Firmen, die physische Güter bewegen, haben oft einen volatilen Cashflow, da in regelmäßigen Abständen ein großer Teil der Liquidität für den Zukauf von Rohstoffen oder fertigen Teilen genutzt werden muss. Außerdem ist der Handel mit physischen Gütern zumeist an sehr viel Vertragswerk geknüpft, da mit einer einzigen Geschäftsbewegung häufig Verhandlungen zu Spezifikationen, Bestellformulare, Lieferscheine und Rechnungen allesamt in Papierform zu bearbeiten sind. Die dadurch anfallende Masse an Papier ist nicht bloß eine umweltliche, sondern auch eine logistische Herausforderung, da all die Papierdokumente sicher und geordnet archiviert werden müssen, damit die Verwaltung eines Unternehmens jederzeit Zugriff auf die benötigten Dokumente haben kann. Dieser Artikel zeigt Ihnen, wie ein digitales Vertragsmanagement Geld, Zeit und Ressourcen sparen kann und zugleich eine sicherere Alternative zum herkömmlichen Papier darstellt.
Inhalt :
Digitales Vertragsmanagement ist zeitgemäß
Wir leben und arbeiten in einer Zeit, in der ein großer Teil des Alltags bereits von der Digitalisierung beeinflusst wird. Dadurch können wir unsere Prozesse effizienter gestalten und viel Zeit sparen. Dabei reicht die Spanne von der Online-Bestellung von Gütern, über Mobilfunk und E-Mail, bis hin zu künstlicher Intelligenz, die das Autofahren sicherer macht. Viele Unternehmen sind aufgrund der enormen Zeitersparnis und gewonnenen Sicherheit sehr von der Digitalisierung beeindruckt, doch gibt es immer noch viele Firmen, die bei der Vertragsverwaltung auf die Papierform vertrauen und digitales Vertragsmanagement unterschätzen.
Digitales Vertragsmanagement kann in drei Akte gegliedert werden:
- der Vertragsabschluss
- der Vertragslebenszyklus sowie die Abwicklung bzw. das Fristenmanagement.
Letzteres spannt den Bogen zur Liquiditätsplanung.
Vertragsabschluss: Einsparpotenzial dank eSign
Der Vertragszyklus beginnt logischerweise immer mit dem Abschluss des Vertrags. Beide Seiten werden sich also über die im Vertrag festgeschriebenen Bedingungen einig. Doch noch bevor der Vertrag unterschrieben wird, werden meist mehrere Versionen angefertigt, ausgedruckt, eingescannt, per Mail verschickt, per Post verschickt, mit Kugelschreiber korrigiert, neu angelegt und wieder eingescannt. Klingt nicht wirklich effizient, oder?
Die eSignatur ist eine moderne, sichere und papierfreie Alternative, mithilfe derer Personalkosten, Zeit und Portokosten eingespart werden können. Zudem liegen alle Vertragsdokumente zentralisiert auf Hochleistungsservern in der EU, sodass keine physischen Verträge mehr verloren gehen oder Unbefugten in die Hände geraten.
Außerdem können Sie ein mit Kugelschreiber unterzeichnetes Dokument jederzeit verändern, bei einem elektronisch unterschriebenen geht dies nicht. Welche Form der elektronischen Unterschrift für Ihr Vorhaben die Richtige ist, können Sie hier nachlesen.
Die elektronische Signatur kann das enorme Einsparpotenzial in Zahlen noch greifbarer machen. Unter Berücksichtigung der Druck-, Personal- und Versandkosten liegt die Einsparung gegenüber dem physischen Vertragsmanagement bei ungefähr 50 %. Außerdem haben über 70 % der Unternehmen, die digitale Signaturen einsetzen, ihre versandten Dokumente bereits nach einer Stunde unterschrieben zurück. Das bedeutet, dass Geschäfte nicht mehr Wochen brauchen, um abgewickelt werden zu können, sondern nun nur noch wenige Stunden vergehen.
