Vorbereitende Buchhaltung: Definition, Aufgaben, Checkliste

Die Buchhaltung wird in vielen, gerade kleineren Unternehmen oft als notwendiges Übel angesehen. Wenn wieder einmal Umsatzsteuervoranmeldungen oder Jahresabschlüsse anstehen, ist oft die Hektik groß. Genau das versucht die vorbereitende Buchhaltung zu verhindern. Was genau dahinter steckt, welche Aufgaben und Tätigkeiten dort anfallen und was danach passiert, erklären wir Ihnen hier.

Definition und Bedeutung: Was ist vorbereitende Buchhaltung?

Die vorbereitende Buchhaltung zählt untergeordnet zum Rechnungswesen eines Unternehmens und bildet die Grundlage für die finale Buchführung und den Jahresabschluss. Sie umfasst das Sammeln, Sortieren und Vorverarbeiten aller geschäftsrelevanten Belege und Dokumente, um sie für die Buchführung und die abschließende Überprüfung durch eine:n Steuerberater:in oder Wirtschaftsprüfer:in vorzubereiten.

Die Bedeutung der vorbereitenden Buchhaltung in der Praxis lässt sich etwas plastischer beschreiben. Mitarbeiter:innen, die mit dieser Aufgabe betraut sind, müssen alle finanziellen Transaktionen eines Unternehmens -- von Rechnungseingängen und -ausgängen über Bankbewegungen bis hin zu Lohn- und Gehaltsabrechnungen -- systematisch erfassen und in eine „buchhaltungsgerechte Form“ bringen.

Dabei ist das Ziel der vorbereitenden Buchhaltung, sämtliche Geschäftsvorfälle lückenlos zu dokumentieren, damit die anschließende Weiterverarbeitung reibungslos gelingt. Das Mittel zum Zweck ist in der Regel eine Buchhaltungssoftware wie DATEV oder Lexoffice. Auch mit einer Cash-Management-Software wie der von Agicap können Sie die Buchhaltung vorbereiten.

Warum die Vorbereitung der Buchhaltung wichtig ist

Die vorbereitende Buchhaltung ist aus mehreren Gründen für Unternehmen entscheidend. An erster Stelle ist sie die Basis für die Erstellung des Jahresabschlusses und anderer finanzieller Berichte. Diese sind auf mehreren Ebenen wichtig -- intern zur Analyse der Liquidität und finanziellen Gesundheit des Unternehmens, extern für verschiedene Stakeholder wie Banken und Investor:innen und auch das Finanzamt.

Durch eine sorgfältige vorbereitende Buchhaltung stellen Sie zudem sicher, dass alle buchhalterischen Pflichten gemäß den gesetzlichen Anforderungen und den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) erfüllt werden.

Aufgaben der vorbereitenden Buchhaltung

Die vorbereitende Buchhaltung läuft in jedem Unternehmen grob nach dem gleichen Schema ab. Es spielt keine Rolle, ob es sich dabei um eine Freelancerin im Grafikdesign handelt, einen kleinen Handwerksbetrieb oder den Großkonzern mit zehn Niederlassungen in ganz Europa.

Die Aufgaben der vorbereitenden Buchhaltung umfassen immer folgende Tätigkeiten, die sich alle um die Verarbeitung von Buchungen und Unterlagen drehen:

• Sammeln und Sortieren aller geschäftsrelevanten Belege wie Rechnungen, Quittungen und Bankauszüge
• Digitalisierung von Papierbelegen durch Scannen oder Fotografieren, um sie elektronisch verarbeiten zu können
• Kontierung dieser Belege, also die Zuweisung von Kontonummern
• Revisionssichere und rechtskonforme Archivierung von Belegen und Dokumenten
• Vorerfassung von Geschäftsvorfällen im Buchhaltungssystem, einschließlich Daten zu Rechnungen, Zahlungen und anderen Transaktionen
• Prüfung der Belege auf Vollständigkeit und Richtigkeit sowie deren Übereinstimmung mit gesetzlichen Anforderungen
• Abstimmung von Bankkonten, Kassenbüchern und anderen Konten
• Vorbereitung des Zahlungsverkehrs, inklusive Organisation ausstehender Zahlungen
• Erstellung vorläufiger Abschlüsse wie Monats- oder Quartalsabschlüsse für einen aktuellen Überblick über die finanzielle Situation
• Bearbeitung von Spesen- und Reisekostenabrechnungen

Der Ablauf der Tätigkeiten ist dabei meist gleich oder zumindest ähnlich. Es sind sieben Schritte, die in der vorbereitenden Buchhaltung anfallen.

