Buchhaltung und Treasury, endlich abgestimmt

Eine Software zur Buchhaltungsautomatisierung ruft Finanzdaten ab, schlägt passende Buchungen vor, automatisiert Abstimmungen und überträgt die Buchungen an das Buchhaltungssystem. Wie hoch der Automatisierungsgrad ist, hängt von den verfügbaren Daten, den definierten Regeln und Integrationen sowie von der Anzahl der Fälle ab, die eine manuelle Prüfung erfordern.

Der Funktionsumfang umfasst in der Regel vier zentrale Prozesse:

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  Bankbuchhaltung: Automatischer Import von Transaktionen über Bankanbindungen (EBICS, SWIFT, H2H), Erstellung der entsprechenden Buchungssätze inklusive Gegenkonten, Export in das ERP- oder Buchhaltungssystem sowie automatisierter Bankabgleich.

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  Kreditorenbuchhaltung: Erstellung der Buchungssätze im Einkaufsjournal nach Rechnungseingang einschließlich Aufwands- und Vorsteuerkonten, Ausgleich der offenen Kreditorenposten nach erfolgter Zahlung sowie regelmäßiger Export in das ERP- oder Buchhaltungssystem.

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  Debitorenbuchhaltung: Abgleich eingehender Zahlungen mit offenen Forderungen, Aktualisierung des Verkaufsjournals durch den Ausgleich der entsprechenden Debitorenposten sowie Export in das ERP- oder Buchhaltungssystem.

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  Konzerninterne Zahlungsströme: Erkennung von Transaktionen im Zusammenhang mit konzerninternen Darlehen und Verrechnungskonten sowie automatische Berechnung der anfallenden Zinsen.

Ausnahmefälle (etwa Preisabweichungen zwischen Rechnung und Bestellung, Teilzahlungen oder nicht zugeordnete Transaktionen) werden automatisch erkannt und einem Freigabeprozess zugeführt. So ist ein manueller Eingriff nur dort erforderlich, wo tatsächlich Unstimmigkeiten auftreten, und nicht bei standardisierten Routinevorgängen.

Eine Software zur Buchhaltungsautomatisierung ersetzt keine Buchhaltungssoftware, sondern versorgt sie mit den benötigten Daten. Die Buchhaltungssoftware bleibt das zentrale System für die Finanzbuchhaltung und das Reporting, etwa für Hauptbuch, Saldenlisten, Jahresabschluss und steuerliche Auswertungen. Die Buchhaltungsautomatisierung setzt einen Schritt früher an und automatisiert die Erfassung, Aufbereitung und Verarbeitung der zugrunde liegenden Finanzdaten.

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Die Automatisierung der Buchungserfassung ersetzt die manuelle Dateneingabe durch die direkte Übernahme der Daten aus den jeweiligen Quellsystemen. Anschließend werden die Buchungssätze anhand vordefinierter Zuordnungsregeln automatisch erstellt.

Die Umsetzung erfolgt in drei Schritten:

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  Datenquellen anbinden. Banktransaktionen werden über gängige Kommunikationsstandards wie EBICS, SWIFT und H2H abgerufen oder, sofern die Bank dies anbietet, über eine direkte API-Schnittstelle. Diese Form der Anbindung ist außerhalb Europas, insbesondere in den USA, weiter verbreitet. Für Rechnungen gibt es zwei Möglichkeiten: die Integration mit dem ERP- oder Buchhaltungssystem (über API oder SFTP), um bereits erfasste Eingangs- und Ausgangsrechnungen abzurufen, oder die direkte Erfassung an der Quelle, wenn die Software über eine eigene Lösung für den Empfang von Eingangsrechnungen verfügt.

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  Zuordnungsregeln konfigurieren. Die Software nutzt die im ERP hinterlegten Stammdaten, insbesondere den Kontenplan mit Sachkonten, Personenkonten und Steuerkonten sowie Kostenstellen und weiteren Dimensionen der Kostenrechnung. Auf dieser Grundlage werden für jeden Vorgang die passenden Konten, Buchungsjournale und Gegenkonten automatisch zugeordnet oder vorgeschlagen. Nicht erkannte oder ungewöhnliche Vorgänge müssen weiterhin geprüft und freigegeben werden.

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  Buchungen an das ERP übertragen. Die Buchungen werden je nach ERP-System und gewünschtem Datenfluss über eine native API-Integration, eine von einem Drittanbieter entwickelte API-Anbindung (Connector) oder einen automatisierten Dateitransfer (SFTP) übertragen.

