Mahnverfahren einleiten: Voraussetzungen, Ablauf und Kosten

Zu viele Außenstände können jedes noch so erfolgreiche Unternehmen in seiner Existenz massiv bedrohen. Doch nicht alle Kunden zeigen eine gute Zahlungsmoral. Wenn Unternehmen lange auf den gestellten Rechnungen sitzen bleiben, kann es finanziell schnell eng werden. Doch was kann man tun, wenn Kunden die Zahlungsfristen ignorieren und auch auf Zahlungserinnerungen nicht reagieren? Mit dem Mahnverfahren können Unternehmen versuchen, ihre Forderungen dennoch kostengünstig durchzusetzen. In diesem Beitrag werden die wichtigsten Grundsätze eines gerichtlichen Mahnverfahrens kompakt dargestellt.

Gerichtliches oder außergerichtliches Mahnverfahren?

Bezahlen Kund:innen die Rechnung nicht, stellt sich für ein Unternehmen die Frage, was der Grund ist. Gibt es Grund für eine Beschwerde? Wurde die Rechnung schlichtweg vergessen? Gibt es andere Gründe? In der Regel schreiben viele Unternehmen dann erst einmal eine höfliche Zahlungserinnerung. Sehr häufig reagieren Kund:innen dann auch schnell und begleichen die vergessene Rechnung. Passiert das nicht, bleibt nur noch das Mahnverfahren.

Manchmal kommt es vor, dass trotz Zahlungserinnerung keine Reaktion folgt. Viele Unternehmen versenden dann ein Mahnschreiben. Doch Mahnung ist eben nicht gleich Mahnverfahren. Bei einer außergerichtlichen Mahnung handelt es sich um die Aufforderung des Unternehmens an den Kunden, die Rechnung zu bezahlen. Häufig ist sie Voraussetzung für den Zahlungsverzug des Kunden. Das gerichtliche Mahnverfahren hingegen ist ein vereinfachtes Verfahren, damit es Gläubigern gelingt, ihre Geldforderung durchzusetzen.

Einsatz des gerichtlichen Mahnverfahrens

Es kommt zum Einsatz, wenn das außergerichtliche Mahnverfahren keinen Erfolg hatte. Das Verfahren ist kostengünstiger, schneller und einfacher als ein Zivilprozess und kann auch bei kleineren Geldsummen zum Einsatz kommen. Zudem muss ein Unternehmen für ein gerichtliches Mahnverfahren nicht zwingend einen Anwalt beauftragen. Manche Softwarelösungen bieten bereits hilfreiche Schnittstellen zum Datenaustausch mit dem zuständigen Mahngericht an.

Mahnbescheid beantragen

Warum sollte ein Unternehmen überhaupt ein Mahnverfahren anstreben? Ein gerichtliches Mahnverfahren zielt darauf ab, dass ein Mahnbescheid erlassen wird. Dieser Mahnbescheid ist wiederum Voraussetzung für eine spätere Vollstreckung der Forderung. Der Mahnbescheid wird förmlich zugestellt.

Das Gericht prüft übrigens nicht, ob der Geldanspruch berechtigt ist. Der Mahnbescheid teilt dem Schuldner lediglich mit, in welcher Höhe und aus welchem Grund der Gläubiger eine Zahlung fordert. Der Mahnbescheid enthält zudem eine Aufforderung an den Schuldner, die Richtigkeit der Forderungen zu prüfen und innerhalb von zwei Wochen entweder die Zahlung zu leisten oder Widerspruch gegen den Bescheid zu erheben. Wie das gerichtliche Verfahren abläuft, wird nachfolgend kurz skizziert:

Gerichtliches Mahnverfahren in zwei Stufen

Beim gerichtlichen Mahnverfahren gibt es zwei Stufen:

• Stufe 1: Erwirkung eines Mahnbescheids
• Stufe 2: Antrag des Gläubigers auf Vollstreckungsbescheid

In der ersten Stufe des Verfahrens geht es um die Beantragung eines Mahnbescheids. Dieser ist Voraussetzung dafür, dass ein Vollstreckungsbescheid erlassen werden kann. Der Vollstreckungsbescheid ist wiederrum Voraussetzung für eine Zwangsvollstreckung.