Checkliste für die vorbereitende Buchhaltung mit allen Tätigkeiten

1. Belege sammeln

Der Prozess beginnt mit der Sammlung sämtlicher geschäftsrelevanter Belege. Dazu zählen nicht nur eingehende und ausgehende Rechnungen, sondern auch Kassenbelege, Bankauszüge, Verträge und Lohnabrechnungen.

In dieser Phase ist es entscheidend, dass Sie sämtliche Belege lückenlos und korrekt erfassen -- jeder Beleg kann später steuerlich relevant sein. Unternehmen nutzen oft digitale Tools oder DMS-Systeme (Dokumentenmanagementsysteme), um ihre Belege zu scannen und digital zu archivieren -- das erleichtert die folgenden Schritte.

2. Belege sortieren

Nach der Sammlung erfolgt die Sortierung der Belege. Dieser zweite Schritt kann nach verschiedenen Kriterien erfolgen. Sie können die Eingangs- und Ausgangsbelege nach Datum, Art der Transaktion oder betroffenen Geschäftsbereich sortieren -- im digitalen Rechnungsmanagement übernimmt das in der Regel eine Software für Sie.

Die systematische Sortierung ist wichtig, um den Überblick zu behalten. Hierbei kann eine Unterteilung in Kostenarten wie Material-, Personal- oder Betriebskosten hilfreich sein.

3. Belege und Buchungen prüfen

Jeder Beleg wird im dritten Schritt auf Vollständigkeit und Richtigkeit geprüft. Wichtig: Alle Belege müssen den gesetzlichen Anforderungen entsprechen, also korrekt ausgestellt sein und alle erforderlichen Informationen wie Datum, Betrag und Umsatzsteuer-ID enthalten.

Die vorbereitende Buchhaltung muss Fehler, Unstimmigkeiten oder fehlende Informationen in diesem Schritt erkennen und direkt korrigieren.

4. Vorkontierung der Belege

Im Rahmen der Vorkontierung werden den Belegen entsprechende Konten zugeordnet. Hierzu müssen Sie den Kontenplan der Organisation heranziehen. Die Vorkontierung legt fest, auf welchen Sach- oder Personenkonten die Geschäftsvorfälle verbucht werden sollen. Diese Zuordnung ist entscheidend für die spätere buchhalterische Erfassung und Auswertung der finanziellen Aktivitäten des Unternehmens.

5. Erfassung der Belege in einer Buchhaltungssoftware

Mit den vorkontierten Belegen erfolgt die Erfassung in der Buchhaltungssoftware. Moderne Buchhaltungsprogramme ermöglichen oft die direkte Übernahme digitalisierter Belege und unterstützen die automatische Zuordnung zu den entsprechenden Konten. So bleibt weniger manuelle Arbeit für das Finanzteam liegen.

Die sorgfältige Erfassung gewährleistet, dass alle Geschäftsvorfälle korrekt im System abgebildet und für erforderliche Dokumente wie die Gewinn- und Verlustrechnung, die Einnahmen-Überschussrechnung und in erster Linie den Jahresabschluss bereitgestellt werden können.

6. Abstimmung der Konten

Nach der Erfassung folgt im sechsten Schritt die sorgfältige Kontenabstimmung. Dazu zählt der Abgleich der buchhalterischen Aufzeichnungen mit den realen Vermögenswerten und Schulden des Unternehmens. Eine Möglichkeit ist der Vergleich der Buchführung mit den Bankkonten. Das Ziel: Die Genauigkeit der Buchhaltung soll so gewährleistet und mögliche Ungereimtheiten schnell aufgedeckt werden.

7. Vorbereitung der Unterlagen für die Steuerberatung

Im siebten und letzten Schritt werden abschließend die Buchhaltungsunterlagen für die Übergabe an den oder die Steuerberater:in aufbereitet -- vorausgesetzt, die weitere Buchhaltung erfolgt extern und nicht intern.

Das umfasst die Bereitstellung der digital erfassten Belege sowie der Kontenabstimmungen und sämtlicher weiterer relevanter Dokumente, das können beispielsweise Verträge oder Abschreibungsübersichten für Anlagevermögen sein.

Die Übergabe an die Steuerberatung erfolgt in den meisten Unternehmen monatlich oder quartalsweise, je nach Betriebsgröße und Anforderungen. Der oder die Steuerberater:in übernimmt anschließend beispielsweise die Umsatzsteuervoranmeldung, betriebswirtschaftliche Auswertungen und weitere Tätigkeiten, die erforderlich sind.

