Kostenloser Ratgeber: Liquidität verbessern Download

Wie digitales Rechnungsmanagement Ihre Liquiditätsplanung optimiert

Lesezeit: 4 Min
Rechnungsmanagement sollte kein Stressfaktor sein.

Mittelständische Unternehmen arbeiten kontinuierlich daran, ihre Kosten zu senken und ihr Betriebskapital zu optimieren. Dagegen wird die Rechnungsbearbeitung oftmals vernachlässigt und durch manuelle, papierbasierte Aktivitäten und den Einsatz inkompatibler Systeme beeinträchtigt. Dies führt zu langwierigen Bearbeitungszyklen sowie mangelnder Cashflow-Transparenz mitsamt den damit verbundenen negativen Folgen. Doch mithilfe intelligenter Software können Unternehmen ihr Rechnungsmanagement mit nur wenig Aufwand optimieren und in die Liquiditätsplanung einbeziehen, sodass sie deutlich an Qualität gewinnt.

Inhalt:

Rechnungsmanagement als Stressfaktor

In den meisten Unternehmen bedeuten Rechnungen Stress, und zwar nicht hauptsächlich deshalb, weil sie von Natur aus unangenehm sind. Vielmehr gehen sie oft verloren, was in vielen Fällen erst beim Jahresabschluss auffällt und einen stattlichen Arbeitskreislauf in Gang setzt.

Einer aktuellen Studie von GetMyInvoices zufolge fordern Steuerberater von mehr als 50 Prozent der befragten Unternehmen häufig Belege nach. Zugleich empfinden 41 Prozent der Mitarbeiter die Suche nach Rechnungen als einen besonders zeitintensiven Arbeitsschritt. Auf Platz zwei rangiert mit 38 Prozent das Erfassen von Informationen aus Belegen und auf Platz drei mit elf Prozent das Weiterleiten der Dokumente zum Steuerberater oder in andere Anwendungen.

Insgesamt also beansprucht das Status-quo-Rechnungsmanagement Nerven und jede Menge Zeit. Die Hälfte der Teilnehmer der GetMyInvoices-Studie wenden dafür mehr als zehn Stunden pro Monat auf. Hinzu kommt, dass die Durchlaufzeit der Belege verhältnismäßig lang ist, sodass Fristen verstreichen.

Können Skontomöglichkeiten nicht genutzt werden oder fallen gar Mahngebühren an, wird das Rechnungsmanagement schnell auch zum Kostenfaktor.

Den Stressgründen auf der Spur

Eine Ursache dafür ist, dass der Rechnungseingang über verschiedene Kanäle und das Aggregieren der Dokumente weitgehend manuell erfolgt. Unternehmen erhalten die Unterlagen unter anderem über Online-Portale, E-Mail-Postfächer und in Form von Quittungen auf Papier.

Insbesondere Online-Portale sind kritisch. Beim händischen Abruf der Rechnungen kommt es hier immer wieder zu Problemen: etwa wenn die Rechnung noch nicht bereitsteht oder das Passwort vergessen wurde. Daher müssen Belege aus diesen Quellen am häufigsten nachgefordert werden, gefolgt von analogen Rechnungen, die per Post eintreffen und dann irgendwo „stranden“.

Nach Beginn der Suche werden die Dokumente meist nicht sofort gefunden, weil die Bearbeitungsprozesse intransparent sind und unterschiedliche Ablagemöglichkeiten vorhanden sind. Häufig muss auch nicht nur die eine Rechnung gesucht, sondern weiterhin geprüft werden, ob diese bereits bezahlt und verbucht wurde.

Ein weiterer Grund dafür, dass Rechnungsmanagement als Stressfaktor wahrgenommen wird, ist das manuelle Verarbeiten der Belege. Lediglich 33 Prozent der Befragten verwenden für das Erfassen von Informationen Software. Zwei Drittel tippen die erforderlichen Daten noch immer manuell ab.