Achtung: Der Schuldner kann sowohl gegen den Mahnbescheid als auch den Vollstreckungsbescheid Rechtsbehelf einlegen. Das gerichtliche Mahnverfahren ist also ein Versuch, über ein vereinfachtes Verfahren zum Ziel zu kommen. Doch wenn der Schuldner hier nicht mitspielt, kann es sein, dass dennoch eine Zivilklage erfolgen muss.

Ablauf eines Mahnverfahrens

Das gerichtliche Mahnverfahren läuft also - kompakt zusammengefasst - wie folgt ab:

1. Antrag auf Erlass eines Mahnbescheids
2. Inhaltliche Prüfung des Antrags durch das Gericht (sog. Monierung)
3. Erlass des Mahnbescheids (Schuldner kann Widerspruch einlegen)
4. Antrag auf Erlass eines Vollstreckungsbescheids
5. Erlass des Vollstreckungsbescheids (Schuldner kann Einspruch einlegen)
6. Zwangsvollstreckung

Mahnverfahren einleiten: Voraussetzungen

Wann ist ein gerichtliches Mahnverfahren überhaupt möglich? Die gesetzlichen Voraussetzungen finden sich in der Zivilprozessordnung (ZPO). So heißt es in § 688 Abs. 1 ZPO: "Wegen eines Anspruchs, der die Zahlung einer bestimmten Geldsumme in Euro zum Gegenstand hat, ist auf Antrag des Antragstellers ein Mahnbescheid zu erlassen." Es muss sich also um einen bestehenden Geldanspruch handeln. Der Zahlungsanspruch richtet sich danach, wann der Betrag fällig ist. Damit das Mahnverfahren Aussicht auf Erfolg hat, muss der Schuldner im Zahlungsverzug sein.

Wichtig ist, dass ein gerichtliches Mahnverfahren nicht möglich ist, wenn die Geltendmachung des Anspruchs von einer noch nicht erbrachten Gegenleistung abhängig ist. Auch wenn der Mahnbescheid durch öffentliche Bekanntmachung zugestellt werden müsste, kann kein gerichtliches Mahnverfahren eingeleitet werden.

Mahnverfahren einleiten: Formular und weitere Möglichkeiten

Wer ein gerichtliches Mahnverfahren anstrebt, muss einen Antrag beim zuständigen Mahngericht stellen. Doch wie stellt man den Antrag? Hier gibt es verschiedene Möglichkeiten:

• Formular: Der Antrag kann mithilfe eines amtlichen Vordrucks gestellt werden
• Online: Der Antrag kann online gestellt werden durch Signatur oder (seit 2022) Barcode.
• Antrag durch Dateiübermittlung an das Elektronisches Gerichts- und Verwaltungspostfach (EGVP)

Wer einen Antrag stellen will, sollte sich informieren, welches Mahngericht zuständig ist und welche Antragsmöglichkeit das jeweilige Gericht bietet. Anträge in Papierform können zu Problemen führen, denn die Daten werden eingescannt und maschinell ausgelesen. Hier kann es bei handschriftlichen Eintragungen zu Fehlern bei der Auslesung kommen. Daher wird vielfach der Antrag online oder per Schnittstelle bevorzugt.

Wenn allerdings Anwält:innen oder Inkassobüros Anträge stellen, dürfen sie keine Papiervordrucke nutzen. Sie sind verpflichtet, das automatisierte Mahnverfahren zu nutzen.

Hinweis: Bei zahlreichen modernen Softwareprogrammen sind bereits Schnittstellen zum elektronischen Datenaustausch im automatisierten gerichtlichen Mahnverfahren enthalten. Das kann sehr viel Aufwand reduzieren. Eine Liste mit entsprechenden Softwareanbietern finden Sie hier.

Mahnverfahren: Kosten

Das gerichtliche Mahnverfahren ist wesentlich kostengünstiger als der normale Klageweg. Die Kosten können umfassen:

• Gerichtskosten
• Kosten für einen Anwalt
• Sonstige Auslagen

Die Gerichtskosten richten sich nach dem Gerichtskostengesetz (GKG). Für das Mahnverfahren wird die halbe Gebühr nach § 34 GKG erhoben. Demnach ist die Höhe der Gerichtskosten abhängig vom jeweiligen Streitwert. Die Mindestgebühr liegt aktuell bei 36 Euro. Bei zu kleinen Beträgen, macht also auch das gerichtliche Mahnverfahren finanziell keinen Sinn. Für die Gerichtskosten erhält der Antragsteller eine Kostenrechnung.

