Rechnungsmanagement-Software für 100% digitale Prozesse
Digitalisieren und automatisieren Sie Ihre Prozessschritte von Rechnungseingang, über die Verwaltung und Bezahlung von Lieferanten bis hin zur vorbereitenden Buchhaltung
Überblick
über alle Lieferantenrechnungen behalten
Sparen Sie Zeit
durch individualisierte Freigabeprozesse
Automatisieren
sie Ihre vorbereitende Buchhaltung
Finden sie heraus, wie sie Ihr Rechnungsmanagement ganz einfach automatisieren können
Sparen Sie Zeit bei allen Schritten innerhalb des Lebenszyklus Ihrer Lieferantenrechnungen
Zentralisieren Sie alle Rechnungen an einem Ort
Sammeln Sie alle wichtigen Dokumente (E-Mail, Brief, PDF etc.) aus verschiedenen Quellen an einem Ort.
Erfassen Sie alle wichtigen Infos automatisch mit Hilfe unserer texterkennungssoftware.
Finden Sie Rechnungen ganz einfach wieder mit unseren integrierten Such- und Filterfunktionen.
Verwalten Sie Ihren Einkaufsprozess in Agicap
Erfassen Sie Ihre Auftragsbestätigungen in Agicap, direkt aus Ihrem ERP-System
Überprüfen Sie auf einen Blick die Informationen, die von unserem integrierten OCR-Tool (automatische Texterkennung) erfasst werden
Vergleichen Sie ganz einfach Bestellungen und Rechnungen vor der Abstimmung
Definieren Sie individuelle Freigabeprozesse
Setzen Sie unterschiedliche Freigabeworkflows auf, um die Kontrolle über Ihre Ausgaben zu behalten.
Definieren Sie ein- oder mehrstufige Freigaben, um Ihrer Prozess bestmöglich abzubilden.
Behalten Sie immer einen Überblick, welcher Mitarbeitende noch keine Freigabe erteilt hat.
Gleichen Sie offene Rechnungen in Echtzeit mit Ihren Bankbewegungen ab
Binden Sie alle Ihre Bankkonten direkt an Agicap an und sehen Sie alle Bankbewegungen in Echtzeit.
Erhalten Sie automatisch Abgleichsvorschläge, wenn Transaktionen zu offenen Rechnungen passen.
Vermeiden Sie Doppeltzahlungen durch einen Echtzeitabgleich mit Ihrem Bankkonto.
Führen Sie alle wichtigen Aktionen von einer Oberfläche aus
Behalten Sie einen Überblick, welche Rechnungen zu welchem Zeitpunkt bezahlt werden müssen.
Sehen Sie ein, welche Aktionen auf den Rechnungen von Ihrem Team vorgenommen worden sind.
Speichern Sie Ihre Rechnungen bis zu 10 Jahre in unserem System.
Automatisieren Sie Ihre vorbereitende Buchhaltung
Automatisieren Sie das Ausfüllen von wiederkehrenden Rechnungen.
Fügen Sie buchhalterische Infos wie bspw. Kostenstellen hinzu.
Exportieren Sie die Daten direkt an Ihr Buchhaltungssystem (DATEV, BMD, Agenda etc.).
Erfahren Sie, wie Agicap Ihnen dabei hilft Ihre Ausgaben sowie Ihren Cashflow besser zu steuern
Zahlungsmöglichkeiten
Bezahlen Sie Ihre Lieferanten einfach und sicher
Integration mit Ihren Tools
Integrieren Sie Daten aus Ihrem Abrechnungstool direkt in Agicap.
Liquiditätsprognose
Eine deutlich bessere Übersicht Ihrer Finanzen mit einer zuverlässigen und eindeutigen Liquiditätsprognose.
FAQ zur Rechnungsmanagement-Software
Was ist eine Rechnungsmanagement-Software?
Eine Rechnungsmanagement-Software ist eine digitale Lösung zur Erfassung, Prüfung, Freigabe und Archivierung von Lieferantenrechnungen, die als Basis für ein tagesaktuelles Liquiditätsmanagement dient. Sie ersetzt manuelle Prozesse wie Papierbelege oder Excel-Tabellen durch automatisierte Abläufe.
Die Software bündelt im Wesentlichen vier Kernfunktionen:
Automatisierte Datenerfassung (OCR): Rechnungsdaten werden automatisch ausgelesen.
