Wie ist die Zahlungsfrist zu formulieren, was sollte sie alles beinhalten?

Die Zahlungsfrist auf einer Rechnung gibt an, wie lange der Schuldner Zeit hat, den Betrag zu begleichen. Sie ist gesetzlich geregelt und sowohl im Privat- und im Geschäftskundenbereich vertraglicher Bestandteil der Zahlungsbedingungen. Wir erklären Ihnen hier, was es im Rahmen der Zahlungsfrist alles zu beachten gibt und wie man sie formuliert.

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Zahlungsfrist laut BGB

Die Zahlungsfrist ist Teil der Zahlungsbedingungen, die in Rechnungen anzugeben ist. Damit wissen die Schuldner genau, bis wann sie die Rechnung zu bezahlen haben. Laut BGB ist eine Zahlungsfrist von 3 Tagen bis 30 Tagen üblich für Privatkunden.

Bei Geschäftskunden können besondere Bedingungen individuell vereinbart werden. Je nach Kunde und Umfang des Auftrags kann die Zahlungsfrist hier sogar zwischen 60 und 120 Tagen liegen.

Wird auf einer Rechnung keine Zahlungsfrist angegeben, greift §286 BGB, der besagt, dass die gesetzliche Zahlungsfrist 30 Tage beträgt. Bei der Berechnung gelten dabei Kalendertage. Fällt das Fälligkeitsdatum auf einen Tag am Wochenende oder einen Feiertag, gilt der nächste Werktag als letzter Tag der Zahlungsfrist.

Zahlungsfristen bei Nebenkostenabrechnungen und Handwerkerrechnungen keine Sonderfälle

Bei speziellen Fällen wie Nebenkostenabrechnungen und Handwerkerrechnungen glaubt der eine oder die andere, dass es bezüglich der Zahlungsfrist besondere Fälle sind. Dem ist jedoch nicht so.

Sowohl eine Handwerkerrechnung, als auch eine Nebenkostenabrechnung kann mit einem Zahlungsziel (bestimmtes Datum, bis wann die Rechnung zu begleichen ist) bzw. einer Zahlungsfrist versehen werden. Ist keine Zahlungsfrist angegeben, gelten wieder §286 BGB und die gesetzliche Zahlungsfrist von 30 Tagen.

Formulierung der Zahlungsfrist

Es gibt keine konkreten gesetzlichen Vorgaben, wie die Zahlungsfrist formuliert werden muss, um rechtskonform zu sein. Es haben sich dennoch einige Formulierungen eingebürgert, von denen man Gebrauch machen kann, damit die Kommunikation mit Kunden so einfach wie möglich ist. Hier einige Beispiele:

• Die Rechnung ist zahlbar innerhalb von 14 Tagen nach Rechnungsstellung
• Die Zahlung ist sofort nach Rechnungsstellung fällig
• Bei Gewährung von Skonto: Zahlbar binnen 10 Tagen mit 2% Skonto, ansonsten 30 Tage netto
• Bei Teilzahlungen: Zahlbar in 3 Monatsraten zu jeweils 100,00€

Zahlungsfrist berechnen

Ist in einer Rechnung die Zahlungsfrist mit dem Wortlaut "zahlbar binnen 14 Tagen nach Rechnungsstellung" oder ähnlich angegeben, läuft die Zahlungsfrist ab dem Tag des Rechnungsdatums. Das heißt, wenn die Rechnung auf den 03.05. datiert ist, hat man bis zum 17.05. Zeit, die Rechnung zu bezahlen. Ab dem 18.05. ist man in Verzug.

Rechnungen, die "sofort" zu bezahlen sind, fordern den Schuldner dazu auf, der Verbindlichkeit so schnell wie möglich nachzukommen. Da das BGB jedoch eine Zahlungsfrist von 30 Tagen einräumt, kommt in diesem Fall der Schuldner auch erst 30 Tage nach Rechnungseingang in Verzug.

Kann man die Zahlungsfrist verlängern?