Tipps: Vorbereitende Buchhaltung ohne den Steuerberater erledigen

Der letzte Schritt findet nicht in allen Unternehmen statt. Die vorbereitende Buchhaltung ohne eine Steuerberatung oder die Zusammenarbeit mit der Steuerkanzlei zu erledigen, ist durchaus möglich und kann für kleinere Unternehmen oder Start-ups, vor allem bei wenig Kontenbewegungen und Belegen, die deutlich günstigere Option sein.

Allerdings erfordert das eine sorgfältige Planung und Kenntnisse in den Grundlagen der Buchhaltung. Hier sind einige Tipps, worauf besonders zu achten ist, wenn Sie die vorbereitende Buchhaltung intern handhaben:

• Grundlegende Buchhaltungskenntnisse: Stellen Sie sicher, dass Sie respektive die Personen, die für die Buchhaltung verantwortlich sind, über grundlegende Kenntnisse in Buchführung und den geltenden Steuergesetzen verfügt. Ansonsten laufen Sie Gefahr, zu viele Fehler zu machen -- und ein:e Steuerberater:in wird früher oder später notwendig.
• Buchhaltungssoftware: Nutzen Sie professionelle Buchhaltungssoftware, die speziell für kleine Unternehmen oder Selbstständige entwickelt wurde. Viele Programme bieten automatisierte Funktionen, die helfen, Buchungen zu verwalten und so Fehler zu minimieren und den Prozess zu vereinfachen. Beispiele sind Lexoffice oder auch Agicap, das auf die Liquiditätsplanung fokussiert ist, aber auch Funktionen zur vorbereitenden Buchhaltung bietet -- größere Unternehmen nutzen gerne DATEV.
• Dokumentation und Organisation: Eine genaue Dokumentation und Organisation aller Geschäftsvorfälle ist entscheidend -- am besten digital, so geht nichts verloren und Sie sparen sich dutzende Ordner und Aktenschränke.
• Regelmäßigkeit: Führen Sie die Buchhaltungsaufgaben regelmäßig durch, idealerweise wöchentlich oder monatlich. Etablieren Sie für sich einen Workflow, damit Sie den Überblick nicht verlieren und regelmäßig die anfallende Arbeit erledigen.
• Vorbereitung auf den Jahresabschluss: Auch wenn Sie die laufende Buchhaltung intern erledigen, kann es sinnvoll sein, für den Jahresabschluss und die Steuererklärung, oder zumindest die Prüfung der Komponenten, eine:n Steuerberater:in hinzuzuziehen.

Zudem ein letzter Tipp -- seien Sie vorsichtig bei Steuerangelegenheiten, die Ihnen nicht ganz klar sind. Das Steuerrecht kann komplex sein und Fehler können kostspielig werden. Hier gilt: Fragen Sie im Zweifel bei der Steuerberatung um Hilfe.

Was passiert nach der vorbereiteten Buchhaltung?

Nach der vorbereitenden Buchhaltung folgt die finale Überprüfung und Anpassung, wie thematisiert entweder durch ein externes Steuerbüro oder die interne Buchhaltung, um sicherzustellen, dass alle Aufzeichnungen korrekt und konform sind.

Diese Phase beinhaltet beispielsweise Umsatzsteuervoranmeldungen, Monatsabschlüsse und Quartalsabschlüsse. Was einmal jährlich zwingend notwendig ist, ist die Erstellung des Jahresabschlusses und die Vorbereitung sowie Übermittlung der Steuererklärungen basierend auf den vorbereiteten Daten.

Der Jahresabschluss kann in Form einer Einnahmen-Überschussrechnung (EÜR) oder der Erstellung einer Bilanz vorgenommen werden, je nach Gesellschaftsform. Eine GmbH erfordert beispielsweise doppelte Buchführung und eine Bilanz, bei Freiberufler:innen reicht bis zu bestimmten Umsatz- und Gewinngrenzen eine EÜR aus.

Fazit: Grundlagen vorbereitender Buchhaltung sollte jede:r kennen

Die Grundlagen der vorbereitenden Buchhaltung zu kennen und anzuwenden, ist entscheidend für die finanzielle Gesundheit jedes Unternehmens. Der Prozess schafft eine solide Basis für eine saubere Buchführung und den Jahresabschluss, minimiert Fehler und stellt sicher, dass alle geschäftlichen Transaktionen korrekt erfasst und berichtet werden.

