Das alles ist zu beachten beim Buchen von Forderungen
Forderungen zu buchen ist ein alltäglicher Vorgang in vielen Unternehmen. Oftmals müssen jedoch Sonderfälle beachtet werden, und vor allem Unternehmen, die eine Bilanz erstellen müssen, unterliegen strikten Regeln bei der Erfassung. Wir erklären Ihnen hier, worauf es beim Buchen von Forderungen ankommt und zeigen Ihnen anhand einiger Beispiele, wie man dabei vorgeht.
Forderungen buchen für Bilanz: Allgemeines
Bei Forderungen handelt es sich meist um Rechnungen, die an Kunden oder Geschäftspartner gestellt werden. Im Gegensatz zu Barzahlungen muss man Forderungen buchen, das heißt, im Buchhaltungssystem erfassen. Dort werden jeweils immer die Bruttobeträge der Forderung hinterlegt, also Nettobetrag plus Umsatzsteuer.
Verwaltet werden die Forderungen auf einer Offene-Posten-Liste, die spätestens zum Jahresabschluss abgearbeitet werden muss. Dabei muss für jede offene Forderung eine Bewertung vorgenommen und der Wert im Buchhaltungssystem gegebenenfalls berichtigt werden, z.B. wenn man sich sicher ist, dass eine Forderung vom Schuldner nicht mehr bezahlt wird (wenn dieser z.B. insolvent ist).
Gebucht werden die Forderungen im Buchhaltungssystem unter „Forderungen aus Lieferungen und Leistungen“. Im SKR 03 ist das das Sachkonto 1400 ff, und im SKR 04 das Sachkonto 1200 ff. Auf dem Sachkonto sind sämtliche Debitorenkonten (Kundenkonten) zusammengefasst. Die Debitorenkonten sind Nebenkonten, die im Fall einer Forderungsstellung bebucht werden. Anschließend wird das Sachkonto aktualisiert.
Damit eine Buchung auch steuerlich korrekt erfasst wird, unterscheiden sich die zu verwendenden Buchungssätze je nach Steuersatz (7% oder 19%).
Forderungen buchen zum Jahreswechsel: Richtige Bewertung ist Voraussetzung
Spätestens wenn der Jahresabschluss erstellt wird, muss die Offene-Posten-Liste durchgegangen werden und sämtliche Forderungen bewertet werden, damit diese steuerrechtlich für die Bilanz richtig im Buchhaltungssystem hinterlegt sind. Die Einordnung der Forderung erfolgt in diese Kategorien:
• Einwandfrei • Zweifelhaft • Uneinbringlich
Bei einwandfreien Forderungen wird davon ausgegangen, dass der Betrag vollständig beglichen wird. Es muss also keine Korrektur im System erfolgen. Bei zweifelhaften Forderungen muss abgeschätzt werden, wie hoch das Ausfallrisiko ist und mit welchem Betrag gerechnet wird. Der Betrag muss dann im Buchhaltungssystem korrigiert werden. Bei uneinbringlichen Forderungen steht fest, dass diese nicht mehr bezahlt werden, also ein Totalverlust entsteht. Es muss hierbei ebenfalls eine Korrektur erfolgen.
Forderungen buchen für Bilanz: Beispiele
Forderungen buchen im SKR 03 & SKR 04
Ein Unternehmen stellt seinem Kunden eine Rechnung über 1.000€ netto aus. Die Umsatzsteuer beträgt 19%, d.h. der Bruttorechnungsbetrag beläuft sich auf 1.190€. In der Buchhaltung wird dies mit folgendem Buchungssatz ins System eingebucht:
Forderungen aus Lieferungen und Leistungen 1.190€ an Umsatzerlöse 1.000€ an Umsatzsteuer 190€.
