Was ist die Bedeutung und Funktion von Abschlagszahlungen?

Im Wirtschaftsalltag stolpert man immer wieder über den Begriff Abschlagszahlung. Bei Abschlagszahlungen handelt es sich um Teilzahlungen. Diese erhalten Auftragnehmer von ihren Auftraggebern und diesen zur Absicherung der Liquidität. Doch was ist das genau? Wann kommen Abschlagszahlungen infrage? Und was ist rechtlich zu beachten? Hier ein kleiner Einblick:

Abschlagszahlung an Unternehmen

Bei einer Abschlagszahlung bezahlt der Auftraggeber an den Auftragnehmer einen Geldbetrag. Es handelt sich um eine Teilzahlung im Zusammenhang mit einer Leistungserbringung. Abschlagszahlungen werden auch als Akontozahlungen bezeichnet.

Wichtig: Der Normalfall ist, dass beim Kauf einer Ware oder bei einer Dienstleistung keine Abschlagszahlungen anfallen. Der Preis wird erst nach der Lieferung oder der Leistungserbringung als Ganzes fällig. Abschlagszahlungen sind also eine Besonderheit.

Abschlagszahlungen können sowohl beim Kauf von Waren als auch bei Dienstleistungen getätigt werden. Häufig findet man auch die Begriffe Anzahlungen, Vorschuss oder Vorauszahlungen. Allerdings sollte man bei den Begrifflichkeiten feine Unterschiede beachten: Eine Abschlagszahlung wird fällig, wenn eine Teilleistung bereits erbracht wurde. Eine Anzahlung oder ein Vorschuss wird veranschlagt, noch bevor eine Leistung erbracht wurde!

Beispielsfälle für Abschlagszahlungen

Typische Praxisfälle, wann Abschlagszahlungen verlangt werden, sind Folgende:

• Bauprojekte: Handwerksunternehmen sind häufig über einen langen Zeitraum mit einem bestimmten Bauprojekt beschäftigt. Hier werden oft Abschlagszahlungen nach den jeweiligen Bauleistungsabschnitten verlangt.
• Stromlieferung: Ein typisches Beispiel, das fast jeden betrifft, sind Stromverträge. In der Regel leisten Stromkunden monatlich eine Abschlagszahlung. Der Stromversorger beliefert den Kunden mit dem Strom. Einmal im Jahr wird dann eine Rechnung erstellt, bei der die bereits geleisteten Zahlungen berücksichtigt werden. Nachzahlungen oder Erstattungen werden dann noch abgerechnet. Vergleichbares gilt für Gas- und Wasserlieferungen.

Warum sollte eine Abschlagszahlung verlangt werden?

Abschlagszahlungen bringen sowohl für Auftragnehmer als auch Auftraggeber zahlreiche Vorteile mit sich. Wenn beispielsweise eine langfristiges Bauprojekt beauftragt wurde, dann kann es vorkommen, dass der Leistungszeitraum zwei Jahre beträgt. In diesem Zeitraum muss der Auftragnehmer Personalkosten, Materialien u.v.m. vorfinanzieren.

Ohne Abschlagszahlungen würde der Auftrag für das Unternehmen zu einem großen finanziellen Risiko werden: Was, wenn der Kunde nach den zwei Jahren Bauzeit die Rechnung nicht bezahlt? Welche Folgen hätte es, wenn der Auftraggeber insolvent wäre? Schnell könnte der Auftragnehmer ebenfalls in die Insolvenz schlittern. Und außerdem muss der Auftragnehmer einen großen Geldbetrag vorfinanzieren.

Durch Abschlagszahlungen wird die Liquidität des Auftragsnehmers gesichert. Bereits erbrachte Teilleistungen werden abgerechnet. Der Auftragnehmer muss also nicht das komplette Projekt vorfinanzieren. Und sollte der Auftraggeber in Insolvenz geraten, so sind zumindest die bereits erbrachten Leistungen zum Teil bereits bezahlt. Der Auftragnehmer muss keinen Komplettausfall seiner Forderungen befürchten.

Merke: Abschlagszahlungen dienen der finanziellen Absicherung und stärken die Liquidität.

Für den Auftraggeber bringen Abschlagszahlungen ebenfalls Vorteile mit: Gerade bei sehr großen Investitionen bzw. Projekten wird nicht ein hoher Geldbetrag auf einmal fällig. Die finanzielle Belastung wird über einen längeren Zeitraum verteilt. Das kann auch für das Liquiditätsmanagement des Auftraggebers viele Vorteile mit sich bringen.

Abschlagszahlungen: Offene Kommunikation vermeidet Irritationen

Um es vorab zu betonen: Abschlagszahlungen können verlangt werden. Unternehmen müssen jedoch keine Abschlagszahlungen zwingend verlangen. Es kann jedoch bei großen Projekten eine sinnvolle Vorgehensweise sein, um die Liquidität des Unternehmens abzusichern. Unternehmen, die eine Abschlagszahlung verlangen wollen, sollten dies jedoch mit ihren Auftraggebern vorab besprechen.

Im Sinne einer guten Geschäftsbeziehung bewährt sich eine offene und transparente Kommunikation. In der Regel wird der Geschäftspartner Verständnis für die Vorgehensweise haben. Die Vorteile – auch für den Auftraggeber, wenn er die finanzielle Belastung auf mehrere Zahlungen verteilen kann, können dabei als gutes Argument mitangeführt werden.

