Zahlungsausfall: Wie Sie ihn verhindern können

Ein Zahlungsausfall ist für Unternehmen ein echtes Ärgernis. Zahlen Kund:innen nicht rechtzeitig ihre Rechnungen, fehlen dem verkaufenden Unternehmen die Einnahmen, was die Liquidität schmälert und im schlimmsten Fall sogar zu einem Liquiditätsengpass führen kann. Es gibt jedoch einige Möglichkeiten, wie sich Unternehmen gegenüber Zahlungsausfällen absichern können.

Zahlungsausfall: Bedeutung für Unternehmen

Fast jedes Unternehmen ist einmal von einem Zahlungsausfall betroffen. Oft steckt keine böse Absicht von Kundenseite aus dahinter, sondern die Rechnung wurde einfach vergessen. Ärgerlich für ein Unternehmen ist ein solcher Fall trotzdem, denn eine unbezahlte Rechnung erfordert Handeln.

Tritt eine Zahlung nicht bis zum erwarteten Zeitpunkt ein, wirkt sich das unmittelbar auf die Liquidität des Unternehmens aus. Dadurch, dass mit dem Versenden der Ware in Vorfinanzierung gegangen wurde, hat das Unternehmen weniger liquide Mittel für andere Dinge zur Verfügung.

Steht eine größere Summe aus oder häufen sich die Zahlungsausfälle, kann das betroffene Unternehmen selbst in Zahlungsverzug geraten, weil es nicht über genügend freie Mittel verfügt, seine eigenen Rechnungen zu begleichen. Zahlungsausfälle sollten deshalb vermieden werden.

So vermeiden Sie Zahlungsausfälle

Die beste Möglichkeit, Zahlungsausfälle zu vermeiden, ist nicht selbst in Vorleistung zu gehen. Das heißt, dass Kund:innen die Ware bezahlen, bevor sie versendet wird. Für manche Unternehmen ist dies jedoch kein gangbarer Weg, denn das Bezahlen auf Rechnung wird von vielen Kund:innen geschätzt. Was also tun, wenn man das Bezahlen auf Rechnung dennoch anbieten möchte?

Andere Zahlungsoptionen attraktiver gestalten

Eine Möglichkeit, Kund:innen zur Vorauszahlung zu animieren, ist das Anbieten von Skonti bei Bezahlung per Vorkasse. Das schmälert zwar den Gewinn, aber die Liquidität bleibt in jedem Fall erhalten. Diese Variante eignet sich besonders für Unternehmen, die viele und eher niedrigpreisige Produkte absetzen, z.B. Online-Händler.

Rechnungsfristen herabsetzen

Rechnungen mit langem Zahlungsziel sind zwar für Kund:innen eine feine Sache, weil sie die Verbindlichkeit weiter nach hinten schieben können, für das verkaufende Unternehmen sind sie jedoch von Nachteil – insbesondere dann, wenn nach einer langen Zahlungsfrist die Rechnung erst nicht bezahlt wird. Das Unternehmen muss so noch länger auf seine Bezahlung warten.

Um die Auswirkungen abzuschwächen, sollten die Zahlungsziele möglichst kurz gewählt werden. Tritt ein Zahlungsausfall ein, kann schon nach kürzerer Zeit eine Zahlungserinnerung oder eine Mahnung verschickt werden. Das Unternehmen wartet so weniger lange auf sein Geld.

Anzahlungen vereinbaren und Zwischenrechnungen stellen

Insbesondere bei sehr teuren Produkten kann es sinnvoll sein, eine Anzahlung von den Kund:innen zu verlangen. Ist diese auf dem Konto eingegangen, wird das Produkt verschickt und der Restbetrag separat in Rechnung gestellt. So erhält das Unternehmen zumindest schon einen Teil seines Geldes vorab.

Für dienstleistende Unternehmen ist es mitunter empfehlenswert, wenn anstatt einer großen Endrechnung mehrere Zwischenrechnungen gestellt werden. Für Arbeiten oder Projekte, die mehrere Wochen oder Monate andauern, ist dies sogar notwendig, da ein Unternehmen kaum über die nötige Liquidität verfügt, sich bei ausbleibenden Einnahmen über Monate hinweg zu finanzieren.

Möglichkeiten der Absicherung von Forderungen

Forderungen lassen sich auch absichern, sodass sich ein Unternehmen keine Gedanken über Zahlungsausfälle machen muss. Hierzu gibt es verschiedene Möglichkeiten.

