Ein Mahnbrief ist ein Dokument, das einen Schuldner zur Bezahlung seiner Schulden auffordert. Damit der Brief rechtlich Bestand hat, muss er einen bestimmten Inhalt aufweisen. Wie sich dieser zusammensetzt und wie man den Mahnbrief formulieren kann, zeigen wir Ihnen hier.
Mahnbrief schreiben: Darauf muss man achten
Ein Mahnbrief muss einige Kriterien erfüllen, damit er vom Schuldner nicht einfach ignoriert wird und auch vor Gericht Bestand hat. Die wesentlichen Bestandteile eines Mahnbriefes sind deshalb:
• Das Wort „Mahnung“ gut sichtbar ganz oben platziert • Name und Anschrift des Gläubigers (auch Firmennamen möglich) • Name und Anschrift des Schuldners (auch Firmennamen möglich) • Mahnungsdatum • Rechnungsnummer oder Nummer des Lieferscheins, auf die sich die Mahnung bezieht • Höhe der Zahlung, aufgeschlüsselt in Rechnungsbetrag und Mahngebühren (sofern erhoben) • Höhe der Verzugszinsen, inkl. Verzugszeitpunkt, sodass diese nachvollziehbar sind • Fälligkeitsdatum der Rechnung, auf die sich die Mahnung bezieht • Bankverbindung und Steuernummer des Gläubigers • Neues Zahlungsziel in Form eines klaren Datums: xx.yy.zzzz
Optional kann auch eine Kopie der Rechnung oder des Lieferscheins beigelegt werden. Dann ist sofort klar, worum es geht.
Mahnbrief: Muster
Je nach Mahnstufe sollte die Tonalität des Mahnbriefs gewählt werden. Für die erste Mahnung, die man anstatt „Mahnung“ auch noch freundlicher „Zahlungserinnerung“ nennen kann, könnte man folgendes schreiben:
„Wir weisen Sie hiermit freundlich darauf hin, dass wir bisher keinen Zahlungseingang für die Rechnung mit der Nummer xyz bei uns verzeichnen konnten. Wir bitten Sie deshalb, die Zahlung zu überprüfen, und bis zum xx.yy.zzzz zu tätigen, falls noch nicht erfolgt. Vielen Dank.“
Bleibt die Reaktion des Schuldners daraufhin aus und verstreicht auch die Frist in diesem Mahnbrief, kann man den nächsten so formulieren:
„Die Rechnung mit der Nummer xyz ist überfällig, und auf das erste Mahnschreiben haben Sie nicht reagiert. Wir werden die Forderung deshalb an ein Inkassobüro übergeben, wenn Ihre Zahlung nicht bis zum xx.yy.zzzz bei uns eingeht.“
Bei der Fristsetzung sollte man nicht zu großzügig sein, denn so müsste man nur noch länger auf die Bezahlung warten, was möglicherweise die eigene Liquidität gefährdet. Bei der ersten Mahnung ist eine Woche als Zahlungsfrist ausreichend, während man bei der zweiten nur noch fünf Tage setzen kann.
Mahngebühren und Verzugszinsen: Ja oder nein?
Es steht dem Gläubiger frei, Mahngebühren und/oder Verzugszinsen zu erheben. Entscheidet er sich dafür, müssen die Gebühren und Zinsen jedoch gerechtfertigt und angemessen sein.
Für ein Mahnschreiben sollten nicht mehr als 5 Euro verlangt werden, da damit die Kosten für Papier, Kuvert und Porto mehr als gedeckt sind. Bei den Verzugszinsen gibt es klare gesetzliche Vorgaben:
• Max. 5% über dem Basiszinssatz bei Privatkunden • Max. 9% über dem Basiszinssatz bei Geschäftskunden
Bei Geschäftskunden darf zusätzlich eine Mahnpauschale von 40 Euro erhoben werden.
Die Verzugszinsen werden für den Nettorechnungsbetrag berechnet und beginnen am Tag nach dem Fälligkeitsdatum der ursprünglichen Rechnung. Sie laufen bis zum Tag des Zahlungseingangs und dürfen nicht verzinst werden.
Es ist ratsam, in jeder weiteren Mahnung sämtliche vorhergehenden Gebühren separat aufzulisten, damit der Schuldner genau sieht, woraus sich der Endbetrag konkret zusammensetzt. Ist dies nämlich nicht ersichtlich, kann er die Mahnung anfechten, was den ganzen Prozess nur weiter in die Länge zieht.
Mahnbrief & Ankündigung der Einleitung von rechtlichen Schritten
Wie viele Mahnbriefe soll man verschicken?
Üblicherweise wird nach dem Senden der Rechnung eine Zahlungserinnerung verschickt. Bleibt die Zahlung aus, werden eine erste und eine zweite Mahnung verschickt.
Das ist ausreichend, denn bei jedem Dokument handelt es sich um eine Zahlungsaufforderung. Reagiert der Schuldner also nach dem vierten Versuch immer noch nicht, kann man davon ausgehen, dass er auch auf eine dritte Mahnung nicht reagieren wird. Die Einleitung von rechtlichen Schritten wird dann notwendig, sofern das Unternehmen die Forderung nicht abschreiben möchte.
Weitergabe ans Inkassobüro
Im letzten Mahnbrief, den man dem Schuldner zukommen lässt, weist man darauf hin, dass die Forderung an ein Inkassobüro übergeben wird, sofern die Zahlung weiterhin ausbleibt.
Als Gläubiger muss man dann lediglich das Vorgehen mit dem Inkasso-Unternehmen besprechen, welches sich im Anschluss dann um die Einleitung der rechtlichen Schritte kümmert.
In diesem Fall wird ein gerichtlicher Mahnbescheid beim Amtsgericht beantragt und vom Gerichtsvollzieher dem Schuldner zugestellt. Kommt dieser dann immer noch nicht der Zahlung nach, kann das Inkassobüro eine Zwangsvollstreckung beantragen.
