Für die Unternehmensliquidität ist ein erfolgreiches Forderungsmanagement unentbehrlich. Auch Geschäftskund:innen können in finanzielle Notsituationen geraten. Das kann Unsicherheiten für Unternehmen mit sich bringen, ob die Forderungen überhaupt eingehen und wenn ja, in welcher Höhe. Dieser Umstand ist auch in der Bilanz zu berücksichtigen und es sind zweifelhafte Forderungen auszuweisen. Wichtig ist es jedoch, zunächst einmal festzustellen, welche Forderungen unter diese Kategorie fallen und wie diese zu buchen sind. Hier ein Überblick.
Wann zweifelhafte Forderungen vorliegen
Im Idealfall stellt ein Unternehmen eine Rechnung und diese wird pünktlich beglichen. Im Unternehmensalltag passiert es jedoch immer wieder, dass Rechnungsbeträge offen bleiben und das Forderungsmanagement aktiv werden muss. Die Kommunikation mit den Kund:innen ist hier von großer Bedeutung. Nach einer Zahlungserinnerung und Mahnungen stellt sich jedoch dann die Frage: Ist überhaupt noch mit einem Zahlungseingang zu rechnen? Es handelt sich also bei zweifelhaften Forderungen um solche, bei denen es bereits Indizien gibt, dass sie möglicherweise ausfallen. Doch der Forderungsausfall wurde noch nicht konkret realisiert.
Zweifelhafte Forderungen in der Bilanz
Wenn ein Unternehmen einen Zahlungsanspruch gegenüber einem Kunden hat, dann ist dies in der Bilanz als Forderung zu buchen. Die Forderungen finden sich auf der Aktivseite der Bilanz im Umlaufvermögen (vgl. § 266 Handelsgesetzbuch). Doch nicht bei jeder Forderung kann mit Sicherheit davon ausgegangen werden, dass sie auch einbringlich ist. Bei Forderungen unterscheidet man deshalb wie folgt:
- Einwandfreie Forderungen
- Zweifelhafte (dubiose) Forderungen und
- Uneinbringliche Forderungen
Die Bezeichnungen lassen es bereits vermuten: Es wird danach unterschieden, wie wahrscheinlich es ist, dass eine Forderung auch tatsächlich bezahlt wird. Bei einwandfreien Forderungen geht ein Unternehmen davon aus, dass die Zahlung fristgerecht und vollständig eingehen wird. In der Bilanz wird daher der Nennbetrag angesetzt.
Bei einer zweifelhaften Forderung gibt es bestimmte Indizien, dass die Forderung ausfallen könnte. Das kann beispielsweise der Fall sein, wenn die Zahlungsfrist bereits überschritten ist. Wenn Kund:innen sich melden und beispielsweise über Produktmängel beschweren, kann es auch vorkommen, dass Forderungen nicht in voller Höhe eingehen werden. Das Unternehmen muss daher die Forderung mit ihrem wahrscheinlichen Wert bewerten.
Zweifelhafte Forderungen sollten nicht mit uneinbringlichen Forderungen verwechselt werden. Bei einer uneinbringlichen Forderung besteht nicht nur ein Ausfallrisiko. Es ist davon auszugehen, dass die Forderung tatsächlich nicht beglichen werden kann (z. B. weil ein Kunde zahlungsunfähig ist). Uneinbringliche Forderungen dürfen als Forderungsverluste gewinnmindernd ausgebucht werden.
Zweifelhafte Forderungen bewerten
Im Falle von zweifelhaften Forderungen erfolgt in der Bilanz eine Wertberichtigung. Die Forderung wird dann mit dem wahrscheinlichen Wert angesetzt. Bei der Wertberichtigung von Forderungen unterscheidet man zwischen der Einzelwertberichtigung und der Pauschalwertberichtigung.
Bei der Einzelwertberichtigung ist der Nennbetrag der einzelnen Forderung ausschlaggebend. Dieser Wert (netto, ohne Umsatzsteuer) wird dann entsprechend berichtigt. Das Unternehmen muss den Wertverlust nach objektiven Umständen schätzen.
Beispiel: Das Unternehmen A verkauft an B ein Auto. Doch bereits wenige Tage nach der Übergabe meldet sich B und beschwert sich über Mängel. Er hält den Preis nicht für gerechtfertigt. A und B beginnen miteinander zu verhandeln. B zeigt keine Bereitschaft besteht, den vollen Rechnungsbetrag für dieses Auto zu begleichen. A bucht deshalb zum Bilanzstichtag zweifelhafte Forderungen. Er hofft auf eine Einigung, vermutet jedoch aufgrund der Gespräche mit B, dass 20 % der Forderungen nicht beglichen werden.
In manchen Fällen haben Unternehmen bereits konkrete Indizien bei bestimmten Forderungen, dass diese zweifelhaft sind. Doch natürlich haben Unternehmen auch Erfahrungswerte und stellen immer wieder fest, dass ein bestimmter Prozentsatz ihrer Forderungen ausfallen werden, ohne dass im Vorfeld etwas darauf hingewiesen hat. Durch eine Pauschalwertberichtigung können Unternehmen diesem Umstand gerecht werden.
Als Bemessungsgrundlage wird hier der Gesamtbestand der Forderungen herangezogen (netto, ohne Umsatzsteuer). Nicht berücksichtigt werden dürfen hier außerdem Forderungen, die bereits durch Einzelwertberichtigung wertberichtigt wurden. Durch die betrieblichen Erfahrungswerte kann der Prozentsatz ermittelt werden (z. B. 3 %).