Zahlungsausfallversicherung

Mit einer Zahlungsausfallversicherung (auch Warenkreditversicherung genannt) sichern sich Unternehmen vollständig gegen Zahlungsausfälle ab. Eine solche Versicherung prüft in der Regel alle Kund:innen des Unternehmens auf deren Bonität und gibt dann eine Empfehlung ab, ob das Unternehmen gegen Vorkasse liefern sollte oder nicht.

Tritt ein Zahlungsausfall ein, ersetzt die Versicherung dem Unternehmen die Schadenssumme und agiert als Inkassoservice, um die Forderung einzutreiben. Für das Unternehmen hat das den großen Vorteil, dass es nach Verstreichen der Rechnungsfrist sein Geld erhält und in jedem Fall liquide bleibt.

Nachteilig ist, dass je nach Umfang des Versicherungsvertrages eine jährliche Prämie bezahlt werden muss. Für Unternehmen, die mit sehr teuren Waren handeln und für die ein Zahlungsausfall schnell das Aus bedeuten würde, lohnt sich eine solche Versicherung trotzdem.

Factoring nutzen

Eine andere Möglichkeit, sich gegen Zahlungsausfälle abzusichern, ist das Nutzen von Factoring. Hierbei verkauft das Unternehmen die offene Forderung an einen Factoring-Dienstleister. Dieser begleicht die Rechnungssumme sofort (unter Abzug einer Gebühr) und kümmert sich dann selbst um das Eintreiben der Forderung. Vorteil für das Unternehmen: Das Geld ist schon vor Ablauf der Rechnungsfrist auf dem Konto.

Von Nachteil ist Factoring, weil dem Unternehmen dadurch zusätzliche Kosten in Form von Factoring-Gebühren entstehen, die den Gewinn schmälern. Hat ein Unternehmen jedoch oft mit Kund:innen zu tun, die durch schlechte Zahlungsmoral auffallen, ist Factoring sinnvoll, denn es erhält die Liquidität des Unternehmens aufrecht.

Wie ist ein Zahlungsausfall zu buchen?

Das Buchen eines Zahlungsausfalls im Buchhaltungssystem kann manchmal Kopfzerbrechen bereiten. Zunächst muss unterschieden werden zwischen einwandfreien, zweifelhaften und uneinbringlichen Forderungen.

Eine einwandfreie Forderung ist eine solche, bei der keine Zweifel darüber bestehen, dass diese beglichen wurde. Einwandfreie Forderungen müssen in Summe in der Bilanz ausgewiesen werden.

Eine zweifelhafte Forderung liegt dann vor, wenn das Risiko für einen Zahlungsausfall besteht. Dies kann zum Beispiel dann der Fall sein, wenn trotz Zahlungserinnerung oder Mahnung keine Zahlung erfolgt, oder bereits ein Insolvenzverfahren beim Schuldner läuft.

Eine uneinbringliche Forderung liegt dann vor, wenn gewiss ist, dass der Schuldner die Rechnung nicht begleichen kann. Das ist dann der Fall, wenn der Kunde seine Zahlungsunfähigkeit bestätigt, er verstorben ist, keine Insolvenzmasse mehr vorhanden oder die Forderung bereits verjährt ist.

Einzelwertberichtigung

Wenn ein Verlust aufgrund einer zweifelhaften oder uneinbringlichen Forderung erwartet wird, kann die erwartete Summe am Bilanzstichtag auf das Konto Einzelwertberichtigung im Buchhaltungssystem gebucht werden.

Pauschalwertberichtigung

Anstatt der Einzelwertberichtigung kann auch eine Pauschalwertberichtigung gebucht werden. Dabei wird ein Schätzwert für die Pauschale angesetzt, indem das Risiko für den Zahlungsausfall und die vergangene Zahlungsmoral der einzelnen Kund:innen bewerten werden.

Fazit: Zahlungsausfälle lassen sich vermeiden

Es gibt viele Möglichkeiten, wie Unternehmen Zahlungsausfälle seitens ihrer Kund:innen vermeiden können. Je nach Kundenstamm und Art der Produkte bieten sich verschiedene Lösungen an.

Mittelständische Unternehmen, die teure Produkte verkaufen (sowohl im In- als auch im Ausland) sichern sich beispielsweise mit einer Warenkreditversicherung vollständig gegen einen Zahlungsausfall ab. Per Factoring lassen sich kleinere Rechnungsbeträge sofort eintreiben, was besonders dann sinnvoll ist, wenn Kund:innen immer wieder durch eine schlechte Zahlungsmoral auffallen. So lässt sich der Zahlungsausfall in seiner Auswirkung abschwächen und das Unternehmen bleibt jederzeit liquide.