Die Akontorechnung ist hierzulande besser bekannt als Abschlagsrechnung. Sie wird nicht nur von Stromanbietern genutzt, sondern ist auch in anderen Branchen häufig anzutreffen. Was man bei der Erstellung der Akontorechnung beachten muss, wie diese aussieht, und wie sie gebucht wird, erfahren Sie in diesem Artikel.
Akontorechnung: Definition
Eine Akontorechnung ist die Rechnung eines Unternehmens oder Selbstständigen an einen Kunden, mit der Forderung auf eine Teilzahlung. Dabei kann die Leistung schon (teilweise) erbracht worden sein oder noch ausstehen.
Ziel der Akontorechnung ist es, die Liquidität des Auftragnehmers aufrechtzuerhalten. Der Kunde bezahlt entweder zu fest definierten Zeiten oder nach Erreichen eines bestimmten Meilensteins den vereinbarten Abschlag.
Beispiele für eine Akontorechnung
Das bekannteste Beispiel für eine Akontozahlung ist die Abschlagszahlung bei einem Stromanbieter. Dort entrichtet man in regelmäßigen Abständen eine Teilzahlung, und am Ende der Abrechnungsperiode wird eine Rechnung über den tatsächlichen Verbrauch erstellt. Je nach Verbrauch erhält der Kunde dann Geld zurück oder muss eine Nachzahlung leisten.
Auch in der Baubranche sind Akontorechnungen weit verbreitet. Hier bezahlt der Kunde nach Erreichen eines bestimmten Bauabschnitts einen Teilbetrag für das Erbringen der Leistung seitens des Bauunternehmens.
Vorteile der Akontorechnung
Aus der obigen Definition und den Beispielen wird schon ersichtlich, welche Vorteile die Akontorechnung mit sich bringt. Sie dient dazu, dass der Auftragsnehmer schon Geld erhält, auch wenn noch nicht die komplette Leistung erbracht worden ist.
Das hat den Vorteil für den Auftragsnehmer, dass ein regelmäßiger Cashflow in seine Richtung fließt, wodurch er seine laufenden Kosten decken und weitere Investitionen vornehmen kann. Insbesondere bei langen Arbeiten wie einem Bauprojekt wäre es unmöglich, dass das Bauunternehmen liquide bleibt, wenn es erst nach Abschluss des Projekts bezahlt werden würde.
Auch für Kunden hat die Akontorechnung Vorteile, denn anstatt eines großen einmaligen Betrags können sie die Summe in Teilzahlungen entrichten, was sich auch entsprechend positiv auf deren laufende Liquidität auswirkt.
Abgrenzung zur Anzahlung
Bei der Anzahlung wird schon eine Zahlung fällig, bevor eine Leistung erbracht wurde. Bei der Akontozahlung wird die Leistung teilweise schon vor Rechnungsstellung erbracht.
Akontorechnung: Muster
Damit eine Akontorechnung rechtens ist und der Auftragnehmer in jedem Fall eine Teilzahlung erhält, müssen bei der Erstellung der Akontorechnung einige Dinge beachtet werden.
Angaben auf der Rechnung
Genau wie bei einer herkömmlichen Rechnung dürfen folgende Angaben auf der Akontorechnung nicht fehlen:
- Name und Anschrift des Auftragnehmers
- Name und Anschrift des Kunden
- fortlaufende Rechnungsnummer
- Datum der Rechnung
- genaue Angabe über Art und Umfang der Leistung
- Steuernummer des Auftragnehmers
- Bankverbindung des Auftragnehmers
Darüber hinaus ist es notwendig, dass die Akontorechnung als solche kenntlich gemacht wird, damit der Kunde weiß, dass eine Endrechnung noch folgen wird. Das kann durch einen gut sichtbaren Hinweis am Ende der Rechnung erfolgen, wo bekannte Begriffe wie „Teilzahlung“ oder „Abschlagszahlung“ oder „Abschlagsrechnung“ verwendet werden. Das Zahlungsziel der Teilzahlung muss ebenfalls auf der Rechnung angegeben sein.
Umsatzsteuer auf Akontorechnung
Bei der Akontorechnung werden sämtliche Leistungswerte als Bruttowerte angegeben, d.h. die Umsatzsteuer muss in jedem Fall als solche ausgewiesen sein. Die Trennung zwischen Rechnungsbetrag und Steuerbetrag ist erforderlich.
