Mit der doppelten Buchführung eine bessere Übersicht erhalten: So geht's!

Buchführung gehört vermutlich zum Alltag Ihres Unternehmens, aber welche Methode nutzen Sie? Einfach oder doppelt? Selbstverständlich haben beide Vor- und Nachteile. Die doppelte Buchführung allerdings bietet Ihnen einen besseren Überblick über Ihre Unternehmensdaten und hat auch sonst noch so einiges mehr zu bieten.

Was ist doppelte Buchführung?

Die doppelte Buchführung ist eine spezielle Art innerhalb eines Unternehmens Buch zu führen. Hierbei wird jeder Geschäftsvorfall zweimal dokumentiert. Konkret heißt das, dass jede Transaktion einmal im Soll und einmal im Haben festgehalten wird. Das Ganze erfolgt auf zwei verschiedenen Konten: dem Konto und dem Gegenkonto. Diese werden mitunter auch Aktivkonto und Passivkonto genannt.

Unterschied: einfache vs. doppelte Buchführung

Die einfache Buchhaltung sammelt weniger Informationen als die doppelte, ist dafür aber auch schneller gemacht. Es werden lediglich die Einnahmen und Ausgaben festgehalten und hierbei nach Datum sortiert. Sie wissen dann also lediglich, wann Sie wie viel Geld eingenommen oder ausgegeben haben. Das ist eine gute Grundlage, aber da geht noch mehr!

Bei der doppelten Buchführung werden die Einnahmen und Ausgaben doppelt erfasst. Es wird dokumentiert, auf welchem Konto die jeweilige Transaktion stattgefunden hat und auch, wofür finanzielle Mittel verwendet wurden. Diese Methode liefert Ihnen also viel mehr Informationen als die einfache Buchführung.

Vorteile der doppelten Buchführung

Die einfache Buchhaltung, auch Eingaben - Ausgaben - Rechnung genannt, verrät Ihnen nur, ob Ihr Unternehmen Gewinne erzielt oder Verluste einfährt. Die doppelte Buchführung ist zwar aufwendiger, kann dafür aber auch etwas mehr. Schauen wir uns die Vorteile genauer an:

• Unternehmensrelevante Informationen: Die doppelte Unternehmensführung versorgt Sie nicht nur mit den nötigsten Informationen, sondern Sie wissen auch stets, wie viel Geld Ihr Unternehmen wofür ausgegeben hat und wie viel Gewinn Sie erzielt haben. Also haben Sie bereits bei der Buchführung grob vor Augen, wie Ihr Unternehmen wirtschaftlich aufgestellt ist.
• Weitere Kennzahlen: Die doppelte Buchführung ermöglicht Ihnen essenzielle Einblicke in Ihre Unternehmensdaten. Auf der Grundlage dieser Ergebnisse lassen sich andere hilfreiche Kennzahlen entwickeln. Sie können somit herausfinden, wie erfolgreich Ihr Unternehmen ist und ob es sinnvoll und gewinnbringend wirtschaftet. (Der Cashflow ist eine Kennzahl, die in keinem Unternehmen eine Unbekannte sein sollte.)
• Mehr Eigen- oder Fremdkapital? Haben Sie immer den Überblick und wissen genau Bescheid, wie viel Eigenkapital und wie viel Fremdkapital in Ihrem Unternehmen steckt? Das immer im Blick zu haben, kann manchmal recht schwierig sein. Die doppelte Buchführung jedoch kann Ihnen dabei helfen, die Relationen zu kennen.
• Alles im Griff: Sie werden nichts mehr übersehen! Denn nach dem Buchen muss Ihr Kontostand exakt mit dem Saldo übereinstimmen, der in Ihrer Buchhaltung dokumentiert ist. So fallen Fehler früh auf und Maßnahmen können ergriffen werden.

Wer ist verpflichtet?

Bestimmte Unternehmer:innen sind dazu verpflichtet, in Ihrem Unternehmen die doppelte Buchführung zu nutzen. Diese sind in § 238 des Handelsgesetzbuchs (HGB) festgehalten. Nicht verpflichtet sind Freiberufler:innen und Unternehmen, die im vorigen Jahr einen Umsatz gemacht haben, der größer als 600.000 Euro war. Lag der Vorjahresgewinn über 60.000 Euro, ist die doppelte Buchhaltung ebenfalls nicht verpflichtend.

Folgende Unternehmer:innen müssen doppelte Buchhaltung durchführen:

• Eingetragener Kaufmann (e.K.),
• Kommanditgesellschaft (KG),
• offene Handelsgesellschaft (oHG),
• UG (haftungsbeschränkt),
• Aktiengesellschaft (AG),
• Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH).

Doppelte Buchführung: Grundlagen

Buchführung auf zwei verschiedenen Konten… Das klingt komplizierter, als es ist. Schauen wir uns dafür ein paar Grundlagen an: Soll und Haben und das aktive sowie passive Bestandskonto:

Soll und Haben

Jedes Unternehmen hat Einnahmen und Ausgaben. Diese, auch Geschäftsvorfälle genannt, werden auf Ihre Konten gebucht. Bei der doppelten Buchführung verfügen Sie über zwei Arten von Konten und werden entweder auf die Aktiv- oder Passivseite Ihrer Bilanz gebucht. Für das Gleichgewicht der Bilanz geschieht das auf zwei Konten, wobei notiert wird, woher das Geld kommt und wofür ausgegebenes Geld verwendet wird. Bei den Konten handelt es sich um ein Passivkonto und um ein Aktivkonto:

Aktiv- und Passivkonto

Für die doppelte Buchführung sind zwei verschiedene Konten unabdingbar. Doch wofür genau werden Sie genutzt?

Passivkonto:

Auf Ihrem Passivkonto werden die Abgänge Ihres Unternehmens im Soll vermerkt. Die Zugänge hingegen im Haben. Daraus folgt, dass sich das Konto im Soll mindert und im Haben an Vermögen zunimmt. Beispiele: Eigenkapital, Fremdkapital, Lieferungen, Dienstleistungen.

Aktivkonto:

Hier funktioniert es genau andersherum. Die Zugänge werden im Soll gebucht und die Abgänge im Haben. Kauft das Unternehmen also etwas ein, zum Beispiel Ersatzteile oder andere Waren, wächst Ihr Soll. Beispiele: Maschinen, Gebäude, Kasse, Fahrzeuge.

7. Fazit: Doppelte Buchführung ist ein Muss

Buchführung, ob einfach oder doppelt, ist unerlässlich. Sind Sie entweder in der Pflicht oder haben Sie die unschlagbaren Vorteile für die doppelte Buchführung schlichtweg überzeugt? Das Basiswissen zum Thema haben Sie jetzt! Soll, Haben, Aktivkonto und Passivkonto sind für Sie keine Fremdwörter mehr. Probieren Sie’s aus und beobachten Sie, welche weiteren Benefits sich dadurch für Ihr Unternehmen auftun!