XRechnung vs. ZUGFeRD: Der Unterschied erklärt

Seit dem 1. Januar 2025 gilt in Deutschland die E-Rechnungspflicht für inländische B2B-Umsätze, eingeführt durch das Wachstumschancengesetz. Wer sich mit dem Thema beschäftigt, stößt fast zwangsläufig auf zwei Begriffe: XRechnung und ZUGFeRD. Beide sind Formate für elektronische Rechnungen nach der europäischen Norm EN 16931, doch sie unterscheiden sich grundlegend in Aufbau, Lesbarkeit und Einsatzbereich.

Bevor wir die Formate im Detail vergleichen, eine zentrale Unterscheidung, die oft für Verwirrung sorgt: Nicht jede digitale Rechnung ist automatisch eine E-Rechnung im rechtlichen Sinne. Nach § 14 Abs. 1 UStG ist eine E-Rechnung eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine automatisierte elektronische Verarbeitung ermöglicht. Eine einfache PDF-Datei, die per E-Mail versendet wird, erfüllt diese Voraussetzung nicht. Sie gilt rechtlich als "sonstige Rechnung", nicht als E-Rechnung, auch wenn sie elektronisch verschickt wurde. XRechnung und ZUGFeRD (ab bestimmten Profilen) sind die beiden Formate, die in Deutschland aktuell den strukturierten Anforderungen der Norm entsprechen.

1. Was ist der Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD?

Der wesentliche Unterschied liegt im Aufbau: XRechnung ist eine reine XML-Datei, ausschließlich für die maschinelle Verarbeitung konzipiert und ohne visuelle Darstellung. ZUGFeRD ist ein Hybridformat, das denselben strukturierten XML-Datensatz in eine für Menschen lesbare PDF/A-3-Datei einbettet. Beide Formate erfüllen grundsätzlich die Anforderungen der EN 16931, unterscheiden sich aber deutlich in Lesbarkeit, Einsatzbereich und technischem Aufwand.

2. Was ist eine XRechnung?

Die XRechnung wurde von der KoSIT (Koordinierungsstelle für IT-Standards) als deutsche Umsetzung der europäischen Norm EN 16931 entwickelt und ist bereits seit 2020 der verbindliche Standard für Rechnungen an den Bund und mehrere Bundesländer (B2G). Sie besteht ausschließlich aus einem strukturierten XML-Datensatz, ohne visuelle Komponente. Das macht sie zwar bestens geeignet für die vollautomatische Verarbeitung in Buchhaltungssystemen, für Menschen ist der reine XML-Code jedoch ohne zusätzliches Tool nicht lesbar. In der Praxis ergeben sich daraus klare Vor- und Nachteile: 

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• Vorteile: vollständige Automatisierung, geringe Fehleranfälligkeit, gesetzlich klar definierter Standard für den öffentlichen Sektor.

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• Nachteile: keine visuelle Darstellung, zwingend ein Viewer- oder E-Rechnungstool nötig, höherer initialer Implementierungsaufwand für Unternehmen, die bisher mit Papier- oder PDF-Rechnungen gearbeitet haben.

3. Was ist eine ZUGFeRD-Rechnung? (Bedeutung und Aufbau)

ZUGFeRD steht für "Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland". Es handelt sich um ein Hybridformat, entwickelt vom FeRD gemeinsam mit dem französischen Pendant FNFE-MPE (das französische Schwesterformat heißt Factur-X und ist technisch nahezu identisch). Eine ZUGFeRD-Rechnung besteht aus zwei Komponenten:

1. einer visuellen PDF/A-3-Darstellung, lesbar für Menschen

2. einem darin eingebetteten, maschinenlesbaren XML-Datensatz

Bei Abweichungen zwischen den beiden Teilen gilt laut BMF der strukturierte XML-Teil als maßgeblich, ein Grundsatz aus dem BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024 (bundesfinanzministerium.de), den das Schreiben vom 15. Oktober 2025 (IHK Köln) im Zusammenhang mit den neu eingeführten Fehlerklassen (Formatfehler, Geschäftsregelfehler, Inhaltsfehler) weiter präzisiert. 

ZUGFeRD Versionen im Überblick

ZUGFeRD wird regelmäßig weiterentwickelt, in der Regel im Frühjahr und Herbst. Die aktuell gültige Version ist ZUGFeRD 2.5.2, ein Korrigendum zur im Juni 2026 veröffentlichten Version 2.5, das seit dem 1. September 2026 gilt. Für die umsatzsteuerliche Anerkennung als E-Rechnung sind laut BMF alle Versionen ab 2.0.1 relevant, mit Ausnahme der Profile MINIMUM und BASIC WL, die lediglich als Buchungshilfen dienen.

Vor- und Nachteile von ZUGFeRD

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• Vorteile: menschenlesbar ohne Zusatztool, flexibel für B2B, B2G und praktisch auch B2C nutzbar, vergleichsweise einfache Migration von bestehenden PDF-Prozessen.

