Warum kleinere Unternehmen eine Einnahmen-Überschussrechnung nutzen

Unternehmen und Selbstständige sind verpflichtet, ihren Gewinn zu ermitteln. Doch nicht immer muss dies zwingend durch die Erstellung eines Jahresabschlusses erfolgen. Bei der Einnahmen-Überschussrechnung handelt es sich um eine Gewinnermittlungsart, die insbesondere für kleinere Unternehmen und Selbstständige herangezogen wird. Doch was genau ist eine Einnahmen-Überschussrechnung? Und wie wird sie erstellt? Hier ein Überblick.

Was ist eine Einnahmen-Überschussrechnung?

Bei der Einnahmen-Überschussrechnung handelt es sich um eine einfache Art der Gewinnermittlung, die in § 4 Absatz 3 Einkommensteuergesetz (EStG) geregelt ist. Häufig hört man deshalb auch die Begrifflichkeiten "Gewinnermittlung nach § 4 Abs. 3", "einfache Buchführung" oder die Abkürzung "EÜR". Bei der Einnahmen-Überschussrechnung werden Betriebseinnahmen und -ausgaben gegenübergestellt.

Ermittelt wird der Überschuss (= Gewinn) – daher der Name Einnahmen-Überschussrechnung. Natürlich kann es jedoch auch vorkommen, dass die Betriebsausgaben höher waren als die Betriebseinnahmen. Das Unternehmen erzielt dann also einen Verlust.

Einnahmen-Überschussrechnung ist eine einfache Gewinnermittlung

In der Praxis kommt diese Form der Gewinnermittlung sehr häufig vor. Mit der EÜR kommen Unternehmen der Verpflichtung nach, den Gewinn zu ermitteln, der wiederum zur Besteuerung herangezogen wird.

Vorteile bei der Gewinnermittlung nach Einnahmen-Überschussrechnung
Unternehmen müssen keine doppelte Buchführung führen.
Die Einnahmen-Überschussrechnung ist einfach und unkompliziert.
Die Einnahmen-Überschussrechnung ist finanziell günstiger als die Jahresabschlusserstellung.
In der Einnahmen-Überschussrechnung werden nur Einnahmen und Ausgaben erfasst.
Der zeitliche Aufwand für die Einnahmen-Überschussrechnung ist überschaubar.

Für die Einnahmen-Überschussrechnung muss keine aufwendige Buchführung geführt werden. Diese Gewinnermittlungsart spart daher erheblich bei den Kosten: So ist in der Regel keine kostspielige Software erforderlich. Unternehmen benötigen außerdem weniger Personal für die Erstellung der Einnahmen-Überschussrechnung.

Bei einem Jahresabschluss müssen Unternehmen in der Regel mit hohen Kosten für Steuerberater und ggf. Wirtschaftsprüfer kalkulieren. Bei einer Einnahmen-Überschussrechnung sieht das ganz anders aus: Nicht wenige Kleinunternehmer erstellen diese selbst. Wenn sie dann überhaupt noch Steuerberatung in Anspruch nehmen, dann sind die entstehenden Kosten wesentlich geringer als bei einem Jahresabschluss.

Betrachtet man also die Vorteile einer Einnahmen-Überschussrechnung, stellt sich die Frage: Warum wählen nicht alle Unternehmen diese Gewinnermittlungsart? Die Antwort ist recht einfach: Weil sie es nicht dürfen. Nur bestimmte Unternehmen dürfen ihren Gewinn vereinfacht ermitteln.

Wer kann eine Einnahmen-Überschussrechnung erstellen?

Die Gewinnermittlung nach Einnahmen-Überschussrechnung dürfen nur diejenigen vornehmen, die nicht aufgrund gesetzlicher Vorschriften verpflichtet sind, Bücher zu führen und regelmäßig Abschlüsse zu machen, und die auch keine Bücher führen und keine Abschlüsse machen. So bestimmt es § 4 Abs. 3 Einkommensteuergesetz.