Digitales Rechnungsmanagement – ein Problemlöser

Digitales Rechnungsmanagement mit GetMyInvoices schafft Abhilfe. Die Lösung ruft Rechnungen aus Online-Portalen, E-Mail-Postfächern und weiteren Lösungen automatisch, zeitnah und zuverlässig ab. Über eine Scan-App können Quittungen & Co. bequem am Ort ihres Entstehens erfasst werden. Sämtliche Dokumente werden zentral in einer Cloud aggregiert und relevante Informationen mithilfe der Optical-Character-Recognition-Technologie in Sekundenschnelle ausgelesen.

Über ein intuitives User Interface können Anwender die Dokumente ortsunabhängig recherchieren, Rechnungen freigeben und bezahlen. Jeder Schritt ist transparent und nachvollziehbar, sodass die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) eingehalten werden.

Darüber hinaus lässt sich in wenigen Schritten die automatische Übertragung der gewünschten Belege an weiterführende Systeme einrichten. Dazu zählen Lösungen von Steuerberatern genauso wie Buchhaltungssysteme und Anwendungen wie Agicap. Damit sorgt GetMyInvoices (14 Tage hier kostenlos testen) dafür, dass Rechnungsmanagement leicht von der Hand geht und sich weitere Vorteile eröffnen.

Liquiditätsplanung als starker Partner

Im Zusammenspiel mit der Liquiditätsmanagement-Lösung Agicap kann automatisiertes Rechnungsmanagement enormes Potenzial entfalten. Denn über eine Schnittstelle, die sich mit wenigen Mausklicks einrichten lässt, überträgt GetMyInvoices sämtliche Rechnungen maschinell zu Agicap. Dort werden sie den offenen Posten zugeordnet und nach individuellen Vorgaben kategorisiert.

Da das Tool über eine PSD2-Schnittstelle Banktransaktionen abruft und automatisch zuordnet, werden offene Rechnungen direkt als unbezahlt markiert. Auch der Liquiditätsgraph wird aktualisiert – und das tagesaktuell.

Darüber hinaus bezieht Agicap die offenen Posten in die Liquiditätsprognosen ein. Daraus ergibt sich eine präzise Vorschau auf die Zahlungsdaten in den nächsten Wochen.

Unternehmerische Widerstandsfähigkeit stärken

Somit ermöglicht automatisiertes Liquiditätsmanagement, das auf digitalem Rechnungsmanagement aufsetzt, intelligente, dynamische und gut visualisierte Prognosen der Zahlungsfähigkeit in sämtlichen Szenarien. Diese Abschätzungen wiederum stellen in Zeiten hoher Unsicherheit und schneller Wechsel der Rahmenbedingungen ein wichtiges Managementinstrument dar, das Reportings für Stakeholder und strategischen Entscheidungen eine solide Grundlage verleiht.

Dass ein solcher Forecast der Zahlungsfähigkeit unter verschiedenen Bedingungen erfolgskritisch ist, zeigt eine Studie von Innofact zur Liquiditätsplanung in der Pandemie. Wie im Beitrag „Liquiditätsplanung in der Krise – und danach?“ berichtet, erachten 75 Prozent der befragten KMUs eine verlässliche Liquiditätsplanung als äußerst wichtig, um strategische Entscheidungen zu treffen.

Zu entsprechenden Maßnahmen sehen sich insgesamt 44 Prozent der KMU gezwungen, um geschäfts- und wettbewerbsfähig zu bleiben. Dabei spart eine automatisierte Liquiditätsplanung Zeit und andere Ressourcen. Denn aufwendiges und fehlerbehaftetes Erfassen von Daten in Excel-Tabellen entfällt. Kurz: Unternehmer gewinnen Freiheit, um ihr Kerngeschäft zu gestalten – auch über Krisenzeiten hinaus.

New call-to-action

Melden Sie sich für unseren Newsletter an.

Das wird Ihnen auch gefallen