Hinweis: In Außenprüfungen werden gerade solche Werte häufig geprüft. Wichtig ist daher, dass das Unternehmen belastbare Zahlen der Vorjahre vorlegen kann, warum beispielsweise der Prozentsatz mit 3 % angegeben wurde.
Zweifelhafte Forderungen nach HGB bewerten
Zum Bilanzstichtag müssen Unternehmen prüfen, ob bei den Forderungen wertmindernde Umstände vorliegen. Entsprechende gesetzliche Regelungen finden sich in § 252 Abs. 1 Nr. 3 Handelsgesetzbuch (HGB): "Die Vermögensgegenstände und Schulden sind zum Abschlußstichtag einzeln zu bewerten."
Das heißt, nach dem HGB müssen auch Forderungen zum Abschlußstichtag bewertet werden. Zweifelhafte Forderungen müssen entsprechend eingeordnet werden – denn im HGB gilt das Vorsichtsprinzip: Vermögensgegenstände und -werte sind grundsätzlich eher zu niedrig anzusetzen, Schulden im Zweifel eher zu hoch. Das Vorsichtsprinzip ergibt sich aus § 252 Abs. 1 Nr. 4 HGB. Man spricht in diesem Zusammenhang auch oft vom Niederstwertprinzip.
Zweifelhafte Forderungen im Steuerrecht
Die Rechtsprechung des Bundesfinanzhofs hat aus steuerlicher Sicht klargestellt, wie zweifelhafte Forderungen zu bewerten sind. Demnach erfolgt der Ansatz mit dem wahrscheinlichen Wert (vgl. Urteil des Bundesfinanzhofs vom 20. August 2003, I R 49/02).
Zweifelhafte Forderungen buchen
Doch wie erfolgt nun die Buchung? Hierfür gibt es spezielle Konten. In der Buchhaltung greifen Unternehmen regelmäßig auf Standardkontenrahmen zurück. Dabei haben sich insbesondere SKR 03 und SKR 04 bewährt.
- In SKR 03 findet sich das Konto 1460 Zweifelhafte Forderungen.
- In SKR 04 findet sich das Konto 1240 Zweifelhafte Forderungen.
Buchungssatz bei zweifelhaften Forderungen
Wird eine Forderung als zweifelhaft eingestuft, dann erfolgt die Buchung wie folgt:
| Soll | Haben |
|---|---|
| Zweifelhafte Forderungen | Forderungen aus Lieferungen und Leistungen |
Mit anderen Worten: Im Soll wird die zweifelhafte Forderung gebucht, im Haben werden entsprechend Forderungen aus Lieferungen und Leistungen ausgebucht. Geht die Forderung übrigens doch ein, dann wird diese ausgebucht. Im Soll wird dann der Zahlungseingang bei der Bank gebucht, im Haben die zweifelhafte Forderung.
Zweifelhafte Forderungen und Umsatzsteuer
Bei einer zweifelhaften Forderung erfolgt keine Umsatzsteuerkorrektur. Bei einer uneinbringlichen Forderung wird die Umsatzsteuer nach § 17 UStG korrigiert. Ein Forderungsausfall sorgt zu einer nachträglichen Minderung des Entgelts. Unternehmen müssen dies im Hinblick auf die Umsatzsteuer beachten und korrigieren – denn auch das wirkt sich auf die Unternehmensliquidität aus.
Beispiel: Forderungen bei Insolvenzverfahren
Das Unternehmen A hat mehrere Notebooks an Kunde B verkauft. Der Rechnungsbetrag lautet über 4.000 Euro zuzüglich 760 Euro Umsatzsteuer. A hat entsprechend gebucht:
| Soll | Haben |
|---|---|
| Forderungen aus Lieferungen und Leistungen: 4.760 Euro | Umsatzerlöse: 4.000 Euro |
| Umsatzsteuer (19 %) 760 Euro |
In der Rechnung wird dem Kunden B eine Zahlungsfrist bis 30.10. eingeräumt. Doch es erfolgt zunächst kein Zahlungseingang. Kunde B meldet sich bei A und signalisiert ihm, dass er in finanzielle Engpässe geraten ist, jedoch kurzfristig die Hälfte begleichen könnte. Das Unternehmen A zweifelt jedoch daran, dass es den kompletten Betrag der ausstehenden Forderung erhalten wird, da es nun bereits auch von anderer Seite gehört hat, dass B wohl gerade in eine Krise rutscht. Zum Bilanzstichtag 31.12. bucht A daher die zweifelhaften Forderungen wie folgt:
| Soll | Haben |
|---|---|
| Zweifelhafte Forderungen 2.000 Euro | Forderungen aus Lieferungen und Leistungen 2.000 Euro |
Wichtig: Hier findet noch keine Umsatzsteuerkorrektur statt!
Im Januar hält der Kunde B tatsächlich Wort und begleicht einen Teil der Rechnung (2.380 Euro). Allerdings gerät er in immer erheblichere Liquiditätsengpässe. Im März stellt er einen Antrag auf Eröffnung eines Insolvenzverfahrens. Das Gericht lehnt diesen jedoch mangels Masse ab. B ist mittlerweile komplett zahlungsunfähig. A muss die zweifelhaften Forderungen nun als Forderungsausfall gewinnmindernd ausbuchen und hierfür auch eine Umsatzsteuerkorrektur vornehmen.
Fazit: Zweifelhafte Forderungen müssen regelmäßig geprüft werden