Einnahmen-Überschussrechnung ist für Kleingewerbe interessant

Die Einnahmen-Überschussrechnung ist also nur für Unternehmen möglich, die nicht buchführungspflichtig sind. Entsprechende Vorschriften finden sich im Handelsgesetzbuch. Hier wird in § 238 festgelegt, wer zwingend Bücher führen muss. Demnach ist jeder Kaufmann hierzu verpflichtet. Kaufmann ist, wer ein Handelsgewerbe betreibt. Doch auch ein gewerbliches Unternehmen, das in das Handelsregister eingetragen ist, gilt als Handelsgewerbe.

Nicht buchführungspflichtig (§ 241a) sind Einzelkaufleute, die an den Abschlussstichtagen von zwei aufeinander folgenden Geschäftsjahren nicht mehr als jeweils 600.000 Euro Umsatzerlöse und jeweils 60.000 Euro Jahresüberschuss aufweisen.

Eine entsprechende Regelung trifft § 141 Abgabenordnung (AO) für gewerbliche Unternehmen und Land- und Forstwirte. Hier werden ebenfalls bestimmte Schwellenwerte festgelegt, die entscheidend sind für die Frage, ob Bücher zu führen sind.

Freiberufler können ihren Gewinn nach der Einnahmenüberschussrechnung ermitteln. Wer zu den Freiberuflern gehört, definiert § 18 Einkommensteuergesetz. Dazu gehören beispielsweise Ärzte, Rechtsanwälte, Notare, Ingenieure, Architekten, Wirtschaftsprüfer und Steuerberater.

*Achtung: Wer nicht buchführungspflichtig ist, hat ein Wahlrecht: So können diese Unternehmen entscheiden, ob sie Bücher führen oder den Gewinn nach Einnahmen-Überschussrechnung ermitteln. *

Einnahmen-Überschussrechnung erstellen

Ein Einnahmen-Überschussrechnung wird grundsätzlich einmal jährlich final erstellt. Die Aufzeichnungen dafür müssen jedoch fortlaufend erfolgen. Dabei sind sämtlich Betriebseinnahmen und sämtliche Betriebsausgaben nach dem sog. Zufluss- und Abflussprinzip zu erfassen.

Zufluss- und Abflussprinzip heißt: Es werden die Betriebseinnahmen und -ausgaben dem Kalenderjahr steuerlich zugeordnet, in denen sie zugeflossen sind bzw. geleistet wurden. Ausnahmen zum Zufluss- und Abflussprinzip werden für wiederkehrende Einnahmen/Ausgaben und Abschreibungen gewährt.

Der Gewinn wird dann wie folgt ermittelt:

*Betriebseinnahmen – Betriebsausgaben = Gewinn *

Im Ergebnis kann dies also wie folgt aussehen:

Beispiel: Ein Freiberufler ermittelt 55.000 Euro Betriebseinnahmen und 9.000 Euro Betriebsausgaben. Es ergibt sich somit:

Betriebseinnahmen 55.000 Euro – Betriebsausgaben 9.000 Euro = 46.000 Euro Gewinn

Das Finanzamt wird 46.000 Euro Gewinn der Besteuerung unterwerfen.

Wie muss man die Einnahmen-Überschussrechnung einreichen?

Auch wenn die Einnahmen-Überschussrechnung recht simpel erstellen kann, im Vergleich zu einem Jahresabschluss, so müssen doch einige Vorgaben für die Einreichung beim Finanzamt beachtet werden. So muss die Einnahmen-Überschussrechnung zwingend elektronisch übermittelt werden. In der Steuererklärung findet man hierzu das Formular "Anlage EÜR". Die Übermittlung kann per Elster oder ggf. auch über eine Softwarelösung übermittelt werden.

Einnahmen-Überschussrechnung: Vorlage

Im Internet finden sich zahlreiche Beispiele, wie eine Einnahmen-Überschussrechnung erstellt werden kann. So kann die Gewinnermittlung beispielsweise zunächst einfach per Excel vorbereitet werden. Hier können die Betriebseinnahmen und dann die Betriebsausgaben aufgelistet und ein etwaiger Überschuss ermittelt werden. Allerdings: Das Finanzamt erwartet, dass die Anlage EÜR übermittelt wird. Eine Excel-Tabelle kann also nur als Vorlage dienen.