Die Vorteile zeigen sich vor allem in zwei Bereichen: weniger Erfassungsfehler, da ein Großteil der Daten nicht mehr manuell eingegeben werden muss, und kürzere Abschlusszeiten, da Abstimmungen kontinuierlich statt erst zum Periodenende erfolgen.

Doch die Vorteile gehen über die Buchhaltung hinaus: Laut der Agicap-Studie „Prioritäten von CFOs 2025–2026“ sind 95 % der Finanzverantwortlichen mit ihren aktuellen Prozessen im Liquiditätsmanagement unzufrieden. Dies hängt auch damit zusammen, dass viele Prozesse in der Buchhaltung und im Liquiditätsmanagement weiterhin manuell durchgeführt werden.

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Die Digitalisierung der Buchhaltung betrifft den Beleg, die Buchhaltungsautomatisierung die daraus entstehende Buchung.

Die Digitalisierung umfasst die elektronische Erfassung, Verarbeitung und Nutzung von Belegen wie Rechnungen, Bestellungen, Lieferscheinen und Reisekostenbelegen. Dabei kommen strukturierte Datenformate oder Technologien zur automatischen Dokumentenerkennung (OCR, LAD, RAD) zum Einsatz, die Dokumente in weiterverarbeitbare Daten umwandeln.

Die Buchhaltungsautomatisierung setzt im nächsten Schritt an. Sie nutzt diese Daten, um die erforderlichen Buchungen zu erstellen, einschließlich Sollkonto, Habenkonto, Kostenstelle und Fälligkeit. Ein Unternehmen kann seine Belegprozesse also vollständig digitalisiert haben und seine Buchungen trotzdem weiterhin manuell erfassen.

In der Praxis ergänzen sich beide Ansätze:

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  Die Digitalisierung stellt sicher, dass Belege digital verfügbar und regelkonform verarbeitet werden können.

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  Die Automatisierung sorgt für eine schnelle und zuverlässige buchhalterische Verarbeitung.

Mit der zunehmenden Verbreitung und den gesetzlichen Vorgaben zur E-Rechnung in Deutschland gewinnt diese Unterscheidung zusätzlich an Bedeutung. Elektronische Rechnungen lediglich digital zu empfangen, ohne ihre buchhalterische Verarbeitung zu automatisieren, verlagert den manuellen Aufwand, anstatt ihn zu reduzieren.

Agicap vereint beide Bereiche auf einer Plattform. Erfahren Sie, wie es funktioniert.

Der Prozess der Digitalisierung der Buchhaltung umfasst fünf zentrale Schritte, vom Eingang des Belegs bis zur gesetzeskonformen Archivierung:

1. Empfang und Erfassung. Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in Deutschland grundsätzlich in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Strukturierte elektronische Rechnungsformate ermöglichen es, Rechnungsdaten direkt elektronisch weiterzuverarbeiten. Zu den in Deutschland verbreiteten Formaten zählen XRechnung und ZUGFeRD. Rechnungen und andere Belege, die nicht in einem strukturierten Format vorliegen, können digitalisiert und mithilfe automatischer Dokumentenerkennung ausgelesen werden, um die relevanten Daten zu erfassen.

2. Prüfung und Drei-Wege-Abgleich. Die Rechnung wird automatisch mit der Bestellung und dem Wareneingang beziehungsweise Lieferschein abgeglichen. Abweichungen bei Preisen oder Mengen sowie Auffälligkeiten wie mögliche Duplikate werden erkannt und zur weiteren Prüfung weitergeleitet.

3. Prüfung und Freigabe. Der Beleg durchläuft einen konfigurierbaren Freigabeprozess, der beispielsweise anhand von Beträgen, Kostenstellen und Freigabeberechtigungen gesteuert werden kann. Die einzelnen Bearbeitungsschritte werden dokumentiert und bleiben dadurch nachvollziehbar.

4. Verbuchung und Zahlung. Die erfassten Daten bilden die Grundlage für die entsprechenden Buchungen, beispielsweise auf Aufwands-, Vorsteuer- und Kreditorenkonten. Anschließend werden die Buchungsdaten an das ERP- oder Buchhaltungssystem übertragen und können für die Vorbereitung der Zahlung genutzt werden.

5. Gesetzeskonforme Archivierung. Rechnungen und Buchungsbelege müssen entsprechend den gesetzlichen Vorgaben aufbewahrt werden. Für Buchungsbelege und Rechnungen gilt in Deutschland grundsätzlich eine Aufbewahrungsfrist von acht Jahren. Bei E-Rechnungen muss zumindest der strukturierte Teil unversehrt in seiner ursprünglichen Form aufbewahrt werden. Auch die Anforderungen der GoBD sind bei der elektronischen Aufbewahrung zu berücksichtigen.