Bei der Abführung der Umsatzsteuer an das Finanzamt ist zu beachten, dass nach jeder Rechnungsstellung die Steuer abzuführen ist. Das heißt, es darf nicht gewartet werden, bis das Projekt abgeschlossen und die Schlussrechnung bezahlt worden ist. Steuerlich wird die Akontorechnung also wie eine herkömmliche Rechnung behandelt.
Akontorechnung und Skonto – immer wieder Verwirrung
Bei Abschlagsrechnungen, bei denen Auftragnehmer ihren Kunden Skonto gewähren, kommt es immer wieder zu Missverständnissen und im schlimmsten Fall sogar zum Rechtsstreit. Damit das nicht passiert, sollten Auftragnehmer unmissverständliche Angaben auf allen Teilrechnungen machen.
Wenn beispielsweise 2% Skonto gewährt werden, wenn die Teilrechnung innerhalb von 5 Tagen beglichen wird, sollte das Ausrechnen des reduzierten Rechnungsbetrags nicht dem Kunden überlassen werden. Der Skontoabzug sollte gemeinsam mit dem reduzierten Gesamtbetrag auf der Rechnung angegeben sein.
Buchen der Akontorechnung bzw. Akontozahlung
Der Auftragnehmer verbucht die Akontorechnung in seinem Buchhaltungssystem als Verbindlichkeit. Er muss die Umsatzsteuer dann abführen, sobald der Voranmeldungszeitraum, in dem er die Zahlung erhalten hat, abgelaufen ist. Der Auftraggeber verbucht den Abschlag als Forderung.
Akontorechnung in der Praxis
Ob bei einer Leistung eine einmalige Rechnung gestellt wird oder eine Akontorechnung, bleibt den beteiligten Vertragspartnern überlassen. Je nachdem, worauf sich beide Parteien einigen, wird die Rechnungsart vereinbart.
Rahmenbedingungen vereinbaren
Für Selbstständige, die mehrere Monate an einem Projekt arbeiten, bietet sich die Akontorechnung besonders an. Würde erst eine einmalige Rechnung am Ende des Projekts gestellt werden, hätte man in der Zeit dazwischen keine Einkünfte.
Entschließt man sich für eine Akontorechnung, sollten im Vorfeld alle vertraglich relevanten Dinge und Zahlungsmodalitäten mit dem Auftraggeber geklärt werden, sodass es nicht zu Missverständnissen oder Fehlinterpretationen der Rechnung kommt.
Des Weiteren ist es besonders wichtig, für das komplette Projekt eine Gesamtsumme anzugeben, die dann auf verschiedene Teilsummen heruntergebrochen wird und bei Abschluss eines Meilensteins bezahlt wird. Das setzt voraus, dass auch die Teilleistungen genau definiert werden müssen, da an diesen festgemacht wird, ob der Meilenstein erreicht wurde oder nicht.
Schlussrechnung
Neben den Akontorechnungen wird als allerletzte Rechnung die sogenannte Schlussrechnung erstellt. In ihr sind nochmals sämtliche Leistungen und deren Werte aufgelistet, die der Kunde schon bezahlt hat. Des Weiteren enthält die Schlussrechnung den noch ausstehenden zu zahlenden Betrag, sowie die Gesamtsumme.
Zusammenfassung: Bedeutung der Akontorechnung
Bei der Akontorechnung werden anstatt einer Schlussrechnung mit dem Gesamtbetrag mehrere Teilrechnungen gestellt, in denen der Gesamtbetrag in Teilbeträge aufgeteilt ist. Diese Rechnungen sind an Bedingungen geknüpft, die vorher vereinbart werden müssen. Meist sind dies definierte Leistungsfortschritte. Nachdem ein Meilenstein erreicht wurde, wird die Teilrechnung gestellt und vom Auftraggeber bezahlt.
Der Vorteil von Akontorechnungen ist, dass der Auftragnehmer einen regelmäßigen Geldfluss hat. Diese Form der Rechnungsstellung eignet sich also besonders für Selbstständige, die längere Zeit nur an einem einzigen Projekt arbeiten. Damit kein Liquiditätsengpass während der Projektphase entsteht, wird regelmäßig eine Akontorechnung für die erbrachten Leistungen gestellt.
Auch Auftraggeber profitieren von einer Akontorechnung, da sie nicht auf einmal einen großen Geldbetrag bezahlen müssen, sondern nur kleinere Beträge in regelmäßigen Abständen. So wird auch die Liquidität auf Auftraggeberseite sichergestellt.