Vertragslebenszyklus: Digitales Vertragsmanagement statt Ordner stapeln
Wenn Sie ein Dokument auf einen bestimmten Inhalt durchsuchen möchten, dann können Sie am Computer ganz einfach eine Tastenkombination nutzen, um nach dem jeweiligen Schlagwort zu suchen (Command + F bei MacOS, STRG + F bei Windows). Haben Sie das mal bei vollen Akten probiert?
Leider werden Sie dabei keinen Erfolg haben und viel Zeit damit verbringen, nach dem benötigten Inhalt zu suchen. Oder denken Sie an die Umbenennung und Reklassifizierung von Akten? Digital geschieht das im Handumdrehen, analog frisst es Zeit und Ressourcen. Die digitale Zukunft sieht jedoch vor, dass Sie keine unnötige Zeit und wertvolle Mitarbeiterkapazitäten dafür vergeuden, dass sich jemand durch Papierberge gräbt. Sie sparen sich damit außerdem die hohen Druck- und Papierkosten, die in einem durchschnittlichen Unternehmen mit 100 Mitarbeitern pro Geschäftsjahr € 12 500 kosten (Quelle: Yousign).
Ein handelsüblicher Laptop beispielsweise bietet circa 500 GB Speicherplatz. Um 500 GB Speicherplatz mit Papier zu füllen, bräuchten Sie ungefähr 833 prall gefüllte Leitz-Ordner – die dann auch noch irgendwo stehen müssen, wo es sicher, trocken und warm ist. Aus dem gleichen Grund, aus dem Sie eine SMS statt eines Telegramms versenden, können Sie auch Ihr Vertragsmanagement digitalisieren, statt Ihr Unternehmen mit Papier zu fluten. Die Vorteile hören allerdings bei Ihnen im Unternehmen nicht auf. Sie tun so auch etwas für den Umweltschutz, weil Ihre Büros nicht mehr mehrere Kilogramm chlorgebleichtes Papier verbrauchen, sondern alles über eine Hochleistungscloud und europäische Server geschützt ist.
Zusammengefasst: Digitales Vertragsmanagement ist effizienter und günstiger als die physische Aktenaufbewahrung.
Fristenmanagement: Fristgerecht Liquidität planen
Wie bereits eingangs angesprochen ist einer der wichtigsten Faktoren für ein Unternehmen, die Liquidität. Cash is King! Mit der Liquidität richtig planen zu können, ist notwendig, um besser mit der von der Bank gegebenen Kreditlinie oder den volatilen Cashflows haushalten zu können. Um mehr Struktur in die Liquidität und den Cashflow zu bringen helfen folgende Features.
Die meisten Vertragsmanagementtools (engl. Contract Management System) importieren e-signierte Verträge automatisch und lesen dabei direkt Vertragsdaten wie z.B. Zahlungsfristen oder Kündigungsdaten aus. Durch die automatische Verarbeitung des Fristenmanagements, erlauben integrierte Systeme wie Agicap, dass eine präzisere Kalkulation der voraussichtlichen Cash-Out- und Inflows angefertigt werden kann. Man kann beispielsweise über einen längeren Zeitraum die Verkaufsumsätze aufsummieren und anschließend den zukünftigen Cashflow grafisch darstellen.
Die Digitalisierung zeigt uns, dass wir mittlerweile bedenkenlos die großen Papierberge hinter uns lassen können und unser Vertragsmanagement dank Yousigns e-Signaturen digital aufstellen sollten. Dadurch können wir Zeit, Geld, Nerven und wichtige Ressourcen sparen und effizienter arbeiten. So wird Cashflow planbar, Unterschriften sind in Kürze gesetzt, Dokumente werden sicher verwahrt und Sie haben mehr Zeit, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren – die Entwicklung Ihres Unternehmens.
