Kontenabstimmung: So vermeiden Sie Ungereimtheiten

Die Kontenabstimmung ist eine wichtige Aufgabe in der Buchhaltung und ein meist sehr komplexer Prozess. Sie ist wichtig, damit die Salden in den Büchern auch den tatsächlichen Salden entsprechen und es nicht zu Ungereimtheiten kommt, die später vielleicht fatale Auswirkungen haben können. Worauf es bei der Kontenabstimmung ankommt, erfahren Sie in diesem Artikel.

Inhalt:

Kontenabstimmung: Eine Erklärung

Die Kontenabstimmung in der Buchhaltung hat das Ziel, die tatsächlichen Salden in den Buchhaltungskonten korrekt abzubilden. Stimmen die tatsächlichen Salden nämlich nicht mit denen in der Buchhaltung überein, haben diese Daten kaum Aussagekraft über die wirkliche finanzielle Situation des Unternehmens.

Um die Abstimmung der Buchhaltung durchzuführen, werden also prinzipiell immer zwei Datensätze miteinander verglichen: die erfassten Daten in der Buchhaltung und jene außerhalb der Buchhaltung.

Die externen Daten werden der Buchhaltung dabei sowohl von anderen Abteilungen innerhalb des Unternehmens, als auch von dritten Parteien außerhalb des Unternehmens zugespielt.

Zum Beispiel: Intern

• Lohnbüro
• Lagerhaltung

Extern

• Kunden
• Lieferanten
• Bank
• Sozialversicherungen

Die Buchhaltungskonten müssen regelmäßig abgeglichen werden, damit diese mit den tatsächlichen Konten übereinstimmen. Beispielsweise müssen die Kassenbestände zu einem bestimmten Zeitpunkt mit dem Saldo auf dem Buchhaltungskonto für Kassenbestände identisch sein.

Da der Gesetzgeber Unternehmen in die Pflicht nimmt, einen korrekten Jahresabschluss zu erstellen, ist die Kontenabstimmung keine Tätigkeit, die man auf die leichte Schulter nehmen sollte, denn sie ist Voraussetzung für ein stimmiges Jahresendergebnis.

Vorgehensweise bei der Kontenabstimmung

In den meisten Fällen tätigen Buchhalter die Kontenabstimmung manuell. Das heißt, sie vergleichen Kontoauszüge und Belege mit den Einträgen im Buchhaltungssystem.

Wenn eine Buchung oder ein Beleg fehlen, muss ein Nachtrag gemacht werden, bzw. der fehlende Beleg in das System eingebucht werden. Ist eine Buchung fehlerhaft, doppelt eingetragen oder existiert in Wirklichkeit gar nicht, muss eine Korrektur vorgenommen werden.

Häufig steckt der Teufel auch im Detail: Tritt eine Differenz auf, muss diese nicht auf eine einzige fehlerhafte Buchung zurückzuführen sein, sondern sie kann sich aus mehreren Fehlbuchungen zusammensetzen. Des Weiteren ist es auch möglich, dass die Buchung auf dem falschen Buchhaltungskonto verbucht wurde, und nicht dort auftaucht, wo man sie erwartet und anderer Stelle eine Diskrepanz verursacht.

Mittlerweile gibt es auch Software, die einem einen Großteil der manuellen Arbeit abnimmt und den Abstimmungsprozess beschleunigt. Auf Plausibilität und Richtigkeit müssen die Abstimmungen der einzelnen Konten dennoch geprüft werden.

Bankkonto-Abstimmung

Bei der Bankkonto-Abstimmung werden die Konto-Auszüge jedes einzelnen Geschäftskontos mit dem Kontenblatt aus der Buchhaltung auf Übereinstimmung geprüft.

Abstimmung der Kassenbestände

Hierbei stimmt man das Kassenkonto in der Buchhaltung mit dem tatsächlichen Bargeldbestand in der Kasse ab. Häufig kommt es hierbei zu Unstimmigkeiten, wenn beispielsweise zu viel oder zu wenig Wechselgeld gegeben wurde.

Kreditoren-Kontenabstimmung

Lieferanten bezeichnet man in der Buchhaltung als Kreditoren. Bei dieser Abstimmung werden die Einträge aus dem Kreditoren-Nebenbuch mit den Aufstellungen der Transaktionen des Lieferanten abgeglichen.

Kunden-Abstimmung

Bei der Kunden-Abstimmung prüft man, ob die gebuchten Einkünfte auch tatsächlich den Rechnungsbeträgen entsprechen. Dabei fallen Diskrepanzen über nicht oder nur unvollständig bezahlte Rechnungen auf, oder Unstimmigkeiten beim Wechselkurs, wenn in Fremdwährung bezahlt wurde.

