die Zahlungsfrist einer Rechnung verstrichen und eine Zahlung ist nicht eingegangen, tritt automatisch Verzug ein. Unternehmen sollten dann so schnell wie möglich eine Zahlungserinnerung an den Schuldner senden.
Dies wird als „letzte Chance“ betrachtet, um der säumigen Person die Möglichkeit zu geben, den Rechnungsbetrag zu begleichen, ohne dass Verzugszinsen oder Mahngebühren erhoben werden.
Bei weiterem Ausbleiben der Zahlung: Unbezahlte Rechnung mahnen
Reagiert die säumige Person nicht auf die Zahlungserinnerung und verstreicht die Frist, die darin gesetzt wurde, hat das Unternehmen zwei Möglichkeiten, wie es vorgehen kann:
• Eigenmächtiges Versenden eines Mahnschreibens • Einleiten eines gerichtlichen Mahnverfahrens
Mahnung selbst versenden
Im ersten Fall versucht man die Bezahlung außergerichtlich einzutreiben. Man versendet dann ein Mahnschreiben, in welchem man dem Schuldner Verzugszinsen sowie Mahngebühren in Rechnung stellen darf. Es wird darin eine weitere Frist gesetzt, die jedoch kürzer ist als bei der Zahlungserinnerung (z.B. nur 7 Tage anstatt 14 Tage).
Gerichtliches Mahnverfahren
Anstatt eigenmächtig einen Mahnbrief zu versenden, kann man auch gleich ein gerichtliches Mahnverfahren beantragen. Die Kosten dafür muss zunächst der Gläubiger tragen, darf diese jedoch dem Schuldner in Rechnung stellen.
Das Gericht stellt dem Schuldner einen gerichtlichen Mahnbrief zu, in welchem er zur Zahlung aufgefordert wird und eine neue Frist gesetzt bekommt. Lässt er auch diese verstreichen und reagiert nicht auf die Zahlungsaufforderung, kann der Gläubiger ein Vollstreckungsverfahren beantragen. Ein Gerichtsvollzieher wird dann versuchen, die offene Forderung beim Schuldner einzutreiben.
Bei unbezahlten Rechnungen Verjährung nicht eintreten lassen
Zu lange Zeit sollte man sich schon aus Liquiditätsgründen nicht lassen, wenn es um das Eintreiben einer Forderung geht. Die Verjährungsfrist bei Rechnungen beträgt 3 Jahre. Diese Frist beginnt mit dem Ablauf des Jahres, in welchem die Rechnung ausgestellt wurde. Eine Rechnung mit dem Rechnungsdatum 07.06.2022 verjährt beispielsweise am 31.12.2025.
Unbezahlte Rechnungen ausbuchen & abschreiben
Wird eine Rechnung nicht bezahlt, muss spätestens zum Jahresabschluss diese Forderung ausgebucht werden, damit die Bilanz stimmt. Bei unbezahlten Rechnungen unterscheidet man zwischen zweifelhaften und uneinbringlichen Forderungen.
Zweifelhafte Forderungen
Eine zweifelhafte Forderung besteht dann, wenn das Risiko gegeben ist, dass die Rechnung nicht oder nur teilweise bezahlt werden wird. Das kann dann der Fall sein, wenn beim Schuldner schon ein Insolvenzverfahren läuft. Es wird dann ein Schätzwert angesetzt, mit welchem Betrag man noch rechnet.
Man kann dies im SKR03/04 so buchen:
• Konto SKR 03/04 Soll: 1460/1240 „Zweifelhafte Forderungen“, Betrag: Gesamthöhe der Forderung • Konto SKR 03/04 Haben: 14321/14321 „Kontenbezeichnung, z.B. Name des Schuldners“, Betrag: Gesamthöhe der Forderung • Konto SKR 03/04 Soll: 2451/6923 „Einstellungen in die Einzelwertberichtigung auf Forderungen“, Betrag: Summe, die wahrscheinlich nicht beglichen wird • Konto SKR 03/04 Haben: 0998/1246 „Einzelwertberichtigungen zu Forderungen – Restlaufzeit bis zu 1 Jahr“, Betrag: Summe, die wahrscheinlich nicht beglichen wird
Uneinbringliche Forderungen
Bei uneinbringlichen Forderungen ist zu 100% sicher, dass diese nicht mehr bezahlt werden, zum Beispiel wenn der Schuldner insolvent ist und von der Insolvenzmasse nichts mehr übrig ist, um die Forderung zu begleichen. In diesem Fall muss man die ausstehende Rechnung abschreiben und aus dem System ausbuchen:
• Konto SKR 03/04 Soll: 2406/6936 „Forderungsverluste 19% USt“, Betrag: Höhe der Forderung (Brutto) • Konto SKR 03/04 Haben: 14465/14465 „Kontenbezeichnung, z.B. Name des Schuldners“, Betrag: Höhe der Forderung (Brutto)
Unbezahlte Rechnungen verkaufen: Geht das?
Grundsätzlich ist es möglich, unbezahlte Rechnungen zu verkaufen, zum Beispiel an einen Factoring-Dienstleister. Dieser bezahlt gegen eine Gebühr den Rechnungsbetrag sofort, unabhängig davon, wann die Rechnung fällig ist.
Voraussetzung zum Forderungsverkauf ist, dass die Forderung berechtigt ist. Das heißt, der Verkäufer muss nachweisen können, dass er eine Leistung oder Lieferung erbracht hat und nun eine Bezahlung dafür einfordert.
Verkauft ein Unternehmen seine unbezahlten Rechnungen, geht das mit einem Liquiditätsschub einher. Das kann sehr sinnvoll sein, wenn die Geldmittel benötigt werden, um wichtige Investitionen zu tätigen oder die laufenden Kosten zu decken.
Nachteilig ist, dass der Gewinn geringer ist, da der Factoring-Dienstleister häufig 10% oder mehr des Rechnungsbetrags für sich einbehält. Diese Methode lohnt sich also meist nur für Unternehmen, die eine sehr hohe Anzahl an Forderungen bzw. unbezahlten Rechnungen haben und somit sehr hohe Forderungssummen.
