Welche Informationen muss ein Mahnschreiben zwingend enthalten?

Mit einem Mahnschreiben fordern Unternehmen in Verzug geratene Kund:innen zum Bezahlen einer Rechnung auf. Damit das Schreiben rechtliche Gültigkeit hat, muss es bestimmte Informationen enthalten. Welche das sind und was beim Formulieren des Mahnschreibens beachtet werden muss, erfahren Sie in diesem Artikel.

Mahnschreiben: Bedeutung für Unternehmen

Ein Mahnschreiben ist ein rechtsgültiges Dokument, mit dem Unternehmen zum Bezahlen einer Rechnung auffordern, wenn Kund:innen in Zahlungsverzug geraten sind. Ein einheitliches Verfahren, wie viele Mahnungen verschickt werden müssen, gibt es nicht.

In der Praxis werden drei bis vier Mahnungen versendet. Bezahlen Kund:innen dann immer noch nicht, übergeben Unternehmen den Fall an ein Inkassobüro, das rechtliche Schritte einleiten kann, um die Forderung für das Unternehmen einzutreiben.

Unterschiedliches Vorgehen bei unterschiedlichen Kund:innen

Ein Mahnschreiben zu erstellen ist Aufgabe des Forderungsmanagements. Regelmäßig muss überprüft werden (durch Mitarbeiter:innen oder per Rechnungsmanagement-Software), ob die Fälligkeitsdaten von unbezahlten Rechnungen überschritten wurden.

Bevor ein Mahnschreiben verschickt wird, erhalten die in Verzug geratenen Kund:innen meistens jedoch zuerst eine Zahlungserinnerung, in der freundlich darauf hingewiesen wird, sie mögen die Rechnung bezahlen.

Handelt es sich bei den Kund:innen um "Wiederholungstäter:innen", die schon öfter durch eine mangelhafte Zahlungsmoral aufgefallen sind, verschicken Unternehmen auch gleich ein Mahnschreiben. Darin wird eine neue Frist gesetzt und zur Zahlung aufgefordert. Verstreicht die Frist, kann eine weitere Mahnung versendet werden.

Auswirkungen für das Unternehmen

Bezahlen Kund:innen ihre Rechnungen nicht rechtzeitig, bedeutet das einen Einnahmenverlust für das Unternehmen. Durch Versenden der Ware oder Erbringen der Dienstleistung ist es in Vorfinanzierung gegangen, hat weiterhin seine laufenden Kosten zu decken, und wartet nun auf seine Einnahmen.

Bleiben diese aus, kann dem Unternehmen ein Liquiditätsengpass entstehen, da es weniger finanzielle Mittel zur Verfügung hat, seine eigenen Rechnungen zu bezahlen. Deshalb ist es wichtig, dass die Forderung schnellstmöglich eingetrieben wird.

Ein effizientes Forderungsmanagement kümmert sich darum, dass sobald ein Verzug eintritt, die in Verzug geratene Person angeschrieben und zur Zahlung aufgefordert wird.

Damit Kund:innen mit einem Mahnschreiben nicht vor den Kopf gestoßen werden, ist etwas Fingerspitzengefühl bei der Formulierung gefragt – insbesondere, wenn die Person bisher immer pünktlich bezahlt hat.

Mahnschreiben bzw. Zahlungsaufforderung formulieren

Ist ein Zahlungsverzug eingetreten, kann eine Zahlungserinnerung verschickt werden, in der auf den Verzug hingewiesen und eine neue Zahlungsfrist gesetzt wird. Bei Kund:innen, die bisher nicht auffällig wurden durch verzögerte Zahlungen, sollte das Wort "Mahnung" daher nicht benutzt werden.

Verstreicht die Frist der Zahlungserinnerung, wird eine Mahnung verschickt. Dort weist man noch einmal – etwas eindringlicher – darauf hin, dass ein Verzug besteht und die Rechnung bis zu einem bestimmten Datum beglichen werden soll.

Mehr als vier Mahnungen sollten nicht verschickt werden, da davon auszugehen ist, dass die Mahnschreiben ignoriert werden und deshalb rechtliche Schritte notwendig sind, um das Geld zu erhalten.

Was muss in der Mahnung drinstehen?