Die Zahlungsfrist auf einer Rechnung ist verbindlich für den Schuldner. Das heißt, nach Ablauf der Frist kommt er in Verzug und der Gläubiger kann eine Mahnung versenden. Falls mit dem Gläubiger keine außervertragliche Verlängerung der Zahlungsfrist vereinbart werden kann, ist der Rechnungsbetrag deshalb innerhalb der Frist fällig.

Lässt man diese verstreichen, ist dies nicht gleichbedeutend mit einer verlängerten Zahlungsfrist. Es können Mahngebühren entstehen, wenn man zu lange mit der Bezahlung der Rechnung wartet.

Für Geschäftskunden werden häufig längere Zahlungsziele vereinbart, sodass die Frist länger ist als bei Privatkundenrechnungen. Das gibt Kunden die Möglichkeit, die Forderung etwas weiter nach hinten zu schieben.

Mahnung bei versäumter Zahlungsfrist

Verstreicht die Zahlungsfrist und hat der Schuldner die Rechnung dann noch nicht beglichen, ist er in Verzug. Der Gläubiger hat dann das Recht, eine Mahnung zu versenden. Diese darf grundsätzlich schon dann verschickt werden, sobald der Zahlungsverzug eintritt.

Viele Unternehmen versenden stattdessen jedoch zuerst eine Zahlungserinnerung, insbesondere wenn es sich um Kund:innen handelt, die bisher nicht durch schlechte Zahlungsmoral aufgefallen sind. Wird die Rechnung nach Ablauf der neu gesetzten Frist weiterhin nicht bezahlt, wird eine Mahnung versendet. In dieser können auch Mahngebühren erhoben werden.

Das Versenden von mindestens einer Mahnung ist notwendig, um bei weiterem Ausbleiben der Zahlung rechtliche Schritte gegen den Schuldner einzuleiten. In der Regel beauftragt der Gläubiger ein Inkassobüro, das sich dann um die weitere Korrespondenz mit dem Schuldner und dem zuständigen Gericht kümmert. Die Inkassogebühren dürfen ebenfalls dem Schuldner in Rechnung gestellt werden.

Auswirkungen der Zahlungsfrist auf die Liquidität eines Unternehmens

Ganz entscheidend für die Liquidität des Unternehmens ist die Zahlungsfrist, denn je länger diese ist, desto länger muss das Unternehmen auf seine Bezahlung warten. Wurde die Ware schon verschickt bzw. eine Dienstleistung erbracht, ist das Unternehmen in Vorfinanzierung gegangen. Das heißt, seine Liquidität wurde verringert.

Da das Unternehmen jedoch weiterhin seine eigenen Kosten decken muss, können lange Zahlungsfristen zum Problem werden: Durch fehlende Einnahmen kommt es zum Liquiditätsengpass und das Unternehmen kommt möglicherweise selbst unverschuldet in Zahlungsverzug. Damit das nicht passiert, sollten Zahlungsfristen so gewählt werden, dass ein Liquiditätsengpass in jedem Fall vermieden wird.

Hierbei gilt es dann einen Mittelweg zu finden zwischen einer möglichst schnellen Bezahlung durch den Kunden und ein nicht zu kurz gewähltes Zahlungsziel, mit dem man den Kunden möglicherweise verprellt. Üblich im Privatkundenbereich ist eine Zahlungsfrist von 14 Tagen und wird als goldener Mittelweg angesehen. Hat ein Unternehmen schon Probleme mit wiederkehrenden Liquiditätsengpässen, ist eine (temporäre) Reduzierung der Zahlungsfrist auf 7 Tage überlegenswert.

Eine andere Möglichkeit ist das Verkaufen der offenen Rechnungen an einen Factoring-Dienstleister, der gegen eine Gebühr den Rechnungsbetrag sofort bezahlt. Damit bleibt das Unternehmen in jedem Fall liquide. Können Kunden dazu bewegt werden, per Vorkasse zu bezahlen, ist dies für die Unternehmensliquidität am vorteilhaftesten. In diesem Fall gibt es auch keine Zahlungsfrist und die Fälligkeitsdaten müssen nicht verfolgt werden.