Abschlagszahlung: Rechtliche Bedeutung

Rechtliche Vorgaben finden sich im Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB) im Zusammenhang mit Werkverträgen. Nach § 632a kann ein Unternehmer von dem Besteller eine Abschlagszahlung in Höhe des Wertes der von ihm erbrachten und nach dem Vertrag geschuldeten Leistungen verlangen.

Mit anderen Worten: Der Unternehmer muss bereits eine (Teil-)Leistung erbracht haben. Das ist Voraussetzung für eine Abschlagszahlung. Die gesetzliche Formulierung ist auch für die Höhe der Abschlagszahlung wichtig. Ein Auftragnehmer kann die Zahlung "in Höhe des Wertes der von ihm erbrachten und nach dem Vertrag geschuldeten Leistungen" verlangen. Wie viel Prozent eine Abschlagszahlung also betragen soll, hängt von der erbrachten Leistung ab. Das heißt aber auch, dass die Abschlagszahlung nicht über dem vereinbarten Gesamtentgelt liegen darf.

Am Rande sei hier erwähnt: Das Verbraucherbauvertragsrecht begrenzt in § 650m BGB die Abschlagszahlung auf maximal 90 Prozent der vereinbarten Gesamtvergütung einschließlich der Vergütung für Nachtragsleistungen nach § 650c.

Wenn die erbrachten Leistungen nicht vertragsgemäß sind, kann der Auftraggeber die Zahlung eines angemessenen Teils des Abschlags verweigern. Der Auftragnehmer hat die Beweislast für die vertragsgemäße Leistung bis zur Abnahme.

Hinweis: Besondere Regelungen können sich insbesondere im Baurecht ergeben. An dieser Stelle soll dies jedoch nicht weiter ausgeführt werden.

Abschlagszahlung: Lohn an Arbeitnehmer:innen

Abschlagszahlungen können auch an Arbeitnehmer:innen geleistet werden. In diesem Fall handelt es sich um Zahlungen für bereits verdienten Lohn. Der Lohn wurde in diesem Fall aber noch nicht abgerechnet. In der Praxis kommt dies in der Regel nur vor, wenn die Vergütung starken Schwankungen unterliegt. Das ist jedoch eher die Seltenheit. Typischerweise erfolgt eine monatliche Lohnabrechnung.

Kein Vorschuss: Abschlagszahlungen an Arbeitnehmer kommen infrage, wenn Arbeitnehmer:innen ihre Arbeit bereits erbracht haben und dafür entsprechend bezahlt werden. Der Vorschuss ist davon abzugrenzen: Hier bezahlt ein Arbeitgeber beispielsweise seinem Arbeitnehmer 500 Euro als Vorauszahlung für den nächsten Monat. Der Arbeitnehmer hat in diesem Fall seine Arbeit noch nicht geleistet.

Abschlagszahlung in der Buchhaltung

Und wie sind Abschlagszahlungen in der Buchhaltung zu erfassen? Auftragnehmer weisen die Abschlagszahlungen als Verbindlichkeiten aus, Auftraggeber als Forderungen.

Abschlagszahlung: Rechnung

Wenn Unternehmen Abschlagszahlungen verlangen, müssen sie das auch in der Rechnungsstellung bzw. bei der Umsatzsteuer beachten. Eine Abschlagsrechnung muss sämtliche Anforderungen erfüllen, die auch an eine “normale“ Rechnung gestellt werden. Es muss aber klar hervorgehen, dass es sich um eine Abschlagsrechnung handelt!

Ein wichtiger Aspekt spielt hier die Umsatzsteuer: Die Umsatzsteuer muss korrekt ausgewiesen werden. Und nicht nur das: Wenn die Abschlagszahlung geleistet wird, muss der Auftragnehmer die Umsatzsteuer auch bereits an das Finanzamt abführen.

In einer Schlussrechnung müssen sowohl die geleisteten als auch die offenen Abschlagszahlungen sowie die dabei angefallen Umsatzsteuerbeträge aufgeführt werden. Wenn der Unternehmer hier nicht aufpasst, und beispielsweise Umsatzsteuer auf den vereinbarten Gesamtbetrag ausweist, so schuldet er die (falsch) ausgewiesene Umsatzsteuer. Das belastet die Liquidität unnötig.

Auch der Auftraggeber muss die Rechnungen genau prüfen. Denn eine ordnungsgemäße Rechnung ist Voraussetzung für den Vorsteuerabzug. Zudem sollte genau geprüft werden, ob alle geleisteten Abschlagszahlungen korrekt aufgeführt wurden.

In der Schlussrechnung wird eine Restsumme ausgewiesen (zzgl. der entsprechenden Umsatzsteuer). Lesen Sie auch: Aktontorechnung

Fazit: Abschlagszahlungen können Liquidität sichern

Im Normalfall werden in der Praxis die vereinbarten Entgelte nach der Leistungserbringung fällig. Doch in einigen Fällen kann es Sinn machen, Abschlagszahlungen zu verlangen. Bei langfristigen Projekten können Unternehmen sich so vor möglichen Forderungsausfällen absichern. Wichtig ist jedoch, dass die Abschlagszahlungen auch in der Rechnungsstellung korrekt abgewickelt werden. Denn Fehler bei der Umsatzsteuer können wiederum die Liquidität des Unternehmens unnötig belasten.