Digitale Freigabeprozesse: Workflows steuern die Prüfung im Unternehmen.
Zahlungssteuerung: Zahlungsläufe werden exakt nach Fälligkeit und Skontovorteilen geplant.
Revisionssichere Archivierung: Die Ablage erfolgt lückenlos über eine nachvollziehbare Prüfspur.
Für den Mittelstand schließt die Software eine kritische Digitalisierungslücke. Laut der Studie „Kreditorenmanagement im Mittelstand 2025“ (Innofact, Befragung von über 500 CFOs) setzen 50 Prozent der CFOs keine spezielle Software zur Verwaltung von Lieferantenrechnungen ein, während 10 Prozent der deutschen CFOs ausschließlich mit Tabellenkalkulationen arbeiten. Eine professionelle Softwarelösung adressiert genau diese Lücke, schafft eine zentrale Datenbasis und entlastet das Finanzteam nachhaltig.
Möchten Sie Ihren Rechnungsprozess digitalisieren? Fordern Sie eine Demo unserer Module für das Liquiditätsmanagement an.
Wie funktioniert die digitale Rechnungsverarbeitung mit Agicap?
Die digitale Rechnungsverarbeitung mit Agicap automatisiert den gesamten Rechnungsprozess von der Erfassung bis zur Zahlung und der Übergabe an die Buchhaltung (z. B. via DATEV oder ERP).
Der Ablauf gliedert sich in vier schnelle Schritte:
Erfassung: Dokumente aus E-Mails oder Online-Speichern werden per automatisierter Datenerfassung (OCR) fehlerfrei ausgelesen.
Prüfung: Rechnungen durchlaufen digitale, individuell definierte Freigabeworkflows.
Zahlungssteuerung: Über eine zentrale Oberfläche werden Zahlungsläufe via EBICS und XML direkt ausgeführt.
Synchronisation: Jede freigegebene Rechnung aktualisiert sofort das tagesaktuelle Liquiditätsmanagement.
Der entscheidende Unterschied zu eigenständigen Ausgabenmanagement-Tools: Jede validierte Transaktion aktualisiert automatisch das Cash-Management. So haben Finanzverantwortliche stets den vollständigen Überblick über die Liquiditätsauswirkung ihrer Ausgaben, ohne Daten ein zweites Mal zu erfassen. Fällige Lieferantenrechnungen fließen direkt in die 13-Wochen-Prognose ein.
Sie möchten Ihren Rechnungsprozess optimieren? Buchen Sie eine persönliche Demo
Welche Vorteile bietet eine Rechnungsmanagement-Software für den Mittelstand?
Für mittelständische Unternehmen liegt der Hauptnutzen in der Kombination aus Zeitersparnis, geringeren Kosten und besserer Kontrolle über offene Verbindlichkeiten.
Die wichtigsten Vorteile im Überblick:
Reduzierung der Bearbeitungszeit: Automatisierte Erfassung und Freigabe entlasten kleine Finanzteams spürbar.
Weniger Belegverluste: Fehlende oder verlorene Belege führen seltener zu Problemen beim Monatsabschluss.
Kürzere Closing-Zeit: Strukturierte Workflows verkürzen die Zeit bis zum Monatsendsabschluss.
Optimierte DPO (Days Payable Outstanding): Eine bessere Zahlungssteuerung schafft Spielraum bei der Verbindlichkeitslaufzeit.
Laut der Studie Kreditorenmanagement im Mittelstand 2025 (Quelle: Agicap/Innofact, Befragung von über 500 CFOs) verursacht die Bearbeitung und Bezahlung einer einzelnen Lieferantenrechnung bei deutschen KMU und mittelständischen Unternehmen im Durchschnitt 10,10 Euro. Bei durchschnittlich rund 3.400 bearbeiteten Rechnungen pro Monat summiert sich das auf ein Jahresbudget von etwa 417.000 Euro allein für die Bearbeitung und Bezahlung von Lieferantenrechnungen. Das verdeutlicht den wirtschaftlichen Hebel der Automatisierung.
