Außenstände: Ihre Bedeutung für die Liquiditätsplanung

Der steigende Kostendruck sorgt in vielen Unternehmen dazu, dass das Liquiditätsmanagement die Außenstände noch genauer unter die Lupe nimmt als zuvor. Warum sind hohe Außenstände für Unternehmen so kritisch? Und wie können liquide Mittel schneller beschafft werden? Hier ein Überblick.

Außenstände Definition

Bei Außenständen handelt es sich um die Summe finanzieller Forderungen, die ein Unternehmen gegenüber Schuldnern hat. Diese Außenstände müssen eingetrieben werden, damit das Unternehmen dauerhaft liquide bleibt.

Außenstände: Bedeutung für Unternehmen

Wenn Leistungen oder Lieferungen erbracht wurden, die nicht direkt (beispielsweise bar) bezahlt wurden, hat das Unternehmen zunächst einmal Außenstände. Es hat offene Forderungen gegenüber der Kundschaft und muss auf die Zahlungseingänge warten. Das ist generell eine normale Situation im Unternehmensalltag.

Allerdings ist es wichtig zu entscheiden, wie mit den Außenständen umgegangen wird. Unternehmen sollten hier eine klare Vorgehensweise einführen. Kaum ein Unternehmen kann es sich heute leisten, bereits fällige Forderungen allzu lange zu ignorieren. Mangelhaftes Forderungsmanagement gehört außerdem zu den häufigsten Insolvenzgründen.

Außenstände beeinflussen die Finanzen

Hohe Außenstände haben große Auswirkungen auf die Finanzsituation des Unternehmens. Offene Forderungen verursachen Zinsaufwendungen. Wenn die Zahlungstransaktionen noch ausbleiben, müssen Unternehmen diese Lücke finanzieren. Die Waren wurden zwar verkauft oder Leistungen erbracht – doch die laufenden Kosten können mit dem jeweiligen Auftrag noch nicht gedeckt werden. Die Vorfinanzierung der offenen Forderungen kosten das Unternehmen daher Geld.

Außenstände in der Buchhaltung

Die Außenstände werden in der Buchhaltung festgehalten. Wenn eine Rechnung gestellt wird, muss diese auch direkt verbucht werden. Der Buchungssatz lautet dann beispielsweise:

*Forderungen aus Lieferungen und Leistungen an Erlöse 19 % *

Hinweis: Bei der Rechnungsstellung werden Umsatzerlöse direkt verbucht. Das zeigt aber auch: Umsätze und liquide Mittel sind nicht identisch! Ein Unternehmen kann erhebliche Umsatzsteigerungen verzeichnen – und dennoch in einer existenziell bedrohenden Liquiditätssituation sein. Gründe dafür können zu großzügige Zahlungsziele sowie hohe Außenstände sein.

Forderungen in der Bilanz

Die Forderungen zum Bilanzstichtag sind dann in der entsprechenden Bilanzposition auf der Aktivseite der Bilanz zu finden. Sie wird untergliedert (vgl. § 266 Handelsgesetzbuch) nach:

• Anlagevermögen
• Umlaufvermögen
• Rechnungsabgrenzungsposten
• Aktiv latente Steuern
• Aktiver Unterschiedsbetrag aus der Vermögensverrechnung.

Unter dem Posten Umlaufvermögen findet eine weitere Untergliederung statt:

• Vorräte
• Forderungen und sonstige Vermögensgegenstände
• Wertpapiere
• Kassenbestand, Bundesbankguthaben, Guthaben bei Kreditinstituten und Schecks

Die Außenstände eines Unternehmens sind also zum Bilanzstichtag aus der Bilanz ablesbar. Allerdings reicht es für ein Unternehmen nicht, die Außenstände lediglich bei der Bilanzerstellung zu erfassen und zu analysieren. Ein Forderungsmanagement muss fortlaufend die Fälligkeiten von Rechnungen prüfen und bei Überschreiten der Zahlungsfristen tätig werden.

Tipp: Für potenzielle Investoren oder Aktionäre kann der Forderungsbestand ebenfalls interessante Informationen zum Unternehmen liefern. Bei einer Bilanzanalyse haben sich deshalb Kennzahlen, wie die Forderungslaufzeit, die Forderungsausfallquote oder auch die Umschlagshäufigkeit der Forderungen, bewährt. So kann ein Eindruck zur Liquiditätssituation verschafft werden. Aber Achtung: Veraltete Daten können hier auch ein verfälschtes Bild liefern.

Außenstände einfordern

Wenn Forderungen fällig sind, der Schuldner jedoch den Rechnungsbetrag noch nicht beglichen hat, stellt sich die Frage, wie Unternehmen mit der Situation umgehen sollten.

In der Regel wird nicht direkt am nächsten Tag eine Maßnahme ergriffen. Doch wenn die Zahlungen bereits mehrere Tage überfällig sind, versenden viele Unternehmen zunächst einmal eine Zahlungserinnerung oder treten mit dem Geschäftspartner telefonisch/persönlich in Kontakt.

Wird auf die Zahlungserinnerung nicht reagiert, so kann ein außergerichtliches und im Folgeschritt ein gerichtliches Mahnverfahren eingeleitet werden.

Außenstände überwachen ist existenziell wichtig

Offene Außenstände müssen immer im Blick gehalten werden. Im Idealfall wird ein System implementiert, dass ein tagesaktuelles Monitoring ermöglicht. Die Digitalisierung bietet bereits attraktive Lösungen. Manuell gepflegte Exceltabellen sind nicht mehr erforderlich.

Moderne Programme können bereits Rechnungsdaten verarbeiten und Zahlungstransaktionen automatisch erfassen. Fälligkeitstermine können überwacht und ggf. Zahlungserinnerungen versandt werden. Das sorgt für ein zuverlässiges Forderungsmanagement – mit wenig personellem Aufwand.

