Um einen Zahlungsausfall zu vermeiden haben Unternehmen viele verschiedene Möglichkeiten. Je nach Branche oder Unternehmenstyp eignen sich einige besser als andere. Wir haben Ihnen hier eine Auswahl an gängigen Methoden zusammengestellt, die Sie vielleicht auch in Ihrem Unternehmen einsetzen können.
1. Zahlungsausfall vermeiden durch kürzere Rechnungsfristen
Je kürzer die Frist einer Rechnung, desto schneller müssen Kund:innen oder Geschäftspartner:innen die Schuld begleichen, und desto schneller erhält das Unternehmen sein Geld. Kurze Zahlungsfristen sind also im Sinne des Gläubigers. Dem gegenüber stehen jedoch die Interessen der Schuldner, die möglichst lange Zahlungsziele haben wollen.
Einen gangbaren Kompromiss zu finden, ist deshalb wichtig, um einerseits die Geschäftsbeziehung zu erhalten und andererseits die Liquidität. Zahlungsfristen können grundsätzlich für jeden Kunden individuell vereinbart werden.
Beispielsweise kann man seinen Kundenstamm in „pünktlich zahlende“ Personen und in solche mit eher schlechter Zahlungsmoral einteilen, und den „Pünktlichbezahlern“ längere Fristen gewähren als den anderen.
2. Forderungsmanagement strikt verfolgen
Bleibt eine Rechnung unbezahlt, sollte sofort nach Verstreichen des Fälligkeitsdatums eine Zahlungserinnerung versendet werden, in der eine neue Frist gesetzt wird. Handelt es sich um einen Kunden, der schon öfters durch eine schlechte Zahlungsmoral aufgefallen ist, kann auch sogleich eine Mahnung versendet werden, um den Druck etwas zu erhöhen.
Voraussetzung ist hierbei ein ordentliches und übersichtliches Forderungsmanagement. Unternehmen müssen immer einen Überblick über ihre offenen Forderungen haben, damit sie bei Verzug schnellstmöglich reagieren können. Rechnungsmanagement-Software kann sehr hilfreich sein, wenn man viele Rechnungen zu verwalten hat.
3. Bonität von Kund:innen prüfen
Bevor man einen Auftrag von einem neuen Kunden annimmt, kann es sinnvoll sein, dessen Bonität zu überprüfen. Das lohnt sich vor allem dann, wenn der Auftrag mit einer großen Summe verbunden ist.
Auskünfte kann man bei der Schufa einholen, oder ein Inkassobüro mit der Recherche beauftragen. Wenn es sich bei dem Kunden um ein anderes Unternehmen handelt, hilft ein Blick ins Insolvenzregister, um herauszufinden, ob dort bereits ein Insolvenzverfahren läuft.
4. Anreize zur Sofortzahlung schaffen
Die Sofortzahlung ist die beste Methode für Unternehmen oder Händler, um ihre Liquidität aufrechtzuerhalten. Um diese Bezahlart (ob per Überweisung oder Kreditkarte) attraktiver zu machen, kann man den Kund:innen Skonto gewähren, zum Beispiel einen bestimmten Prozentsatz auf den Verkaufspreis. Eine andere Variante ist das Anbieten eines Rabatts oder Gutscheins für den nächsten Einkauf.
Auch wenn diese Methoden die Gewinnmarge schmälern, sind sie ein probates Mittel gegen Liquiditätsprobleme, da ein Unternehmen so schon vor dem Erbringen der Leistung seine Bezahlung erhält.
5. Bei größeren Summen Anzahlung vereinbaren
Je nachdem, in welcher Branche ein Unternehmen tätig ist, geht es um größere oder kleinere Rechnungssummen. Bei sehr großen Beträgen oder umfangreichen Projekten ist es ratsam, zunächst eine Anzahlung zu vereinbaren. Diese soll sicherstellen, dass ein Rückzieher seitens des Auftraggebers nicht zu einem Totalverlust für den Auftragnehmer führt.
Eine weitere Aufteilung in Teilzahlungen kann vor allem bei Projektarbeiten sinnvoll sein, die mehrere Wochen oder sogar Monate in Anspruch nehmen. Auftragnehmer haben oft nicht die nötigen Liquiditätsreserven, um solch große Zeiträume finanziell zu überbrücken. Komplett vermeiden lässt sich ein Zahlungsausfall damit zwar nicht, aber tritt er ein, hat der Auftragnehmer immerhin seine Anzahlung bzw. Teilzahlungen.
6. Versicherung um Zahlungsausfall zu vermeiden
Gegen Zahlungsausfälle kann man sich auch versichern lassen. Man spricht dabei von einer Warenkreditversicherung. Diese greift dann, wenn der Auftragnehmer Waren versendet und vom Auftraggeber keine Bezahlung erhält. Die Versicherung ersetzt den Betrag sofort, nachdem die Zahlungsfrist der Rechnung verstrichen ist, sodass nicht erst Mahnungen versendet werden müssen.
Diese Methode lohnt sich vor allem bei hochpreisigen Gütern und Auslandsgeschäften, bei denen ein Zahlungsausfall einen sehr hohen Verlust für ein Unternehmen darstellen würde.
7. Factoring- und Inkasso-Dienste in Anspruch nehmen
Neben der Versicherung gegen einen Zahlungsausfall kann man eine Forderung auch an einen Factoring-Dienstleister oder ein Inkassounternehmen verkaufen. Diese begleichen die Rechnung sofort, sodass ein Unternehmen unabhängig von der Zahlungsfrist der Rechnung schnell sein Geld erhält.
Gegen akute Liquiditätsengpässe kann Factoring sehr gut geeignet sein. Hat man bereits Erfahrungswerte mit seinen wiederkehrenden Kund:innen, können die Forderungen der notorischen Spätzahler:innen an den Factoring-Dienstleister verkauft werden.
8. Letztes Mittel um den Zahlungsausfall zu vermeiden: Kappen der Geschäftsbeziehung
Manchmal kommt es vor, dass man unter seinen Kund:innen oder Geschäftspartner:innen ein schwarzes Schaf hat, das immer wieder durch eine schlechte Zahlungsmoral auffällt und Zahlungen absichtlich hinauszögert. Der Mehraufwand kostet das Unternehmen zusätzlich Zeit und Geld.
In diesem Fall sollte man sich überlegen, ob die Kosten den Nutzen rechtfertigen. Handelt es sich nicht gerade um den Hauptkunden, der für den Großteil des Umsatzes verantwortlich ist, ist das Trennen der Geschäftsbeziehung manchmal die beste Möglichkeit, um einen Zahlungsausfall zu vermeiden.
Dadurch geht zwar etwas an Umsatz verloren, doch kann dieser oft schnell wieder ausgeglichen werden, wenn man sich in Zukunft verstärkt auf jene Kund:innen und Partner:innen konzentriert, bei denen man keinen Zahlungsausfall zu befürchten hat.