Digitalisieren und automatisieren Sie Ihre Buchhaltungsprozesse mit Agicap.

Eine Software zur Digitalisierung der Buchhaltung unterstützt Unternehmen dabei, die Anforderungen der E-Rechnung zu erfüllen, indem sie strukturierte Rechnungsdaten empfangen, verarbeiten und in die bestehenden Buchhaltungsprozesse integrieren kann.

Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in Deutschland grundsätzlich in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Anders als in Frankreich ist dafür keine staatlich zugelassene Rechnungsplattform vorgeschrieben. E-Rechnungen können beispielsweise per E-Mail, über elektronische Schnittstellen oder über Onlineportale übermittelt werden.

Für die Ausstellung von E-Rechnungen gelten Übergangsregelungen. Bis Ende 2026 können Rechnungsaussteller grundsätzlich weiterhin sonstige Rechnungen verwenden. Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von höchstens 800.000 Euro können unter bestimmten Voraussetzungen noch bis Ende 2027 sonstige Rechnungen ausstellen.

Über die gesetzlichen Anforderungen hinaus liegt der entscheidende Vorteil in der Automatisierung der Prozesse. Strukturierte Rechnungsdaten allein reduzieren den manuellen Aufwand noch nicht. Erst wenn Empfang, Prüfung, Verbuchung und Übergabe an das ERP- oder Buchhaltungssystem miteinander verbunden sind, lassen sich durchgängige digitale Prozesse schaffen.

Bereiten Sie Ihre Buchhaltungsprozesse mit Agicap auf die E-Rechnung vor. Sprechen Sie mit einem Experten.

Bei der Auswahl sind fünf Kriterien entscheidend: Bankanbindungen, ERP-Kompatibilität, Funktionsumfang, regulatorische Compliance und integrierte Kontrollen entlang des gesamten Verarbeitungsprozesses.

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  Bankanbindungen. Prüfen Sie, welche Kommunikationsstandards unterstützt werden (EBICS, SWIFT, H2H) und welche Banken angebunden werden können. Unternehmen mit mehreren Bankverbindungen oder internationaler Geschäftstätigkeit benötigen eine möglichst umfassende Konnektivität. Andernfalls müssen einzelne Prozesse weiterhin manuell bearbeitet werden.

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  ERP-Kompatibilität. Die Software sollte die Stammdaten Ihres ERP-Systems nutzen können, insbesondere den Kontenplan mit Sach-, Debitoren-, Kreditoren-, Steuer- und Finanzkonten sowie Kostenstellen und weiteren Dimensionen der Kostenrechnung. Anschließend sollten die Buchungen im benötigten Format über eine native Integration, eine von einem Drittanbieter entwickelte API-Anbindung (Connector) oder einen automatisierten Dateitransfer (SFTP) übertragen werden können. Bidirektionale Integrationen sind dabei einfachen Exportlösungen vorzuziehen.

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  Funktionsumfang. Prüfen Sie, welche Prozesse tatsächlich automatisiert werden können, etwa Bankbuchhaltung, Kreditorenbuchhaltung, Debitorenbuchhaltung und konzerninterne Zahlungsströme. Werden nur einzelne Bereiche automatisiert, bleiben Medienbrüche und manueller Aufwand bestehen.

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  Compliance. Achten Sie darauf, dass die Software die in Deutschland geltenden Anforderungen an die Verarbeitung und Aufbewahrung von E-Rechnungen unterstützt. Ebenso wichtig sind eine nachvollziehbare Dokumentation der Verarbeitungsschritte und die Einhaltung der relevanten Anforderungen an eine ordnungsgemäße digitale Buchführung.

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  Integrierte Kontrollen. Konfigurierbare Freigabeprozesse, eine nachvollziehbare Dokumentation von Freigaben und Kontrollen der Stammdaten sind entscheidend. Denn automatisierte Buchhaltungsprozesse müssen nicht nur effizient, sondern auch sicher und nachvollziehbar sein.

Für Unternehmen mit mehreren Gesellschaften ist ein weiterer Punkt entscheidend: die Möglichkeit, Finanzdaten auf Ebene der einzelnen Gesellschaften zu konsolidieren und gleichzeitig die Nachvollziehbarkeit jeder einzelnen Transaktion sicherzustellen.

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