Und: Die vorbereitende Buchhaltung liefert durch die laufende Erfassung von Eingangsrechnungen und Ausgangsrechnungen sowie weiteren Belegen eine verlässliche Grundlage für die Cashflow-Analyse und sorgt so auch dafür, mögliche Liquiditätsengpässe zu antizipieren.

FAQ: Meistgestellte Fragen zur vorbereitenden Buchhaltung

Was fällt unter vorbereitende Buchhaltung

Die vorbereitende Buchhaltung umfasst das Sammeln, Sortieren, Überprüfen, Digitalisieren und Archivieren von Belegen und Unterlagen, die im Rahmen der Geschäftsvorfälle eines Unternehmens entstehen.

Wie bereite ich Belege für das Steuerbüro vor?

Belege für das Steuerbüro bereiten Sie vor, indem Sie diese sammeln, nach Art sortieren (etwa Eingangsrechnungen, Ausgangsrechnungen, Bankbelege), kontieren und digitalisieren -- falls das Ihr Steuerbüro erfordert. Anschließend übermitteln Sie alle erforderlichen Unterlagen an die Steuerkanzlei.

Welche Unterlagen braucht die vorbereitende Buchhaltung?

Für die vorbereitende Buchhaltung benötigen Sie alle Geschäftsbelege wie Rechnungen, Quittungen, Kassenbücher, Bankauszüge, Verträge und Dokumente für Spesen- oder Reisekostenabrechnungen. Am besten lässt sich das organisieren, indem Sie entsprechende Tools für die Erfassung und Übermittlung der Belege nutzen.

Was bedeutet vorbereitende Lohnbuchhaltung?

Die vorbereitende Lohnbuchhaltung ist ein Teil der eigentlichen Lohnbuchhaltung und beinhaltet die Erfassung und Aufbereitung aller lohn- und gehaltsrelevanten Daten und Dokumente. Dazu zählen Arbeitszeiterfassungen, Lohnabrechnungen und Sozialversicherungsunterlagen.

Warum werden Belege vorkontiert, bevor sie gebucht werden?

Belege werden vorkontiert, um eine Zuordnung zu den richtigen Sachkonten sicherzustellen. Diese Vorarbeit erleichtert und beschleunigt die anschließende Buchung.

Welche Rolle spielt DATEV bei der vorbereitenden Buchhaltung?

DATEV ist eine von vielen Steuerberater:innen genutzte Software, die diese für Buchführung, Lohnabrechnung und weitere steuerliche Angelegenheiten nutzen. In der vorbereitenden Buchhaltung für Unternehmen erleichtert DATEV die digitale Belegverwaltung, Kontierung und Datenübermittlung an das Steuerbüro. DATEV ist allerdings nur eine mögliche Softwarelösung -- es gibt auf dem Markt dutzende Tools, mit denen Sie die vorbereitende Buchhaltung erledigen können.

Gibt es Möglichkeiten, die vorbereitende Buchhaltung online mit einer Software zu erledigen?

Ja, es gibt zahlreiche Online-Buchhaltungssoftwares, die die vorbereitende Buchhaltung unterstützen. Diese ermöglichen beispielsweise die digitale Belegverwaltung, automatische Kontierung und direkte Zusammenarbeit mit dem Steuerbüro. So haben Sie alle Ausgaben an einem Ort, bei den meisten Tools eine DATEV-Schnittstelle für die Steuerberatung und können stets auf den ersten Blick sehen, wie es um Ihre Belege und Buchungen bestellt ist.

Kann ich die vorbereitende Buchhaltung selbstständig übernehmen?

Ja, mit grundlegenden Buchhaltungskenntnissen und unter Nutzung geeigneter Buchhaltungssoftware können Sie die vorbereitende Buchhaltung selbstständig übernehmen -- es spricht nichts dagegen. Bei Unklarheiten sollten Sie allerdings auf eine Steuerberatung zurückgreifen können.

Welche Kosten entstehen bei der vorbereitenden Buchhaltung?

Die Kosten der vorbereitenden Buchhaltung variieren stark je nach Umfang der Geschäftsvorfälle und vor allem, ob Sie die Arbeit intern erledigen oder auslagern. Eine pauschale Angabe ist unmöglich, Sie müssen mindestens mit einer zweistelligen Summe pro Monat für eine entsprechende Softwarelösung rechnen -- dazu kommen die Personalkosten.

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