Tipp: Wer ermitteln will, welche Kosten in einem bestimmten Fall durch ein gesetzliches Mahnverfahren entstehen, kann den Kostenrechner der Mahngerichte nutzen. Hier können – abhängig vom Streitwert – die Gerichtskosten berechnet werden. Auch Rechtsanwaltsgebühren können bereits berechnet werden.

Mahnverfahren einleiten ohne Anwalt

Für das gerichtliche Mahnverfahren muss nicht zwingend ein Anwalt eingeschaltet werden. Ein Unternehmen kann also durchaus selbst aktiv werden und einen entsprechenden Antrag stellen. Allerdings ist es dann wichtig, die jeweiligen Mitarbeiter gut zu schulen und Fehler zu vermeiden. Wenn der Schuldner Rechtsbehelf einlegt und ein Klageverfahren angestrebt werden muss, dann wird ein Unternehmen um anwaltliche Hilfe nicht herumkommen.

Mahnverfahren einleiten mit Anwalt

Für Mahnverfahren können auch Anwälte beauftragt werden. Diese können Unternehmen zu den möglichen Schritten beraten. Vor allem in komplexeren Fällen, kann rechtlicher Beistand empfehlenswert sein. Das kann beispielsweise insbesondere dann der Fall sein, wenn sich der Schuldner im Ausland befindet. Auf diese Konstellation wird hier nicht weiter eingegangen.

Eine kompetente Beratung kann einschätzen, ob der Kosten- und Zeitaufwand für ein Mahnverfahren überhaupt Aussicht auf Erfolg hätte. Die Anwaltskosten müssen vom Liquiditätsmanagement entsprechend berücksichtigt werden.

Wenn Zahlung und Antrag auf Mahnbescheid sich überschneiden

Wird ein Antrag auf Erlass eines Mahnbescheids gestellt, kann es passieren, dass der Schuldner zwischenzeitlich seinen Verpflichtungen nachgekommen ist. Wie kann das Unternehmen dann reagieren? Der Antrag kann grundsätzlich zurückgenommen werden. Allerdings muss beachtet werden: Die meisten Anträge werden maschinell und dadurch sehr schnell bearbeitet. Eine Rücknahme muss daher auch schnell und vor allem schriftlich/elektronisch (mit Signatur) vorgenommen werden. Die Gebühr für das Mahnverfahren wird regelmäßig dennoch erhoben.

Unternehmen müssen sich deshalb genau überlegen, wann ein gerichtliches Mahnverfahren angestrebt wird. Wenn unnötig Gerichtskosten anfallen, weil zu schnell das Verfahren angestrebt wird, ist das aus Kostensicht ärgerlich. Unternehmen sollten deshalb eine Strategie entwickeln, wann ein Zahlungsverzug zum Anlass genommen wird, einen Antrag beim Mahngericht zu stellen.

Fazit: Mahnverfahren als Option für das Forderungsmanagement

Für die Liquidität eines Unternehmens ist es essenziell, dass Forderungen nicht zu lange offenbleiben oder sogar ausfallen. Doch im Geschäftsalltag bleibt leider nicht immer alles konfliktfrei. Wenn ein Kunde sich weigert, den offenen Geldbetrag zu bezahlen oder schlichtweg überhaupt nicht reagiert, dann muss das Forderungsmanagement aktiv werden. Das gilt insbesondere dann, wenn bei einer Forderung die Verjährung droht. Ein gerichtliches Mahnverfahren hemmt die Verjährung. Und gerichtliche Mahnbescheide entfalten eine ganz andere Wirkung auf Kund:innen, als eine weitere Zahlungserinnerung.

Bei Kleinstbeträgen (zum Beispiel ein Streitwert von fünf Euro) wird es zumindest finanziell kaum Sinn machen, ein gerichtliches Verfahren einzuleiten. Doch mit dem gerichtlichen Mahnverfahren kann in vielen Fällen ein "normales Klageverfahren" vermieden werden. Wenn das Mahnverfahren erfolgreich ist, kann ein Forderungsausfall vermieden und die Liquidität des Unternehmens gestärkt werden.

Allerdings sollte auch beachtet werden, dass im Forderungsmanagement vor allem Fingerspitzengefühl gefragt ist. Ein gerichtliches Mahnverfahren sollte erst angestrebt werden, wenn außergerichtliche Maßnahmen bereits ausgeschöpft wurden.