Damit eine Mahnung auch vor Gericht eine Wirkung hat und nicht einfach vom Schuldner ignoriert werden kann, muss sie rechtsgültig sein. Deshalb muss sie folgende Inhalte haben:

• Name und Anschrift des Gläubigers und des Schuldners (bei Geschäftskunden auch der Firmenname)
• Datum der Mahnung
• Nummer der Rechnung oder des Lieferscheins, die beglichen werden müssen
• Höhe der Zahlung (inkl. Mahngebühren, falls solche erhoben werden)
• Höhe der Verzugszinsen und Aufschlüsselung, wie sich diese zusammensetzen (falls solche erhoben werden)
• Fälligkeitsdatum der Rechnung
• Bankverbindung des Gläubigers
• Steuernummer des Gläubigers
• Neues Zahlungsziel mit konkreter Angabe des Datums: xx.yy.zzzz

Das Wort "Mahnung" sollte ganz oben gut sichtbar als Überschrift des Schreibens auftauchen. Zusätzlich kann auch noch eine Kopie der Rechnung oder des Lieferscheins beigelegt werden, damit der Schuldner ganz genau weiß, worum es sich handelt.

Vorlage für ein Mahnschreiben

Die erste Mahnung oder Zahlungserinnerung können beispielsweise so formuliert werden:

„Wir möchten Sie freundlich darauf hinweisen, dass bei uns bisher noch kein Zahlungseingang für die Rechnung mit der Nummer xxxyyy erfolgt ist. Wir würden Sie deshalb bitten, die Zahlung zu überprüfen, und bis zum xx.yy.zzzz zu tätigen. Vielen Dank.“

Erfolgt darauf keine Reaktion, kann in den weiteren Mahnschreiben eskaliert werden. Eine letzte Mahnung könnte so aussehen:

„Die Rechnung mit der Nummer xxxyyy ist überfällig. Auf die vergangenen Mahnschreiben haben Sie nicht reagiert. Geht Ihre Zahlung nicht bis zum xx.yy.zzzz bei uns ein, übergeben wir die Forderung an ein Inkassobüro.“

Die neuen Fristen, die gesetzt werden, sollten pro Mahnstufe immer enger gesetzt werden. Beispielsweise kann bei der ersten Mahnung eine Frist von zwei Wochen gesetzt werden und bei der letzten Mahnung eine Frist von fünf Tagen.

Mahngebühren sind optional

Das Erheben von Mahngebühren ist keine Pflicht und es gibt auch keine gesetzliche Regelung, wie hoch die Gebühren sein dürfen. Die Gebühren sollen jedoch lediglich die Kosten des Gläubigers decken, die mit dem Versenden des Mahnschreibens einhergehen: Papier und Porto. Beim Beauftragen eines Inkassobüros dürfen dem Schuldner auch die Kosten für den Inkassoservice in Rechnung gestellt werden.

Da für Unternehmen jedes Mahnschreiben einen zusätzlichen Aufwand darstellt, kann insbesondere bei schon mehrmals in Verzug geratenen Kund:innen auch eine Gebühr erhoben werden.

Die Mahngebühren steigen mit jedem Mahnschreiben an. So kann man für das erste Mahnschreiben eine Gebühr von z.B. 5 Euro verlangen, für das zweite 7.50 Euro und für das dritte 10.00 Euro.

Im Mahnschreiben muss dann zusätzlich darauf hingewiesen werden, welche Beträge zu überweisen sind. Am besten schlüsselt man diese am Ende des Mahnschreibens auf, damit der Schuldner ganz genau weiß, wie sich die Kosten zusammensetzen:

• Rechnungsbetrag: xxx Euro
• Gebühren 1. Mahnung: x Euro
• Gebühren 2. Mahnung: y Euro
• Gebühren 3. Mahnung: z Euro
• Zu zahlender Endbetrag: Summe aller vorangegangenen Beträge

Keine Reaktion auf das Mahnschreiben: Was nun?

Reagiert der Schuldner nicht auf die letzte Mahnung, bleibt dem Unternehmen nur der Gang zum Inkassobüro. Dieses ist in der Lage, ein Inkassoverfahren gegen den Schuldner einzuleiten. Um ein Inkassounternehmen zu beauftragen, reicht es schon aus, wenn man nur eine Mahnung verschickt hat und auf diese nicht reagiert wurde.

Das Inkassounternehmen prüft den Fall und sämtliche Unterlagen (Mahnschreiben, Rechnungen, Lieferscheine) und setzt sich dann zunächst selbst mit dem Schuldner in Verbindung in Form eines Inkassobriefs. Erfolgt auch hier keine Reaktion, werden rechtliche Schritte eingeleitet und ein Antrag auf Erlass eines Mahn- und Vollstreckungsbescheids beim zuständigen Amtsgericht eingereicht.