Ein gutes und vorausschauendes Cashflow-Management gehört zum Erfolg jedes Unternehmens. In diesem Artikel bringen wir Ihnen alles Wichtige rund um das Cashflow-Management näher. Wir erklären, wie man den Cashflow berechnet, antizipiert und wie man sich durch digitale Hilfsmittel das Liquiditätsmanagement um einiges leichter machen kann.
Cashflow-Management – Was ist das?
Unter Cashflow-Management versteht man die Verwaltung, Steuerung und Kontrolle sämtlicher liquiden Mittel im Unternehmen. Es hat vor allem die Aufgabe, sicherzustellen, dass keine Liquiditätsengpässe entstehen. Daher bezeichnet man es auch als Liquiditätsmanagement.
Zu einem effektiven Cashflow-Management gehört auch die Cashflow-Prognose, anhand der Engpässe schon möglichst frühzeitig erkannt werden sollen. Das gibt Verantwortlichen genügend Zeit, sich darauf vorzubereiten und den Cashflow so zu steuern, dass das Unternehmen bei keiner seiner Verbindlichkeiten in Zahlungsverzug gerät.
Warum ist Cashflow-Management wichtig?
Für die Finanzplanung des Unternehmens ist das Cashflow-Management von Bedeutung, um im Rahmen von Soll-Ist-Analysen bewerten zu können, ob die Geschäftsziele innerhalb eines Zeitraums erreicht wurden und was künftig erwartet werden kann. Die Cashflow-Planung erlaubt das Durchspielen von unterschiedlichen Szenarien, damit ein Unternehmen auch für schwierige Zeiten Vorsorgemaßnahmen treffen kann.
Des Weiteren unterstützt die Prognose auch die Entscheidungsträger:innen, wenn es darum geht, günstige Zeitpunkte für Investitionen oder die Beantragung eines Kredits zu ermitteln, sodass die Liquidität des Unternehmens aufgrund der zusätzlichen finanziellen Belastungen dennoch zu keinem Zeitpunkt gefährdet ist.
Den Cashflow ermitteln und berechnen
Möchten Sie Ihre Geldströme genauer untersuchen, können Sie dies über zwei Varianten erreichen: die direkte und die indirekte Methode. Wir stellen Ihnen im Folgenden beide Formen vor.
Indirekte Methode
Die indirekte Methode ist die häufiger verwendete Variante, um den operativen Cashflow zu berechnen. Bei dieser rechnet man sämtliche Positionen, die nicht zahlungswirksam sind, aus dem Jahresüberschuss heraus.
Operativer Cashflow = Jahresüberschuss – nicht zahlungswirksame Erträge + nicht zahlungswirksame Aufwendungen
Die nicht zahlungswirksamen Aufwendungen setzen sich zusammen aus:
- Abschreibungen
- Erhöhung der Rückstellungen und/oder Sonderposten mit Rücklageanteil
- Bestandsminderung an Erzeugnissen (sowohl fertig als auch unfertig)
- Außerordentliche Aufwendungen
- Aufstocken der Rücklagen
Die nicht zahlungswirksamen Erträge sind:
- Reduzierung der Rücklagen
- Zuschreibungen
- Reduzierung der Rückstellungen und/oder Sonderposten mit Rücklageanteil
- Bestandserhöhung an Erzeugnissen
- Außerordentliche Erträge
Auf dieselbe Weise ermitteln Sie die Werte für den Cashflow aus der Finanzierungstätigkeit bzw. aus der Investitionstätigkeit Ihres Unternehmens, falls für Sie relevant.
Cashflow aus Investitionstätigkeit = Einzahlung durch Abgang von (Finanz-)Anlagevermögen – Auszahlung für Investitionen in (Finanz-)Anlagevermögen
Cashflow aus Finanzierungstätigkeit = Einzahlungen durch Kapitalerhöhungen – Auszahlung an Unternehmenseigner
Addition der drei Cashflows ergibt anschließend den gesamten Cashflow:
Gesamter Cashflow = Operativer CF + CF aus Investitionen + CF aus Finanzierungen
Direkte Methode
Die direkte Methode ist die einfachere Form der Berechnung. Hierbei zieht man sämtliche zahlungswirksame Aufwendungen von den zahlungswirksamen Erträgen ab. Die Cashflow-Formel sieht dann so aus:
Gesamter Cashflow = zahlungswirksame Einzahlungen - zahlungswirksame Auszahlungen
Die Einzahlungen sind dabei:
- Zahlungen von Kunden und Einkünfte aus Forderungen
- Desinvestitionen
- Eigenkapitaleinlagen
- Kreditaufnahmen
Die Auszahlungen sind:
- Gehaltszahlungen
- Zahlungen für Verbindlichkeiten (Material, Waren, Lieferantenverträge)
- Investitionen
- Eigenkapitalentnahme
- Tilgung von Krediten
- Miete für Gebäude
- Allgemeine Betriebskosten (Wasser, Strom, Heizung)
- Software-Abos
- Steuern
Die direkte Methode gibt ein genaueres Abbild der aktuellen Geldströme. Sie wird von Unternehmen jedoch nicht so häufig verwendet wie die indirekte Methode, da die Aufstellung dieser sämtlichen Positionen sehr viel Zeit in Anspruch nimmt – sofern man keine spezielle Liquiditätsmanagement-Software dazu verwendet, die automatisch alle Transaktionen von den Bankkonten miteinander abgleicht.
Wie erstellt man eine Cashflow-Prognose richtig?
Die gründlichste Methode, eine Liquiditätsprognose zu erstellen, ist die direkte Kapitalflussrechnung. Bei dieser erfasst man sämtliche Ein- und Auszahlungen auf den Geschäftskonten und ordnet sie bestimmten Kategorien zu.