Ein weiterer Vorteil ist die Verbindung zum Liquiditätsmanagement: Während eigenständige Lösungen den Cashflow-Effekt unsichtbar lassen, verbindet Agicap jede freigegebene Rechnung direkt mit dem Cash-Management. Der CFO erhält damit eine konsolidierte Sicht auf verbindliche Ausgaben, offene Rechnungen und die kurzfristige Liquiditätsauswirkung.
Einen Überblick über typische Kennzahlen finden Sie in unserem Artikel zur DPO-Optimierung im Mittelstand.
Möchten Sie den konkreten Effekt für Ihr Unternehmen einschätzen? Vereinbaren Sie eine Demo mit unserem Team.
Wie hilft Agicap bei der Verwaltung von Lieferantenrechnungen?
Agicap automatisiert die Erfassung, Prüfung und Bezahlung von Kreditorenrechnungen und integriert die offenen Verbindlichkeiten direkt in Ihr tagesaktuelles Liquiditätsmanagement.
Im Kern übernimmt die Lösung:
Zentrale Erfassung über alle Kanäle (E-Mail, Mobilgerät, Papier, Cloud) mit OCR-Datenextraktion
Strukturierte Prüfung und Freigabe über individuelle Genehmigungsworkflows
Planung der Zahlungsläufe für alle angebundenen Banken
Archivierung über qualifizierte elektronische Zeitstempel (Partner Universign, eIDAS-konform) und einen lückenlosen Audit-Trail
Export an Buchhaltungssysteme wie DATEV über die ERP-Anbindung
Jede freigegebene Rechnung wirkt sich zugleich auf die konsolidierte Liquiditätsübersicht aus, sodass das Finanzteam den Stand der offenen Verbindlichkeiten jederzeit kennt.
Sie möchten Ihren Rechnungseingang zentral steuern? Fordern Sie jetzt eine Demo unseres Moduls für das Verbindlichkeitenmanagement an.
Wie funktionieren digitale Freigabeprozesse für Rechnungen?
Digitale Freigabeprozesse ersetzen die fehleranfällige, manuelle Weiterleitung von Kreditorenbelegen durch automatisierte, rechtssichere Workflows mit klar definierten Verantwortlichkeiten.
Eine eingehende Rechnung durchläuft dabei folgende Stationen:
Zuordnung: Zuweisung des digital erfassten Belegs an die zuständige Person oder Abteilung.
Prüfung: Inhaltliche Kontrolle und optionaler Abgleich mit der zugrundeliegenden Bestellung.
Genehmigung: Mehrstufige Freigabe basierend auf Betragshöhe, Kostenstelle oder internen Richtlinien.
Protokollierung: Lückenlose Erfassung aller Bearbeitungsschritte im digitalen Prüfpfad.
Wie wichtig diese Automatisierung ist, zeigt die Praxis: Für 58 Prozent der deutschen CFOs gilt der Zeitaufwand für die Rechnungsfreigabe als wesentliches Hindernis im Kreditorenmanagement (Quelle: Agicap/Innofact, Kreditorenmanagement im Mittelstand 2025).
Möchten Sie Ihre Freigaben digital und nachvollziehbar gestalten? Fordern Sie jetzt eine Demo.
Wie unterstützt das Verbindlichkeitenmanagement von Agicap die vorbereitende Buchhaltung?
Das Modul bereitet Rechnungsdaten automatisiert so auf, dass sie fehlerfrei in die nachgelagerten Buchhaltungsprozesse übergeben werden können.
In der vorbereitenden Buchhaltung übernimmt Agicap folgende Kernaufgaben:
Einkaufsjournal: Automatische Erstellung auf Basis digital freigegebener Rechnungen.
Kostenzuordnung: Direkte Zuweisung von Kostenstellen je Rechnungsposition.
DATEV-Export: Nahtlose Datenübertragung über die ERP-Anbindung an die Buchhaltung.
Der digitale Prozess senkt die Fehlerquote beim Monatsabschluss drastisch. Der entscheidende Vorteil: Während isolierte Tools die Buchhaltung getrennt betrachten, verknüpft Agicap die Daten direkt mit Ihrem tagesaktuellen Liquiditätsmanagement. Jede Rechnung fließt sofort in die Liquiditätsplanung ein, was automatisierte Abweichungsanalysen zwischen Plan- und Ist-Werten ermöglicht.
Sie möchten Ihre vorbereitende Buchhaltung beschleunigen? Vereinbaren Sie jetzt eine Demo mit Agicap.