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• Nachteile: Risiko von Abweichungen zwischen PDF- und XML-Teil, mehrere Profile mit unterschiedlichem Geltungsbereich, was in der Praxis zu Verwechslungen führen kann.

4. Ist eine E-Rechnung eine ZUGFeRD-Rechnung?

Nicht zwangsläufig, aber häufig. Eine E-Rechnung ist der gesetzliche Oberbegriff nach § 14 UStG für jede Rechnung in einem strukturierten, maschinell verarbeitbaren Format. ZUGFeRD ist eine mögliche technische Ausprägung davon, allerdings nur in den Profilen BASIC, EN 16931, EXTENDED und XRECHNUNG.

Eine ZUGFeRD-Datei im Profil MINIMUM oder BASIC WL gilt umsatzsteuerlich nicht als vollwertige E-Rechnung. Ebenso erfüllt eine XRechnung die Anforderungen an eine E-Rechnung vollständig. Beide Formate sind also E-Rechnungen im Sinne des Gesetzes, aber nicht jede ZUGFeRD-Datei automatisch.

5. Was ist der Unterschied zwischen einer E-Rechnung und einer XRechnung?

Die E-Rechnung ist der übergeordnete rechtliche Begriff, die XRechnung ist eines von mehreren zulässigen technischen Formaten, das diesen Begriff erfüllt. Zulässige Syntaxen nach EN 16931 sind UBL und CII XML, XRechnung ist die deutsche CIUS-Ausprägung (Core Invoice Usage Specification) davon. 

Auch ZUGFeRD (in den geeigneten Profilen) sowie unter bestimmten Voraussetzungen andere strukturierte Formate wie EDIFACT erfüllen die gesetzliche Definition, sofern sich alle erforderlichen Angaben korrekt und vollständig extrahieren lassen und beide Parteien das Format vereinbart haben.

6. Ist XRechnung oder ZUGFeRD Pflicht? Der Fahrplan bis 2028

Weder XRechnung noch ZUGFeRD sind einzeln vorgeschrieben, Unternehmen können frei wählen, solange das gewählte Format der EN 16931 entspricht. Verpflichtend ist hingegen die Fähigkeit, E-Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten, und ab bestimmten Stichtagen auch, sie auszustellen.

Der Fahrplan des Wachstumschancengesetzes, zuletzt konkretisiert durch die BMF-Schreiben vom 15.10.2024 und 15.10.2025 (Stand der Prüfung: 17.09.2026):

Für den Stichtag 1. Januar 2027 ist der Gesamtumsatz des Kalenderjahres 2026 maßgeblich: Überschreitet dieser 800.000 €, greift die Ausstellungspflicht ab diesem Datum (Quelle: Landesamt für Steuern Niedersachsen).

Ausnahmen von der Formatpflicht bestehen unter anderem für Kleinbetragsrechnungen bis 250 €, Fahrausweise sowie nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG steuerfreie Umsätze. Bei Kleinunternehmern nach § 19 UStG ist zwischen Empfang und Ausstellung zu unterscheiden: Die Empfangspflicht gilt seit dem 1. Januar 2025 auch für sie, von der Pflicht zur Ausstellung strukturierter E-Rechnungen für ihre eigenen, nach § 19 UStG steuerfreien Umsätze sind sie dagegen dauerhaft befreit (§ 34a UStDV).

7. XRechnung und ZUGFeRD im B2G-Bereich: ein eigenes, älteres Regelwerk

Wichtig zur Einordnung: Die B2G-E-Rechnungspflicht (Rechnungen an öffentliche Auftraggeber) gilt in Deutschland bereits seit November 2020, unabhängig vom Wachstumschancengesetz und dessen B2B-Fahrplan. Es gibt keine einheitliche Bundesplattform, der Bund nutzt ZRE/OZG-RE, die Länder haben teils eigene Portale.

Verpflichtend ist der E-Rechnungsempfang aktuell auf Bundesebene sowie in sieben Bundesländern (Bremen, Hamburg, Baden-Württemberg, Saarland, Rheinland-Pfalz, Mecklenburg-Vorpommern, Hessen), in den übrigen neun Ländern und allen Kommunen ist er verfügbar, aber optional (Stand April 2026, Länderübersicht). Im B2G-Bereich werden zudem mehrere Formate akzeptiert, darunter XRechnung, ZUGFeRD und Peppol. Diesen älteren, dezentralen Rahmen sollte man nicht mit dem neuen B2B-Fahrplan 2025 bis 2028 verwechseln.

8. Sollte man ZUGFeRD oder XRechnung in DATEV nutzen?

Für Unternehmen, die mit DATEV arbeiten, stellt sich diese Frage in der Praxis besonders häufig, da ein Großteil des deutschen Mittelstands seine Finanzbuchhaltung über DATEV-Anwendungen wie DATEV Unternehmen online oder DATEV Rechnungswesen abwickelt. Beide Formate lassen sich grundsätzlich verarbeiten, DATEV bietet entsprechende Import- und Prüfroutinen für strukturierte E-Rechnungen im XRechnung- und im ZUGFeRD-Format an.