Im SKR 03/04 sieht die Buchung dann konkret so aus:
Konto SKR 03/04 Soll: 1410/1210 „Forderung gegen Kunden“, Betrag: 1.190€
Konto SKR 03/04 Haben: 8400/4400 „Erlöse 19% USt“, Betrag: 1.000€
Konto SKR 03/04 Haben: 1776/3806 „Umsatzsteuer 19%“, Betrag: 190€
Buchung von Zahlungseingang einer Forderung
Bleiben wir beim obigen Beispiel und gehen nun davon aus, dass der Kunde seine Rechnung vollständig begleicht. Im Buchhaltungssystem wird dann so gebucht:
Konto SKR 03/04 Soll: 1200/1800 „Bank“, Betrag: 1.190€
Konto SKR 03/04 Haben: 1410/1210 „Forderung gegen Kunden“, Betrag: 1.190€
Berücksichtigung von Skonto
Schauen wir uns noch einen gängigen Spezialfall an: Das Unternehmen bietet seinem Kunden 2% Skonto an, wenn dieser innerhalb von sieben Tagen die Rechnung begleicht. Der Kunde möchte Skonto in Anspruch nehmen, überweist den Betrag also sofort und zieht 2% Skonto vom Bruttobetrag ab. Er überweist also anstatt 1.190€ lediglich 1.166,20€.
Die Buchung sieht dann so aus:
Konto SKR 03/04 Soll: 1200/1800 „Bank“, Betrag: 1.166,20€
Konto SKR 03/04 Soll: 8736/4736 „Gewährte Skonti 19%“, Betrag: 23,80€
Konto SKR 03/04 Haben: 1410/1210 „Forderung gegen Kunden“, Betrag: 1.190€
Forderungen buchen für Bilanz bei Insolvenzverfahren beim Schuldner
Manchmal kommt es vor, dass der Kunde seine Rechnung nicht bezahlt. Liegt ein solcher Fall vor, muss die entsprechende Forderung (die auf der Offene-Posten-Liste steht) spätestens beim Jahresabschluss bewertet und der Wert im Buchungssystem berichtigt werden. Läuft beim Schuldner gerade ein Insolvenzverfahren, gibt es zwei Möglichkeiten, wie die Forderung bewertet werden kann: als zweifelhaft oder als uneinbringlich.
Bei einer zweifelhaften Forderung besteht das Risiko, dass nicht mehr genügend Insolvenzmasse vorhanden ist, damit die Forderung vollständig beglichen werden kann. Weiß man definitiv, dass keine Insolvenzmasse mehr vorhanden ist, ist die Forderung uneinbringlich, muss also vollständig abgeschrieben werden. Bei der uneinbringlichen Forderung muss immer auch eine Korrektur der Umsatzsteuer im Buchungssystem erfolgen.
Uneinbringliche Forderung
Gehen wir davon aus, dass die Forderung uneinbringlich ist, buchen wir so:
Konto SKR 03/04 Soll: 2406/6936 „Forderungsverluste 19% USt“, Betrag: 1.190€
Konto SKR 03/04 Haben: 14465/14465 „Kundenkonto“, Betrag: 1.190€
Zweifelhafte Forderung
Gehen wir davon aus, dass die Forderung zweifelhaft ist und rechnen damit, dass der Schuldner zumindest 500€ bezahlt, buchen wir so:
Konto SKR 03/04 Soll: 1460/1240 „Zweifelhafte Forderungen“, Betrag: 1.190€
Konto SKR 03/04 Haben: 14321/14321 „Kundenkonto“, Betrag: 1.190€
Konto SKR 03/04 Soll: 2451/6923 „Einstellungen in die Einzelwertberichtigung auf Forderungen“, Betrag: 690€
Konto SKR 03/04 Haben: 0998/1246 „Einzelwertberichtigungen zu Forderungen – Restlaufzeit bis zu 1 Jahr“, Betrag: 690€
Forderungen buchen bei EÜR
Darf ein Unternehmen anstatt der doppelten Buchführung seine Gewinne per Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) ermitteln, vereinfacht sich das Buchen der Forderungen. Diese Unternehmen müssen nämlich die Umsatzsteuer erst dann abführen, wenn ein Kunde seine Rechnung auch tatsächlich bezahlt hat.
Das bedeutet, dass offene Forderungen beim Jahresabschluss überhaupt nicht berücksichtigt werden müssen und dementsprechend auch keine Wertberichtigung im Buchhaltungssystem zu erfolgen hat. Unternehmen buchen ihre Einzahlungen also einfach an die Sachkonten „Bank“, womit die Forderungen dann korrekt erfasst sind.