Abstimmung bei Kreditkarten

Die Einnahmen und Ausgaben bei Kreditkarten abzustimmen, ist eine besondere Herausforderung. Bezahlen Kunden nämlich per Kreditkarte, erhält der Verkäufer erst einige Tage später das Geld in Form einer Sammelüberweisung, die sämtliche Verkäufe beinhaltet, die während eines bestimmten Zeitraums getätigt wurden.

Zudem wird auch noch eine Kreditkartenprovision seitens des Zahlungsdienstleisters abgezogen, sodass der Abgleich der einzelnen Salden und den Rechnungsbeträgen schwieriger ist.

Auch bei Ausgaben per Firmenkreditkarte ist der Abstimmungsprozess nicht immer leicht, insbesondere dann, wenn in Fremdwährung bezahlt wird und erst noch unter Zuhilfenahme des Wechselkurses die Salden auf Plausibilität überprüft werden müssen.

Abstimmung der Sozialversicherungskonten

Sobald sich ein Beschäftigungsverhältnis eines Mitarbeitenden ändert, muss dies der Sozialversicherung gemeldet werden, da diese ansonsten die falschen Beträge in Rechnung stellt. Das Resultat: Was in der Buchhaltung steht und was tatsächlich bezahlt wird, stimmt nicht überein.

Spätestens zum Jahresende müssen daher die Sozialversicherungskonten in der Buchhaltung abgestimmt werden, damit beim Jahresabschluss alles zusammenpasst.

Mehrwertsteuer-Konten abgleichen

Auch die korrekte Verbuchung der abgeführten Mehrwertsteuer muss abgeglichen werden. Man prüft hierbei, ob bei sämtlichen getätigten Transaktionen der korrekte Mehrwertsteuersatz abgerechnet wurde. Dasselbe gilt für die Vorsteuer.

Lagerbestand abstimmen

Der Lagerbestand wird im Rahmen der Inventur abgestimmt. Bei diesem oftmals langwierigen Prozess werden sämtliche Lagerbestände bewertet und mit den Werten aus der Buchhaltung abgeglichen.

Kontenabstimmung: Nur zum Jahresabschluss?

Die Kontenabstimmung zum Jahresabschluss ist für Unternehmen Pflicht. Doch auch während des laufenden Geschäftsjahres ist es sinnvoll, die Konten abzustimmen. Denn nur mit möglichst aktuellen Daten lassen sich verlässliche Aussagen über die finanzielle Situation des Unternehmens treffen. Daher empfiehlt es sich, zumindest zum Monatsende eine Kontenabstimmung durchzuführen.

Der monatliche Abgleich hat auch den Vorteil, dass beim Auftreten von Differenzen diese leichter nachvollzogen werden und behoben werden können. Die Belege sind dann meist noch auffindbar, was nach einigen Monaten schon nicht mehr der Fall sein muss.

Kontenabstimmung fehlerhaft: was nun?

Wurden sämtliche Konten abgestimmt, Fehlbuchungen umgebucht, fehlende Belege im System abgelegt, und die Kontenabstimmung stimmt immer noch nicht, dann muss dies zum Schluss im Abstimmungsbericht dokumentiert werden. Hierbei ist auch der Grund für die Unstimmigkeit anzugeben, z.B. ein unauffindbarer Beleg.

Dieser Bericht dient auch zum leichteren Einstieg in die nächste Kontenabstimmung, da man sogleich weiß, dass es letztes Mal eine Unstimmigkeit gab und worauf diese zurückzuführen war.

Zusammenfassung: Kontenabstimmung in der Buchhaltung

Die Kontenabstimmung ist ein zeitaufwändiger Prozess, der genaues Hinsehen erfordert. Es müssen nämlich sämtliche Salden auf den Buchhaltungskonten mit den tatsächlichen Salden auf Übereinstimmung überprüft werden. Bildet man die Differenz zwischen Buchhaltungskontosaldo und tatsächlichem Saldo, sollte diese immer Null ergeben.

Laut deutscher Gesetzgebung sind Unternehmen verpflichtet, einen Jahresabschluss zu machen. Voraussetzung für diesen ist es, dass die Konten abgestimmt sind, denn nur so erhält man die für den Jahresabschluss nötigen korrekten Daten aus der Buchhaltung.

Stimmen selbst nach einem Abgleich nicht alle Salden der Buchhaltungskonten mit der Realität überein, ist es erforderlich, diese Unstimmigkeit in einem Abschlussbericht zu dokumentieren. Das erspart Nachhaken des Revisors und erleichtert den Einstieg bei der nächsten Kontenabstimmung.