Tipp: Wer sich in der Struktur an der Anlage EÜR orientiert, erleichtert sich die Vorbereitung bei der Steuererklärung erheblich. Werden die Einnahmen und Ausgaben quartalsweise bzw. monatlich aufgelistet, so können auch ggf. die Umsatzsteuervoranmeldungen (je nach Abgabeintervall) schnell vorbereitet und übermittelt werden.

Wichtig: Betriebsausgaben müssen nachweisbar sein. Auch für den Vorsteuerabzug ist es erforderlich, dass eine ordnungsgemäße Rechnung vorgelegt werden kann.

In der Exceltabelle könnten also beispielsweise folgende Posten aufgelistet werden:

Betriebseinnahmen
Erlöse
+ Vereinnahmte Umsatzsteuer
+ Vom Finanzamt erstattete Umsatzsteuer
= Zwischensumme Betriebseinnahmen

Betriebsausgaben
Wareneinsatz
Personalkosten
Abschreibung
Geringwertige Wirtschaftsgüter
Raumkosten
Telekommunikationsaufwendungen
Reisekosten
Kosten für Rechts- und Steuerberatung, Buchführung
Miete/Leasing
Erhaltungsaufwendungen
Versicherungen, Beiträge, Gebühren
EDV-Kosten
Arbeitsmittel
Kosten für Abfallbeseitigung und Entsorgung
Kosten für Verpackung und Transport
Werbekosten
Schuldzinsen
Gezahlte Vorsteuerbeträge
An das Finanzamt gezahlte Umsatzsteuer
Sonstige Betriebsausgaben
Zwischensummer Betriebsausgaben

Im Idealfall werden auch Datum, Rechungsnummer und Umsatzsteuer aufgeführt.

Dann berechnet sich:

Summe Betriebseinnahmen – Summe Betriebsausgaben = Gewinn

Tipp: Das Finanzamt veröffentlicht jährlich das neue Formular zur Anlage EÜR. Dabei werden auch viele hilfreiche Hinweise zu den einzelnen Positionen und Eintragungsfeldern gegeben. Es lohnt sich, das Formular in Ruhe zu studieren und beim Erstellen einer EÜR bereits darauf zu achten, dass die Beträge in die Anlage EÜR schnell übernommen werden können. Wer hier vorausplanend die Struktur bedenkt, kann sich später viel Arbeit ersparen. Das Formular zur Anlage EÜR 2022 hat das Bundesfinanzministerium beispielsweise hier bekannt gegeben.

Einnahmen-Überschussrechnung: Umsatzsteuer

In der Anlage EÜR werden auch alle Umsatzsteuerzahlungen und -erstattungen erfasst.

Wichtig: Neben der Anlage EÜR müssen Unternehmen auch Umsatzsteuervoranmeldungen und -erklärungen beachten. Auch hier kann durch sorgfältig strukturierte Aufzeichnungen die EÜR wichtige Daten liefern. Für Kleinunternehmer gelten hier Besonderheiten, denn sie müssen auch eine Anlage EÜR übermitteln, weisen jedoch keine Umsatzsteuer in Rechnungen aus.

Fazit: Einnahmen-Überschussrechnung entlastet kleine Unternehmen und Freiberufler

Für Freiberufler und kleine Unternehmen ist es eine große Entlastung, dass der Gewinn nach Einnahmen-Überschussrechnung ermittelt werden kann. Andernfalls müssten viele Kosten für die Jahresabschlusserstellung in Kauf genommen werden. Das ist jedoch insbesondere für kleine Unternehmen kaum finanzierbar.

Die Einnahmen-Überschussrechnung muss jedoch ebenfalls sorgfältig erstellt werden. Schließlich bildet sie die Basis für die Besteuerung.