In der Praxis unterscheiden sich die beiden Formate im DATEV-Kontext weniger in der technischen Verarbeitung als im Darstellungskomfort. DATEV-Anwendungen wie DATEV Unternehmen online verfügen über einen integrierten Viewer, der eine XRechnung automatisch in eine für Menschen lesbare Ansicht umwandelt, ein externes Zusatztool ist für DATEV-Nutzer also nicht zwingend erforderlich. Bei ZUGFeRD steht der PDF-Teil dagegen unmittelbar zur Verfügung, ohne zusätzlichen Rendering-Schritt, was insbesondere in der Kreditorenbuchhaltung die schnelle Vorprüfung bei ungewöhnlichen Beträgen oder bei der Zuordnung zu einer Kostenstelle erleichtert.

Die praktische Wahl hängt also weniger von DATEV selbst ab (beide Formate sind kompatibel) als von zwei Faktoren:

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• Ihrer Kundenstruktur: Rechnungen überwiegend an Behörden oder Konzerne mit automatisierten Eingangskanälen sprechen für XRechnung. Eine gemischte Struktur mit KMU-Geschäftspartnern, die eine visuelle Kontrolle schätzen, spricht für ZUGFeRD.

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• Ihrem internen Prüfprozess: Wer in der Kreditorenbuchhaltung noch stark auf manuelle Sichtprüfung setzt, profitiert kurzfristig von ZUGFeRD. Wer bereits auf vollautomatisierte Verarbeitung umgestellt hat, zieht aus beiden Formaten den gleichen Nutzen.

Für die technischen Details der DATEV-Anbindung (unterstützte Profile, Importwege, Aktualisierungen) empfiehlt sich ein Blick in das DATEV-Infoportal, da sich Funktionsumfang und unterstützte Formate laufend weiterentwickeln.

9. Übertragungswege: Muss ich Peppol nutzen?

Nein. Weder XRechnung noch ZUGFeRD sind an einen bestimmten Übertragungsweg gebunden. Peppol, ein Netzwerk für den strukturierten Dokumentenaustausch, gewinnt an Bedeutung, insbesondere seit deutsche Rechnungsadressen (GEBA, German Electronic Business Address) mit dem Mai-2026-Release des Netzwerks vollständig erreichbar sind und Peppol BIS Billing 3.0.21 seit dem 17. August 2026 netzwerkweit verbindlich ist.

Die Nutzung von GEBA bleibt jedoch freiwillig, Peppol ist in Deutschland, anders als beispielsweise in Belgien, kein gesetzlich vorgeschriebener Versandweg. Zwischen den Geschäftspartnern vereinbarte Übertragungswege, auch außerhalb von Peppol, bleiben zulässig. Technisch empfiehlt sich unabhängig vom gewählten Netzwerk der Umstieg auf API-basierte Anbindungen: Sie sind deutlich effizienter und wartungsärmer als klassische SFTP-Verbindungen, besonders bei wachsendem Rechnungsvolumen.

10. Vom Rechnungsformat zur Liquidität: Was XRechnung und ZUGFeRD für Ihr Treasury bedeuten

Ob eine eingehende Rechnung im XRechnung- oder im ZUGFeRD-Format bei Ihnen ankommt, ist für Ihre Buchhaltung eine wichtige technische Frage. Für Ihr Treasury ist eine andere Frage entscheidend: Wie schnell und zuverlässig werden aus diesen strukturierten Rechnungsdaten belastbare Aussagen zu Zahlungsfristen, offenen Forderungen und Ihrer Liquiditätsentwicklung?

Genau hier setzt Agicap an. Die Plattform verarbeitet die aus Ihren ERP- und Buchhaltungssystemen einlaufenden Rechnungsdaten weiter und macht sie unmittelbar für Ihr Liquiditätsmanagement nutzbar, etwa für die Verfolgung von Zahlungsfristen, DSO-Kennzahlen und Cashflow-Prognosen. Damit wird aus einer reinen Formatfrage ein greifbarer Mehrwert für die gesamte Finanzorganisation, von der Kreditorenbuchhaltung bis zur Geschäftsführung.

Fazit

XRechnung und ZUGFeRD erfüllen beide die Anforderungen der EN 16931, unterscheiden sich aber grundlegend im Aufbau: XRechnung ist reines XML für die maschinelle Verarbeitung, ZUGFeRD kombiniert XML mit einer lesbaren PDF-Darstellung. Welches Format für Ihr Unternehmen sinnvoll ist, hängt von Ihrer Kundenstruktur und Ihren bestehenden Systemen ab, verpflichtend ist ab 2027 beziehungsweise 2028 in jedem Fall die Fähigkeit, strukturierte E-Rechnungen auszustellen und zu verarbeiten.

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