Was ist eine Inkasso-Forderung und wann ist sie berechtigt?

Mit einer Inkasso-Forderung tritt ein Inkasso-Unternehmen an einen Schuldner heran, um Geld für einen Gläubiger einzutreiben. Wie das genau funktioniert und worauf man achten muss, wenn man eine rechtswirksame Inkasso-Forderung realisieren möchte, erklären wir Ihnen in diesem Artikel.

Inkasso-Forderung unberechtigt oder nicht? – Darauf kommt es an

Möchte ein Unternehmen eine Inkasso-Forderung einem Schuldner zukommen lassen, muss es einige Dinge beachten, damit die Forderung berechtigt ist und vom Schuldner nicht angefochten werden kann. Die folgenden beiden Kriterien müssen immer erfüllt sein:

• Der Schuldner muss mit seiner Zahlung in Verzug sein
• Die Forderung ist berechtigt, d.h. es muss ein Vertrag vorliegen zwischen Unternehmen und Schuldner, aus dem hervorgeht, dass Geld an das Unternehmen geschuldet wird

Wenn ein Unternehmen z.B. eine Ware versendet hat inklusive einer Rechnung, dient sowohl die Rechnung als auch der Lieferschein als Nachweis, dass das Unternehmen seine vertraglichen Pflichten erfüllt hat und der Empfänger nun Geld schuldet.

Ab wann ist man in Verzug?

Ein Schuldner ist in Verzug, sobald die Zahlungsfrist der Forderung abgelaufen ist. Diese Frist wird meist auf der Rechnung angegeben, z.B. mit dem Wortlaut „zahlbar innerhalb von 14 Tagen ab Rechnungsdatum“ oder „zu zahlen bis zum 20.7.2022“.

Bei Privatpersonen muss immer eine Zahlungsfrist in der Rechnung angegeben werden, auch wenn das Unternehmen die gesetzliche Frist von 30 Tagen gewährt. Bei Geschäftskunden kann auf den Hinweis verzichtet werden. Sofern mit ihnen nichts anderes vereinbart wurde, gilt dann automatisch die gesetzliche Zahlungsfrist von 30 Tagen.

Inkasso-Forderung & Verjährung

Wichtiges Thema bei Forderungen ist auch die Verjährung, denn Forderungen sind nicht ewig gültig. Gesetzlich ist geregelt, dass Schulden nach drei Jahren verjähren. Dabei ist zu beachten, dass die Frist immer erst am Jahresende abläuft. Das heißt, eine Rechnung vom 10.02.2019 verjährt zum 31.12.2022.

Das sorgfältige Nachverfolgen von offenen Forderungen ist deshalb für Unternehmen wichtig, damit nichts unter den Tisch fällt und eine Verjährung gar nicht erst stattfindet. Tritt man mit einer Inkasso-Forderung, die bereits verjährt ist, an einen Schuldner heran, hat dieser das Recht, die Zahlung zu verweigern.

Wie ist der Ablauf für eine Inkasso-Forderung?

Mahnung und Zahlungserinnerung

Ist ein Schuldner in Zahlungsverzug, haben Unternehmen die Möglichkeit, ihn mittels einer Mahnung und einer neuen Frist zur Zahlung aufzufordern.

Häufig wird vor der ersten Mahnung jedoch zunächst eine Zahlungserinnerung verschickt, um den Schuldner nicht vor den Kopf zu stoßen. Das ist vor allem dann empfehlenswert, wenn man mit der Person oder dem Geschäftspartner bisher keine Probleme bei der Zahlung hatte. Die Zahlungserinnerung ist jedoch nicht Pflicht, und es kann sofort nach Eintritt des Zahlungsverzugs eine Mahnung verschickt werden.

Anstatt, dass sich das Unternehmen selbst um das Versenden von Mahnungen und das Eintreiben des Geldes beim Schuldner kümmert, kann es sich aber auch an ein Inkasso-Unternehmen wenden, das im Rahmen einer Inkasso-Forderung versuchen wird, die Zahlung beim Schuldner zu erwirken.

Inkasso-Forderung abtreten

Damit ein Inkasso-Unternehmen tätig werden kann, müssen zum einen die im ersten Abschnitt genannten Bedingungen erfüllt sein (Zahlungsverzug + gültige Forderung), und zum anderen muss das Unternehmen die Forderung an den Inkasso-Dienstleister abtreten. Dabei findet ein Gläubigerwechsel statt, sodass von nun an das Inkasso-Unternehmen Gläubiger ist.

Außergerichtliches und gerichtliches Verfahren

Zunächst wird der Inkasso-Dienstleister versuchen, das Geld beim Schuldner außergerichtlich einzutreiben. Es werden Mahnungen mit neuen Zahlungsfristen verschickt und telefonischer (oder persönlicher) Kontakt mit dem Schuldner aufgenommen.

Bleibt die Zahlung dann immer noch aus, wird sich das Inkasso-Unternehmen mit dem auftraggebenden Unternehmen in Verbindung setzen und besprechen, ob ein gerichtliches Mahnverfahren eingeleitet werden soll. Dazu wird ein Mahnbescheid beim zuständigen Amtsgericht beantragt. Reagiert der Schuldner auch dann noch nicht, folgt der Vollstreckungsbescheid, bei dem ein Gerichtsvollzieher den Schuldner aufsucht oder das Konto des Schuldners gepfändet wird.

Inkasso-Forderung im Ausland?

Wenn Unternehmen Kunden oder Geschäftspartner im Ausland haben, kann auch dort eine Inkasso-Forderung zugestellt werden. Einfach ist es, wenn es sich beim Schuldner um eine Person oder ein Unternehmen mit Sitz in der EU handelt. Dafür gibt es den Europäischen Zahlungsbefehl, der dem deutschen Mahnbescheid entspricht, und an den Schuldner gesendet wird, wenn dieser nicht auf Mahnungen reagiert.

Außerhalb des EU-Raums ist es schwieriger, eine Inkasso-Forderung durchzusetzen, da die Rechtslage sich von Land zu Land stark unterscheidet. In diesem Fall sollten sich Unternehmen gezielt an einen Dienstleister wenden, der sich auf internationales Inkasso spezialisiert hat. Dann sind die Aussichten am besten, dass die Inkasso-Forderung realisiert wird.