Warum sollten Unternehmen die Außenstände immer im Blick behalten? Je mehr Zeit zwischen Leistungserbringung und Zahlungseingang vergeht, desto mehr muss ein Unternehmen vorfinanzieren. Das sorgt für mehr Zinsaufwendungen. Außerdem ist für die Liquiditätsplanung wichtig, dass die zu erwartenden Zahlungsströme erfasst werden. Damit ein Unternehmen jedoch die Außenstände überhaupt überwachen und einfordern kann, muss vollständige Transparenz hergestellt werden:

• Welche Forderungen sind derzeit im Bestand?
• Welche Forderungen sind bereits fällig?
• Müssen Maßnahmen ergriffen werden?

Für die Liquiditätsplanung ist außerdem relevant, welche Forderungen demnächst oder langfristig fällig sein werden.

Außenstände und Insolvenzverfahren

Kritisch wird die Situation, wenn der Geschäftspartner insolvent ist. Wenn Kund:innen erst einmal zahlungsunfähig sind, schrumpfen die Erfolgsaussichten, diese Außenstände tatsächlich noch einzutreiben.

Aktuell machen sich viele Unternehmen gerade hierüber Sorgen: Durch den Fachkräftemangel steigen die Löhne und Gehälter. Die Zinsen sind gestiegen und zudem machen auch Preissteigerungen für Energie-, Material und Produktionskosten die finanzielle Situation alles andere als einfach. Die liquiden Mittel werden also durch die aktuellen Entwicklungen bereits angegriffen. Diese angespannte Kostensituation betrifft auch Geschäftspartner. Wenn hohe Außenstände bestehen, steigt das Risiko von Forderungsausfällen. Und diese wiederum können das eigene Unternehmen existenziell bedrohen.

Mehr Insolvenzen erwartet

Eine Allianz Trade Studie kommt zu der Schätzung, dass die weltweiten Insolvenzen im Jahr 2023 um etwa 19 % steigen werden. In Deutschland wird ein Anstieg von 15 % erwartet. Besonders insolvenzgefährdet zeigten sich energieintensive Branchen, wie die Baubranche, das verarbeitende Gewerbe und der Bereich Verkehr und Lagerung.

Wichtig: Unternehmen müssen sich im Forderungsmanagement professionell aufstellen. Wenn Außenstände erfolgreich eingetrieben werden, ist dies der erste Schritt für eine stabile Liquidität. Doch was tun, wenn ein Geschäftspartner in Zahlungsschwierigkeiten gerät? Für ein Unternehmen ist diese Situation alles andere als einfach.

Vor allem bei einer langjährigen Zusammenarbeit stellt dies beide Parteien vor eine Herausforderung: Einerseits ist Verständnis für die Situation gefragt, andererseits muss die Liquidität gesichert werden. Eine zeitnahe Kommunikation kann hier zur Lösung beitragen. So können verschiedene Möglichkeiten abgewogen werden: Kann ein längeres Zahlungsziel gewährt werden? Ist eine Ratenzahlung des offenen Rechnungsbetrages möglich?

Generell kann es jedoch – insbesondere bei größeren Aufträgen – von Vorteil sein, Informationen über den Geschäftspartner einzuholen. So kann beispielsweise der Geschäftsbericht bereits Hinweise auf eine mögliche Schieflage geben. Doch auch eine Schufa-Auskunft kann ggf. hilfreich sein.

Außenstände: Verjährungsfrist beachten!

Unternehmen müssen regelmäßig die offenen Forderungen prüfen. Das ist insbesondere Richtung Jahreswechsel relevant. Eine Verjährungsfrist kann ansonsten dafür sorgen, dass bestimmte Forderungen nicht mehr eingetrieben werden können.

Die entsprechende gesetzliche Regelung findet sich in § 195 des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB). Die regelmäßige Verjährungsfrist beträgt demnach drei Jahre. Doch wie berechnet man die Frist? Hier hilft § 199 BGB weiter: Demnach beginnt die Frist mit dem Schluss des Jahres, in dem die Forderungen entstanden sind.

Beispiel: Sind Forderungen im Jahr 2020 entstanden, dann verjähren sie mit Ablauf des 31. Dezember 2023. Und Forderungen, die im Jahr 2021 entstanden sind, verjähren mit Ablauf des 31. Dezember 2024.

Zum Forderungsmanagement gehört es deshalb, dass Unternehmen noch vor dem Jahreswechsel prüfen, ob Außenstände bestehen, für die eine Verjährung droht. Verhindert werden kann die Verjährung übrigens nur durch ein gerichtliches Mahnverfahren. Wird dieses nicht durchgeführt und die Verjährungsfrist läuft ab, dann sind die Forderungen verloren.

Außenstände optimal steuern

Wie können Unternehmen ihre Außenstände managen? Im Fokus stehen sollte, dass Zahlungen schnell eingehen und Forderungsausfälle vermieden werden. Dafür gibt es verschiedene Maßnahmen, zum Beispiel:

• Rechnungen sollten zeitnah gestellt werden
• Die Zahlungsfristen sollten nicht zu großzügig gesetzt werden.
• Zahlungstransaktionen müssen ständig kontrolliert werden.
• Fälligkeitstermine müssen überwacht werden.
• Bei überfälligen Rechnungen sollte mit dem Schuldner Kontakt aufgenommen werden (zum Beispiel Zahlungserinnerung oder ggf. Mahnung).
• Wer sich gegenüber Forderungsausfällen absichern will, kann auch Finanzierungsalternativen, wie beispielsweise Factoring erwägen.