So sind z.B. allgemein Kosten wie Strom und Wasser in einer Kategorie zusammengefasst, die Gebühren für Software-Abos in einer anderen, und die Kredittilgungen in einer dritten Kategorie. Bei der Erstellung der Kategorien ist man hier völlig frei. Jedes Unternehmen kann diese auf seine individuellen Bedürfnisse anpassen.
Wenn Sie zum ersten Mal die direkte Methode zum Berechnen des Cashflows nutzen, können Sie sich anfangs an der Auflistung der Ein- und Auszahlungen im vorhergehenden Abschnitt orientieren und (diese) dann an Ihr Unternehmen anpassen.
Cashflow-Planung: Excel-Vorlage
Erstellen Sie anschließend eine Tabelle. Gerne können Sie für die Free Cash Flow-Berechnung unsere Vorlage nutzen. Die Spalten in der Tabelle stehen für die Monate, in denen Sie die Geldströme betrachten wollen; die Reihen für die unterschiedlichen Ertrags- bzw. Kostenkategorien. Je weiter Sie dabei in die Vergangenheit zurückgehen, desto mehr Muster können Sie erkennen und desto besser können Sie einige Ein- und Auszahlungen später in die Zukunft projizieren.
Cashflow-Planung: So geht’s
Anfangssaldo notieren
Notieren Sie den Anfangssaldo am Anfang des ersten Monats, ab dem Sie Ihre Berechnung beginnen lassen wollen. Am einfachsten ermitteln Sie den Anfangssaldo, wenn Sie Ihre Rechnung zu dem Monat anfangen, auf den sich die Werte Ihrer Bilanz beziehen.
Das heißt, wenn sich die Werte auf die Daten von Dezember beziehen, starten Sie im Januar mit Ihrer Berechnung und nehmen als Anfangssaldo das Ergebnis des Cashflows, das in der Bilanz bzw. Gewinn-und-Verlust-Rechnung ausgewiesen ist.
Kosten und Erträge in Tabelle eintragen
Anschließend tragen Sie sämtliche Kosten und Erträge gemäß den von Ihnen definierten Kategorien in die Tabelle ein und rechnen dann den Endsaldo des Monats aus, der dann der Anfangssaldo für den Folgemonat ist. So verfahren Sie für jeden Monat, bis Sie beim aktuellen Monat angekommen sind.
Abschätzungen für die Prognose
Für die Erstellung der Prognose machen Sie dann Abschätzungen. Bei einigen Kostenpunkten können Sie sich dabei recht genau an den vergangenen Werten orientieren. Die zukünftigen Erträge müssen Sie dagegen schätzen. Je nachdem, für welchen Zeitraum Sie eine Prognose erstellen wollen, tragen Sie die Schätzwerte dann in die Tabelle ein, und berechnen wie gehabt jeweils die End- bzw. Anfangssalden.
Sie stellen schnell fest, warum Unternehmen lieber die indirekte Methode wählen, denn es ist Arbeit, sich alle Transaktionen aus den Geschäftskonten zusammenzusuchen und in eine Excel-Tabelle einzutragen. Doch heutzutage gibt es Liquiditätsmanagement-Software, die Ihnen den Großteil der Arbeit abnimmt. Den Vorzügen von solchen digitalen Helfern widmen wir uns im nächsten Abschnitt.
Cashflow-Management: Excel stößt an Grenzen
Die meisten Unternehmen benutzen für ihr Cashflow-Management Excel. Da es sich dabei um ein statisches Tool handelt, in welches man sämtliche Kontostände und Transaktionen manuell eintippen muss, eignet es sich für die Cashflow-Prognose jedoch nur bedingt.
Solche Tabellen sind oft sehr umfangreich und daher nur selten aktuell, denn bis der oder die zuständige Mitarbeiter:in alle Werte in der oder den Tabellen aktualisiert hat, können sich schon wieder Veränderungen ergeben haben. Außerdem werden solche Tabellen aufgrund des großen Zeitaufwands nur höchst selten jeden Tag aktualisiert.
Wollen Sie sich als Geschäftsführer:in dann einen Überblick über die aktuellen Geldströme verschaffen, bezieht sich die Berechnung oft auf einen Zeitraum, der schon einige Wochen zurückliegt. Weiterer Schwachpunkt bei der manuellen Datenerfassung und Prognose in Excel ist, dass sich manchmal Tippfehler und Zahlendreher einschleichen, die dann das Ergebnis verfälschen.
Fazit: Cashflow-Management Software für mehr Komfort
Mit einer Cashflow-Management Software, wie der von Agicap, treten die oben genannten Probleme nicht mehr auf. Agicap synchronisiert sich mit all Ihren Geschäftskonten und zieht dort sämtliche Transaktionen und Kontostände automatisch heraus, und ordnet sie den frei von Ihnen konfigurierten Kategorien zu.
Tippfehler und Zahlendreher sind damit ausgeschlossen. Zudem dauert dieser Vorgang nur wenige Sekunden und kann jeden Tag automatisch erfolgen. Sie haben dann einen tagesaktuellen Überblick über Ihren Cashflow. Beim Prognostizieren der Geldströme unterstützt das Cashflow-Management Tool von Agicap Sie ebenfalls. Sie können verschiedene Szenarien mit unterschiedlichen Parametern (z.B. Zahlungsausfälle, Lieferengpässe, oder Rückgang der Nachfrage) definieren und für mehrere Monate, oder sogar bis zu einem Jahr im Voraus, in die Zukunft projizieren.
